1 Anbudskonferanse Rammeavtale: Elektrotekniske installasjoner og materiell/utstyr 16. september 2008, kl. 13-15 Sandefjord rådhus.

Presentasjon om: "1 Anbudskonferanse Rammeavtale: Elektrotekniske installasjoner og materiell/utstyr 16. september 2008, kl. 13-15 Sandefjord rådhus."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Anbudskonferanse Rammeavtale: Elektrotekniske installasjoner og materiell/utstyr 16. september 2008, kl. 13-15 Sandefjord rådhus

2 2 Innhold 1.Innledning 2.Agenda 3.Konkurransegrunnlaget 4.Vedlegg 3 Tilbudsmappen 5.Vedlegg 1 Prisskjema 6.Vedlegg 2 HMS-skjema

3 3 1. Innledning Referat fra anbudskonferansen legges ut på www.doffin.no og www.vois.no www.doffin.nowww.vois.no Svar på spørsmål legges ut på www.doffin.no og www.vois.nowww.doffin.no www.vois.no Deltagere fra kommunen på anbudskonferansen: *Roar Fevang, bygg- og vedlikehold *Roger Stampe, innkjøpsavdelingen

4 4 2. Agenda 1.Gjennomgang (utdrag) av konkurransedokumentene 2.Spørsmål (løpende og til slutt)

5 5 3. Konkurransegrunnlaget 1.0 INNLEDNING Avtalen omfatter elektroinstallasjonsarbeider og materiell/utsyr for drift, vedlikehold og rehabiliteringsarbeider i kommunens bygningsmasse. 2.3 Avtalens varighet 2-årig rammeavtale, mulighet for 1+1 års forlengelse. Oppstart ca medio november 2008.

6 6 Forts: Prisene skal være faste i 1 år regnet fra avtalestart. Prisene skal være netto pris eks. mva. fritt levert kunden. Årlig avtaleverdi = estimert til ca 6300 timer og elektromateriell for ca 3,7 mill.kr (brutto beløp eks.mva før rabatt er trukket fra). Se tabell nedenfor:

7 7 GruppeEstimert mengde Estimert timeantall 6 300 timer Inst. materiell 10-28Kr. 1.768.000 Inst. materiell 30-32Kr. 216.000 Inst. materiell 33-35Kr. 864.000 Inst. materiell 37-38Kr. 296.000 Inst. materiell 41-45Kr. 123.000 Inst. materiell 49-54Kr. 364.000 Inst. materiell 62-69Kr. 75.000 Uttak vil variere fra år til år. Kommunen garanterer ikke ovenfor nevnte tall. Det tas forbehold om at varegruppe 37 og 38 kan tas ut av avtalen.

8 8 2.4 Antall leverandører Det velges 1 leverandør på avtalen. 2.6 Tidsfrister Spørsmålsfrist: torsdag 9. oktober, kl. 1400 Tilbudsfrist: torsdag 16. oktober 2008 (postst.) NB! Tilbyder må selv dokumentere at tilbudet er levert innen fristen. Tilbud leveres i 2 eksemplarer i lukket konvolutt (merket Rammeavtale – Elektrotjenester og materiell) og 1 eks på CD/minnepenn.

9 9 2.9 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Leverandøren skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens får dersom kommunen ikke kan akseptere forbeholdet. Dersom tilbudet er ment å avvike fra Konkurranse- grunnlaget må dette komme fram i en egen oversikt i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurderedem uten kontakt med tilbyder. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold.

10 10 2.10 Alternative tilbud Alternative tilbud blir ikke evaluert. 2.15 Generelle krav til tilbudsutforming Tilbudet skal leveres inn på tilbudsmappa (vedlegg 3). Tilbudet som ikke leveres inn på tilbudsmappen blir forkastet. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Åpen anbudskonkurranse. Det er ingen forhandlinger.

11 11 NB! Bruk versjon 2 av tilbudsmappen ved tilbudsinnlevering!! 4.1 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter *Dokumentasjon: Skatteattest og Mva.attest Kvalifikasjonskrav 2: Tilfredsstillelse av internkontroll bestemmelser *Dokumentasjon: HMS-egenerklæring 4. Vedlegg 3 Tilbudsmappen (versjon 2)

12 12 Kvalifikasjonskrav 3: Lovlig etablert foretak *Dokumentasjon: Firmaattest Kvalifikasjonskrav 4: Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen *Dokumentasjon: Årsregnskap (siste årsberetning til Brønnøysund registeret, inkl. revisors vurdering)

13 13 Kvalifikasjonskrav 5:Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: 1.Ansvarsforsikring relatert til avtaleområdet 2.Fagkompetanse i bedriften for kunne betjene denne avtalen 3.Nødvendige godkjenning og autorisasjoner innen fagområdet, både som prosjekterende, utførende og kontrollerende 4.Lærlingeordning

14 14 Dokumentasjon: 1.Tilbyder gir bekreftelse på ansvarsforsikring relatert til avtaleområdet, som dokumenteres med kopi av polise. Det skal bekreftes at tilbyder vil ha slik ansvarsforsikring også i hele avtaleperioden. 2.Tilbyder gir informasjon om organisasjon – med oversikt over antall ansatte og deres fagkompetanse (sterkstrøm og svakstrøm).

15 15 Dokumentasjon, forts.: 3. Det vedlegges dokumentasjon på at leverandøren har nødvendige godkjenning og autorisasjoner innen fagområdet, både som prosjekterende, utførende og kontrollerende. Det vedlegges dokumentasjon: *om at leverandøren oppfyller krav til ”Forskrift om kvalifikasjoner for elektrofagfolk” FKE. *installatørbevis *autorisasjon av elektroinstallatør gruppe L *ansvarsrett 4. Erklæring fra foretaket om tilknytning til offentlig godkjent lærlingeordning.

16 16 Kvalifikasjonskrav 6:Tilfredsstillelse av barnkonvensjon og ILO-konvensjon *Dokumentasjon: Signert bekreftelse:

17 17 4.2 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge den tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud ved kontraktstildeling. Følgende kriterier legges til grunn:

18 18 Alle de ovenstående komponentene vil bli tillagt vekt og vil samlet telle mot en totalvurdering av de enkelte tilbudene. Hver komponent vil bli gitt en karakter (0- 10) som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder. Karaktersetting gis med inntil 1 desimal. Leverandørenes tilbud vil bli evaluert og rangert som følger: Tilbudene vil bli evaluert og rangert som følger:

19 19 4.2.1 Pris og betingelser Alle priser oppgis eks. mva. i NOK, fritt levert kommunen. Timepris skal være inkl. sos.utg., fortjeneste, reiseutgifter osv. Prisskjema skal fylles ut (vedlegg 1) Prisbok skal vedlegges.

20 20 Påslag på materialer skal beregnes av dokumenterte nettopriser med kopi av faktura fra underleverandør. Påslag i % på leveranser av materialer skal være fast i hele avtaleperioden. Prisene skal være faste i 1 år. Deretter justeres prisene iht kontraktsvilkårene.

21 21 4.2.2 Service og oppfølging Her vurderes: *Årlig statusmøte *Service og oppfølging *Kontraktsvilkår *Referanser *Statistikk *Leveringsbetingelser *Fakturering / betaling *E-faktura *Produkt *Garanti

22 22 Årlig statusmøte Minimum ett årlig statusmøte pr. år. På statusmøte skal: *avtalen evalueres *status hittil i avtaleperioden *aktiviteter *omsetning skal presenteres og gjennomgåes *eventuelt

23 23 Service og oppfølging *Tilbyder beskriver den service og oppfølging som tilbys på anskaffelsen, f eks innenfor lagerhold, leveringstid, kurs, opplæring etc. *Når det gjelder lagerhold og leveringstid skal kommunen være sikret rask levering. Det er viktig at leverandøren til en hver tid holder et tilfredsstillende lager av installasjonsmateriell og utstyr. *Ved spesielle bedriftselektriske produkter, f.eks. til svømmehall og renseanlegg, står kommunen fritt til å handle utenom avtalen.

24 24 Kontraktsvilkår Generelt a) NS 8406 legges til grunn. b) Bestilling foretas av den enkelte etat etter behov. Spesielle kontraktsvilkår c) Endring i timepris skal skje etter: ”ISO Entrepriseindeks – Lønn” Indeks for november 2008 vil være utgangspunkt for beregning. Prisendring vil da være den prosentvise endringen i indeks november 2008 – november 2009.

25 25 Kontraktsvilkår, forts. Dersom helt spesielle forhold som har betydelig innvirkning på prisen oppstår, kan anmodning om prisendring fremsettes av partene. Begrunnet anmodning om prisendring skal fremsettes skriftlig med minimum to måneders varsel før ikrafttredelse. For øvrige fakturerte materialkostnader, skal pris fastsettes ut fra ISO Prisindeks med avtalt rabatt. Prisendring kan først gjennomføres av leverandør etter skriftlig godkjennelse fra Innkjøpsavdelingen.

26 26 Kontraktsvilkår, forts. d) Større engangskjøp/prosjekter i forbindelse med kommunale nybygg/nyanlegg og større ombygginger omfattes ikke av denne avtale. Kommunen forbeholder seg rett til å komme tilbake til slike kjøp ved innhenting av særskilt tilbud. e) Oppsigelse: Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning.

27 27 Kontraktsvilkår, forts. f) Mislighold fra leverandørens side gir oppdragsgiver rett til å heve avtalen uten kostnad. Avvik på leveringsbetingelser samt påviste mangler ved utførte tjenester, regnes som mislighold. Oppdragsgiver kan i slike tilfeller også kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. Dersom leverandør ikke er i stand til å sluttføre et oppdrag, kan oppdragsgiver fremsette erstatningskrav overfor leverandør for de merkostnader som påløper for å få sluttført oppdraget i henhold til inngått avtale for leveransen. Slike tilfeller vil betegnes som mislighold Dersom oppdragsgiver avdekker mislighold vedrørende sosial dumping/barnearbed, ref. kvalifikasjonskrav, vil dette kunne betraktes som mislighold av avtalen og være grunnlag for oppsigelse.

28 28 Referanser Leverandøren vedlegger referanser fra tilsvarende oppdrag. Relevante referanser skal kunne redegjøre for tilbyders seriøsitet som aktør innen anskaffelsen, faglig og økonomisk. Videre vedlegges dokumentasjon mht. oppdragets karakter, verdi, varighet, oppdragsgiver, kontaktperson hos oppdragsgiver (inkl. tlf nr). Tilbyder vedlegger minimum 3 referanser (dersom mulig). Det oppgis kontaktperson (inkl. tlf nr) som kan kontaktes.

29 29 Statistikk Leverandøren skal føre varereskonto som inneholder volum, varetype og pris for kommunens kjøp av materiell og pris på betaling av tjenester i løpet av 1 år. Sendes til kommunens innkjøpskontor uoppfordret hvert år. Statistikken ønskes sendt på excel-format. Leverandør vedlegger eksempel på hvordan statistikken vil bli presentert på.

30 30 Leveringsbetingelser Leveringsbetingelse for alle leveranser er: Fritt levert bestillende virksomhet, DDP i henhold til Incoterms 2000. Levering anses som gjennomført når oppdrag er sluttført og godkjent av oppdragsgiver. Ved sluttført oppdrag skal avfall/søppel og defekte utskiftede komponenter som følge av oppdraget, fjernes av leverandør. Avtalen baseres på utførelse ”etter avtale”, hvor det blir avtalt tidspunkt for oppstart og tidsrom for utførelse i forbindelse med rekvirering av oppdrag.

31 31 Leveringsbetingelser, forts. I tilfeller hvor oppdragsgiver avdekker akuttbehov som må utbedres, skal slike behov som varsles/bestilles før kl. 08.00 ma-fr., kunne påbegynnes samme dag, senest ved arbeidstidens start neste virkedag. Tilbyder har ansvar for nødvendig arbeidsvarsling med ev. skiltregulering. Dersom annen arbeidsvarsling er nødvendig, f.eks. manuell dirigering eller politiassistanse, skal dette avtales særskilt med oppdragsgiver. Dersom annet ikke er avtalt, er leverandøren ansvarlig for den praktiske gjennomføringen, og bærer alle kostnader til dette. Gjennomføringen skal skje i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer som måtte være fastsatt.

32 32 Leveringsbetingelser, forts. Leverandøren oppgir sine garanterte responstider i dager (gjelder når ikke annet er avtalt): *Leverandørs svartid på forespørsel skal være maksimalt: *Leverandørs oppstartstid: *Leverandørs utrykningstid for hasteoppdrag (hverdager): *Leverandørs utrykningstid for hasteoppdrag (hverdager/kveld): *Leverandørs utrykningstid for hasteoppdrag (lørdag/søndag): *Leverandørs utrykningstid for hasteoppdrag (helligdager):

33 33 Fakturering / betaling Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller andre former for tilleggspriser. Fakturering Sandefjord kommune innfører høsten 2008 elektronisk fakturabehandling i kommunen. Etter innføringen vil kommunen i fase 1 innføre felles fakturasentral. Primo 2009 er det ønskelig at valgte leverandør leverer e-fakturaer til kommunen.

34 34 Fakturering / betaling, forts. Inntil videre følges disse faktureringsrutinene: Fakturaen sendes i to eksemplarer direkte til den etat som har bestilt tjenesten/varen Faktureringsgebyr/behandlingsgebyr/ordregebyr el.lign. aksepteres ikke. Fakturaen skal inneholde: - Bestillende virksomhet – om mulig ansvarsnummer -Rekvisisjonsnummer eller ordrenummer -Bestillers id-nummer (fortrinnsvis i feltet ”Deres ref”) -Bestillers navn -Adresse hvor oppdrag er utført -Hva oppdraget omfatter, ev henvisning til beskrivelse -Timepriser/avtalt fastpris -Spesifisering av materialleveranser med kopi av faktura som dokumentasjon -Kopi av evt. timelister -Spesifikasjon av mva.

35 35 E-faktura (nytt punkt – 9. september) Leverandøren kan levere e-faktura i løpet av første halvår 2009. *I tilbudsmappen står det første halvår 2008. Riktig skal være første halvår 2009!

36 36 Produkt Alt materiell og tjenester som leveres skal til enhver tilfredsstille offentlige pålegg, forskrifter og produktkrav. Tilbyder skal kunne tilby kommunen det forespurte sortimentet som er nevnt i vedlegg 1 Prisskjema. Der hvor det i prisskjemaet er oppført navn på produkter/produsent el.l er dette å forstå kun som eksempel på produkt og kvalitetsnivå. Tilbyder kan gjerne tilby andre produkter her. Tilbyder beskriver sitt sortiment relatert til denne avtalen. Tilbyder gir informasjon, samt bekreftelse, at tilbudte sortiment er ihht. kommunens krav.

37 37 Garanti Garantibestemmelser er i samsvar med NS 8405

38 38 4.3 Forbehold Ved eventuelle forbehold: *Leverandøren skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens får dersom kommunen ikke kan akseptere forbeholdet (fortrinnsvis pris). Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Det kan ikke tas vesentlige forbehold.

39 39 4.4 Vedlegg Vedlegg 1 Skatteattest Vedlegg 2 Merverdiavgiftattest Vedlegg 3HMS-egenerklæring Vedlegg 4 Firmaattest Vedlegg 5 Årsregnskap Vedlegg 6 Ansvarsforsikring Vedlegg 7Organisasjon og kompetanse Vedlegg 8Godkjenninger og autorasjoner Vedlegg 9Lærlingeordning Vedlegg 10Prisskjema Vedlegg 11Prisbok

40 40 5. Vedlegg 1 Prisskjema Fane 1 - Tilbudsskjema

41 41

42 42

43 43 Fane 2 - Prissammenstilling

44 44 Utdrag av produkter som det skal oppgis pris på:

45 45

46 46 6. Vedlegg 2 HMS-skjema

47 47 Spørsmål ?