Aksesjon / mottak 10.04.2018 Susan Matland.

Presentasjon om: "Aksesjon / mottak 10.04.2018 Susan Matland."— Utskrift av presentasjonen:

1 Aksesjon / mottak Susan Matland

2 Agenda Velkommen Aksesjon / mottak hva er det? Rutiner ved museene
Har man flere rutiner ved ett museum? Tilpassing av spectrum Minimumskravene, dekker de alt? Flytskjema, kan vi forenkle?

3 Oppdraget Rutiner for Aksesjon / mottak
Dvs hvilke prinsipper skal ligge til grunn for å si ja eller nei til å ta i mot

4 -små samlinger. Mynt. Etno.
Hva kjennetegner på en mottak Hva Hvorfor Hvordan – arkeo. tar i mot i første omgang (faglig vurdering) skal det inn eller skal kasseres, leveres tilbake (lovverket). -små samlinger. Mynt. Etno. Kultur/natur inn til utstilling, studenter (referansearbeid) Natur – uansett kan si nei.

5 Aksesjon / mottak rutiner ved museene
Passer Spectrum?

6 Minimumsstandard Prosedyren for mottak av objekter skal sørge for:
• at betingelsene for å ta i mot objektene blir avklart og vurderes opp mott museets innsamlingspolitikk • at mottaket begrunnes • at museet avklarer ansvaret som følger av å ta imot objektene • at det skapes et grunnlag for videre beslutninger om objektets framtid i museet  • at det juridiske eierskapet avklares dersom objektet skal erverves Betingelsene for overdragelse til museet klargjøres. • at tidligere eier, eller den som leverer inn objektet, får en kvittering Ved gave skal giver motta et overdragelsesbrev der det blant annet kommer fram at en overdragelse til museet innebærer en overdragelse til offentligheten, og at giver dermed gir avkall på evt. økonomiske rettigheter.

7 • at museet kan gjøre rede for alle objektene det overtar ansvaret for
• Kopi av overdragelsesbrev arkiveres/tas vare på at museet legger til rette for at objektene kan returneres til eier eller utlåner som avtalt at det blir satt en dato for eventuell tilbakelevering eller fornying av avtalen • at museet gir objektene, eller grupper av objekter som hører sammen, unik identifikasjon • at museet kan gjøre rede for alle objektene det overtar ansvaret for  • at objekter og tilhørende dokumentasjon kan kontrolleres og sammenholdes med eventuelle avtaler, inventarlister og annen dokumentasjon • at kjerneinformasjon om objektet blir registrert, med tanke på senere utfyllende dokumentasjon I tillegg bør det tenkes på at: Prosedyren for mottak skal ivareta følgende: Sørge for at nye aksesjoner ikke medfører inntak og spredning av uønsket biologisk materiale. Dersom nødvendig, skal objektet plasseres i karantene etter flytting. Origin: region, village, socio-cultural or ethnic group, etc. If the object was purchased, retain the receipt place it, or a copy, in the object file or with the catalogue sheet. 

8 Asksesjon Minimum requirement
Why this is important You only acquire objects in line with your agreed policy and applicable laws, treaties and codes of practice. Your collecting activity is ethical and serves your museum’s mission. Objects are not acquired at the whim of individuals. You have written evidence that the undisputed owners of acquired objects have transferred title to your museum. You can prove legal ownership of your collections. You do not acquire heirlooms whose ownership may be disputed within a family. You make donors aware of the terms by which their gift or bequest is accepted by you. Donors understand that objects they have given might not always be on display, or might be disposed of in future. You minimise the risk of reputational damage if donors or their heirs are later unhappy. You give a unique number to each accessioned object and securely label or mark it with this number. You can link each physical object with the information you have about it.

9 You keep all relevant information about the acquisition of objects, accessible via their unique numbers. You have as much documentation as possible about the provenance of your collections. You can refer to the original documents in case of any future problem, such as the heirs of a donor thinking that a gift was only on loan. You have a tamperproof record of all accessioned objects, using their unique numbers. You have a formal record of your accessioned collection. It would be difficult for a thief on the inside to cover their tracks by deleting all record that an object ever existed. As backup you have an up-to-date security copy of all accession records. You do not lose this important information in a fire or similar disaster. You have an extra level of security against anyone tampering with the primary accession records.

10 Momenter som bør vurderes i sammenheng med retningslinjer for Mottak:
Minimum requirement Why this is important You can account for all objects left in your care. You do not lose track of objects left with you for a short time as enquiries. You have clear terms and conditions for accepting objects into your care. You do not end up being responsible for unwanted objects. You record why objects have been left with you. You do not wrongly process a loan as an acquisition. You schedule the default return of objects to the owner if they are not to be acquired or loaned. You can plan for the return of objects. You do not end up looking after objects whose status is unclear. You record who legally owns objects left with you. You can deal with the right person if you want to acquire an object and obtain legal title to it.

11 You assess and mitigate any potential risks to people or other objects from incoming objects.
You can quarantine items potentially infested with pests that could damage your existing collections. You record as much significant information about newly-arrived objects as you can, to be added to in the future. You do not lose the opportunity to find out about provenance or likely copyright holders while their owner is in your museum and ready to talk. Both you and owners know your liability for loss or damage while objects are in your care. Owners are aware of the limits of any claim they may make if anything goes wrong. You do not take on liabilities that might create financial risks. You provide a receipt for owners and get a signature to show they accept your terms and conditions. It is clear to owners that you have accepted care of objects they have left with you. Owners cannot later claim they did not accept your terms and conditions. You can uniquely identify newly-arrived objects. You do not mix up objects that look similar.

12 Rolleavklaring Aksesjon / mottak
Godkjenner: Hvem bestemmer om en objekt skal innlemmes i samlingen godkjennes: Samlingsansvarlig -> Avdelingsleder -> Museene trenger et avklart rolleinndeling, hvem som har myndighet til å avgjøre dette Kultur – samlingsansvarlig (faglig), jnrført, analyseutvalg (hvis det finnes) – også adm. Natur – samlingsansvarlig (faglig), jnrført, samlingsansvarlig. Undertegningsmyndighet Direktør -> delegert myndighet -> leder -> samlingsansvarlig -> tekniker Økonomi fakturering/ behandling Saksbehandler Vitenskapelig ansvarlig Utfører Magasinansvarlig -> teknisk konservator -> tekniker Oppfølging Teknisk Konservator – overvåking Tilbakeføring Teknisk Konservator Overvåking ????

13

14

15

16 Felles Aksesjons skjema? Felles mottak skjema?
Generelt med utgangspkt i spectrum minimum

17 Fasilitetsrapport

18 -søknadsskj. Legges på net slik at de som søker hvet info
-søknadsskj. Legges på net slik at de som søker hvet info. De skal ha med.