SIU Leonardo videreutviklingsprosjekter - Oppstart og prosjektadministrasjon Bergen 29. september 2011 Anne Kloster Holst

Prosjektsyklus videreutvikling Utlysning fra EU Søknadsskriving Innvilget prosjekt Kontrakt skrives Oppstartsdato 1. Utbetaling ”Kick-off” 1.Besøk fra SIU Interimrapport Kontroll av interimrapport 2.Utbetaling 2.Besøk fra SIU Sluttrapport Kontroll av sluttrapport Sluttutbetaling

Agenda Oppstart Kontrakter ”Kick off” Prosjektadministrasjon Kommunikasjon Interimrapportering – beskrivende del Prosjektøkonomi Interimrapportering – økonomisk del Første del – 13.30-14.30 Andre del – 14.45-15.45

Oppstart

Viktige datoer i prosjektet Kontraktsperiode: start / slutt på prosjektperioden Kick-off – anbefales avholdt før midten av desember 2011 Midtveisrapport (Interim report) – frist: ett år + 2 mnd fra start Sluttrapport (Final report) – frist: to år + 2 mnd fra start

Kontrakter

Kontrakter i videreutviklingsprosjekter Sub-contracting (possible) National Agency (SIU) Partner 1 Beneficiary (Contractor) Sub-contracting (possible) Partner 2 Sub-contracting (possible) Partner …n Sub-contracting (possible) PARTNERSHIP

Økonomiske betingelser i kontrakten (1) Utbetalingsprosedyre 40/40/20 % Alle utbetalinger blir sett på som forskuddsutbetalinger inntil sluttrapport er godkjent Frister for rapportering Interimrapport 2 mnd etter første år av kontrakten Sluttrapport 2 mnd etter andre år av kontrakten

Økonomiske betingelser i kontrakten (2) Rapporteringskrav Spesifisert i General Conditions (GC) - Part B - Financial provisions – Art. II.15.4 Bankkonto Egen eurokonto for prosjektet I kontraktens generelle betingelser (GC) står det for øvrig om Godkjente kostnader Sluttutbetaling Fastsettelse av sluttoppgjør Kontroller og revisjon

Endringer i kontrakten ”Contract Ammendment Request Form” på: www.siu.no/leonardo/videreutvikling/kontrakt Sendes SIU Vanligvis kan SIU godkjenne eller avslå søknad om endringer, men i noen tilfeller må vi spørre EU-kommisjonen

Kick-off

Kick-off Viktigste møte i prosjektperioden? Tid til både faglig og sosialt – bruk gjerne 2-3 dager Justering av budsjett, oppgaver og evt. ansvar? Avklare rollefordeling Inviter SIU – vi bør og vil gjerne være med Intellectual property rights (IPR) - diskuter og avklar tidlig

Prosjektadministrasjon

Hvordan administrere et prosjekt på en god måte? Organisering: Contractor er ansvarlig for prosjektet, både faglig og økonomisk Styringsgruppe – anbefales Arbeidsgrupper - kan fungere bra, men ikke alltid nødvendig Referansegrupper? - tenk ’valorisering’ Arbeidspakker – tema og om mulig geografi

Kommunikasjon Bruk e-post og telefon og sett faste datoer for rapporteringer både for det faglige og økonomien Vær klar i kommunikasjonen med tanke på regler, rapporteringer og hva som er forventet i dialog med partnerne Videokonferanse – et verktøy verdt å prøve når prosjektet er kommet i gang Kommunikasjon med SIU – en gylden regel: ”Det er større sjanse for tillatelse enn tilgivelse” Mangelfull kommunikasjon er den hyppigste grunnen til at prosjekter ikke når sine mål

Valorisering Valorisering = spredning og bruk av ideer, metoder, og verktøy Transfer of Innovation – valorisering svært viktig begrep Plan for valoriseringsaktiviteter for alle partnere Økende fokus på valorisering fra Europakommisjonen Handbook for Dissemination, Exploitation and Sustainability of Education Projects (Diva)

(Interim)Rapportering

Rapportering In-situ besøk I frå SIU 3-6 mnd etter oppstart Fokus på regnskap og orientering om midtvegsrapport – Interim rapport Midtveisrapportering (30.09.2011 + 2 mnd) Partnerkontrakter, framdrift, kommunikasjon og regnskap, godkjennes av SIU In-situ besøk II frå SIU 3-6 mnd før prosjektslutt Fokus på sluttrapport Sluttrapport (30.09.2012 + 2 mnd) Fokus på resultatet og på valorisering, samt på økonomi. Evalueres av intern og ekstern ekspert

Midtveisrapportering – beskrivende del Oppsummering aktiviteter og resultater i prosjektets første år – dato til dato Endringer i forhold til søknad: bytte av partnere, skifte av oppgaver, endringer i budsjett Prosjektmøter – referat legges ved Fremdrift i forhold til arbeidsprogrammet Arbeidspakker og relaterte resultater Spredning og bruk av resultatene Involvering av målgruppene Dokumentasjon!

Sist, men ikke minst…

… ’Kritiske venner’ er godt å ha Bruk bransje/nettverk aktivt Forankring i egen administrasjon Koordinatorrollen: pådriver, inspirator og kvalitetssikter

LYKKE TIL! (www.siu.no/leonardo/videreutvikling/kontrakt)