SvarUt i praksis Fagdager dokumentforvaltning 15. oktober 2015 Vanja Valjord Christensen

Agenda Hvordan komme i gang? Opplæringen In real life Gevinstene Mulighetene

Hvordan komme i gang?

Eksterne  Ta kontakt med leverandør av sak/arkivsystem  Tegne avtale med KS  Avklare printleverandør  Søknad til Skattedirektoratet for tilgang til folkeregister  Klargjøre din private elektroniske pålogging

SvarUt administrator  En veileder med step-by-step  Formulere et godt følgebrev

Sak- og arkivsystemet  Ta stilling til alternativene til printutskrift  A- eller B-post  Farger eller sort/hvitt-utskrifter  Ensidig eller tosidig  Brevmalene tilpasset elektronisk utsendelse?  Signatur: «Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur»  Rydde kontaktregisteret  Rutine ved hemmelig adresse

Testing  Testbruker fra KS SvarUt  Privatperson og bedrift  Fødselsnummer og organisasjonsnummer skrives  Gateadresse må være utfylt

Opplæringen  Forvaltningsloven og eForvaltningsforskriften  Gevinster  Mer fornøyde brukere – vi leverer bedre tjenester!  Redusere saksbehandlingstiden  Effektivisere saksbehandlingen  Rutiner ved ekspedering

In real life

I produksjon  Teknisk løsning ok! Veldig lite feil  Saksbehandlerne synes det er enkelt  Nytt for noen mottakere  God service fra KS SvarUt  Forsendelsesloggen er god

Gevinster  Forenkling for innbyggeren – vi leverer bedre tjenester!  Redusere saksbehandlingstiden  Effektivisere saksbehandlingen  Sparer porto  Sparer postombæring  Sparer miljøet  Sikker dokumentflyt

Hvor mange leser digital post?

Mulighetene  Masseutsendelser  Personsensitivt innhold  Sikker digital postkasse  Koble SvarUt til andre fagsystemer  Koble SvarUt til digitale automatiseringsprosesser

Transportør- beregner

Nyttige tips  Delta på brukermøtene  Knytt kontakter