Koordinering og gjennomføring av flytteprosesser

Presentasjon om: "Koordinering og gjennomføring av flytteprosesser"— Utskrift av presentasjonen:

1 Koordinering og gjennomføring av flytteprosesser
ved JUS Et delprosjekt i Samlet arealløsning for Det juridiske fakultet

2 1. Mandat Prosjektet skal sørge for en godt planlagt og koordinert flytteprosess for ansatte og studenter ved Det juridiske fakultets enheter og miljøer som skal få ny plassering i fakultetets bygninger når Domus Juridica står klart. Prosjektet skal sette opp en flytteplan i samråd med Eiendomsavdelingen og Juridisk bibliotek, forberede studenter og ansatte, og koordinere flytteaktivitetene. Avgrensning Prosjektet er ikke ansvarlig for flytting av: Juridisk bibliotek Eiendomsavdelingens lokaler Møblering av Domus Juridica 28/05/2019

3 JUS overtar Domus Juridica 1.10.2019. Leieavtale avvikles 1.11.2019:
3. Rammer JUS overtar Domus Juridica Leieavtale avvikles : Domus Nova: 31. oktober 2019 Domus Nova – noen unntak: Domus Nova 2., 3., 4., 5. og 7. etasje Leieavtale avvikles : Cort Adelers gate St. Olavs gate 23 St. Olavs gate 24 Misjonssalen og Storsalen 28/05/2019

4 4. Milepæler Pulje 1 til DJ og DB i okt Pulje 2 til DA i nov-des
Forberede gjennomføring Overta Domus Juridica 1/10 Pulje 1 flytter i oktober Pulje 2 flytter nov-des Pulje 3 flytter rett før jul Relevant informasjon til ulike målgrupper Pulje 1 til DJ og DB i okt CA 30 – DJ 7: SMR DN 3 – DJ 6: IT/kom-seksjon DN 5 – DJ 7: PluriCourts DN 6,7 – DJ 8: IKRS DN 6 – DB: IOR DA1 – DJ 6: Admin, øk. og direktører DA 2 – DJ 6: studieseksj. u/ Infosenter Pulje 2 til DA i nov-des DN 4 – DA 1: SERI / AFIN Pulje 3 til DJ rett før jul DA 2 – DJ 6: Eksamen og infosenter

5 Mål og aktivitet Mål: Dette krever god planlegging og nok informasjon
Minst mulig forstyrrelser, og tap av arbeidstid for studenter og ansatte, mens flyttingene pågår Opprydding og gjennomgang av lagret materiale og ting Dette krever god planlegging og nok informasjon Forståelse for at flytting er en krevende jobb Ledere må tilrettelegge Lokaler vi har vært i lenge skal tømmes helt Gjennomtenkt plan for hva man skal ta med og ikke Gjenbruk ved JUS og UiO 28/05/2019

6 Flytting i praksis Alle må rydde egen arbeidsplass, og pakke
Fellesområder må gjennom samme prosess – dette arbeidet ledes av kontorsjef Flytteesker leveres når de ulike ønsker å begynne arbeidet Vi får en merkesystem fra flyttebyrået Vi prøver å få til flyttingen av pulje 1 og 2 i en helg: Fredag ettermiddag forlater du jobb med dine ting pakket ned Lørdag / søndag vil PC og telefon kobles opp Mandag vil du kunne pakke ut på din nye arbeidsplass 28/05/2019

7 Hvordan vil dette påvirke de ansatte?
Forberedelse til flytting – mindre belastning på arbeidsmiljøet Ansatte bør begynne å rydde på sine arbeidsplasser Flytteperioden – ekstrabelastning på arbeidsmiljøet I den intense pakke/rydde-fasen Flytting til, og oppstart på ny arbeidsplass Forventet ubehag Støv, rot og støy Områder man ikke har adgang til Møterom i gamle bygg 28/05/2019

8 Kontakt 28/05/2019