Regler for ”regnskap og økonomi”

Presentasjon om: "Regler for ”regnskap og økonomi”"— Utskrift av presentasjonen:

1 Regler for ”regnskap og økonomi”
Fra privatskoleloven og økonomiforskriften Fra VO-loven kap 4 og forskrift til denne Forkurs på skolelederkonferansen for nye skoleledere og styremedlemmer i KFF-skoler Torgeir Flateby KFF

2 Mye stoff her. Om PSL og VO-lov
Innholdet i foilene nedenfor finnes i alt vesentlig grad i heftet: Introduksjon til styrearbeid i kristne skoler. Les mer i lover og forskrifter Ikke alle foilene blir gjennomgått i dag, men de viktigste på den tiden vi har Mange steder nedenfor henvises til privatskoleloven med forskrift. Nøyaktig samme formuleringer finnes i VO-loven kap 4 §§17-26 og forskrift til denne uten at det alltid er angitt. Ved avvik er det påpekt

3 Innledning Det er et viktig premiss privatskoleloven i at ”alle offentlege tilskot og skolepengar skal kome elevane til gode” PSL §6-3 Dette er også et hovedanliggende økonomiforskriften Økonomiforskriften Samme i VO-loven (VOL § 23 ledd 1) om diverse/kap 4-skoler og forskriften til denne Først ser vi på noen forutsetninger fra privatskoleloven (PSL) og altså VO-loven som har betydning på økonomiområdet

4 Registrering i Enhetsregisteret
PSL krever at skolene skal registreres i enhetsregisteret, jfr PSL § 2-2 og VOL § 24 Det følger av lovforarbeidene at skolen skal være et eget rettssubjekt. Dette kravet gjelder skoledriften, men kan inkl skolebygget. Viktig med oversiktlighet og entydighet i rettssubjektet, p.g.a. eksempelvis økonomi Ikke lov å fatte bindende vedtak om skolen i andre rettsubjekt…

5 Krav til verksemda til skolen,
Skolen kan etter PSL §2-2,” ikkje drive anna verksemd enn skole i samsvar med denne lova ” Samme i lov og forskrift for diverse skoler under voksenopplæringsloven VOL §24 Det er noen unntak fra ”annen virksomhet”:

6 Faste unntak fra annen virksomhet

7 Søke unntak fra annen virksomhet
Dep kan gjere unntak fra forbudet mot annen virksomhet ”for verksemd som er nært knytt til skoleverksemda og som utgjer en mindre del av den totale verksemda”

8 Streng praksis PSL § 2-2 (VOL §24)begrenser skolen til ren friskoledrift Man må drive innen den spesifikke godkjenning som frittstående grunnskole, vg skole, kap 4-skole VO-loven F. eks: Alle programfag i vg må være godkjent. Utvidelser av timetall i forhold til godkjent plan Ikke tilstrekkelig at man driver opplæring og kurs innen det skolen kan. Ikke for mange elever. Elever ut over godkjent elevtall kan føre til at statstilskudd trekkes (skolen nedlegges) Ulovlige elever i vg skole. Må forholde seg til rettseleven og sjekke dette ved inntak Ikke lov med elever med fullt tilskudd fra andre kilder… F.eks Elev dekket fullt ut fra A-etat, Trygdeetaten Egenbetalings kurselever på kurs som skal gi inntekt

9 Streng praksis 2 Drive innen godkjenning, godkjente fag og riktige elever. Også ”godkjente aktiviteter” som godkj skole På en rekke områder er det avklart hva som gjelder (Jmfr brev: Søknad om annen virksomhet m.m. etter friskoleloven Udir 27/ ) Delt i 3: 1. lovlig, 2. unntak, 3. forbudt eller må skilles ut i egne rettssubjekt

10 1. Virksomhet man ikke trenger å søke om
Lovlig innenfor skoledriften Virksomhet som er hensiktsmessig for å nå de angitte mål i læreplan. Forutsetningen er at skolen er godkjent for den aktuelle studieretningen. Kantine for skolens egne elever, som er drevet av elevene/skolen. Utleie av skolens lokaler når lokalene ikke er i bruk, eller utleie til kantine for elever og lærere. Utleie - ikke til hinder for skolevirksomheten. Det samme gjelder for utleie av internat Praksisopplæring, f. eks deltakelse i lærerut-danningen, ta imot lærlinger innen barne- og ungdomsarbeiderfaget. Andre fag godkjent etterpå Deltakelse i offentlig initierte tiltak som f. eks kampanjer.

11 Forskjellige avdelinger i rettssubjektet skole
”Skoledriften” er eneste tilskuddberettigede og til-skuddsbruker. Den kan inneholde hvite avd Rettsubjektet skole kan inneholde alle de blå

12 2. Virksomhet det må søkes godkj. for
”Dep. kan gjere unntak fra 1. punktum for verksemd som er nært knytt til skoleverksemda og som utgjer en mindre del av den totale verksemda”, PSL § 2-2 ledd 2. Jmfr VOL§ 24 Slik annen virksomhet innenfor skolen må det søkes unntak eller godkjenning for.

13 3. Annen virksomhet som det må opprettes et eget rettssubjekt for
”Er ulovlig” innenfor rettssubjektet: Skyss til og fra skolen (Skolepenger kan ikke brukes til skyss) Kurstilbud for utenforstående (Søk likevel eller få avt m fylkesm. hvis saken er liten) Utleie av personell/deling av personell uten-for skolen. (Søk likevel hvis saken er liten) Barnehager Kurs under fagskoleloven, lov om universiteter og høyskoler, folkehøyskoleloven

14 Likevel lovlig innenfor rettsubjektet
Jmfr godkjente saker i U-dir møte 9 jan -08 og 14/ Om skolesamarbeid Kan privateide skoler som har behov for enkelte ”skolekontorfunksjoner”. som de ikke ønsker å opprette egne selskap for, heller dele arbeidet med andre skoler, dvs. samarb uten å måtte søke om godkj. av ”annen virksomhet”? Hva med f eks samarb om markedsføring, og drift av data..? Kan aksepteres uten særskilt søknad, men innen visse rammer. Det må vurderes om samarbeidet er en liten eller stor del av skoledriften. Til sammenligning vises det til at annen virksomhet, jfr. Privatskolelovens § 2-2 i utgangspunktet kan utgjøre 5% av driften etter søknad. Utleie av arbeidskraft er ikke tillatt. Må gå klart frem hvilke enheter som inngår og kun godkjente skoler, eks. kjøp av spesialkompetanse. Det finnes noen begrensninger – Udir. bør kontaktes i tvilstilfelle.

15 Begrunnelser for den smale forståelse
Selvstendig enhetsregistrering og tydelige krav om at annen virksomhet ikke skal drives i rettsubjektet (Psl § 2-2) : For å hindre sammenblanding med eiers eventuelle øvrige virksomhet, må skolen organiseres som et eget rettssubjekt som kan registreres i Enhetsregisteret eller i tilsvarende register Formålet med bestemmelsen er å få en klar identifisering av skolen og en oversikt over dens styre og andre registrerte nøkkelopplysninger At man vil hindre at det skjer en fellesforvaltning av det offentlige tilskuddet innenfor et rettsubjekt som driver flere typer virksomheter… M.a.o sikre det som skal komme elevene til gode

16 Statstilskudd og skolepenger PSL §6,1-2, VOL 23
Kort oppsummering om statstilskudd Skolar som får statstilskot (ikke 100% skole-ne), kan krevje inn skolepengar. Styret fastset storleiken på skolepengane. Skolepengane kan utgjere inntil 15 % (25 %) av tilskotsgrunn-laget, med eit beløp fastsett av departementet i tillegg for dekning av utgifter til husleige/kapitalkostnader. Pt 3700,- i grunn og 4500 i vg. Departementet kan i særskilde tilfelle gjere tidsavgrensa unntak frå kravet. Grunnskolar og vg skolar kan ikkje krevje noka form for betaling frå elevar eller foreldre utover det som følgjer av denne føresegna (gratisprinsippet).  

17 PSL § 6-2 forts. Vidaregåande skolar kan ikkje krevje noka form for betaling for opplæringa frå elevar eller forel-dre utover det som følgjer av denne føresegna. Skolen har ansvaret for å halde elevane med nødvendige trykte og digitale læremiddel og digitalt utstyr. Elevane kan ikkje påleggjast å dekkje nokon del av utgiftene til dette utover det som følgjer av forskrift. Skolen kan påleggje elevane å halde seg med anna individuelt utstyr som opplæringa til vanleg gjer det nødvendig å ha. Departementet kan gi nærmare forskrifter.

18 Om gratisprinsippet Kun skolepenger, ingen annen betaling
Alle utgifter til ekskursjoner, leirskole, turer og lignende må bakes inn i skolepengene. Mye fokus på at gratisprinsippet håndheves. I forbindelse med skoleturer, ekskursjoner o l er det vanskeligst å gjennomføre gratisprinsippet. Dette gjelder både i private skoler og i offentlige skoler. Viktig likevel. Det er tillatt for elever og foreldre å gi gaver og å delta ved frivillige dugnader for å fremskaffe f eks turpenger, men reell frivillighet Bibelskolene under VO-loven en oppmykning!! Skoleturer kjent og priset på søketidspunkt ok 18

19 Over til Økonomiforskriften
Forskrift om budsjett, rekneskap, kontroll og revisjon for skolar med rett til statstilskott etter privatskolelova

20 Bibelskolene egen forskrift
Forskrift om diverse skoler etter voksenopplærings-loven kap. 4 Teksten nesten likelydende Kapittel 5 i denne handler om: Budsjett, regnskap, kontroll og revisjon

21 Formålet med de 2 forskriftene
”Forskrifta skal vere med og sikre at grunnlaget for tilskot til den enkelte skolen er korrekt, og at skolane bruker det offentlege tilskotet og skolepengane i samsvar med privatskolelova og føresetnadene for godkjenninga” (§1 ledd 2) ”Grunnlaget” for utbetaling av tilskudd er særlig elevregistreringene, elevtellingene og krav til disse Brukes ”i samsvar med føresetnadene” handler særlig om regnskapskrav og dokumentasjon om at godkjenning og læreplaner følges

22 ØF § 2 og (tilsv i VO) Krav til budsjett
Viktigst ved søknad om ny skole eller søknad om driftsendringer Budsjett likevel viktig alle år Krav også om i ledd 2 i budsjettet for alle sidevirksomheter Kravene oppgitt Realistisk budsjett Om Gaver Ikke dugnadsarbeid som inntekt (at ikke utgift ok) Om husleieavtale Fordeling av fellesutgifter på de forskj avdelinger Nytt budsjett 22

23 Regnskap ØF § 3-4 Alle skolar som driv verksemd etter privatskolelova, skal føre rekneskap, §3. Rekneskapsføringa skal følgje rekneskapsloven og bokføringsloven. Kontoplanen skal byggje på Norsk Standard 4102 med eigne konti for skolepengar og statstilskot. Alle transaksjonar som gjeld skoledrifta etter privatskolelova, skal førast i rekneskapen. Rekneskapen skal ikkje innehalde transaksjonar som ikkje vedkjem skoledrifta, jf. privatskolelova § 2-2 første ledd første punktum.

24 Unntak i rettssubjektets regnskap
Rekneskapen kan likevel innehalde kostnader og inntekter knytte til SFO, Internat mm Skoledrifta etter privatskolelova skal førast på eiga avdeling. Felles regnskap med større virksomhet er ikke lov. Skolebygg kan føres hvis de er inkl i rettssubjektet. Hvis husleie; maks markedsleie Ein rekneskap som blir ført med bruk av fleire avdelingar, skal vise interne transaksjonar. Desse transaksjonane skal vere tilfredsstillande dokumentert. Ved flere avd må det være egne både inntekts- og kostnadssteder og interne transaksj må vises 24

25 Alle offentlege tilskot og skolepengar skal kome elevane til gode, psl § 6-3 V0 §23
Dette inneber mellom anna at skolen ikkje kan: a)gi utbytte eller på annan måte overføre over-skot til eigarane eller deira nærståande, verken når skolen er i drift eller om drifta blir nedlagd b)pådra seg kostnader i form av leigeutgifter for eigedom eller lokale som tilhører skolens eigarar eller deira nærståande eller på anna måte pådra seg kostnader som kan innebere at alle offentlege tilskot eller eigendelar frå elevane ikkje kjem elevane til gode.” Kommentar: Regnskapet må da føres på en slik måte at dette avkreftes. Jmfr også Markedspris

26 Til kommentaren om § 4 2. ledd. Fellesutgifter. Dokumentasjon av fordelingen. Fordelingsnøkkel Eksempler: Adm kostnader, vaktmester, strøm, husleie I utgp må alt fordeles. Rektorlønn? 26

27 Forskjellige avdelinger i rettssubjektet skole
”Skoledriften” er eneste tilskuddberettigede og til-skuddsbruker. Den kan inneholde de hvite avd Rettsubjektet skole kan inneholde alle de blå avd 27

28 Noter til regnskapet Særskilte krav til rekneskapen, §4.
I tillegg til dei krava rekneskapsloven stiller til rekneskapsføringa, skal det ved note til årsrekneskapen givast særskilde opplysningar om følgjande: a)Spesifisering av offentlege finansierings-kjelder. Spesifiseringa må vise kven som har ytt midlane og formålet med ytinga. b)Skolepengesatsane. c)Kva formål investeringsfondet, jf. kapittel 5, skal nyttast til, og korleis grunnlaget for fondsavsetning er rekna ut.

29 Hva betyr 15/25 % i skolepenger?
Rabatt skolepenger Spørsmål til U-dir om skolene i sin beregning av maksimumsbeløp for skolepenger kan ta hensyn til at det gis søskenmoderasjon, enkelte tap o.a. U-dir har i møte med privatskoleorganisasjonene svart at når en skole gir søskenmoderasjon, så er det summen av skolepengene som ikke skal overstige 15 % av det samlede tilskuddsgrunnlaget . 29

30 Noter fortsettes Dersom skolen har brukt av fondsmidlane, skal det stå kva midlane er brukte til i note til rekneskapen. Dersom skolen vil bruke fondsmidlane til eit anna investeringsformål knytt til skoledrifta enn det som opphavleg var vedteke, skal dette omtalast i note.        Driv skolen anna verksemd etter privatskole-lova § 2-2 første ledd andre og tredje punktum, og VO §24, skal det ved note til årsrekneskapen givast særskilt opplysning om avdelingsvis fordeling av fellesutgifter.

31 Forskjellige avdelinger i rettssubjektet skole
”Skoledriften” er eneste tilskuddberettigede og til-skuddsbruker. Den kan inneholde de hvite avd Rettsubjektet skole kan inneholde alle de blå avd 31

32 Bruk av statstilskudd Statstilskot og skolepengar frå elevane skal nyttast til å gi opplæring i samsvar med godkjenninga etter privatskolelova. Statstilskotet og skolepengane skal brukast det året tilskotet blir gjeve eller skolepengane kravd inn. Statstilskotet kan likevel disponerast etter reglane i kapittel 4 og 5 som er ØF §7-12. For mykje utbetalt statstilskot skal betalast attende til Utdanningsdirektoratet

33 Lovlig ”fonds”oppbygging. Krav. ØF 7-11
Lovlig å overføre et overskudd på 10 % av statstilskuddet til neste år. FIFU-prinsippet. Jmfr kommentar § 7 ledd 1. Periodisering. Avsetn en slags gjeld fra forrige år til neste Lov å avsette i et investeringsfond på inntil 15 % av statstilskudd hvert år til klare investeringsformål Forutsatt at eleven har fått sin rett Forutsatt dette kommer elevene til gode Andre overskudd av tilskudd er dermed ikke tillatt ! Regnskapsfolk må kjenne denne regel, ikke bare vanlige regler Overskudd som kan dokumenteres kommer av gaver, gammel opparbeidet kapital, inntekter på utleie o.l. er noe annet

34 Investeringsfondet Nyttes til framtidige investeringer med levetid på minst 3 år Vedtak om formål inkludert tidsperspektiv Flere fonds med litt ulike formål mulig. Settes på konto i bank Styret disponerer fondet, kan ikke delegere I særskilte tilfelle til driftsmidler Ved nedleggelse tilfaller midlene U-dir I særskilte tilfeller kan det nyttes til annen skolevirksomhet etter privatskoleloven

35 Innsending uoppfordret
Årsrekneskap, årsmelding(, jf. rekneskapsloven § 3-1,) og revisjonsmelding skal sendast utan oppmoding til utdanningsdirektoratet innan 1. juni året etter rekne-skapsåret Alle skoler skal sende regnskap til Regnskapsre-gisteret i Brønnøysund RL § 8-2 (innen 1. august) (straffegebyr)

36 Statstilskudd og elevtelling ØF §13-15
Grunnlaget for å rekne ut statstilskotet er talet på heilårselevar som faktisk har følgt opplæringa, jf. § 15 første ledd. I grunnskolar kan det berre givast tilskot til heilårselevar. Heilårselevar i grunnskolar er elevar som minst har eit årstimetal som svarar til det årstimetalet som gjeld for offentlege grunnskolar.

37 Heltids- og deltidselever
Heilårselevar i vidaregåande skolar som er godkjende etter privatskolelova § 2-1, er elevar som minst har eit årstimetal som svarer til det årstimetalet som gjeld for tilsvarande offentlege vidaregåande programområde. For deltidselevar må det gjerast ei omrekning til heilårselevar i høve til årstimetalet til programområdet/kurset. For deltidskurs må det gjerast ei omrekning til heilårselevar i høve til kor mange årstimar kurset har. Omrekning av deltidselevar til heiltidselevar skal vere dokumentert av den enkelte skolen. Dokumentasjonen skal vise omrekninga for kvar enkelt elev.

38 Vo-skoler Forskrift § 16 elevtelling
Grunnlaget for å regne ut statstilskuddet er tallet på helårselever som faktisk har fulgt opplæringen, jf. § 18 første ledd.  Helårselever er elever som følger hele årskurs. Hele årskurs er kurs som minst svarer til årstimetallet i yrkesfaglige utdanningsprogram i den offentlige videregående skolen, dersom ikke Utdanningsdirektoratet fastsetter at årstimetallet minst skal tilsvare årstimetallet i studieforberedende utdanningsprogram.  For deltidselever må det gjøres en omregning til helårselever i for-hold til årstimetallet til kurset. For deltidskurs må det gjøres en om-regning til helårselever i forhold til hvor mange årstimer kurset har. Omregning av deltidselever til heltidselever skal være dokumentert av den enkelte skolen. Dokumentasjonen skal vise omregningen for hver enkelt elev.

39 Statstilskudd elevtelling
Grunnskolar skal rapportere det faktiske elevtalet per 1. oktober kvart skoleår til Utdanningsdir. Vidaregåande skolar skal rapportere det faktiske elevtalet per 1. oktober og 1. april kvart skoleår til u-dir. I vidaregåande skolar kan fråvær utover 20 skoledagar i løpet av eit skoleår ikkje godtakast, jf. § 15 andre ledd. Dispensasjonsadg fra dep. Legg arbeid i dispensasjonssøknader. Taushetsplikten ”gjelder ikke” ovf U-dir

40 Statstilskudd elevtelling
Dersom ein elev ved ein vidaregåande skole per 1. oktober eller 1. april har fråvær utover 20 skoledagar, jf. § 13 sjette og sjuande ledd, skal eleven ikkje reknast for å ha følgt opplæringa

41 Tillegg: 20 dg ble 20 dg pluss 14 dg=34 dg
14 dg ”helse- og velferdsgrunner”. Det kan være fravær for å gå til legekontroll og helseundersøkelser av alle slag, tannlege-timer, sesjon, begravelser, bryllup, store jubileer i nær familie og med nødvendig reise til disse. Helsegrunner kan også være sykdom. Her kan sykdom uten legeattest inngå, men det må være annen dokumentasjon som f.eks egenmelding fra eleven selv. Det er rektor som avgjør og godkjenner dokumentasjonen for de 14 dagene innenfor regelverket. Må føres i fraværssystemet 41

42 Styret har ansvar for forsvarlig økonomi og regnskapsforvaltning
Fra PSL § 5-2 f og VOL § 24 I en tilsynsrapport i 2011 skriver U-dir: Skolen forutsettes å ha et administrativt system som synliggjør hvordan styret har sørget for arbeidsfordeling knyttet til økonomiforvaltning, herunder rutiner ved anskaffelser Instrukser, delegasjoner og rutiner må være robuste, skriftlige, etterprøvbare, vise at de gjennomføres i praksis, revideres jevnlig

43 Forsvarlig økonomiforvaltning
Instruksene, rutinene mv. frihet til skolen og lokale forhold, men må vise: hvilke oppgaver som skal utføres, når de skal utføres, samt hvem som har ansvaret for at oppgavene utføres Klarhet med hensyn til kravene til kommuni-kasjon, informasjon, rapportering, oppfølg-ing og samhandling mellom styret og daglig leder/rektor og andre i skolens administra-sjon som er tildelt oppgaver innenfor økonomi- og regnskapsforvaltningen

44 Styret har ansvar for elevregistreringen
Elevene må følge undervisningen på tel-letidspunktet og det må dokumenteres Styret skal syte for at skolen har eit tilfredsstillande administrativt system for registrering av frammøte og fråvær, at registreringa er à jour og at dokumentasjonen er tilgjengeleg for revisor og fylkesmannen

45 Revisjon ØF 16-18 Skolen må ha Statsautorisert eller registrert revisor Revisor skal i tillegg til regnskaps-revisjon, stadfeste kontrollere dokumentasjonen på godkjent elevtall Styret pliktar å gjere revisor kjend med privatskolelova, for- skrifter gitt med heimel i lova og føresetnadene for godkjenninga (§17)

46 Fullmakt til innsyn ØF § 19
Departementet (inkl U-dir,Fylkesmannen) og Riksrevisjonen kan kreve å se regnskaps-vedlegg og annet som underbygger årsoppgjøret og grunnlaget for tildeling av tilskudd. F.eks kontrakter, fraværs- og eksamensprotokoller og spesifisert hovedbok over betalte skolepenger. Dokumentasjon skal foreligge ved besøk Dokumentasjon skal tas vare på i 10 år ”Styret er ansvarleg for at skulen har tilstrekkelig dokumentasjon for at privatskolelova, forskrifter gitt med heimel i lova og føresetnadene for godkjenninga er fylgde. ”

47 Reaksjoner på brudd. Fra PSL § 7-2a
  Dersom det blir oppdaga forhold i strid med denne lova, i strid med forskrifter gitt med heimel i lova eller i strid med føresetnadene for godkjenninga, kan departementet gi pålegg om å rette på forholda.        Departementet kan halde attende tilskotet eller dra godkjenninga attende dersom vilkåra i denne lova, vilkår i forskrifter gitt med heimel i lova eller føresetnadene for godkjenninga ikkje blir fylte. ( Forkl: ØF § 12, ledd 3: U-dir avgjer om vedtak er i strid med…)

48 Tilbakebetaling - Nedleggelse
Fra PSL § 7-2a forts Departementet kan òg krevje attende for mykje utbetalt tilskot, og tilskotsmidlar som er brukte i strid med denne lova, i strid med forskrifter gitt med heimel i lova eller i strid med føresetnadene for godkjenninga. Første og andre ledd gjeld også dersom det er oppdaga forhold i strid med andre lover og forskrifter, og forholdet svekker tilliten til skolen.