Bruk og bevaring i kommunal saksbehandling Digitale bilder Bruk og bevaring i kommunal saksbehandling KAF 2006 Anne Louise Alver

Digitale bilder Hva er det? De som er ”født digitalt” Fra digitale kamera Fra digitale filmopptakere De som er digitalisert fra analog original Papir Negativ KAF 4.4.2006 ALA

Digitale formater tif pdf jpg png RAW (kamera-format) mmm ... KAF 4.4.2006 ALA

Prinsipper Etterrettelighet Beviselighet Sikkerhet KAF 4.4.2006 ALA

Bruk av digitale bilder Informasjon Dokumentasjon Saksdokumenter Arkivstykker KAF 4.4.2006 ALA

Systemer NOARK systemer Fagsystemer Informasjonssystemer Portaler ASTA KAF 4.4.2006 ALA

Hva er metadata? Data om data Arkivinformasjon er metadata Produsent Dato Format Tilleggsinformasjon Arkivinformasjon er metadata KAF 4.4.2006 ALA

Metadata Analogt fødte Digitalt fødte Produsent Dato Emne Tilknytning Format Referanse til original Produsent Dato Emne Tilknytning Format KAF 4.4.2006 ALA

Hva skjer om metadata ikke er der? Analogt fødte Digitalt fødte Arkivstykker med skrift Original kan gjenfinnes om dokumentet inneholder nok informasjon Opprinnelig betydning og intensjon kan fremgå av teksten eller annen påføring Arkivstykker uten skrift (foto) Original kan ikke gjenfinnes Opprinnelig betydning og intensjon kan ikke stadfestes KAF 4.4.2006 ALA

Bergen kommunes digitale bildearkiv BKBILDE Serverbasert system for Lagring Indeksering (påføring av metadata) Framfinning Publisering av digitale bilder i Bergen kommune. KAF 4.4.2006 ALA

BKBILDE består av: Server: ColorFactory og IndexManager Web-løsning: FotoWeb Lokal programvare: FotoStation Classic Pro KAF 4.4.2006 ALA

”Lovens forarbeider” BKBILDE er BKs arkiv for digitale bilder Primært de digitalt fødte Legges inn rett fra kamera Sikre rød tråd for etterrettelighet Bildene er å betrakte som lovens forarbeider Bilder brukt i saksfremstilling lagres i sakssystem/fagsystem KAF 4.4.2006 ALA

Hvelv-løsningen ”Negativ”-filer legges i originalformat i avdelingens ”bankboks” i negativdelen av serveren i egen mappestruktur. Herfra kan intet slettes, og ingen filer kan endres. Samtidig med innleggingen merkes filene inni (tagges) med avdelingens navn, pålogget person, dato og originalt filnavn. Så lages jpg kopi med referanse til ”negativen” og legges i avdelingens ”bankboks” i bruksdelen av serverens mappestruktur. Her foregår resten av indekseringen. Kopiene kan heller ikke endres, det genereres ny fil om man ønsker å justere bildet. Men kopiene kan slettes om saksbehandlingen tilsier dette. Ved at kopien har referanse til originalen i negativhvelvet vil man alltid kunne hente ut den opprinnelige filen. KAF 4.4.2006 ALA

Sikkerhet og U.Off. Digitale bilder i BKBILDE kan unntas offentlighet på samme måte som i sakssystemer, med henvisning til de samme lovparagrafer. Bilder kan også skjermes for offentlig innsyn om de er ”under behandling” eller kan betraktes som interne dokumenter. KAF 4.4.2006 ALA

BKSAK, BKBILDE og fagsystemer Digitale bildefiler legges inn i BKBILDE UNNTAK er innskannede dokumenter som naturlig er en del av saksarkiv eller fagsystemer Bilder som er i BKBILDE og blir del av sak i fagsystem eller BKSAK legges over som kopi med referanse til BKBILDE og ”originalen” får påført saksreferanse i BKBILDE (2-veis referanse) KAF 4.4.2006 ALA

BKBILDE: BergensAlbumet Hver avdeling er ansvarlig for de bilder de legger inn i sin del av arkivet Informasjonsavdelingen har ansvar for bilder som skal publiseres ut av kommunen via BergensAlbumet Avdelingene bestemmer hvilke bilder Informasjonsavdelingen skal få tilgang til KAF 4.4.2006 ALA

Bruk og bevaring Tar man utgangspunkt i Sikkerhet Etterrettelighet Beviselighet kan man få gode løsninger for begge deler. KAF 4.4.2006 ALA