Digitale postkasser i offentlig forvaltning - introduksjon til dagens tema Dag Wiese Schartum, AFIN

Bakgrunn for seminaret Høring av forslag til endring av eForvaltningsforskriften – om at digitale meldinger fra forvaltningen til personlige digital postkasse skal være grunnregelen – men med rett til å reservere seg mot ordningen Forslaget innebærer omfattende rettslig regulering i forskrift til forvaltningsloven Høringsfrist er 13. september 2013 I de neste innleggene får vi presentert teknisk løsning og forslag til forskriftsendringer Forslagene gjelder bl.a. behandling av personopplysninger Siste del av seminaret gjelder – konsekvenser av forslaget om digitale postkasser for personvernet og – krav til og erfaringer med utredning av konsekvenser for personvernet mer generelt

Forslaget sett fra fugleperspektiv Hvordan skal kontakten mellom offentlig forvaltning og borger være? Hvordan kan den være? – Forvaltningen som avsender av meldinger til borgerne Brev Telefon og talepostkasse Digitale skriftmeldinger til borgerne Tilgjengeliggjøring av informasjon på “min side” Kombinasjoner – Forvaltningen som mottaker av meldinger fra borgerne Brev Telefon og talepostkasse Digitale skriftmeldinger til forvaltningen Selvbetjeningsrutiner over nettet Kombinasjoner – Samtalepartnere (kommunikasjon) Fysisk møte, ansikt til ansikt (spørsmål om lokalisering) Digitalt møte, ansikt til ansikt (Skype mv., eventuelt fra servicekontorer, folkebibliotek mv Mangeparts digitale møter (sosiale medier mv) Forslaget til digitale postkasser framstår først og fremst som effektiviseringstiltak fordi det gjelder skriftlige meldinger fra forvaltningen til borgerne Det hadde vært mulig også å forslå en helhetlig politikk for hvordan kontakten mellom forvaltning og borgere skal være, men en slik ambisjon mangler

– Fjerne hindre for digital meldingsutveksling ved å skifte utgangspunkt for reguleringen fra samtykke til reservasjon – Legge forholdene til rette for mer omfattende bruk av digital meldingsutveksling ved å definere roller, avklare ansvarsforhold mv Hva er formålet med å endre eForvaltningsforskriften?

Tre prinsipper fra kommunikasjonspolitikken som digitale postkasser kan sies å understøtte Nå alle Staten skal sørgje for at relevant informasjon når fram til alle han vedkjem Aktiv Staten skal aktivt og i tide informere innbyggjarane om deira rettar, plikter og moglegheiter Heilskap Statleg kommunikasjon skal opplevast einskapleg og samordna Hvordan er forholdet til Statens kommunikasjonspolitikk (2009)? Elektronisk kommunikasjon skal vere den primære kanalen for dialogen mellom innbyggjarane og offentlege verksemder. […] Staten må sørgje for at innbyggarar som ikkje kan bruke digitale kanalar, får tilsvarande informasjon og høve til å medverke via andre, eigna kanalar. Omgrepet kommunikasjon er i denne samanheng brukt om gjensidig utveksling av informasjon mellom to eller fleire partar. Med medverknadsprinsippet meiner ein at staten skal gjere det mogleg for innbyggjarar som sakene vedkjem å fremje sine forslag og synspunkt på fysiske og elektroniske møteplassar. Med openheitsprinsippet er det meint at innbyggjarane skal møte ein open og tilgjengeleg stat som er lyttande, imøtekommande og viser dei respekt. Vil høringsforslaget innebære en dreining i retning av vekt på meldinger/informasjon fra staten til borgerne? Forutsetter forslaget noe om fysiske og digitale møteplasser eller har en bare tenkt meldingsutveksling? Blir forvaltningen mer åpen og tilgjengelig som en følge av digitale postkasser?

Mulige supplerende formål Forslagene gjelder enveiskjøring fra forvaltningen til borgerne I tillegg kunne en gi borgerne bedre tilgang til å bruke elektronisk kommunikasjon for å lette kontakten med forvaltningen og skaffe tilgang til opplysninger om dem selv – Alternativ kontaktinformasjon og kontaktmåter – Hvem svarer på hva? – Kvitteringsmelding fra forvaltningsorganet – Min sak, min saksbehandler – Innsynsbegjæringer etter fvl og pol – Korrigering av saksopplysninger – Klageskjema for enkeltvedtak

Overordnede kommentarer til forskriften Forskriften er innholdsmessig og språklig vanskelig tilgjengelig og er skrevet for teknokrater og byråkrater Likevel antar jeg forskriften kan ha ønsket effekt Forskriften vil neppe bli lest av borgerne som den angår I stedet bør borgerne informeres ved bruk av postkassesystemet Informasjon til borgerne via systemløsningen bør omfatte – Samlet og fullstendig relevant rettsinformasjon, uansett hvor de aktuelle bestemmelsene faktisk er plassert – Pekere fra rettsinformasjonen til autentiske rettskilder (vedkommende lov- og forskriftsbestemmelse mv) – Det bør alltid være tilgang til svartjeneste