Senior Prosjektleder, IPMA nivå B Ericsson AS Øivind Olaisen Senior Prosjektleder, IPMA nivå B Ericsson AS nylig ledet prosjekt for overtagelse av virksomhet i 18 land prosjektbakgrunn fra produktutvikling, systemleveranser og organisasjonsutvikling arbeidet 20 år som prosjektleder i Ericsson-gruppen

Hva er outsourcing? Sette ut deler av virksomheten til en annen bedrift Fokusering på kjernevirksomhet gir vekst og lønnsomhet Outsourcing muliggjør en effektiv og smertefri overgang Avtale om å kjøpe tilbake produkter/ tjenester Spesialisering en drivkraft i utvikling av teknologi og marked Outsourcing er ofte forbundet med klatring på verdistigen Kan endre arbeidsdelingen mellom landene Kan føre til maktforskyvning i næringslivet globalt

Ledelse for ny virkshomhet A’s underleverandører B’s underleverandører Fagforeninger Ledelse for ny virkshomhet A’s mellomledere Myndigheter Media Transisjonsprosjekt A’s underleverandører A’s ansatte B’s ansatte B’s underleverandører A’s kunder Firma B -overtar virksomhet “Leverandør” Firma A -outsourser virksomhet “Kunde”

Utfordringer! Krav til konfidensialitet Ryktespredning og usikkerhet Motstand fra ansatte Mangelfull virksomhetsdokumentasjon Halvhjertet deltakelse fra kundens side Mange uforutsette forhold og situasjoner Ulike bedriftskulturer Mange interessenter

Faser i transisjon Foretningsansvarlig, salg - marked Analysere muligheter Etablering av felles foretnings-grunnlag Gransking av gjennom-førbarhet og utvikling av løsning Virksomhets-gransking og kontrakts-forhandlinger Planlegging av transisjon Gjennom-føring av transisjon Overlevering og transisjons-avslutning DRIFT og trans-formasjon Foretningsansvarlig, salg - marked Transisjonsprosjekt Driftsansvarlige

Delprosjekter Mottaksetablering Operasjonell organisasjon og prosess Personal og kommunikasjon Underleverandører Verktøy og IT Aktiva & spesielle avtaler Andre forhold (f. eks. sikkerhet)

Mottaksetablering Definere og etablere virksomhetsstruktur Operasjonell organisasjon og process Personal og kommunikasjon Underleverandører Verktøy og IT Aktiva og spesielle avtaler Andre forhold (f. eks. sikkerhet) Mottaksetablering Definere og etablere virksomhetsstruktur nytt legalt selskap del av eksisterende selskap Etablere finansielle grensesnitt Etablere grensesnitt for virksomhetsrapportering Inngå virksomhetsrelaterte avtaler

Operasjonell organisasjon og prosess Mottaksetablering Operasjonell organisasjon og process Personal og kommunikasjon Underleverandører Operasjonell organisasjon og prosess Utforme og dimensjonere operasjonell organisasjon Utforme operasjonelle og administrative prosesser Definere operasjonelle grensesnitt Operasjonelle krav til andre delprosjekter Estimere operasjonelle kostnader Starte opp ny operasjonell organisasjon Verktøy og IT Aktiva og spesielle avtaler Andre forhold (f. eks. sikkerhet)

Personal og kommunikasjon Mottaksetablering Operasjonell organisasjon og process Personal og kommunikasjon Underleverandører Verktøy og IT Personal og kommunikasjon Forhandle avtaler for personal som overføres Bemanne ny virksomhet med kompetent personal Gjøre nytt personal kjent med ny bedriftskultur Introdusere nytt personal i eksisterende bedrift Føre dialog med fagforeninger Utforme og gjennomføre kommunikasjonsplan Aktiva og spesielle avtaler Andre forhold (f. eks. sikkerhet)

Underleverandører Utarbeide strategi for bruk av underleverandører Mottaksetablering Operasjonell organisasjon og process Personal og kommunikasjon Underleverandører Verktøy og IT Underleverandører Utarbeide strategi for bruk av underleverandører Definere krav til underleverandører Innhente tilbud fra alternative underleverandører Inngå nødvendige underleverandøravtaler Utarbeide kvalitetsplan for underleverandører Beregne underleverandørkostnader Aktiva og spesielle avtaler Andre forhold (f. eks. sikkerhet)

Verktøy og IT Definere verktøybehov ut fra virksomhetsprosess Mottaksetablering Operasjonell organisasjon og process Personal og kommunikasjon Underleverandører Verktøy og IT Aktiva og spesielle avtaler Verktøy og IT Definere verktøybehov ut fra virksomhetsprosess Definere IT infrastruktur og nødvendig HW/SW Definere interne og eksterne IT grensesnitt (B2B) Overføre IT eierskap (utstyr og lisenser) Etablere, teste og driftsette IT infrastruktur Sikre restriksjon / behørig tilgang til verktøy og data Andre forhold (f. eks. sikkerhet)

Aktiva og spesielle avtaler Mottaksetablering Operasjonell organisasjon og process Personal og kommunikasjon Underleverandører Verktøy og IT Aktiva og spesielle avtaler Definere hva som skal overføres mht: Lisenser Leieavtaler (f. eks kjøretøy og kontorlokaler) Eiendeler Gjennomføre overføring Sikre erstatning for det som ikke overføres Aktiva og spesielle avtaler Andre forhold (f. eks. sikkerhet)

Mottaksetablering Operasjonell organisasjon og process Personal og kommunikasjon Underleverandører Verktøy og IT Andre forhold Avhengig av situasjonen kan det være en rekke forhold som krever spesiell oppmerksomhet ved transisjonen Det er prosjektleders oppgave og avklare dette samt se til at ansvar for dette er ivaretatt i prosjektorganisasjonen Eksempler på dette: Sikkerhet Flytting Aktiva og spesielle avtaler Andre forhold (f. eks. sikkerhet)

Kompetansekrav til prosjektleder gode kunnskaper om lokale forhold / kultur forretningsorientert og gode sosiale egenskaper Engelsk- kunnskaper Endrings- håndtering Løsnings- orientering Kunde- orientering Stress- toleranse Prosjekt- ledelse Presentasjons- teknikk Kommunikasjon Økonomi Team Work Forhandlings- teknikk Kultur- følsomhet

Hvordan sikre et vellykket resultat? Identifisere alle interessenter, avklare deres forventninger Sikre støtte fra ledelsen på begge sider, avtale ledelsens bidrag Skape forståelse for prosjektets målsetning, omfang og leveranser Sikre enighet om oppstarts- og avslutningskriterier Separere transisjonsansvar og driftsansvar Klar definisjon av leveranser mellom delprosjekter - milepæler Skape et sammensveiset og integrert prosjektteam Etablering av et speilet prosjekt hos kunden Kontinuerlig bygge kunderelasjoner og intern motivasjon Dokumentere antagelser, prosess på plass for endringshåndtering

Spørsmål?