FINF- 4001, . Arild Jansen. AFIN

Presentasjon om: "FINF- 4001, . Arild Jansen. AFIN"— Utskrift av presentasjonen:

1 FINF- 4001, . Arild Jansen. AFIN
Systemutvikling og prosjektstyring i staten Ansvars og rollefordelingen Temaer: IS og systemutvikling – et overordnet syn Perspektiver og tenkemåter Systemutvikling, organisasjonsutvikling og regelutvikling Systemutvikling, prosjekt-styring og virksomhetsstyring Myndighet, ansvar og rollefordelingen Litteratur Avison & Fitzgerald, kap. Kap. 1-7, 10, 13, 15, Dahlbom & Mathiassen, kap.3-6 Veileder for prosjektstyring i staten : Arkitekturprinsipper mm : FINF- 4001, Arild Jansen. AFIN FINF 4001 Høst Arild Jansen

2 FINF- 4001 . Arild Jansen. AFIN
Store IKT-prosjekter i staten: Samspill mellom teknologi, organisasjons og regelverksutvikling Er da ansvars- og arbeidsdelingen klar nok ? Er kunnskap og kompetanse på ulike nivåer tilstrekkelig Og hva slags kompetanse er det behov for FINF Arild Jansen. AFIN

3 FINF- 4001 Arild Jansen. AFIN
Tradisjonell systemutviklingslivssyklus – Faser i systemutviklingsarbeidet: et teknologisk perspektiv Forstudie - Foranalyse : Problem – og mulighetsanalyse - avdekke problemer mm Systemavgrensning og behovsanalyse Se systemet utenfra og klarlegge behov og rammer : tekniske, organisatoriske, økonomiske, juridiske, sikkerhet Systemanalyse -> kravspesifikasjon Systemutforming : (design/konstruere) Realisering og implementasjon Bruk og drift , Videlikehold og videreutvikling Avvikling I hvilken grad er denne tenkemåten relevant for utvikling av ulike typer IS ? FINF Arild Jansen. AFIN FINF 4001 Høst Arild Jansen

4 Spiral-»modellen»- skjematisk skisse
Fastlegge mål og rammer Vurdere alternativer, risikovurderinger Risikoanalyser Analyse Prototyping Krav utforming Vurdering Planlegge neste fase Utvikle neste produkt Agile systemutvikling (SCRUM etc. ) kan betraktes som varianter innenfor dette rammeverket, se

5 Faser i SU-arbeidet- den organisatoriske siden (OU)
Faser i SU-arbeidet- den organisatoriske siden (OU) Problemidentifisering og problemanalyse (diagnose): Fastsette mål for endringsarbeidet Klarlegge endringsbehov Beskrive (utforme) organisatoriske endringer Nye rutiner, prosedyrer, ansvars- og beslutningsstrukturer etc. Beskrive opplæringsbehov Realisere og gjennomføre endringene Opplæring, motivasjon ,.. Iverksette (implementere) ny organisasjonsform FINF Arild Jansen. AFIN FINF 4001 Høst Arild Jansen

6 FINF- H -12, . Arild Jansen. AFIN
Noen rammeverk for SU Objekt-Orientert (O-O) tilnærming i systemutvikling O-O tenkningen: hjelp til å beskrive fruktbare modeller av problemområdet O-O brukes både i analyse og design: Baseres seg (ofte) på bruk av bruksmønstre i analysefasen Bruker notasjonspråket UML Ulike former for smidig (Agile ) systemutvikling, blant annet SCRUM (se Perform-prosjektet nedenfor) PS2000 (som egentlig er en kontraktstandard for IKT-prosjekter) forskningsprosjekt i regi av Sintef, DND, kunder, leverandører mm Tar utgangspunkt i iterative utviklingsmetoder PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) is a process-based method for effective project management. (Standard i UK) ITIL (IT Infrastructure Library (ITIL) er et metodeverk som strukturerer administrasjon av tjenester i virksomheters daglige IT-drift og forvaltning , se : TOGAF 9.1 Specification ( FINF- H -12, Arild Jansen. AFIN

7 Systemer, perspektiver og tenkemåter Computer context, kap. 3-9, 12.
Systemtenkning (kap. 3) Teknologi, data, informasjon og kunnskap Rasjonell versus romantisk tenkemåter Systemutvikling (kap. 4-6) : Konstruksjon (spesifikasjonsstyrt), evolusjon (skrittvis, prøving og feiling), intervensjon (problem- og konflikt-orientert, “Sammenbrudd” mm) Systemkvalitet (kap. 7-9) “Dingser”, kultur & estetikk og makt & politikk Fra filosofi til praksis (kap. 12) Blant annet inspirert av Peter Checkland : Soft Systems Methodology (In System Thinking, Systems Practice) Den skandinavisk skole innen systemutvikling FINF- H -12, Arild Jansen. AFIN FINF 4001 Høst Arild Jansen

8 FINF- H -12, . Arild Jansen. AFIN
Informasjonssystemet som skal tas i bruk: “Kalkulator”, informasjonsbehandler eller sosiale medier? To grunnleggende ulike perspektiver: Utgangspunktet er Descartes mekanistisk systemforståelse Klar, eksakt og sann representasjon av verden Verden er stabil Reduksjonisme, gjentagbarhet/forkastbarhet Verden oppfattes som en maskin - f eks. som byråkratier med formell arbeidsdeling og styring Den logiske, analytisk ’tenkende’ maskin (Babbage, Turing, von Newman) Utgangspunkt i organisk, dialektisk forståelse av virkeligheten’ ’Verden’ må forstås som helheter kan bare beskrives ved fortolkning Virkeligheten er i stadig forandring - uforutsigbar- Organisasjoner koordineres ved uformell, direkte interaksjon mellom medlemmene. Datamaskinen som medium for menneskelig samhandling FINF- H -12, Arild Jansen. AFIN FINF 4001 Høst Arild Jansen

9 FINF- H -12, . Arild Jansen. AFIN
Forståelse av organisasjonen – og rollen (e) IKT kan ha: Maskin eller organisme Organismen Lever i dynamisk samspill med omgivelser i stadig endring Forandring skaper usikkerhet Liten grad av formalisering Sjølstendige, men samspillende enheter Tette nettverk- uformelle strukturer Sosioteknisk systemutvikling: Vekt på å forstå og fortolke virkeligheten Likestiller tekniskeog sosiale sider Systemløsninger er resultat av kompromiss mellom ulike interesser i en organisasjon Systemutvikling må også omfatte organisasjonsutvikling og læring (Maskin)Byråkratiet Nøyaktig beskrivelse av arbeidsoppgaver Organisasjon som ’optimal’ algoritme Stabile omgivelser Rasjonalitet og effektivitet Entydige mål Forutsigbarhet – Lav usikkerhet Software engineering – også omtalt som ’hard systemutvikling Fokus på lage formaliserte “korrekte” beskrivelse av virkeligheten Vekt på formelle språk, metoder og teknikker, FINF- H -12, Arild Jansen. AFIN FINF 4001 Høst Arild Jansen

10 Noen ulike funksjoner og roller har IKT i organisasjoner?
Maskin-metaphor : Kan utvikles og styres ved tradisjonelle metoder IKT som (styrbart) verktøy til kontorstøtte, saksbehandling, mm IKT som hjelpemiddel for styring og kontroll IKT inngår som en forutsetning for tjenesteyting (IKT-baserte produkter og tjenester) IKT utgjør en (informasjons) infrastruktur for kommunikasjon og tilgang på offentlig informasjon IKT som basis for samhandling og samarbeid, både internt og ut mot publikum/næringsliv (Web2.0, ..) IKT som støtte for demokratiske funksjoner Organisme-metaphor Utfordrende både og utvikle og å styre, krever andre til-nærminger Hvilke konsekvenser har dette for valg av SU-strategi FINF- H -12, Arild Jansen. AFIN

11 Pause: Refleksjon og diskusjon
Hva har dere «lært» så langt i dag Hva savner dere (perspektiver, metoder, teknikker ) Er vanlige SU – rammeverk og metoder tilstrekkelige for større eforvaltningsprosjekter ? FINF H -13, Arild Jansen. AFIN

12 FINF-4001 . Arild Jansen. AFIN
Planlegging av store (IKT) prosjekter dreies seg i stor grad om styring, ledelse og ansvar Direktør Ida Børresen, tidligere UDI-direktør på eForvaltningskonferanse 2011: Dersom jeg hadde problemer av økonomisk, lovgivningsmessig eller faglig karakter, kunne jeg ta dem opp med departementet, og få gode svar mer eller mindre på stående fot. Men når jeg ønsket støtte eller hjelp på IKT-området hadde jeg ingen å gå til. Fokus i departementet og kompetansen i departementet var på andre forhold, andre spørsmål FINF Arild Jansen. AFIN

13 DIFI’s anbefalte rammeverk for IKT-prosjekter
Prosjektveiviseren hvor vi tilbyr et nettbasert veiledningsopplegg for gjennomføring av IKT-prosjekter i offentlig sektor. Prosjektveiviseren skal bidra til bedre planlegging, gjennomføring og samordning av offentlige IKT-prosjekter.   Konsept Planlegge Gjennom-føre Avslutte Overleverer, evaluerer Realisere gevinster FINF- H -12, Arild Jansen. AFIN

14 FINF-4001 Arild Jansen. AFIN
Hovedutfordringene i gjennomføring av store (IKT-) prosjekter er knyttet til styring, ledelse og oppgavefordeling Noen viktige oppgaver/roller Prosjekteier Prosjekteieren er personen som blir utpekt som overordnet ansvarlig for at prosjektet når sine mål og leverer de forventede gevinster. Hvor et prosjekt skal forankres, og hvem som skal være prosjekteier, avhenger av prosjektet, mål og fokus. [...] Prosjektleder Prosjektlederen har myndighet og ansvar til å lede prosjektet og levere de nødvendige produktene innenfor de rammer som er definert av prosjektstyret. Scrumleder [simidige utviklingsprosjekter]: . Scrumleder er ansvarlig for tilrettelegging av teamets arbeid for å levere produkter i henhold til sprintplan, daglig scrum ….. Virksomhetsledelsen Virksomhetsledelsen er den overordnede ledelsen som finansierer og tildeler prosjektoppdraget. [...] Gevinstansvarlig :Er den rollen i linjeorganisasjonen som har ansvaret for at prosjektets gevinster blir realisert. [...] Linjeorganisasjonen : Linjeorganisasjonen er den basis-organisasjonen hvor prosjektet utgår fra, og som overtar prosjektets produkter/leveranser når prosjektet er avsluttet. [...] FINF Arild Jansen. AFIN

15 Dagens rammer for forvaltningens IKT-politikk
St. meld. 23 ( : Digitaliseringsmeldingen

16 Ulike styringsnivåer i større [IKT-] prosjekter (skjematisk - i
Systemutvikling (prosjekt) Et system (prosjekt) Få aktører/roller: Prosjekteier. prosjektleder, «SCRUM-leder», - medlemmer Planlegging, utvikling og realisering Vil ofte primært ha et teknisk fokus, mindre på organisatoriske og rettslige aspekter Mandat og økonomiske rammer er gitt Programstyring Flere systemer/ prosjekter Flere aktører: Programleder, Prosjekteier, [prosjekt- ledere],.. Planlegging, utvikling realisering og implementering Samordne ulike delprosjekter Mer fokus på rettslige og org. spørsmål. , økonomistyring Virksomhetsstyring Flere system En/flere eier- mange aktører Virksomhetsleder. Programleder, Prosjekteier Planlegging, [utvikling realisering, implementering] og gevinstrealisering Mest fokus på økonomi, prosjekt-mandat, rettslige sp. og organisering FINF Arild Jansen. AFIN

17 Noen erfaringer fra prosjekt- og programstyring i praksis
Resultatet av en undersøkelse i som så på 6 større, tverr-etatlige (tverr-sektorielle) prosjekter i forvaltningen : SL (skatte) og TVINN (Toll- og avg.) under Finansdep. LØFT (Lånekassa) under Kunnskapsdep AUTOSYS (Veidir), under Samferdsels dep Effect (UDI) , under JD primært, men også DU og Aad Perform (Under gamle Fad  Aad) FINF H -13, Arild Jansen. AFIN

18 .

19 Hovedbudskap fra rapporten
Eierdepartementet generelt må ta en mer aktiv rolle i planlegging og gjennomføring av tverrgående IKT-prosjekter. Nødvendig med direkte involvering i på flere områder, både i den strategiske styringen (blant tilrettelegging av rammebetingelser som regelverk, finansieringsmodeller etc.), og den operativ styringen. Eierdepartementet bør engasjere seg i alle fasene av prosjektet, også gjennomføring og implementering: Føle ansvar for at prosjektet ikke blir forsinket,”rydde av veien” ulike typer hindringer, både rettslige, organisatoriske, ev. økonomiske mm. Øve påtrykk på andre departementer både vedr. finansiering, rettslige endringer, framdrift i prosjekter osv. I flere av prosjektene vi har studert har nettopp eierdepartementene vært seg bevisst denne rollen, men generelt er dette et svakhet ved mange prosjekter

20 Utfordringer Overordnet planlegging og styring: Rettslige spørsmål:
Delta aktivt i målformuleringer og resultatkrav, forstå forutsetninger for å oppnå de mål som er satt og rammer som gjelder: Konkretisere målene og avdekke målkonflikter Politiske dimensjonen, gjennom å foreta og støtte vanskelige prioriteringer. Følge opp planer for investeringer, og likeledes drift, også i andre etater/sektorer. Vurdere hvordan andre etater /departementer bør trekkes inn i styring/koordinering. Rettslige spørsmål: Sikre nødvendige hjemler, Tidlig å igangsette prosesser med vedr nødvendige endringer i lover/forskrifter, [Om nødvendig] påvirke og samordne lovendringsprosesser med andre departementer.

21 Utfordringer - 2 Organisatorisk forhold: Teknologisk aspekter:
Bidra til å gjennomføre endringer i organisering og arbeidsdeling med andre departementer. Bidra til etablering av nødvendige koordinerings/samarbeidsfora. Sørge for nødvendige ressurser, spesielt for å realisere de gevinster som er forutsatt. Teknologisk aspekter: Bidra til å tilpasse ulike tekniske løsning til hverandre, sikre funksjonelle krav, samordne grensesnitt med mer Tilrettelegge for felles utvikling og testing av løsningene. Sørge for at det inngått forpliktende avtaler om nødvendige fellesaktiviteter . Spesielt ta ansvar for at nødvendig infrastruktur er tilfredsstillende Sikkerhet og sårbarhet: Igangsette/følge opp slike nødvendig tiltak, spesielt ivaretatt helhetsperspektivet i sikkerhetsspørsmål (økt samhandling skaper mer komplekse avhengighetsforhold og økt sårbarhet)

22 Organisering av Perform-prosjektet
FINF- H -12, Arild Jansen. AFIN

23 FINF- H -12, . Arild Jansen. AFIN
SU-metoden Vi benytter iterative metode i pensjonsprosjektet, fordi: • Økt forretningsinvolvering ettersom kravene endres underveis (pensjonsreform). • Hyppige interne (ikke produksjon) leveranser • Bedre kobling mellom IT og forretning – Samarbeid hele tiden! • Risiko reduserende – Synliggjør tidlig – Vanskeligste først FINF- H -12, Arild Jansen. AFIN

24 SCRUM: IKT prosjekt-metodikk for SU
Scrum er et rammeverk laget med henblikk på å utvikle komplekse produkter. Scrum er i dag det desidert mest benyttede smidige Agile rammeverk benyttes gjerne i kombinasjon med Extreme Programming (XP),. Teorien er basert på empirisk prosesskontroll og fordrer at man jobber inkrementelt og iterativt og at selve utviklingsjobben utføres av tverrfaglige, selvstyrte team. . FINF- H -12, Arild Jansen. AFIN

25 Samordna opptak - fra kaos til automatisert opptak
Bakgrunn og hovedidéer for Samordna opptak Ett søknadsskjema – en saksbehandling og ett tilbud Felles- samordnet sentral og desentralisert opptaksmodell Tilrettelegge for (nær) automatisert opptak Fleksibel modell som takler politiske reformer i utdanningssektoren Rettslige utfordringer Samordning av regelverket Tilrettelegge for automatiserte fortolkninger og beslutninger Tekniske hovedutfordringer Bygge ut en teknisk infrastruktur som understøtter samarbeid og fleksibilitet i saksbehandlertildeling Koding av opptaksregelverk - delautomatisering av saksbehandling Koding og automatisert kontroll av elektroniske vitnemål fra vider.g skole FINF- 4001, Arild Jansen. AFIN

26 SO-prosjektet – tilnærmingsmåte
Egen liten prosjekt-organisasjon med mandat fra Kunnskapsdep., men administrativt knyttet til UiO (USIT) Samordning med andre etater under KD Skrittvis og (svært) modularisert prosess Mange delprosjekter Det tekniske utviklingsarbeidet foregitt i stor grad sentralt, men implementasjon og utprøving skjedde lokalt ved de enkelte læresteder Prosjektene innebar betydelig organisatoriske tilpasninger og endringer i arbeidsdeling mellom læresteder og SO-sentral- organisasjon Prosjektet var både styrt av og forutsatte endringer i lov og forskrift

27 Samordnet opptak som en langvarig reformprosess
FINF- H -12, Arild Jansen. AFIN