Sikker digital posttjeneste Digital postkasse til innbyggere Kontakt- og reservasjonsregisteret Kunnskapsfrokost, 15 april 2015 Difi er i ferd med å lansere to nye nasjonale felleskomponenter. Eller for å være helt presis, så ble den ene komponenten lansert allerede i sommer. Kontakt- og reservasjonsregisteret ble tatt i bruk for første gang ved utsendelsen av skatteoppgjøret i juni. Den digital postkassen til innbyggere skal lanseres i november, med et lite utvalg virksomheter som piloter. Disse to komponentene henger tett sammen, og er en del av en infrastruktur for digital kommunikasjon.

Det offentlige spyr ut papir

Det koster mye penger

Så over til digital postkasse til innbyggere Så over til digital postkasse til innbyggere. Difi har inngått kontrakter med e-Boks og Digipost som likeverdige leverandører. De to postkassene er ulike på design, og de vil også kunne tilby ulike funksjoner. Innbyggerne velger selv hvilken av de som passer best for seg. Det blir på samme måten som man kan velge mellom ulike strømleverandører, telefonoperatører, banker eller lignende. Ved å bruke to kommersielle aktører for å levere post digitalt fra det offentlige vil det oppstå en konkurranse for å få folk til å velge deres løsning. e-Boks og Digipost må derfor lage og tilby gode og brukervennlige løsninger som folk ønsker å bruke. Difi mener derfor konkurransen vil komme innbyggerne til gode. Det er frivillig for innbygger å opprette seg en postkasse og motta vedtak fra forvaltningen digitalt.

Befolkningen er overveiende positiv 68%

Ønsker du å få post fra det offentlige i en digital postkasse?

De fleste er enige i det meste Besvart av de som har svart de ønsker å få post, samt de som er usikre om de vil.

Bakgrunn «Innbyggerne skal kunne velge mellom markedsbaserte postkasseløsninger, og kunne få post fra det offentlige i samme digitale postkasse som de bruker til annen digital post.» Digital postkasse er ikke noe nytt tema. Det har vært snakk om dette lenge. Den løsningen og det konseptet Difi er i ferd med å realisere ble imidlertid konkretisert i Stortingsmelding 23 «Digital agenda for Norge». Der ble det eksplisitt skrevet at «Innbyggerne skal kunne velge mellom markedsbaserte postkasseløsninger, og kunne få post fra det offentlige i samme digitale postkasse som de bruker til annen digital post.» Dette er den løsningen Difi jobber med å lanserer senere i høst. Stortingsmeldingen ble lagt frem i den forrige regjeringsperioden, men hadde et bredt tverrpolitisk flertall bak seg da den ble vedtatt.

§ Digital kommunikasjon som hovedregel Forvaltningsloven og e-Forvaltnings-forskriften er endret Forvaltningslovens og eForvaltningsforskriftens bestemmelser om elektronisk kommunikasjon, ble endret i februar i år. Endringene skal gjøre det enklere for det offentlige å kommunisere digitalt med innbyggerne. Tidligere måtte den enkelte mottaker gi hvert forvaltningsorgan samtykke før et enkeltvedtak eller en annen viktig henvendelse kunne sendes digitalt. Denne måten å gjøre det på er tungvint; for offentlig sektor og for innbyggerne som må gjøre den samme jobben gang, på gang, på gang. Dette er nå snudd på hodet. Hovedregelen er blitt digital kommunikasjon, og innbyggere må aktivt be om papir. Det gjør man ved å reservere seg mot kommunikasjon på nett fra det offentlige. Reservasjonen gjelder da i forhold til alle forvaltningsorganer. Det er derfor ikke mulig å reservere seg kun mot kommunikasjon på nett fra Skatteetaten for eksempel. Er man reservert vil man få alt på papir fra alle. Reservasjonsadgangen er kun for privatpersoner – virksomheter forventes å forholde seg til digitale henvendelser fra offentlig sektor.

Reservasjonsretten Meldinger med betydning for rettsstilling. Enkeltvedtak Forhåndsvarsel (forvaltningsloven §16) Meldinger av særlig betydning å sikre at vedkommende mottar.

Varslingsplikten Pålagt for alle meldinger omfattet av §8 På dag 0 (ved utsendelse) Skal bruke varslingsadressene i kontakt- og reservasjonsregisteret Gjentatt varsling etter 1 uke

Kontakt og reservasjonsregisteret Inneholder Fødselsnr./D-nr., kontaktinformasjon, evt. reservasjon, valgt postkasse, evt. fullmaktsforhold (ikke aktuelt foreløpig) Brukes i saksbehandling og forvaltningsoppgaver Må ha fødselsnummer 3,6 mill. Registrerte – 63 000 reserverte Kontakt- og reservasjonsregisteret er den praktiske innføringen av regelverksendringene. Dette er et register som blir obligatorisk å bruke for alle offentlige virksomheter innen 1. januar 2016. Grunnen til det er nettopp at det er her dere finner om en innbygger er reservert eller ikke. Dersom denne retten skal være reell må offentlige virksomheter kunne sjekke reservasjonsstatus. For at de nye reglene om reservasjon skal gjelde, må derfor en virksomhet ha tatt i bruk registeret. Inntil man har gjort det, må man fremdeles ha samtykke. Men eForvaltningsforskriften pålegger alle offentlige virksomheter å bruke registeret innen 1. januar 2016 dersom man skal kommunisere digitalt med innbyggere. Offentlige virksomheter kan bruke registeret i saksbehandling og til å utføre forvaltningsoppgaver så lenge det finnes en saklig grunn. Difi forvalter og drifter registeret, og alt dere som offentlig virksomhet trenger å gjøre er å kople seg til. Akkurat den biten må finansieres av hver virksomhet. Registeret ble opprinnelig laget for at innbyggere kunne registrere kontaktinformasjon og få tilsendt engangskoder til MinID på SMS eller e-post. I den nye eForvaltningsforskriften har Difi fått hjemmel til å utvide registeret med mer informasjon og til å dele registeret med alle offentlige virksomheter. Per i dag ligger det informasjon om mobilnummer, e-postadresse og reservasjonsstatus. Når den digital postkassen kommer blir det også lagt inn postkasseadresse til de som velger seg en postkasse. Difi har også hjemmel til å legge inn fullmaktsforhold, men det er foreløpig ikke er aktuelt. Registeret inneholder ikke navn, kun fødselsnummer. Oppslag i registeret gjøres derfor med fødselsnummer. Per i dag er det over 3,4 millioner innbyggere i registeret, og av disse er rett i underkant av 50 000 reservert. Og datakvaliteten er god. Det er innbygger selv som er ansvarlig for å holde informasjonen oppdatert. Ved innlogging til en hvilken som helst offentlige tjeneste på nett vi ID-porten, vil innbygger hver tredje måned få spørsmål om de registrerte opplysningene er korrekte. Dette ble gjort for første gang i vinter i forbindelse med selvangivelsen, og mer enn 2,7 millioner innbyggere bekreftet opplysningene om seg selv. Deretter ble det sendt SMS og e-post til nærmere 800 000 nordmenn med informasjon om ny bruk av opplysningene og overgangen til digital kommunikasjon. Og til slutt ble det sendt brev til omtrent 90 000 innbyggere hvor Difi fikk feilmelding i begge kanaler, med oppfordring om å oppdatere informasjon. Disse brukerne ble så slettet fra registeret. Dette er en utrolig nyttig tjeneste som Difi tror vil være av stor verdi for svært mange offentlige virksomheter. Obligatorisk fra 1. januar 2016

Gåsa kommune Eksempel digital kvittering

Finansiering Investering og drift Tilpasning og bruk Difi Digital postkasse til innbyggere Investering og drift Tilpasning og bruk Difi Enkelte virksomhet Det er flere kostnadselementer knyttet til den digital postkassen. Noen av de dekkes fult ut av Difi som sentralforvalter, mens noen elementer må dekkes av avsenderne. Kort fortalt dekker Difi kostnadene forbundet med investering og drift. Det innebærer alt av kostnader forbundet med å få løsningen klar til bruk. Det gjelder både for den digitale postkassen og for kontakt- og reservasjonsregisteret. Som avsendere i løsningen må offentlige virksomheter selv dekke de kostnadene som kommer i forbindelse med tilpasninger av egne systemer samt transaksjonskostnader per melding som sendes. Bruk av registeret er gratis.

«Et vanlig brev vil koste under 1 krone» Transaksjonsprisen har to elementer i seg. Det er en pris til meldingsformidleren og en pris til postkassen. Til meldingsformidleren er det en flat pris på 20 øre per melding, mens prisen til postkassen avhenger av størrelsen på meldingen. Pristabellen er delt inn i trappetrinn, hvor det laveste trinnet inkluderer meldinger opp til 100 kb. Erfaringer fra Danmark viser at over 90 prosent av det som sendes der er under 100 kb. Prisen på dette trappetrinnet er maksimalt 69 øre, pluss 20 øre til meldingsformidler. Derfor sier vi at et vanlig brev vil koste under 1 krone. Difi vil også dekke prisen til meldingsformidler på de 25 millioner første meldingene, slik at prisen blir enda lavere i begynnelsen.

Alle statlige forvaltningsorganer som sender post på papir til innbyggere skal innen 1.7.2015, i samråd med Difi, lage en plan for overgang til løsning for sikker digital postkasse innen første kvartal 2016. Nå har regjeringen også konkretisert denne forventningen. Alle statlige forvaltningsorganer skal ta i bruk den digitale postkassen innen første kvartal 2016. Det har regjeringen bestemt, og det er kommunisert gjennom Digitaliseringsrundskrivet 2014. Pålegget fra regjeringen innebærer at alle statlige forvaltningsorganer må sette seg ned sammen med Difi og planlegge overgangen innen 1. juli neste år. Det er ikke spesielt lenge til. Det er derfor viktig å begynne planleggingen så fort som mulig.

Hvordan komme i gang? Steg 1: Kartlegg tjenester Steg 2: Avklar tilknytning Steg 3: Kartlegg kostnader og gevinster Steg 4: Aksepter bruksvilkår Steg 5: Gjennomfør ROS-analyse Steg 6: Integrasjon og testing Steg 7: Rekrutter egne brukere

Litt mer om integrasjonsalternativer Det er i hovedsak tre måter å knytte seg til løsningen på. Egenutvikling Tilknytning via standard sak- arkivsystem eller annet fagsystem Kjøp av programvare fra en tredjepart Hvilket alternativ som er aktuelt vil ha betydning for omfanget av et innføringsprosjekt For enklest mulig tilknytning har Difi utviklet klientbiblioteker Klientbiblioteker i Java og .Net har ferdige forretningsmetoder som sender post til og henter kvitteringer fra meldingsformidleren i posttjenesten. De finnes her: https://github.com/difi/sikker-digital-post-net-klient https://github.com/difi/sikker-digital-post-java-klient Et godt sted å starte er å gå til http://begrep.difi.no/SikkerDigitalPost/

Hvordan komme i gang? Informasjon og materiell finnes på difi.no/digitalpostkasse Gevinstkalkulator Mal for ROS-analyse Eksempel på fremdriftsplan Klientbiblioteker Ta kontakt på idporten@difi.no for å komme i gang.