Kurs for beredskaps teamet

Presentasjon om: "Kurs for beredskaps teamet"— Utskrift av presentasjonen:

1 Kurs for beredskaps teamet
InCaseIT Framework for Crisis management. Course: Superuser - NO Kurs for beredskaps teamet Morten Køpke 27 sep 2017

2 InCaseIT: Lett å bruke for Kriseteamet.
Dagens mål Super user oppgaver Krise. Definisjon. Hva er forberedt? – ERP/IT-System Når bruke InCaseIT. Og hvordan? Enkelhet, Oversikt Login. Web/Single Sign in/App Varsling ”Mine oppgaver” Dokumentasjon på ett sted. Beredskapsplan ERT/ERP oppbygging. InCaseIT Pro – App for Iphone og Android Beredskaps team oppgaver New Incident InCaseIT: Lett å bruke for Kriseteamet. Super-brukerne må forstå hvordan alle delene av ERP strukturen virker sammen i et Operativt kriseverktøy

3 Kontakt informasjon på telefon og email
Standardisert i Organisasjonen: login (username) IT avd vil definere InCaseIT.net og InCaseIT.no som sikre og approved web adresser. IT avd vil definere som sikre og approved mailadresser. XXXX Beredskaps vakt (navn) Mobile: Home/office: Home/office: Opprett en ny kontakt på din egen mobiltelefon

4 InCaseIT: Bruk og Varsling
2 nivåer av varsling: Automatisk første varsling av Organisasjonens Beredskap. Dette skjer ALLTID, uansett hvilket kjøpesenter/hotell som starter hendelsen 2. Beredskapsvakt: Varsle via InCaseIT meldings gruppe(r): Alert list Varsling karakteristikk: Varsling i 3 kanaler. Du må svare. 1-klikk konferanse samtaler for å koordinere innsatsen. Automatisk logging i systemet. Beredskapsteamet kan sjekke alle svar! New Incident InCaseIT er Olav Thon Group sitt Krisehåndterings system. Det første som skjer ved en krise er at det sentrale kriseteamet blir varslet automatisk. Kriseteamet beslutter om pårørendesenter/Krisetelefon skal iverksettes. Human Support varsler Krisetelefonen/pårørendesenteret selv eller via lederne. InCaseIT brukes også for å varsle Krisetelefonen og pårørendesenteret. Varsling skjer i 3 kanaler: Oppringning, SMS og . Du svarer om du kan komme evt om når og hvor du kan stille. Leder kan sette opp en konferansesamtale og koordinere hvem som kommer når. Alt logges automatisk i systemet. Leder kan se alle svar! Varsling i 3 kanaler. SMS/Voice/ . Alt blir logget. Viktig med svar fra teamet slik at leder kan koordinere.

5 Alarm! Main alert list, Personlig info
Starter InCaseIT på storskjerm Vise ER planen med ERT og rollefordeling as is Vise ER planen med ERT personer og kontrollere innhold Vise ER planen med Main alert list. Kun kurs-deltagere skal være med på Main alert list! Svaralternativer Første prøve på alarm. (ER plan kommunikasjons test) Har man valgt norsk språk? Kan endres. App er ikke nødvendig for å få varsling. Hente InCaseIT Pro fra App Store / Google Play. Sende link.

6 Varsling i et konsern perspektiv
HK - Ledelse manuell New Incident Regionalt team automatisk Lokal organisasjon

7 Krisehåndteringens 5 faser
Innsatsnivå Action phase Incident Domain Escalation phase Decline phase Emergency Preparedness Post-Emergency Activities Tid Emergency Preparedness Emergency Response Post-Emergency Activities Crisis Domain

8 Varsling i et konsernperspektiv Beslutning om varsling, hvilket nivå, involvere regionalt/sentralt nivå (1) Beredskapsvakt Hvem beslutter iverksettelse? Skal vi “rope ulv”? Hvem varsler? Varsle hvem? Sikre at varslingskjeden ikke blir brutt Escalation p Trenger vi Region/HQ? Emergency Preparedness Holde krisen på et lavest mulig nivå Info om hendelse Hendelse Kontakt ER ansv. Iverksett? Sjekk validitet Ja Nei Start varsling Alert

9 InCaseIT, crisis management system 5 phases – 1 tool
Impact Action phase Incident Domain (InCaseIT Operational Domain) Escalation phase Decline phase Emergency Preparedness Post-Emergency Activities Time Emergency Preparedness Emergency Response Post-Emergency Activities InCaseIT Crisis Management Platform Crisis Domain

10 InCaseIT, target Optimal/Avoid
Impact Incident Domain (InCaseIT Operational Domain) Emergency Preparedness Action phase Escalation phase Decline phase Post-Emergency Activities Action phase Escalation phase Decline phase Incident Domain (InCaseIT Operational Domain) Time Emergency Preparedness Emergency Response Post-Emergency Activities InCaseIT Crisis Management Platform Alert

11 Du har varslet / er blitt varslet. Hva nå?
Svar på varsling om du kan bidra (tlf/sms/ ) Start å bidra! Oppgaver i gitt situasjon? App kan brukes uten opplæring. Link på tilsendt sms/ . Åpner app med aktuell hendelse. “Mine oppgaver” på første side. Dokumentér (bilder/kommentarer/logg utførte oppgaver) Status i app og web. Alltid oppdatert Kommuniser fra app/web. Automatisk dokumentasjon App og web på eget språk. Nivåene i konsernet kan se sitt eget og underliggende nivå CMC Hotel group: Alert real

12 Oppdatert personlig sjekkliste i egen mobil
App

13 Varslingsøvelse med 92 personer
Varslet på telefon (voice), SMS og med krisehåndteringsverktøyet InCaseIT. Systemet forsøker 3 ganger med 1 minutts mellomrom å få kontakt med personene. Kvalitet på varslingen: Resultat: Voice Svar innen 1 minutt: 43% 3 minutter: 89% 5 minutter: 100% SMS 2 20 29 37% svarte positivt 41% svarte negativt 22% svarte ikke (ble nådd) Læring Statistikk 98% av totale positive svar <3 min Innen 3 minutter vet kriseleder hvem som kommer og deltar 1/3 av de varslede kan delta

14 APP = Personlig kriseverktøy Iphone og Android
Raskeste måte å alarmere kriseteamet på: Varsle Synkronisert Oppdatert Dynamiske sjekklister i hånden Statusoversikter Konferansetelefon Hvem er aktive? Ressurs-situasjon Bilder Delta

15 Hva nå? Dere er nå varslet. Dere har svart.
Brukere ”i felten” og personer på farten: Bruk app (InCaseIT PRO) på mobiltelefon eller nettbrett og mobilt internett. Trykk på linken i tilsent SMS eller åpne App og se at dere kommer inn i hendelsen (samme info som PC). Se at egne oppgaveliste vises. Stab: Ta opp egen PC. Gå inn på incaseit.net (ikke www eller noe annet) Login Velg aktivt incident Kom frem til Dashboard, klar til å jobbe! Nå etter 1t er dere klare til å bruke bedriftens sitt nye krisehåndteringsverktøy!

16 Bruk av status info (ny versjon april14)
Kriseleders formidling av status til Kriseteamet: ERO status 12/13/13 9:29 PM: No accurate numbers. See Table on the right. CEO will be on scene at 14:15. NextOfKin center at Hotel Scala open. NoK phone active. O Offisiell informasjon som er frigitt og kan formidles av fks. pårørendeteam: Official status 12/13/13 9:29 PM: No accurate numbers. See Table on the right. CEO will be on scene at 14:15. NextOfKin center at Hotel Scala open. NoK phone active. Official info 12/13/13 9:29 PM: No accurate numbers. Police will release numbers shortly. CEO will be on scene at 14:30. NextOfKin center at Hotel Scala open. NoK phone active. Press conference at Hotel Scala at 15:00 E