Distriktsekretær Magne Kjerkreit Sekretærens oppgaver Distriktsekretær Magne Kjerkreit

Sekræterens hovedoppgaver tirsdag, 4. april 2017 Sekræterens hovedoppgaver Sekretæren har ansvaret for klubbens ordinære drift med særlig ansvar for: Opprettholde og vedlikeholde medlemsskapsdata Ansvar for klubbens arkiv, -elektronisk og konvensjonelt Føre statistikk over fremmøte Registrering av gjester, og utfylling av gjestekort Lage fødselsdagliste for gratulasjoner, og rutiner for gaver og oppmerksomhet

Distribuere program og månedsbrev til medlemmene tirsdag, 4. april 2017 Distribuere program og månedsbrev til medlemmene Månedlig innmelding og ajourføring på www.rotary.org member access Månedlig innmelding på www.rotary.no Medlemsnett om; -antall møter -nye medlemmer, bortfall av medlemmer -endring på medlemmers tlf, adr, e-mail osv. -oppmøteprosent -klubbens styre og tillitsmenn, nå, og neste år -endring på møtested, eller møtetid Innkalle til styremøter i klubben, og skrive møtereferat fra disse Om klubben er registrert, må Brønnøysundregistrene årlig oppdateres

tirsdag, 4. april 2017 Forberedelse Før du tiltrer som sekretær må du gjøre deg kjent med Rotary og ha en klar forståelse av prinsipp og prosedyrer. Du må gjøre deg kjent med administrasjon-systemet og også ha en forståelse av opparbeidet praksis i den klubben du tilhører. Gjennomgang av klubbens lover og vedtekter Gjennomgang av Manual of Procedures (035-EN) Gjennomgang av Club Secretary’s Manual (229-ES) Delta på PETS

Overoppsynet i klubben tirsdag, 4. april 2017 Overoppsynet i klubben Som sekretær er du også klubbens oppfølger og kontollør på at aktiviteter i rotaryhjulet gjennomføres. Du er faktisk det klubbmedlemmet som tilføres mest informasjon, -og får etter hvert, -den beste oversikt over klubbens totale aktivitets- og tilstandsbilde. Men, -du må la deg bli brukt, -som den ressurspersonen du er! Hvis du får problemer av en eller annen art. Kontakt distriktssekretær. Han kan bidra med hjelp, -eller skaffe hjelp fra andre.

KONTINGENTER Distriktskasserer Hilde Lingstad

Distriktskontingent Kontingent til Distriktet 1. halvår tirsdag, 4. april 2017 Distriktskontingent Kontingent til Distriktet 1. halvår Kr 350 pr halvår pr medlem Kr 50 til Handicamp pr medlem Kr 50 til Distriktskonferansen pr medlem Sum kr 450 Kontingent til Distriktet 2. halvår Kr 300 pr halvår pr medlem

tirsdag, 4. april 2017 Hvor og når … Faktura sendes klubbens kasserer 15. juni og 15. desember (På faktura er medlemstall pr 1.6. og 1.12. benyttet. Betales etter pr 1.7 og 1.1.) Betales til: D 2275 v/ Hilde Lingstad Lauprabben 9, 7520 Hegra Betalingsfrister: 31. juli og 31. januar

Rotary International Kontingent til RI: tirsdag, 4. april 2017 Rotary International Kontingent til RI: Halvårsavgift (31.07.12): USD 25,50 pr medlem Halvårsavgift (31.01.13): USD 24,50 pr medlem Betalingsfrister: Inne på konto innen 31. juli og 31. januar MÅ derfor betales innen 20. juli og 20. januar Konto nr. 6021.07.19736 Betalt til: Rotary International Witikonerstrasse 15 CH – 8032 Zürich SWITZERLAND

Rotary Foundation Fondsbidrag RF: Anbefaler minst kr 300 pr medlem tirsdag, 4. april 2017 Rotary Foundation Fondsbidrag RF: Anbefaler minst kr 300 pr medlem Konto nr. 6021.07.19736 Betalt til: Rotary International Witikonerstrasse 15 CH – 8032 Zürich SWITZERLAND Betalingsfrister: Inne på konto: 31. desember 2012 Senest 1. april 2013 for å bli registrert på året 2012-2013

Betalingsfrister Medlemstall 01.07.12 Medlemstall 01.01.13 Distriktet tirsdag, 4. april 2017 Betalingsfrister Distriktet Distriktskonferansen Handicamp På konto 31.07.12 RI Betales innen 20.07.12 På konto 30.07.12 Medlemstall 01.07.12 RI Nye medl. 02.01.-30.06. 1/12 av hver hele mnd. Betales innen 20.07.12 RI Nye medl. 02.07.-31.12. 1/12 av hver hele mnd. Betales innen 20.01.13 Medlemstall 01.01.13 RF Innen 31.01.13 Senest 01.04.13 Distriktet På konto 31.01.13 RI Betales innen 20.01.13 På konto 30.01.13

Medlemskontingenten i klubbene tirsdag, 4. april 2017 Medlemskontingenten i klubbene Til slutt: Pass på likviditeten i klubbene Husk å sørge for innbetaling fra medlemmene før betalingsfristene går ut! Alt finnes i Håndboken side 29 – 31. OBS!!! Kontonr. til Distriktskasserer blir NYTT!