Tilbyderkonferanse Vaskeritjenester §. Deltakere fra Helse Fonna HF Enhetsleder Husøkonomi Kjellfrid Skjervheim Funksjonsleder Husøkonomi Tone-Elise Magnussen.

Presentasjon om: "Tilbyderkonferanse Vaskeritjenester §. Deltakere fra Helse Fonna HF Enhetsleder Husøkonomi Kjellfrid Skjervheim Funksjonsleder Husøkonomi Tone-Elise Magnussen."— Utskrift av presentasjonen:

1 Tilbyderkonferanse Vaskeritjenester §

2 Deltakere fra Helse Fonna HF Enhetsleder Husøkonomi Kjellfrid Skjervheim Funksjonsleder Husøkonomi Tone-Elise Magnussen Enhetsleder innkjøp Leif Terje Alvestad

3 kl. 11:00 Info om konkurransegrunnlaget Presentasjon av Husøkonomi enheten – tekstilforsyning v/Skjervheim Konkurransegrunnlaget v/Alvestad Kravspesifikasjonen m/vedlegg v/Skjervheim kl. 1230 Befaring – Texi automat slutt ca 1330 AGENDA

4 Informere om organisasjonen og tekstilforsyningen Beskrive hovedkravene i konkurransegrunnlaget. Gjennomføre felles befaring – Texi systemet. Besvare spørsmål som stilles av tilbyderne. Få tilbakemelding på konkurransegrunnlagets innhold og krav – er kravene realistiske (kostnadsdrivende krav). Målsetting med tilbyderkonferansen

5 Praktisk informasjon Det blir skrevet referat fra konferansen. Dette vil bli lagt ut på DOFFIN – interessentene får tilsendt dokumentene. Spørsmål sendes pr e-post til Leif Terje Alvestad

6 Organisasjonskart Internservice Direktør Intern Service VALEN Drift Vedlikehold Tele & Kom. Med Teknisk Kjøkken Renhold Husøkonomi Service Innkjøp Eiendom Prosjekter Intern Service STORD Drift Vedlikehold Tele & Kom. Med Teknisk Kjøkken Renhold Husøkonomi Service Innkjøp Eiendom Prosjekter Intern Service ODDA Drift Vedlikehold Tele &Kom. Med Teknisk Kjøkken Renhold Husøkonomi Service Innkjøp Eiendom Prosjekter Teknisk Drift Vedlikehold Tele & Kom. Med Teknisk Husøkonomi Tekstiler Inventar Sengesentral Renhold Husøkonom Innkjøp Anskaffelse Sentrallager Logistikk Kontrakt Eiendom Myndighetskra v Forvaltning Bygg & Anlegg Brukerkoor. Forsikring ProsjektService Portør Logistikk (vare) Sentr./Skranke Adg & Sikk. Sterilsentral Barnehagene Service Stab

7 Organisering - Husøkonomi Enhetsleder Husøkonomi Funksjonsleder Husøkonomi RenholdTekstilforsyningSengesentral

8 Tekstilforsyning Helse Fonna Tøyvolum: Haugesund sjukehus - ca 60% Stord sjukehus- ca 25% Odda sjukehus- ca 10% Valen sjukehus- ca 5%

9 Tekstilforsyning Helse Fonna HF Leietøy Pasienttekstiler Personaltekstiler – Ny standard Sjukehusets egne tekstiler

10 Tekstilforsyning Helse Fonna Rutiner for henting / levering av urene tekstiler Hente- og leveringsfrekvenser Bestillings- og leveringsrutiner Pasienttøy Personaltøy Samarbeid

11 Tekstilforsyning Helse Fonna Overordnet krav: ”Tilstrekkelig mengde rene og hele tekstiler uten synlige flekker, feil og mangler.” ”Kontinuerlig vedlikehold og fornyelse av tekstilene.”

12 Tøyautomat Håndtering av personaltekstiler Bedre kontroll over personaltøyet Rett tøy på rett plass til rett tid Bedre svinnkontroll på personaltekstiler Økt omløpshastighet på tøybeholdning

13 Kommersiell informasjon Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Del II - Anskaffelser over terskelverdi, men er en uprioritert tjeneste. Anskaffelsesprosedyre Framdriftsplan Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Avtaledokument og tilbudsstruktur

14 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til prosedyren ” Konkurranse med forhandling" i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006. Forskrift om offentlige anskaffelser er tilgjengelig på: http://www.lovdata.no. Forskriften ligger under Forskrifter/Sentrale forskrifter og er videre gruppert under Nærings- og handels- departementet Forskrift om offentlige anskaffelser – Vedlegg 6 - Uprioriterte tjenester – kategori 27 Andre tjenester – gjennomføres i henhold til prosedyre “Konkurranse med forhandlinger”. - Uprioriterte tjenester er regulert i LoA § 2-1 (5) kontrakter som gjelder uprioriterte tjenester følger reglene i forskriftens del I og del II selv om den anslåtte verdi overstiger terskelverdiene angitt i § 2-2.

15 06.06.11 Frist for å stille spm 17.06.11 kl 1200Tilbudsfrist Aug/sept 2011Kontraktsinngåelse Gjeldende avtale om leie, vask, transport av tekstiler løper inntil 1. mars 2012. Fremdriftsplan

16 Kvalifikasjonskrav Minstekrav Skatteattest MVA-attest HMS-egenerklæring Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Firmaattest Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Kreditt rating Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyderen skal ha erfaring med vask og transport av tekstiler. Det kreves at Tilbyder har et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres

17 Tildelingskriterier Totalkostnad50 % Totalkostnad vurderes ut fra pris på leie, vask og transport av tekstiler. Oppdragsgiver forutsetter at alle relevante kostnadselementer er inkludert i satsen på leie av tekstilene. Kvalitet35 % Tjenesten Sporing av tekstiler Hygiene Service/levering15 % Service Leveringssikkerhet/leveringspålitelighet

18 Konkurransegrunnlaget :

19 Tilbudsstruktur Tilbudet skal leveres i henhold til strukturen angitt under, i følgende rekkefølge, og med følgende nummerering: Signert tilbudsbrev Tilbudsbrev, jfr. Del 1 Vedlegg A. Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person (er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren Informasjon om tilbyder, jfr. Del 1 Vedlegg B Dokumentasjon på at alle kvalifikasjonskrav er tilfredstilt. Utfylt avtaledokument, jfr. Del 2 Kontraktsbetingelser Utfylt Leveranseomfang - kravspesifikasjon, jfr. Del 2 Vedlegg 1 med tilhørende underbilag Utfylt Pris- og betalingsbetingelser, jfr. Del 2 Vedlegg 2 Utfylt Leveringsplan og betingelser, jfr. Del 2 Vedlegg 3 Utfylt Administrative bestemmelser, jfr. Del 2 Vedlegg 4 Det skal leveres en elektronisk versjon av tilbudet (cd/usb). Det skal også leveres en elektronisk versjon av ”sladdet tilbud”.

20 Orientering Gjennomgang av konkurransegrunnlaget – fokus på Helse Fonna sine krav. Forbehold i fra Tilbyderne – problem.

21 Evaluering – lov om offentlige anskaffelser Paragraf 1 – formål ”forretningsmessighet og likebehandling”. Paragraf 5 – Grunnleggende krav Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsmessig standard i den interne saksbehandlingen og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandørene. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnlighet, gjennomsiktlighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte tilbydere og tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Helse Vest sin modell for evaluering av tilbud vil bli benyttet ifm evaluering av tilbudene på vaskeritjenester.

22 Evalueringsmodell Innkjøpsfaglig skjønn Oppdragsgiver har i evalueringen av tilbudene et vidt innkjøpsfaglig skjønn som kun i begrenset utstrekning kan overprøves rettslig. Klagenemda kan prøve hvor- vidt oppdragsgivers skjønnsutøvelse har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med oppgitte tildelingskrav. Modellen. Deltilbud – geografisk lokasjon.

23 Evalueringsmodell Innkjøpsfaglig skjønn Ved evalueringen av tildelingskriteriene har oppdrags- giver et innkjøpsfaglig skjønn som klagenemnda i begrenset grad kan overprøve. Klagenemnda kan bare overprøve oppdragsgivers skjønnsutøvelse dersom det foreligger formelle regelbrudd, oppdragsgiver har brutt de grunnleggende kravene i loven § 5, oppdragsgiver har lagt feil faktum til grunn, eller skjønnsutøvelsen er usaklig, sterkt urimelig eller vilkårlig.

24 Forhandlinger § 11-8. Gjennomføring av konkurranse med forhandling (1) Konkurranse med forhandling kan forløpe i flere faser for å redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En eventuell reduksjon skal skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. I den avsluttende fase skal det likevel være igjen et tilstrekkelig antall tilbud som kan sikre reell konkurranse. (2) Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlinger fører til endring av en leverandørs tilbud, skal endringene dokumenteres skriftlig. (3) Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i § 3-1, herunder kravene til likebehandling og god forretningsskikk, samt reglene om taushetsplikt i § 3-6. Oppdragsgiver skal særlig sørge for at det ikke gis opplysninger om innholdet i øvrige deltageres tilbud eller som kan stille noen leverandører bedre enn andre.

25 Begrunnelse - innstilling § 11-14. Oppdragsgivers begrunnelsesplikt (1) Oppdragsgivers begrunnelse om kontraktstildeling og valg av leverandør til rammeavtale i henhold til § 13-3 (meddelelse om kontraktstildeling og karenstid før inngåelse av kontrakt) første ledd skal inneholde tilstrekkelig informasjon om det valgte tilbudet til at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, i samsvar med angitte tildelingskriterier. (4) … etter skriftlig anmodning fra en tilbyder, skal en oppdragsgiver "senest innen 15 dager etter anmodningen" gi en "nærmere begrunnelse for hvorfor [...] leverandøren ikke tildeles kontrakt", samt opplyse om "det valgte tilbudets egenskaper og fordeler". I klagenemndas praksis er det lagt til grunn at det valgte tilbudet skal sammenlignes med anmodende tilbyders tilbud og at kravet til begrunnelsens innhold og omfang i en viss grad må fastsettes ut fra innholdet i anmodningen – må være oppmerksom på taushetsplikt i § 3-6. Enhetspriser er taushetsbelagt

26 Klage - KOFA KOFA (innkjøpsfaglig skjønn skal være saklig og forsvarlig –ikke usaklig, uventet eller uforsvarlig) Kontrakt – oppfølging - kvalitet i leveransene og tekstilene – feil og mangler – oppsigelse.

27 Befaring Rom for personaltekstiler / tøyautomat Lasterampe Rom for urene tekstiler BEFARING STORD SJUKEHUS BEFARING ODDA SJUKEHUS

28 Slutt Takk for oppmerksomheten og lykke til med tilbudet!