Norges speiderforbund Medlemssystemet for Norges speiderforbund - Grunnleggende funksjoner.

Presentasjon om: "Norges speiderforbund Medlemssystemet for Norges speiderforbund - Grunnleggende funksjoner."— Utskrift av presentasjonen:

1 Norges speiderforbund Medlemssystemet for Norges speiderforbund - Grunnleggende funksjoner

2 Click to edit Master title style 2 Formålet med medlemssystemet er:  Å forenkle administrativt arbeid for grupper, kretser, korps og forbundskontoret  Å bedre datakvaliteten på medlemsopplysningene  Å samle all informasjon på ett sted, og dermed unngå ”skyggelister”  Å kunne gi god og målrettet informasjon til aktuelle målgrupper.  Å tilby en kommunikasjonsportal med mulighet for håndtering av arrangementer.

3 Click to edit Master title style 3 Organisasjonsstruktur i medlemssystemet  Forbund  SST, diverse forbundsroller, nettverk, direktemedlemmer, regioner med kretsene, korps  Region  Kretser, roller/tilganger, bl.a. regional kurskoordinator  Krets  Kretsstyre, grupper, direktemedlemmer  Korps  Korpsstyre, grupper, direktemedlemmer  Gruppe  Gruppeledelse, alle gruppemedlemmer, fakturaer, betalingsoversikt  Enhet  Enhetsledelse, førerpatrulje, patruljer  Medlem

4 Click to edit Master title style 4 For hvem?  Enkeltmedlemmer: Kan se og redigere ”Min side” med kontaktinformasjon, medlemskapsoversikt, roller og fakturaer, samt melde seg på til arrangementer. Kan ved behov få tildelt skrive- eller lesetilgang på ulike nivåer i systemet.  Gruppeledere: Ser sin gruppe med alle medlemmer, fakturaer, betalingsoversikter, roller og enheter, kan håndtere påmeldinger og hente ut rapporter.  Krets- og korpsledere: Ser alle grupper i kretsen/korpset, kan håndtere påmeldinger, redigere medlemskap og hente ut rapporter.  Forbundskontoret: Kan redigere all informasjon på alle nivåer, administrere økonomi, hente ut rapporter, håndtere arrangementer med mer.

5 Click to edit Master title style 5 ???????????????????????????????????? ? Hvordan kommer jeg i gang?

6 Click to edit Master title style 6 Innlogging  Last ned sikkerhetssertifikat i nettleseren:  Se www.speiding.no/medlemwww.speiding.no/medlem  Skaff passord:  Du trenger medlemsnummeret ditt og en e-postadresse registrert i medlemssystemet  Logg inn:  Medlemssystemet finner du på https://min.speiding.nohttps://min.speiding.no  Logg inn med medlemsnummer og passord.

7 Click to edit Master title style 7 Oversikt: Hovedfanene  Min side: Hvert enkelt medlem har en egen side hvor all personlig informasjon finnes og kan redigeres.  Organisasjon: Organisasjonsstruktur med alle organisasjonsnivåene.  Aktiviteter: Arrangementsmodulen med påmeldingsskjemaer og arrangementsinformasjon.  Rapportsenter: Medlemslister, påmeldingsrapporter og statistikk.  Administrasjon: Økonomi- og administrasjonsverktøy for forbundskontoret.

8 Click to edit Master title style 8 ???????????????????????????????????? ? Hvordan bruker jeg systemet?

9 Click to edit Master title style 9 Min side Rediger medlemsdata Rediger adresse Rediger medlemskap i hhv. gruppe og tropp - ikke enkeltmedlem. Legg til flere adresser Se mottatte fakturaer fra NSF Viser eventuelle roller knyttet til medlemskapet

10 Click to edit Master title style 10 Redigere medlemsdata Velge nyhetsbrev og Speideren Siste etternavn Fornavn mellomnavn Medlemsstatus! Sletter profilen permanent. Kun for administrator. Kontaktinformasjon Sett kryss for husstandsrabatt på medlemskontingenten.

11 Click to edit Master title style 11 Utmelding (slutte i speideren) Meld ut ved å endre medlemsstatus til Utmeldt. Det er ikke behov for andre registreringer.

12 Click to edit Master title style 12 Redigere adresser NB! Kun ferie og andre midlertidige omadresseringer. Brukes normalt ikke. Adresse. Start i adresselinje 1. Postnummer er obligatorisk for å få lagret. Poststed kommer automatisk.

13 Click to edit Master title style 13 Se mine fakturaer Trykk på forstørrelsesglasset for spesifisering av faktura. Last ned fakturaen som pdf. Spesifisering av faktura Viser alle medlemmets fakturaer for kontingenter og deltakeravgifter. Betalingsstatus

14 Click to edit Master title style 14 Organisasjon: Gruppe Gruppenummer og gruppenavn Redigere gruppeinformasjon og gruppekontingentsatser. Legg til gruppeadresse, ulike typer som for enkeltmedlemmer. Her vises gruppeledelsen. Foreløpig også tilganger og andre grupperoller. Slette enhet: Kryss blir synlig foran enheter uten medlemmer. Gruppefaner: Enheter Alle gruppemedlemmer Fakturaer Betalingsoversikt

15 Click to edit Master title style 15 Redigere gruppeadresser  Postadresse (Bostedsadr.): Gruppeinformasjon, post til gruppa  Besøksadresse: Speiderhuset, evt. kontoret  Regningsadresse: Fakturaer til gruppa  Redigeres likt for medlem, gruppe, krets, korps og forbund. Rediger eller slett adresse. Legg til ny adresse.

16 Click to edit Master title style 16 Alle gruppemedlemmer Melde inn nye medlemmer Last ned medlemsliste Rediger medlemsdata og medlemskap Melde inn eksisterende medlemmer

17 Click to edit Master title style 17 Innmelding: Registrere nytt medlem 1. Skriv inn navn og e-postadresse. Velkomst sendes automatisk 2. Legg inn kjønn, fødselsdato, kontaktinformasjon med mer. 3. Legg inn adresse. 5. Godkjenn (ikke nødvendig for gruppe). Opprette nytt medlem i samme gruppe. 4. Oppdater med F5 eller pil. 2. 1. 3. 4. 5.

18 Click to edit Master title style 18  Nyinnmelding kontra reinnmelding  Sjekk for tidligere/andre medlemskap  Reinnmelding brukes ved:  Innhenting av tidligere medlem i gruppa  Innmelding av dem som allerede har et medlemskap i en annen gruppe (ikke mulig med gruppetilgang)  Bytting av gruppe (ikke mulig med gruppetilgang)  Legge til grupperolle på et eksisterende medlem.

19 Click to edit Master title style 19 Redigere roller, tilganger, medlemskap og gruppekontingentsats for enkeltmedlem Legg til enhetsroller på medlemmet Merk rolle og bruk pilene. Legg til grupperoller og gruppetilganger på medlemmet Medlemsdata, som på Min side. Legg til, fjern eller bytt patruljetilhørighet. Bytte/fjerne enhetstilhørighet. Rediger gruppekontingentsats. For utmelding av denne gruppa. NB! Ikke ut av speideren. Ved gruppebytte eller dobbeltmedlemskap.

20 Click to edit Master title style 20 ”Meld ut” av medlemskap  Meld ut av enhet:  Ved overgang fra medlem av enhet til direkte medlem i gruppa.  Meld ut av gruppe (ikke av Norges speiderforbund):  Brukes ved gruppebytte: Meld ut av gruppa her, og hent medlemmet inn i den nye gruppa.  Ved dobbeltmedlemskap: Hvis medlemmet skal meldes ut av én gruppe, men fortsatt skal være medlem et annet sted, skal det meldes ut her.  Ved utmelding av eneste medlemskap her, vil medlemmet fortsatt ha status ”Aktiv”, og vil ikke kunne hentes inn igjen i den opprinnelige gruppa ved reinnmelding. Legg til, fjern eller bytt enhetstilhørighet. Fjerne gruppetilhørighet.

21 Click to edit Master title style 21 Enheter  Opprette enhet  Koloni  Flokk  Tropp  Roverlag  Annet Trykk på ”+” for å opprette enhet. Velg type enhet.  Skriv inn navn på enheten.  Søk opp enhetsleder. Legg inn alder: Informasjonsfelt som vises i parentes etter enhetsnavnet.

22 Click to edit Master title style 22 Enhet – ledere, førerpatrulje, patruljer Rediger medlemskap Rediger enhet

23 Click to edit Master title style 23 Gruppas fakturaer  Spesifisert faktura (trykk på forstørrelsesglasset)  Fakturaen som pdf (last ned på pdf-ikon) Spesifisering av faktura Viser alle gruppas fakturaer for kontingenter og deltakeravgifter. Betalingsstatus Trykk på forstørrelsesglasset for spesifisering av faktura. Last ned fakturaen som pdf.

24 Click to edit Master title style 24 Redigere gruppe  Redigere kontaktinformasjon om gruppa  Redigere gruppekontingent Redigere gruppas kontaktinformasjon. Redigere gruppenavn, gruppenummer, organisasjonsnummer, gruppeleder, status og krets- og korpstilknytning.  Ulik tilgang til feltene. Se kontingentsatser for forbund og krets. (Korpskontingent er 30 % av forbundskontingenten.) Unntak fra gruppekontingenten Standard gruppekontingentsatser

25 Click to edit Master title style 25 Gruppekontingent  Se og redigere gruppekontingentsatser Legg inn  årskontingent (gjelder fra datoen den legges inn)  halvårskontingent (gjelder fra 18. august) og  husstandsrabatt i prosent.

26 Click to edit Master title style 26 Betalingsoversikt – kontingent  Viser alle innbetalinger av kontingent i valgt år. Betalingsoversikt for gruppekontingent. Totalbeløp for innbetalte gruppekontingenter Velg årstall. Totalbeløp på gruppemedlemmenes betalte kontingentfakturaer Link direkte til medlemmets side: Trykk på navnet.

27 Click to edit Master title style 27 Organisasjon: Krets/korps Redigere kretsinformasjon Rediger/slett adresse Direktemedlemmer i kretsen.  Trykk + for å legge til nye medlemmer/roller. Gruppas status Antall enheter Antall medlemmer Gruppenummer og gruppenavn. Legg til ny adresse Grupper i kretsen  Trykk + for å legge til nye grupper. Kretsleder, kretsstyre, roller på kretsnivå.  Likt for krets og korps.  Visningen blir endret.

28 28 Organisasjon: Region  Ikke et formelt organisasjonsledd, men brukes til oppfølging av ledertrening.  Tilgangsnivå i medlemssystemet.  Roller i regionen.  Det er ikke medlemmer på regionsnivå. Trykk + for å legge til roller på regionsnivå.

29 Click to edit Master title style 29 Organisasjon: Norges speiderforbund – organisasjonstrestruktur  Organisasjonstre: Viser de delene av organisasjonen du har tilgang til.  Viser oppsummering av gruppe, enheter osv og teller medlemmer.  NB! Her er det noen problemer med oppdateringer. Bruk primært gruppas/kretsens side.

30 Click to edit Master title style 30 Oversiktsside for Norges speiderforbund  Kontaktinfo NSF  Direktemedlemmer  Regioner  Kretser  Grupper  Korps  Direktegrupper  Roller i forbundet Personer med roller og tilganger på forbundsnivå.

31 Click to edit Master title style 31 Søk og søketips  Søkefelt øverst til høyre  Søk på medlemsnummer, navn, gruppe og krets.  Tips:  Søk med %  Eks. ”fornavn% etternavn” (hvis ukjent mellomnavn)  Søk med ”g:” for gruppe, ”k:” for krets, ”m:” for medlem og ”p:” eller ”a:” for prosjekt/aktivitet.  Eks. ”m:petter pettersen”  Søk i Firefox: Merk nederste, grå kantlinje, trykk Ctrl F, og du får opp et søkefelt der du kan søke i alt på den siden du ser.

32 Click to edit Master title style 32 Snarveier  Snarveier og stjernemerking av sider i medlemssystemet.  Slik lager du snarveier. Eksisterende snarveier. Lag snarvei:  Trykk på stjernen for å lage snarvei til den siden du har åpen.  Skriv evt. inn et nytt navn og trykk ok. Snarveiene vises slik i en liste. Trykk på linken for å gå direkte til side.

33 Click to edit Master title style 33 Aktiviteter: Oversikt over aktive arrangementer Her kan du opprette et nytt arrangement Gå til påmelding. Gå til prosjekt.

34 Click to edit Master title style 34 Prosjektside – eksisterende prosjekt Her kan administrasjonen redigere arrangementet

35 Click to edit Master title style 35 Påmelding på vegne av enkeltmedlem eller gruppe Vis/rediger påmelding for et medlem. (Søk på navn eller medlemsnr. Vis eller endre påmelding for gruppe. (Legg inn gruppenummer)

36 Click to edit Master title style 36 Oversiktsside for gruppas påmeldinger til et arrangement Meld på deg selv.

37 Click to edit Master title style 37 Gruppepåmelding – et eksempel Meld på Meld av Legg inn gruppenummer for å melde på eller se påmelding.

38 Click to edit Master title style 38 Enkeltpåmelding – et eksempel Bekreftelse på registrert søknad/påmelding Viser at medlemmet er påmeldt, med mulighet for avmelding. Registrer påmelding til slutt.

39 Click to edit Master title style 39 Rapportsenter  Medlem: Medlemslister for gruppe (velge betalingsstatus/år), krets, korps, medlemslister per en valgt dato, hente statistikk.  Grupper: Aktive grupper, inaktive grupper.  Økonomi: Antall betalende medlemmer, betalinger per prosjekt.  Prosjekter: Påmeldte grupper, aktivitetsvalg (haikerute e.l.), enkeltpersoner påmeldt via spørreskjema, navneliste på deltakere.

40 Click to edit Master title style 40 Eksempel: Medlemsliste per dato

41 Click to edit Master title style 41 Prosjektrapporter: Påmelding  Påmeldingsrapporter:  Påmeldte grupper  Aktivitetsvalg (eks. haik)  Enkeltpåmeldinger  Navneliste for gruppepåmelding

42 Click to edit Master title style 42 Hva kommer? Mange muligheter! Hva trenger vi? Hva ønsker vi? Kan være forskjellig fra gruppe til gruppe og krets til krets. Vi har fått tilbakemeldinger og sitter på ulik speidererfaring på forbundskontoret som vi tar med oss i planlegging av videre utvikling. I tillegg gir samarbeid med andre speiderforbund innspill og nye perspektiver.  E-postutsendelser til grupper  Bedre visningssider for krets, korps og forbund  Registrering av gjennomførte kurs, treningsprogrammet, politiattest…  Bedre rapportsenter/statistikkmuligheter  Forbedret foresatteinformasjon  Redigeringsverktøy for gruppeadministrasjon  Oppmøteskjema?  Levering av årsrapportskjema?  Arrangementsmodul med påmelding på gruppe-, krets- og korpsnivå?  Bestillinger?

43 Click to edit Master title style 43 Hvor får jeg informasjon?  Informasjon om funksjoner, feilmeldinger, blogg, brukerveiledninger: www.speiding.no/medlemwww.speiding.no/medlem  Medlemssystemet: https://min.speiding.nohttps://min.speiding.no  Spørsmål, tilbakemeldinger, feilmeldinger? Kontakt forbundskontoret på  nsf@speiding.no nsf@speiding.no  hjelp@speiding.no hjelp@speiding.no  22 99 22 30

44 Norges speiderforbund Lykke til!