Gjennomgang av prosjektorganisasjonen; Organisering i delprosjekter

Presentasjon om: "Gjennomgang av prosjektorganisasjonen; Organisering i delprosjekter"— Utskrift av presentasjonen:

1

2 Gjennomgang av prosjektorganisasjonen; Organisering i delprosjekter
Fellesstyret Delprosjekt 4 AS-SD Delprosjekt 2 Administrativ organisering Delprosjekt 3 Faglig organisering Delprosjekt 1 Plattform og faglig profil Delprosjekt 5 E-læring/e-campus Delprosjekt 6 Universitets- akkreditering Styringsgruppe Prosjektledelse/ sekretariat Referansegrupper: - Delprosjekt 7 Innplassering av ledere Delprosjekt 8 Eksterne samarbeidspartnere i privat og offentlig sektor HBV + HIT

3 Prosjektledelse og sekretariat
Navn Rolle Ingvild Marheim Larsen Prosjektleder Catrine Eyde Praktisk assistanse Mette Kammen Delprosjekt 1 og 8 Ellen Rye Delprosjekt 2 og 6 Per Eirik Lund Delprosjekt 3 og 8 Ragne Brekke Hvidsten Delprosjekt 4/Kommunikasjon Britt G. Wien Delprosjekt 5 Ingvild Gjone Sildnes Kommunikasjon Hanne Kirsti Ljosland Waale Økonomicontroller HBV + HIT

4 Universitets- og fusjonsprosjektet – en prosess i flere faser
1kv 15 2kv 15 3kv 15 4kv 15 1kv 16 2kv 16 3kv 16 4kv 16 1kv17 2kv 17 3kv 17 4 kv 17 F1 – FORBEREDE: Planlegge Vurdere Ramme inn. F2 - INTERIMSFASE: Organisering og sikring av drift F3 – IMPLEMENTERING F4- UTVIKLING Full integrering Vedtak Fusjon HBV + HIT

5 Faglig plattform og profil for HSN

6 Deltakere i prosjektgruppa
Viserektor (HiT) Pål Augestad (leder) Prorektor (HBV) Jorun Ulvestad (nestleder) Dekan (HBV) Hans Anton Stubberud Prodekan (HBV) Rigmor Baraas Dekan (HiT – TF) Morten C. Melaaen Instituttleder (HiT – AF) Anette Bischoff Ingerid Fossum Instituttleder (HiT – EFL) Anne H. Glenna Studentrepresentant (HBV) Sandra M. Kleven Studentrepresentant (HiT) X fra HBV Y fra HiT Fra sekretariatet Mette Kammen

7 Mandat Beskrive grunnleggende utdannings- og forskningsområder i den nye institusjonen. Beskrive framtredende trekk ved våre utdanningsprogrammer og vår forskningsvirksomhet. Beskrive den nye institusjonens egenart og kjerneverdier. Komme med forslag til områder hvor den nye institusjonen kan ta nasjonale posisjoner.

8 Mandat Identifisere områder der vi har særlig mulighet til å lykkes internasjonalt. Foreslå faglige visjoner, mål og prioriteringer for den nye institusjonen i et 5 – 10 års perspektiv. Foreslå tverrfaglige tematiske satsingsomåder innenfor forskning, utdanning og innovasjon (basert på forprosjektets utredning).

9 Faglig plattform, hva er det?
Her spørres det etter faglig plattform. Vi må beskrive de sentrale fagområdene i den nye institusjonen. Premisser i mandat: «Mer robuste fagmiljøer knyttet til utdanningene» + «økt forskningsaktivitet» + «faglige synergier på tvers» + «5-årig lærerutdanning». Prinsippet for inndeling vil fort få konsekvenser for fakultetsinndeling/driftsenheter i ny organisasjon: Ex. «Teknologi og samfunn» versus «Teknologi og økonomi» versus «Teknologi og økologi». Ex. «Helse og sosial» versus «Helse og omsorg» versus «Helse og idrett» osv. Ett ord, to ord, tre ord, eller fire??? Ta hensyn til utdanningsløp, forskningsområder og hvilke yrkesroller man kvalifiserer til.

10 HSNs profil = karakteristiske trekk
Her skal vi altså definere noen fremtredende trekk (faglige o.a.), som gjør at vi synes i U&H landskapet. «Hva er det vi står for og hvor er det vi markerer oss». Vi skal tydeliggjøre noen trekk. Ta utgangspunkt i 4-6 tverrfaglige satsingsområder: Områder der vi kan innta en nasjonal posisjon. Når vi skal diskutere faglig profil er vi temmelig bundet opp av valg som allerede er gjort, bl.a i form av 7 doktorgradsutdanninger.

11 Plattform og profil Valg av fagområder og profil får mange konsekvenser: A) Har konsekvenser for hvordan vi kommuniserer med omgivelsene: Tydeliggjøre bestemte fagområder og trekk, underkommuniserer andre. B) Kan/bør få budsjettmessige konsekvenser: Gi drakraft, forsterke osv «noe» på bekostning av noe annet. C) Kan få rekrutteringsmessige konsekvenser: Hvor skal vi vokse, hvor skal vi ikke… D) Kan få organisatoriske konsekvenser.

12 Delprosjekt 2 Faglig organisering
Merete Ræstad Delprosjektleder og prorektor for utdanning HBV

13 Innen 1.11.15 gjøre en vurdering av, og gi sin tilrådning om:
Mandat / Leveranser Prosjektgruppen skal Innen gjøre en vurdering av, og gi sin tilrådning om: Modeller for faglig organisering Råd og utvalg Være høringsinstans for Organisering av nivå 1 ( september) Delprosjekt 3 (Noen problemstillinger) Hvordan er prosessen etter dette? Skal det på en høringsrunde? Hvem bestemmer hva som skal legges fram for styret som endelig forslag? Styringsgruppen Kan styret/styringsgruppen forkaste alle forslagene?

14 Modeller for faglig organisering
Prosjektgruppen skal presentere og vurdere 2-3 alternativer for faglig organisering: Organisering i fakulteter/«skoler»/institutter/program/sentra på nivå 2 og 3. Hvilke enheter på nivå 3 som bør være campusovergripende. Prinsipper for størrelse på faglige enheter. Prosjektgruppen kan vurdere behovet for faglig organisering på et fjerde nivå, og foreslå prinsipper for organisering av dette. Nivå 2-3 eller 2-4? Antall nivåer: Betyr det at det ligger en mulighet for ett nivå, dvs kun institutter? Campusovergripende: Ligger det i det at det noe Skal være campusovergripende? Dvs at vi skal legge opp til det i alle forslag?

15 Vurderinger (for hver modell)
Overordnet oppgavemessig arbeidsdeling mellom nivåer og enheter/områder. Ressursbehov og robusthet. Gjennomførbarhet: Mulighet for implementering innen Forholdet mellom linjeføring og fysisk plassering av medarbeidere. Hvordan kommunikasjonsteknologi og møtestrukturer kan kompensere for utfordringer knyttet til organisatoriske utfordringer og geografiske avstander. Hvordan foreslått faglig organisering kan gjøre «flercampus» til et konkurransefortrinn. Geografisk fordeling av ulike ledelses- og administrative funksjoner. HBV + HIT

16 Vurdere behovet for faglige råd og utvalg på nivå 2.
Vurdere behovet for et institusjonelt utdannings-/kvalitetsutvalg og/eller forskningsutvalg. Vurdere behovet for faglige råd og utvalg på nivå 2. Betyr det at man på institusjonsnivå begrenser det til maks 2 utvalg? Kan man komme opp med 3? For eks utdanning + kvalitet+ forskning Hva med programråd? Ligger det pånivå 2? Foreslår et punkt til

17 Delprosjekt 3 Administrativ organisering John W. Viflot 24.08.15

18 Den administrative organiseringen skal:
Sikre effektiv og korrekt forvaltning Støtte opp under dynamisk utvikling av høgskolen på primæraktivitetenes premisser. Understøtte primærvirksomhetens strategiske utvikling. Realisere stordriftsfordeler ved å styrke institusjonens kvalitet i forvaltningen og ressursgrunnlaget for primærvirksomheten.  Andre føringer: Enhetlig ledelse på alle nivå legges til grunn for arbeidet. Som bærende prinsipp for nivå 2 skal parallelle fagmiljøer organiseres i campusovergripende enheter. Foreslått organisering skal ikke medføre behov for økte administrative kostnader. Det forutsettes at prosjektgruppen holder seg oppdatert på arbeidet i de andre delprosjektene. Mandat |

19 Mandat |

20 E-læring! Mandat |

21 Mandat |

22 Kai Mjøsund, Høgskoledirektør, Delprosjektleder
Administrative systemer og tjenester – Sikker drift (AS-SD) AS-SD er et tverrinstitusjonelt prosjekt som ivaretar sikker administrativ drift i fusjonsprosessen. Kai Mjøsund, Høgskoledirektør, Delprosjektleder HBV + HIT

23 Kjernen i mandatet «..sikre forsvarlig administrativ drift i den nye institusjonen fra fusjonstidspunkt og fra integrert institusjon » «AS-SD skal som del av fusjonsprosjektet mellom HBV og HiT planlegge og gjennomføre den administrative etableringen av ny institusjon.» Konkretisering av siste punkt: Vi skal sikre at alle får lønn til rett tid og rett beløp, rapportering til KD blir korrekt, valg til nytt styre, sikre systemintegrasjon i IS, etablere nytt Inter- og intranett, sikker digital post, dokumenthåndtering, kontoplan etc HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD

24 Fra mandatet «Det er driftskritisk at ingen administrative systemer, forvaltningsmessige prosesser eller rapporteringer blir hindret gjennom fusjonsprosessens ulike faser. Nye systemer, policydokumenter, retningslinjer og prosedyrer for den nye virksomheten vurderes, integreres og implementeres. Prosjektet skal vurdere konsekvensene av de aktuelle fusjonstidspunktene. ( og ) Prosjektet må dessuten avklare hva som må være på plass før fusjonstidspunktet og hva som kan komme på plass i implementeringsfasen. Delprosjektet skal ivareta sikker administrativ drift frem til ny organisasjon overtar.» Kulepunkt 3 – dette kommer du tilbake til i siste foil HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD

25 Arbeidsgrupper i AS-SD
Økonomi Personal Studieadministrasjon Forskning, utvikling og innovasjon Bygninger og studiestedsdrift Kommunikasjon/marked Intranett/internett IT Dokumentasjon og informasjon Bibliotek HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

26 Systemintegrasjon Egen rolle/gruppe med ansvar for planlegging og oppfølging av systemintegrasjon IKT - og evt andre overgripende systemoppgaver.

27 HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN
Nye føringer fra KD Dialog med KD før sommeren Teknisk ikke mulig å slå sammen data fra to rapporterende enheter med to organisasjonsnummer i lønns- og personalsystemet SAP. KD anbefaler at den sist etablerte SAP-databasen med tilhørende organisasjonsnummer beholdes og data fra den andre legges i denne. KD ber oss avlegge ett regnskap i 2016, og allerede fra første tertial. Dette krever en åpningsbalanse for den nye høgskolen. AS-SD har startet arbeidet med utgangspunkt i disse føringene. HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD – PROFESJONSHØGSKOLEN

28 Delprosjekt 5 E-LÆRING OG E-CAMPUS

29 Deltakere: Stillingskategori Navn Institusjon Prosjektleder
Hjørdis Hjukse (leder) HiT Førsteamanuensis Edda Johansen (nestleder) HBV Dosent Tor Arne Wølner Toril Aagaard Førstelektor Helge Røys IT-seniorkonsulent Børre Trondskog Studentrepresentant Per Inge Ingdal Kommer Fra sekretariatet Britt G. Wien

30 Delprosjektets mål Bygge en fremtidsrettet høgskole hvor e-læring er en naturlig og sentral del Heve kvaliteten på og tilgjengeligheten til studier gjennom relevant bruk av IKT i undervisning, læring og vurdering Foreslå en fremtidig organisering som sikrer en slik utvikling innenfor en flercampusmodell Kompetanseheving av ansatte en viktig del av kvalitetssikringen, e-læring må sees i sammenheng UH-pedagogisk kompetanse generelt Styrke og videreutvikle forskningskompetansen knyttet til e-læring, for å sikre kvalitet og utvikling

31 Mandat (1) Utarbeide forslag til en strategi for hvordan den nye institusjonen kan realisere e-læring som et satsningsområde innen utdanning og forskning.

32 Mandat (2) Foreslå organisatoriske grep og løsninger som kan bidra til å realisere strategien, inklusive mandat, oppgaver, kompetanse og bemanning av en e-læringsfaglig enhet, innenfor rammene av en flercampusmodell.

33 Mandat (3) Beskrive en mulig ansvars- og rollefordeling mellom en e-læringsfaglig enhet, IT og institusjonens øvrige fagmiljøer. Både de faglige, pedagogiske, tekniske og administrative sidene ved e-læring må sees i sammenheng og ivaretas.

34 Foto:colorbox

35 Delprosjekt 6 Universitetsakkreditering

36 Deltakere Stillingskategori Navn Institusjon Prosjektleder
Ingvild Marheim Larsen (leder) Rektor Kristian Bogen HiT Petter Aasen HBV Seksjonssjef Kristin Østerholt Seniorrådgiver Hans Jacob Berntsen Fra sekretariatet Ellen Rye Referansegruppe: Dekanene og pro/vise-rektorene ved HIT og HBV

37 Oppgaver/mandat Ferdigstille forslag til søknad om akkreditering
Vurdere hvilke kvalitative og kvantitative data som skal innhentes/bestilles fra fakulteter, administrasjon og evt. eksterne instanser. Involvere faglig og administrativ ledelse i utformingen av søknaden på områder der dette er relevant.

38 Universitetsakkreditering – lov og forskriftsregulert
Faglig bedømmelse av om institusjon og studier fyller krav/standarder Bedømmelse basert på evaluering foretatt av eksterne sakkyndige oppnevnt av NOKUT Institusjonen søker NOKUT om akkreditering, og evalueres i henhold til krav satt gjennom standarder og kriterier Veileder utarbeidet av NOKUT Lovgrunnlag for institusjonsakkreditering: Universitets- og høyskoleloven Forskrift om kvalitet i høyere utdanning (fastsatt av Kunnskapsdepartementet) Studietilsynsforskriften (fastsatt av NOKUT)

39 Utvalgte krav Organisering og infrastruktur skal være tilpasset virksomheten Tilstrekkelig antall ansatte til å dekke undervisnings-, forsknings- og utviklingsoppgavene i institusjonens fagområder Stabil forskningsvirksomhet av høy kvalitet relatert til sine fagområder Forskningen skal utføres i samspill med utdanningene Vitenskapelig produksjon skal være stabil og på nivå med sammenliknbare universiteter Stabil forskerutdanning og rett til å tildele doktorgrad alene på minst fire fagområder Tallfestet krav til årsverk tilknyttet ph.d.-studiet og antall studenter (8/4/15) Tilknyttet nasjonale og internasjonale nettverk

40 Framdriftsplan Oppstart 3. september – møte med NOKUT
September – desember: utarbeidelse av søknad dokumentere resultater ihht. kravene for universitetsstatus Møter i prosjektgruppa Møter i referansegruppa Enkelte temaer kan diskuteres med ekstern referansegruppe Ferdigstilt søknad Søknaden behandles i fellesstyrets møte i desember 2015.

41 Delprosjekt 7 INNPLASSERING AV LEDERE

42 Ekstern bistand – ledelse og faglig bistand i prosessen
Organisering Ekstern bistand – ledelse og faglig bistand i prosessen Utlysning av oppdrag Sikre faglig uavhengig og kompetent bistand når lederstillinger i den nye organisasjonen skal besettes Internt: en erfaren personalmedarbeider fra HiT og HBV, prosjektleder kontaktperson for konsulentfirma HBV + HIT

43 Mandat/oppgaver Bistå i utarbeidelsen av forslag til stillingsbeskrivelser og kompetansekrav/-profil for lederstillingene. Bistå i utarbeidelsen av forslag til innplassering av ledere i stillingene ut fra en vurdering av rettskrav/fortrinnsrett, aktuelle kandidaters kompetanse samt totalvurdering mht. sammensetning av lederteam. Bistå i arbeidet med å ivareta nåværende ledere som ikke omfattes av innplasseringen nevnt over og delta i arbeidet med å forhandle fram løsninger for den enkelte . Bistå i arbeidet med innplassering av ledere på lavere nivåer i enkeltsituasjoner der det oppstår spesielle utfordringer. HBV + HIT

44 Delprosjekt 8 EKSTERNE REFERANSEGRUPPER

45 Eksterne referansegrupper
Verdiskapning Vestfold. Fylkesmannen i Vestfold, Vestfold fylkeskommune, KS, LO, NHO, NFR, NAV, HBV, Innovasjon Norge. Partnerstyret for verdiskapning og næringsutvikling. Fylkesmannen i Vestfold, Vestfold fylkeskommune, KS, HBV, LO, NHO, NFR, NAV, HBV, Innovasjon Norge, SIVA, Buskerud Næringsforening. Tilsvarende organ vil etableres i Telemark. HBV + HIT