Erfaringer fra HBV fusjon

Presentasjon om: "Erfaringer fra HBV fusjon"— Utskrift av presentasjonen:

1 Erfaringer fra HBV fusjon
Og litt fra pågående fusjon mellom HBV og HiT: Høgskolen i Sør-øst Norge, med oppstart Ragne Hvidsten – kommunikasjonsrådgiver – fikk prosjektlederansvaret med mange erfarne personer rundt i organisasjonen HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD

2 Bibliotekgruppene i HiBu og HiVe i fusjonsprosessen
Planla og gjennomførte etablering av et felles bibliotek i tråd med føringene og verdigrunnlag for det overordnede mandatet for etablering av HBV. 4 campusbibliotek – 25 ansatte Sentralt for bibliotekene er å sette brukeren i sentrum. Tidsplan: Oktober 2012 til 1.januar 2014

3 Sikker drift - arbeidsgrupper
Personal Kommunikasjon og Markedsføring IKT Studieadministrasjon Bibliotek - Forskning og Utvikling Ekstern virksomhet (EVU) Arkiv Drift og utvikling av flercampus organisasjon Studentparlament

4 Arbeidsform Gruppene rapporterte hver måned til «Sikker Drift» på framdrift, status og problemer. Fysiske møter en gang pr. måned mellom alle lederne i SD; økonomi, personal, arkiv, it, bibliotek, studieadministrasjon og prosjektledelsen. Et budsjett for fusjonsarbeidet, men det meste måtte tas av bibliotekenes egne midler. Lyncmøter. To, tre felles fysiske samlinger for alle bibliotekansatte.

5 HBV fusjon Erfaringsinnhenting etter fusjonsprosessen,
3 mnd etter fusjonstidspunkt, mars 2014 Svar fra biblioteket Ragne Hvidsten – kommunikasjonsrådgiver – fikk prosjektlederansvaret med mange erfarne personer rundt i organisasjonen HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD

6 1. Informasjon og kommunikasjon
Hvilke kanaler fungerte best f.eks. web, e-post, allmøter, personalmøter? Allmøter/personalmøter fungerte godt fordi den samme informasjonen ble gitt fra ledelsen til alle samtidig. Anledningen til å stille spørsmål ga nye innsikter i prosessen. Flere kanaler må benyttes, gjerne e-poster og allmøter, personalmøter i avdelinger/seksjoner er en selvfølge. Generelt sett ble det gitt nødvendig informasjon, men det kunne vært sendt ut flere e-poster til alle med henvisning til websider der nyheter ble lagt ut, og websidene kunne vært oppdatert oftere. HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

7 2. Medvirkning og involvering
Hvordan opplevde dere at det ble tilrettelagt for medvirkning og involvering f.eks gjennom avdelingsmøter, allmøter og på nettet? Medvirkning og involvering opplevde vi mest på seksjonsnivå, selv om det også ble gitt muligheter til å delta på fellesmøter/allmøter. Hyppigheten varierte på studiestedene. Involvering via nettet/nettdiskusjoner var mulig, men ble svært lite benyttet. HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

8 På hvilke arenaer kan medvirkning og involvering best bli ivaretatt?
Flere fellesmøter på campusene. Likeledes er gjennomføring av IDF-møter og tillitsvalgtes medvirkning en styrke i prosessen. Fagforeningene må på banen helt fra starten og være med i alle viktige møter og fora. HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

9 3. Organisering av fusjons-arbeidet
Ble fusjonsarbeidet organisert på en hensiktsmessig måte blant annet med prosjektet «Sikker drift» og en «Styringsgruppe for faglig etablering»? På bakgrunn av de erfaringene dere har nå, har dere forslag til hvordan en evt. ny fusjonsprosess kan organiseres? Sikker drift (SD) - Prosessen fungerte. Den var et solid nettverk av ledere som var opptatt av å få til samkjørt drift på sine områder. Fornuftig med seksjonerte driftsgrupper, stort fokus på gjennomføring. Likevel var det mye arbeid som gjensto etter fusjonen. Ulike rutiner og prosesser slo inn i driften det første året, det er fortsatt mye å avklare. De to prosessene for faglig og administrativ fusjonering hang ikke godt nok sammen. Avgjørelser og vedtak kom ikke som planlagt fra Styringsgruppa fra faglig organisering. Det skapte forsinkelser og merarbeid. HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

10 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN
Til organiseringen: Sentrale personer i fusjonsprosessen må frigjøres fra ordinære driftsoppgaver. Gruppeledere for systemgrupper må på plass tidlig i prosessen. Det er en utfordring at noen personer blir veldig sentrale fordi de har innsyn i flere driftssystemer og at de også er nøkkelpersoner angående drift. Dette er sårbart og har betydning for framdriften. Viktig med jevnlige koordinerende SD-møter, jevnlige rapporter om framdriften i gruppene forhold til milepælsplan fungerte bra. Etablere en felles forståelse av på hvilket nivå milepælene i fremdriftsplanen skal ligge slik at de de er noenlunde sammenlignbare. HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

11 4. På hvilke områder kan det være behov for ekstern bistand?
Det trengs konsulentarbeid angående sammenslåing av bibliotek- og FoU-systemer fra: - BIBSYS driftsorganisasjon (Bibsys- Oria, Alma, Bibsys SFX. Open Access- BIBSYS-Brage) - Cristinsekretariatet/Usit (Cristin forskningsdokumentasjonssystem) - FS-Usit via FS-ansvarlige ved HBV/HIT - Web- utviklingsoppdrag må bestilles via Kommmunikasjonsseksjonen/webprosjektgruppe - Konsortiearbeid- abonnementer/lisenser v/Cristin konsortieteam, LM-info og databaseleverandører - Leverandører av automatiseringssystemer HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

12 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN
5. Første driftsår – erfaringer som kan benyttes for å forbedre arbeidet frem til fusjonstidspunktet (neste fusjon). Er det områder/oppgaver/systemer/retningslinjer som burde ha kommet på plass tidligere? HBV-struktur på plass, strukturendringer ID –persondatahåndtering, ID-bank osv Ledere på ulike nivå bør på plass tidlig i prosessen. HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

13 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN
6. Er det noen andre erfaringer dere vil nevne spesielt som kan være nyttig å ta med seg? Samarbeid på tvers: Systemene er i høy grad avhengig av kapasitet hos sentrale leverandører og institusjoner. For eksempel: Biblioteket benytter flere systemer, Bibsys Oria og -SFX, Alma, Bibsys-Brage og Cristin (Usit) som de sentrale. Disse er avhengige av leveranser og samarbeid med Studieavd (FS) Personalavd (SAP), IT-seksjonen, kommunikasjonsseksjonen osv. Være obs. på at det er en del eksterne tidsfrister, for eksempel fornyelse av tidsskriftportefølge og databaser. Kontakter mellom bibliotekgrupper og andre utenfor biblioteket kunne være vanskelig å etablere, fungerte ikke alltid optimalt. Viktig at kommunikasjon mellom nøkkelpersoner skjer direkte, også mellom møtene slik at folk ikke blir sittende å vente på «leveranser» Organisering/styringsform på plass tidlig i prosessen. Faglig organisering, fakultets- og instituttnavn, dette er bla viktig for at systemene kan virke etter hensikten, med korrekte enhetsnavn og institusjonstilhørigheter på ansatte og studenter. Dersom det skal velges rektor: Se på stemmevekt mellom faglige, administrative og studenter. I HBV-rektorvalget opplevdes det diskriminerende av mange administrativt tilsette å ha så liten stemmeverdi. HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

14 Andre erfaringer forts.
De er svært viktig å legge opp til riktige info- og kommunikasjonskanaler med studentene. Det må tydeliggjøres og kommuniseres mye bedre til studentene hvilke kanaler og hvilke e-postadresser som skal brukes. Kanalene som velges må brukes av ALLE som sender informasjon til studentene, både fagpersonale og administrasjon. Med bakgrunn i det som har hendt på NTNU den siste tiden (2014) med hackerangrep osv. må det legges vekt på datasikkerhet. IT må få mer ressurser til å kunne arbeide med dette på en profesjonell måte. HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

15 Flere erfaringer: Bibliotek «rykket ned» i organisasjonen sammen med Kommunikasjon og IT. Lite heldig. Skjevbelastning på nøkkelpersoner i prosessen. Det første året etter fusjonen ble mye skrudd sammen. Det kan være utfordrende å finne «sine» i resten av institusjonens administrasjon. Det tar tid å bli ett, noe «oss og de» tekning. Flott med nye kollegaer!

16 Sentrale fusjonserfaringer
Bedre faglig posisjon på sikt, men det koster… Gjennomføringsfasen krever sitt Kostnads- og tidkrevende arbeid Økonomiske ressurser og fleksibilitet Ikke konfliktfritt Mer profesjonell administrasjon Reforhandling av posisjoner Frivillige fusjoner mest vellykkede

17 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN
Suksesskriterier: God organisering av SD-arbeidet, mål, handlings- og milepælsplaner SAD-grupper og undergrupper bestående av ressurspersoner fra de to institusjonene NB: Sentrale systemer henger sammen og er avhengig av hverandre. Smidig samarbeid om systemene og med systemleverandørene. Avlastning/frikjøp av nøkkelpersoner God kommunikasjon mellom SD-grupper og adm-faglige miljøer/personer på tvers av avdelinger og seksjoner SD-prosess sammen med og ikke «på siden av» faglig organiseringsprosess Styringsform, organisasjonskart, enhetsnavn og -ledere på plass tidlig i prosessen HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

18 Bibliotekene i HBVog HiT, ny fusjon 
Hovedmålet med fusjonsprosjektet er å etablere et flercampusuniversitet med profesjons- og arbeidslivsrettet profil i Buskerud, Vestfold og Telemark gjennom en fusjon mellom HBV og HiT. Bibliotekene skal planlegge og gjennomføre etablering av et felles bibliotek i tråd med overordnede mål. 8 campusbibliotek – 43 ansatte Tidsplan: mai 2015 til 1.januar

19 HBV + HIT

20

21 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN
Sikker drift prosjekt, Arbeidsgruppe Bibliotek Frode Bakken (HiT) OG Kari Fagerjord (HBV) UNDERGRUPPER: Koordinering av bibliotekfusjonen Alma – nytt Bibsys Cristin, FoU-dokumentasjon E-ressurser, lisenser og abonnement Open Access, vitenarkiv Skriftserier og Phd-serie Web og sosiale medier Forskningsdata, Bolk mm I tillegg til gruppene som startes opp i 2015 har biblioteket en rekke områder som krever koordinering og samarbeid, ang policy, rutiner, kultur, service, forsker- og phd-støtte, undervisnings- og læringsstøtte osv.osv. Det er laget en intern oversikt over områdene, hvordan vi skal jobbe med disse tas stilling til senere. HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

22 HBV + HIT

23 ANSATTES RETTIGHETER OG PLIKTER
Egen omstillingsavtale for fusjonen som sikrer ansattes rettigheter og medbestemmelse. Arbeidsgiver skal i samarbeid med de tillitsvalgte utarbeide en omstillingshåndbok som konkretiserer omstillingsavtalen og regulerer alle forhold knyttet til innplassering av ansatte, inklusive ledere, i den nye institusjonen. Ingen ansatte skal sies opp eller måtte bytte arbeidssted i forbindelse med fusjonen. Det forutsettes fleksibilitet fra både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden i fordeling av arbeidsoppgaver i den nye organisasjonen og ansatte må påregne endring i arbeidsoppgaver. HBV + HIT 23 23

24 For løpende informasjon, se: http://hit.hbv.no/
HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN