Utveksling – Nominasjon og SøknadsWeb for utenlandske søkere Kathy Foss Haugen, USIT, UiO

Hvilke grupper søkere behandles? Utreisende studenter på utvekslingsprogram Innreisende studenter på utvekslingsprogram Innreisende studenter på gradsstudier (freemovers)

Utreisende studenter på utveksling Utvekslingsavtalene registreres i FS også som opptaksstudieprogram Studentene kan søke via SøknadsWeb Kan kreve at studentene har gyldig studierett ved institusjonen for å kunne søke

Utreisende studenter - innlogging

Utreisende studenter 2 Studenten logger inn og søker om opptak til en utvekslings-avtale

Utreisende studenter 3

Opptakstype Kan styre hvilke nasjonaliteter som kan søke Kan sette krav til gyldig studierett for å søke Kan styre hvilke opptakstyper som kan laste opp dokumenter

Opptaksstudieprogram Alle avtaler som studenter skal søke til må opprettes som opptaksstudieprogram Det planlegges en rutine for å kunne gjøre dette Studietypenr kan gjenbrukes, så en kan for eksempel kun ha to: ett for erasmus og ett for bilaterale avtaler.

Utvekslingsavtale - Studieprogram

Utveksling – studieprogram 2 Dersom det krever studierett for opptak på opptakstype, så får kun søkere som har studierett på studieprogram knyttet til utvekslingsavtalen, se det aktuelle opptaksstudieprogrammet

Utveksling – studieprogram: Eksempel Et opptaksstudieprogram er knyttet til en utvekslingsavtale. På utvekslignsavtalen er det oppgitt studieprogram Kun søkere som har studierett på det/de oppgitte studieprogram skal få se opptaksstudieprogrammet i SøknadsWeb.. En student har studierett på BAFY-UIO. Hun søker om opptak til Utveksling 2014 vår. Hvor det er 4 opptaksstudieprogram: 2691 - avtale 160, studieprogram BAFY-UIO 2692 - avtale 225, studieprogram ALLINN 3008 - avtale 12, ingen studieprogram 3014 - avtale ADEL1, studieprogram AAS-UIO og BA-SVF Studenten får kun se de opptaksstudiepprogram som er knyttet til utvekslingsavtale med samme studiepprogram og utvekslingsavaler som ikke er knyttet til noe studieprogram Studenten får kun se 2691 og 3008

Opptaksstudieprogram Etter opptaket blir studenten ved kjøring av FS159.001 opprettet som utvekslingsstudent knyttet til avtalen som er oppgitt på opptaksstudieprogrammet.

Utvekslingsperson Bildet er omtrent uendret fra tidligere, men er nå knyttet til Avtaleid. Hvor hentes utvekslingsperiode fra?

Oppgaver 1 Opprett et opptak utveksling 2013 høst med opptakstype utveksling Registrer parametre på opptakstypen slik at utenlandske statsborgere kan søke Opprett et opptaksstudieprogram og knytt det til opptaket utveksling Knytt opptaksstudieprogrammet til en utvekslingsavtale Legg opptakstypen inn i søketreet Tvangskjør Finn en student og søk om utveksling

Innreisende studenter på utvekslingsprogram Studentene nomineres i NominationWeb Opptak med invitasjon, kan sette opp slik kun de som er nominert kan søke dette opptaket (Opptak – Kun invitert – J). Utvekslingsavtalene må være knyttet til et opptaksstudieprogram. Studenter som er nominert fullfører søknaden på SøknadsWeb.

Nominasjon Studenter som skal komme til Norge på en utvekslingsavtale nomineres av hjemmeinstitusjonen på Nomination. Studenten blir knyttet til utvekslingsavtalen gjennom nomineringen Institusjonen logger inn med epostadresse og passord. Den mottagende institusjonen må ha registrert denne epostadressen i bildet Utvekslingsavtale, undervindu koordinator

Nomination - innlogging

Nomination – oversikt over tilgjengelige avtaler

Nomination – nominering av student

Registrering av nominert student

Registrering av nominert student Epost-adresser må være unike Grønn markering av felt som er fylt ut korrekt

Epostadresse finnes fra før Dersom epostadressen finnes fra før, så må en si om dette er samme person eller ikke.

Detaljer og opplasting

Nomination- opplasting av dokumenter De som nominerer kan laste opp relevante dokumenter. Dokumentene blir lagt i dokumentarkivet til studenten som blir nominert. Dokumentene får dokumenttype NOMINATION.

Nominering Studenten som blir nominert blir opprettet som person i FS med FS-fiktivt fnr. Øvre del av Søknad samebilde blir opprettet. For at den nominerte skal kunne bli opprettet som student, må vedkommende ha fått et Snr-nr.

Studenten får epost med informasjon om innlogging i SøknadsWeb for å fullføre søknaden. Eposten sendes ut 30 min etter registrering, slik at saksbehandler skal ha mulighet til å kontrollere og eventuelt slette nominering hvis den er gjort ved en feiltagelse.

Etter nominering får studenten tilsendt epost

Studenten må be om å få passord

Studenten må registrere personopplysninger

Studenten velger et studieprogram

Studenten fullfører søknaden

Hva må være på plass av bakgrunnsdata for å kunne nominere? WebApplikasjon - Modulvalg Utvekslingsavtale Avtaleparter Koordinatorer for avtalen Betingelser Studieprogram Eposttekst til de som blir nominert Opptak Opptaksstudieprogram

WebApplikasjon - Modulvalg

WebApplikasjon - Modulegenskaper HJELPLINK - venstremeny OPPTAKKODE - Opptakstypekode for opptak som skal brukes for nominasjoner. For eksempel UTVEKSLING. Det er kun mulig med en opptakstypekode her. PASSFROM - Avsenderadresse for utsending av passordepost til brukere SOKWEBLINK- Link til søknadsweb. Benyttes i kvitteringsepost

Utvekslingsavtale – avtalepart Avtaleid er nøkkelen i utvekslingsavtale Kan ha flere parter innenfor en avtale

Utvekslingsavtale - koordinatorer Koordinatorer må registreres med e-postadresse Interne koordinatorer kan også registreres med e-postadresse En koordinator kan være knyttet til flere avtaler E-postadresssen benyttes til innlogging på Nomination

Utvekslingsavtale – Koordinator Personer med ulike roller i forhold til avtalen

Rapport FS280.001 Utvekslingsavtaler

Utvekslingsavtale – Betingelser Periode – benyttes for å finne hvilke terminer som det kan nomineres studenter Opptaksinfo – grunnlagsdata for opptak. Skal senere benyttes til å få generert opptaksstudieprogram innenfor aktive avtaler

Utvekslingsavtale – betingelser Hvilke terminer skal vises? For å finne ut om en betingelser er gyldig: 1. Dersom opptaket er et høstopptak må en betingelse være gyldig hele eller deler av perioden 15.8 - 15.12 samme år. 2. Dersom dato ikke er angitt er betingelsen gyldig. Altså dersom til-dato ikke er angitt er betingelsen gyldig for hele framtida. 3. Status må være J for h/v, samt det må være angitt både til og fra-tall 4. Dersom det finnes flere gyldige betingelser skal vi hente ut det maksimale antall terminer av alle mulighetene. Altså, dersom en betingelser sier at man ikke har høstopptak og en annen sier at man har høstopptak blir resultatet at man har høstopptak (med de tilhørende tall for til-fra) Eksempel: Dersom man skal opprette tilgjengelige terminer for opptak VÅR 2013, og det ikke finnes gyldige betingelser skal defaultbetingelsen returneres, det blir altså to alternativer, VÅR 2013 og VÅR 2013+HØST2013.

Mer om terminer

Mer om terminer 2

Mer om terminer 3

Utvekslingsavtale Avtalen presenteres med Avtalenavn Utvekslingsprogram Mottagende institusjon

Epost til nominerte En student får kun tilsendt en epost, selv om vedkommende blir nominert til flere avtaler Epost blir sendt ut 30 min ETTER de er nominert, slik at saksbehandler har mulighet til å slette ved eventuelle feil

Oppsett av epost Webapplikasjon – Tekster PASSORDEPOST_SUBJECT = New Password for Nomination PASSORDEPOST_BODY = You (or someone else) have requested that a new password be generated for your user at the Nomination application for (#1) Your password is (#2) Use this together with your email address to log on at (#3) Best Regards! Epost-avsender hentes fra appmodulegenskap PASSFROM. Default-verdi er Systemverdier.Smtp_Avsender_Default

Opptak Krever invitasjon – kun inviterte/nominerte kan se opptaket. Inviterte er de som har fått opprettet øvre del av Søknad samlebilde. De må selv søke aktuelle søknadsalternativ.

Søknad samlebilde Ved nominering opprettes det en forekomst i øvre del av Søknad samlebilde Søkeren må inn på SøknadsWeb for å fullføre søknaden Søker får kun se opptaksstudieprogram knyttet til den avtalen som vedkommende er nominert til og opptaksstudieprogram som ikke er knyttet til noen avtale. Info om avtalen blir automatisk registrert når søkeren blir nominert Søker får automatisk satt studentgrunnlag UTV

Søknad samlebilde Søknaden knyttes til avtaleid, som benyttes av FS159.001. Dersom det ikke er oppgitt noe her benyttes avtaleid fra opptaks-studie-programmet.

Opplasting av dokumenter Den som nominerer kan laste opp aktuelle dokumenter Dokumenttype Nomination blir satt

Nomination Link til demobase: https://jboss-test.uio.no/nomination/ Link til prodbase (kommer): https://fsweb.no/nomination/ En trenger ikke tvangskjøre

Oppgaver 2 Finn en utvekslingsavtale og registrer betingelser slik at avtalen er åpen nå og til høsten. Registrer deg som koordinator med din epostadresse. Logg deg inn i Nomination ved først å be om passord. Nominer noen studenter. Tips bruk din epostadresse+nom1@xxx.no

Innreisende studenter på gradsstudier (freemovers) Institusjonen kan sette opp en silingsprosess, slik at kun de som kommer igjennom den får mulighet til å søke Studenter kan søke til kvotestudier

Siling Søkere må gå gjennom et spørreskjema, og kun de som oppfyller kriteriene for å søke får lov til å registrere seg Institusjonene lager selv spørsmålene

Søkere uten norsk fnr kan registrere seg med epostadresse Når søkeren klikker på knappen ”Register international applicant” kommer søkeren inn i silingsprosessen

Silingsprossess – oppfyller kriteriene

Hvordan sette opp siling Spørreundersøkelse Spørreskjema Spørsmål med utfall

Siling Søkere må gå gjennom et spørreskjema, og kun de som oppfyller kriteriene for å søke får lov til å registrere seg Institusjonene lager selv spørsmålene Modulegenskaper UTLSIL og UTLSOK må være aktive

Spørreundersøkelse/Spørreskjema Type undersøkelse må være SILING

Spørreundersøkelse Må ha en fristdato for at den skal vises Må hete SILING Må ha J for Aktiv Må ha J for Anonyme svar

Spørreskjema Kan bestå av spørsmål og tekst, må sette inn rekkefølgenr for å presentere de i ønsket rekkefølge Kun ett spørsmål eller en tekst pr webside, men spørsmålet kan ha mange svaralternativer

Spørsmål Til hvert spørsmål knyttes svaralternativer På det enkelte svaralternativ sier en hva som skal skje med søkeren når det svaret velges

Spørsmål 2 Det må opprettes 3 spørreskjemaer med spørreundersøkelsestype UTFALL: UTFALL_VANLIG_SOKER UTFALL_KAN_SOKE UTFALL_IKKE_KRAV

Teksten Beskrivelse- kommer på websiden med reusltatet av spørreundersøkelsen

For å angi av søkeren skal gå videre i spørreundersøkelsen

SILING Svarene til de potensielle søkerne blir ikke lagret. Siste spørsmål må ha utfall UTFALL_KAN_SOKE Søkeren får da lov til å registrere seg som søker. Svarene til de potensielle søkerne blir ikke lagret.

Innlogging for utenlandske søkere Registrere opplysninger om navn, fødselsdato, kjønn,… Blir opprettet med fs-fiktivt fnr Søkere får tilsendt epost med passord som de må bruke ved innlogging

Modulvalg og modulegenskaper

Ny registrering

Kvitteringseposter til søkere uten norsk fnr Ved nyregistrering av søkere uten norsk fødselsnummer kommer epost med følgende tekstkoder: NR_SUBJ_BODY NR_BODY_NYREG Når søkere uten norsk fnr ber om å få tilsendt nytt passord benyttes følgende tekstkoder i eposten: PI_SUBJ_NYTTPWD PI_BODY_NYTTPWD

Tips ved testing Epostadressen er unik i FS og en kan derfor kun registrere en epostadresse Ved testing hvor en ønsker å teste med flere personer kan en for eksempel bruke: Epostadresse+test1@xxx.no Og så bruke test2, test3,…

Generelt i FS for alle søkergrupper Begrensninger i hvilke opptak en søker får se Dokumentopplasting

Dokumentopplasting Søkere gis mulighet til å laste opp dokumenter Det kan lastes opp tre typer dokumenter Vitnemål/karakterutskrifter Praksis Andre dokumenter Dokumentene lagres i personens dokumentarkiv i FS

Mine dokumenter

Opplasting

Dokumentopplasting Saksbehandlere kan sperre dokumenter for sletting når de blir tatt bruk i saksbehandlingen. Sperring kan gjøres i Søknad samlebilde og i dokumentarkivet De opplastede dokumentene er knyttet til personen og ikke til søknaden

Dokumenttype Dokumenttyper – kan styre hvilke grupper som skal vises KARVIT PRAKSIS ANNET

Tekster De fleste tekstene som vises i SøknadsWeb kommer fra tekstkodene og kan dermed endres ved behov NB! Husk at tekstene gjelder alle søkere i SøknadsWeb og ikke bare for utenlandske

Hvordan finne tekstkoder - 2 Bruk dette til å finne tekstkoden til det stedet hvor du ønsker å endre teksten Søk frem teksten i bildet WebApplikasjon – Tekster og endre teksten

Lykke til!