Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm Astrid Jenssen Webseksjonen

Agenda Bruk av nettsidene til møter og møtedokumenter (innkalling, referater, oversikt over møter, sakspapirer, kalendervisning mm) Redigering og deling av Office-dokumenter i Vortex Dele dokumenter, arbeidsflyt, send dokument til gjennomlesning

Møter og møtedokumenter Hvorfor bruke nettsidene til møter? Hvordan gjør du det? Eksempler på bruk Oppsummering Oppgaver

Hvorfor bruke nettsidene til møter? All informasjon om møtene tilgjengelig på ett trygt sted Ikke spredd på e-post, hjemmeområder, ulike fellesområder, egen maskin og nettsider Enklere å finne det du er på jakt etter Søk i alt (åpent og lukket) Enkelt å oppdatere Tilgjengelig fra hvor som helst når som helst

Hvorfor bruke nettsidene til dette? (forts.) Fleksibel tilgangskontroll Ettersporbarhet Sist endret oversikt, versjonering Mindre sårbart (hvis det utenkelige skulle skje)

Hvordan gjør du det? Innkallinger og referater Oversikt over møter Sakspapirer og arbeidsdokumenter Avklar plassering av dokumentene Hvor på UiOs nettsted, eks interne møter under for-ansatte Kontakt lokal nettredaktør for tilgang

Hvordan gjør du det? (forts.) Mappetype = arrangementsliste Agenda og referat = arrangementsmal Samme dokument for agenda og referat Skriv referat direkte på møtet Raskt tilgjengelig etter møtet Innkalling neste møte – ta kopi av forrige og rediger

Eksempler på bruk Uformelt møteorgan Formelt møteorgan

Oversikt over møter Eks https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/

Innkalling og referater Eks: https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/2013/130130/

Sakspapirer og arbeidsdokumenter Eks: https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/2013/130130/sakspapir/

Eks. uformelt møteorgan

Eks. formelt møteorgan

Oppsummering Opprett en arrangementliste for møter Bruk arrangementsmal for å publisere innkalling og referat Benytt samme dokument til både innkalling og referat Opprett en vanlig mappe for sakspapirer og arbeidsdokumenter

Oppgaver Fordel mappene under http://www.vortex-demo.uio.no/lynkurs-2013/ Opprett to årstallsmapper (arrangementsliste), hhv 2012 og 2013 Flytt agenda/referat-dokumentene til hver sin mappe I 2013-mappa, opprett to nye arrangementer. Bruk datoer slik at det ene møte er avholdt og det andre er kommende. I 2013-mappa, opprett mappe for vedlegg og flytt word-dokumentet dit Sjekk opplisting og kalender på førstesiden i møtemappa. Gjør evt om på noen av innstillingene ved å redigere mappa. Hvis ferdig: ”lek med” ulike innstillinger på møtemappa ved å redigere mappa

Redigering og deling av Office-dokumenter i Vortex Rediger-lenke direkte i dokumentlistingen i Vortex (gjelder bruk av Windows og IE) Dokumentet låses når man åpner i Office-programmet Andre ser hvem som har låst dokumentet Låses opp når man lukker officeprogrammet/dokumentet Dokumentet oppdateres automatisk i Vortex hver gang man lagrer

Rediger-lenke for office-dokumenter

Dele dokumenter, arbeidsflyt, send dokument til gjennomlesning Formell arbeidsflyt med godkjenning Skreddersydd funksjonalitet for saksgang etc Endringer må godkjennes før publisering Rettighet: ”bare les og skriv (ikke publiser)” gir brukeren ”send til godkjenning-knapp” i stedet for ”publiser-knapp” Anbefales kun der det er behov for ekstra streng redaksjonell kontroll, for eksempel HMS-rutiner ”Enkel” arbeidsflyt ved bruk av generell funksjonalitet i Vortex http://www.uio.no/tjenester/it/web/vortex/hjelp/admin/rettigheter/godkjenning/

Enkel arbeidsflyt – tips Flere kan jobbe på samme dokument, låses når noen jobber på dokumentet Bruke rettigheter for å åpne/lukke, styre hvem kan lese, skrive, administrere La andre se over upublisert før det publiseres Publisering/avpublisering av mapper og dokumenter Lage arbeidsversjon

Enkel arbeidsflyt – tips II Enkelt å oppdatere Alt på ett sted, tilgjengelig overalt Oversikt over versjoner og sist endret Kan bruke funksjonaliteten i Word, eks ”egenskaper” (home/prepare/properties) – se hvem som har opprettet, endret, nettadresse til dokumentet etc

Info om dokumentet

Mer informasjon Hjelp og veiledninger til Vortex http://www.uio.no/tjenester/it/web/vortex/hjelp/ Nettpublisering ved UiO - veiledninger, skrive for nett, bilder på nett, med mer http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/nettpublisering/ Kontaktpunkter Lokal nettredaktør Vortex-hjelp@usit.uio.no

Takk for at du deltok på Lynkursdagene! For å bli bedre, må vi ha tilbakemeldinger, så fyll ut evalueringsskjemaet som enten ligger på plassen din eller ved døra. Skjemaet kan leveres på standen i første etasje, hvor det også er belønning å få, eller du kan la det ligge igjen i rommet, så blir det samlet inn.