Digital postkasse til innbyggere En av Difis felleskomponenter *Bildet lenker til film om digital postkasse* Denne presentasjonen skal ta for seg tre elementer. 1. Digital postkasse til innbyggere 2. Endringer i regelverket knyttet til digital post 3. Kontakt- og reservasjonsregisteret Disse tre elementene kan fullstendig endre måten det offentlige kommuniserer med innbyggerne på. Og alt er klart og tilgjengelig for dere å ta i bruk. 14. mai 2014

Hva skal vi oppnå? Men først noen ord om hva vi vil oppnå med det vi nå gjør.

MÅL: Redusere bruken av papir Redusere offentlige utgifter Spare miljøet Yte bedre service til innbyggerne Forbedre informasjonssikkerheten ved forsendelser Det ligger betydelige gevinster for offentlig sektor, for samfunnet og ikke minst for miljøet ved overgang til mer digital kommunikasjon.

Det offentlige spyr ut papir Det offentlige spyr ut papir, og 40 millioner brev til innbyggere per år er et forsiktig anslag. Antakelig er det mer. Vi vet at NAV alene estimerer 30 millioner årlig.

Det koster mye penger Det er unødvendig dyrt å sende brev på papir. Det koster med papir, med konvolutter og med porto. Tallet på skjermen er utelukkende portokostnader, hvor vi har regnet en tier per brev. Det er omtrent i samsvar med Postens aller billigste standardpriser på b-post. Vi tror det er et svært nøkternt anslag, og likevel snakker vi om store summer hvert år. I tillegg kommer alt rundt håndtering av papirpost. Det har vi ikke regnet på, men vi vet at innsparingspotensialet her antakelig er svært stort.

Offentlige papirbrev påvirker økonomien 400 millioner kroner 655 lærerårsverk 668 sykepleierårsverk Vedlikehold av 300 mil vei For å sette disse 400 millionene i perspektiv er det en interessant øvelse å se hva de kunne tilsvart av andre offentlige tjenester.

«Et vanlig brev vil koste under 1 krone» Kostnaden ved å brev digitalt er under 10 prosent av kostnaden ved å sende et brev på papir i posten om vi utelukkende tar høyde for portokostnadene. Transaksjonsprisen til Difi sin løsning har to elementer i seg. Det er en pris til meldingsformidleren og en pris til postkassen. Til meldingsformidleren er det en flat pris på 20 øre per melding, mens prisen til postkassen avhenger av størrelsen på meldingen. Pristabellen er delt inn i trappetrinn, hvor det laveste trinnet inkluderer meldinger opp til 100 kb. Erfaringer fra Danmark viser at over 90 prosent av det som sendes der er under 100 kb. Prisen på dette trappetrinnet er maksimalt 69 øre, pluss 20 øre til meldingsformidler. Derfor sier vi at et vanlig brev vil koste under 1 krone. Full prisliste finner dere på samarbeidsportalen (samarbeid.difi.no). Difi vil dekke prisen til meldingsformidler på de 25 millioner første meldingene, slik at prisen blir enda lavere i begynnelsen. SvarUT sender i dag lenker til brev til Altinn. Det blir ingen endring på dette med det første når SDP aktiveres gjennom SvarUT, det er fremdeles lenker som sendes men nå til innbyggers valgte postkasse i e-Boks eller Digipost. Brevet med lenken vil komme på det laveste trappetrinnet, slik at prisen per brev for en kommune vil være maksimalt 69 øre. På sikt skal det jobbes for SvarUT distribuerer brev og ikke bare lenker. Difi og KS skal i fellesskap finne en hensiktsmessig måte å gjøre dette på.

Offentlige papirbrev påvirker miljøet 31 000 flygninger Oslo-Trondheim Daglige utslipp fra 250 000 biler Men det er ikke bare den offentlige lommeboka som vil merke at vi legger om vil mer digital utsending av brev. Hugging av trær frigjør mye Co2. Hadde vi digitalisert disse 400 millioner brevene ville vi redusert utslippene våre tilsvarende 31 000 flyvninger årlig mellom Oslo og Trondheim eller daglige utslipp fra 250 000 biler.

Og for å vise dere enda et eksempel, mengden av alt papiret vi bruker for å sende brev på papir i posten tilsvarer….

Et område på størrelse med Grønland!

Hva vil innbyggerne? Vi har gjennomført undersøkelser i befolkningen for å måle folks holdninger til den digitale postkassen. Resultatene er positive, dette er noe de ønsker seg. Undersøkelsen ble utført på et landsrepresentativt utvalg i fjor høst.

Befolkningen er overveiende positiv 68% Nærmere 70 prosent svarte at de var enten «Svært positive» eller «ganske positive» til å motta digital post i e-Boks eller Digipost. Kun 25 prosent var enten «ganske negative» eller «svært negative».

Ønsker du å få post fra det offentlige i en digital postkasse? I forlengelsen av dette svarte nærmere 60 prosent av de selv ønsket å ta i bruk tjenesten.

De fleste er enige i det meste Besvart av de som har svart de ønsker å få post, samt de som er usikre om de vil.

Hva er viktig for innbyggeren? De som var positive fikk også spørsmål om hvorfor de var positive. De tre argumentene som skilte seg ut var miljø (nummer 1), reduserte offentlige utgifter (nummer 2) og alt på ett sted (nummer 3). Det er altså samfunnsperspektivet som trekkes frem av innbyggerne som det viktigste når vi spør dem hvorfor de er positive til en digital postkasse. Og ellers ønsker de den digitale posten sin ett sted. Besvart av de som har svart de ønsker å få post, samt de som er usikre om de vil.

Hvordan fungerer løsningen?

Det er frivillig for innbygger å opprette postkasse, og de kan velge mellom e-Boks og Digipost. Postkassene er likestilte og tilfredsstiller strenge krav til blant annet sikkerhet. De fleste av dere kjenner sikkert godt til Digipost, som er tjenesten til Posten. E-Boks er kanskje litt mer ukjent, men har siden 2009 vært leverandør av digital postkasse i Danmark. For snart et år siden ble det obligatorisk for alle dansker å ha en digital postkasse hos e-Boks for å kunne motta digital post fra det offentlige i Danmark.

Postkassen fungerer slik at en offentlig virksomhet først gjør et oppslag i Kontakt- og reservasjonsregisteret. Her får man tilbake nødvendig informasjon, slik som e-postadresse, mobilnummer og postkasseadresse med tilhørende krypteringssertifikater. Brevet som skal sendes pakkes og krypteres med krypteringssertifikatet og sendes til meldingsformidleren som igjen ruter brevet til riktig postkasse. Ettersom sendingen er kryptert vil ikke meldingsformidleren se noen annen informasjon enn til hvilken postkasse meldingen skal til. Innbyggeren vil deretter få sms eller e-post om at det ligger et nytt brev i postkassen, og vil få tilgang til brevet gjennom å logge på sin valgte postkasse med ID-porten. Dersom mottakeren av brevet ikke har valgt en postkasse kan brevet sendes til print. For kommuner som bruker SvarUT håndteres alt dette av SvarUT. Den digitale postkassen er en tjeneste som ligger på siden av deres eksisterende kanaler, og innebærer ingen endringer i måten dere skal forholde dere til utgående post på. Det er fremdeles innbyggeren som skal eie posten, og deres ansvar avsluttes når brevet er sendt og bekreftet mottatt hos innbygger. Digital utsendelse gjør likevel at dere kanskje må tenke litt nytt og at brevene som sendes må tilpasses en ny kanal og de nye mulighetene som ligger i denne.

Led brukeren til egne tjenester Sikker levering Digital post ett sted Den digitale postkassen tilbyr for det første en sikker kanal å levere digital post i. Brevene både sendes og lagres kryptert, noe som gjør postkassen til en egnet kanal å sende sensitiv eller taushetsbelagt informasjon i. Postkassen skal for det andre tilby innbygger å motta og oppbevare sin digitale post ett sted. Ettersom e-Boks og Digipost er kommersielle aktører kan innbygger også samle sin digitale post fra både offentlige og private avsendere samme sted. Og postkassen tilbyr for det tredje en måte å lede innbyggerne til deres digitale tjenester. Dersom dere sender et vedtak om tildeling av barnehageplass kan dere for eksempel lenke direkte til en tjeneste på deres nettsider hvor innbyggeren kan akseptere plassen. Innbyggeren har allerede er logget inn gjennom ID-porten for å lese brevet. Dette er måten postkassen håndterer dialog. Digital post ett sted

Hvilke effekter får dere?

Høy åpningsgrad Innbyggerne åpner i større grad post i e-Boks eller Digipost enn i egne løsninger Vi har begrenset med erfaringer enda, men en interessant erfaring har vi fra Husbanken som sier at innbyggere som hva valgt postkasse i større grad åpner post. I deres eksempel har 86 prosent av innbyggerne som har fått brev fra Husbanken i e-Boks eller Digipost åpnet brevet etter første varsel, mens det tilsvarende tallet for deres egen løsning på Husbanken.no er omtrent 50 prosent. Når en melding er sendt og bekreftet levert er deres ansvar ferdig. Det er da innbyggers ansvar å sørge for å gjøre seg kjent med innholdet i det dere har sendt. Åpningsgrad er likevel interessant, fordi dere som avsendere kan ha en interesse i å lede innbyggeren videre inn i en elektronisk dialog slik jeg viste at løsningen legger opp til. 14. mai 2014

*DEMO*

Gåsa kommune Eksempel digitalt brev

Innbyggers arkiv for post fra det offentlige Tilgjengelig overalt Varsel når det kommer post Sikker levering og lagring

Regelverket er endret

§ Digital kommunikasjon som hovedregel Forvaltningsloven og e-Forvaltnings-forskriften er endret Forvaltningslovens og eForvaltningsforskriftens bestemmelser om elektronisk kommunikasjon, ble endret i februar i år. Endringene skal gjøre det enklere for det offentlige å kommunisere digitalt med innbyggerne. Tidligere måtte den enkelte mottaker gi hvert forvaltningsorgan samtykke før et enkeltvedtak eller en annen viktig henvendelse kunne sendes digitalt. Denne måten å gjøre det på er tungvint; for offentlig sektor og for innbyggerne som må gjøre den samme jobben gang, på gang, på gang. Dette er nå snudd på hodet. Hovedregelen er blitt digital kommunikasjon, og innbyggere må aktivt be om papir. Det gjør man ved å reservere seg mot kommunikasjon på nett fra det offentlige. Reservasjonen gjelder da i forhold til alle forvaltningsorganer. Det er derfor ikke mulig å reservere seg kun mot kommunikasjon på nett fra Skatteetaten for eksempel. Er man reservert vil man få alt på papir fra alle. Reservasjonsadgangen er kun for privatpersoner – virksomheter forventes å forholde seg til digitale henvendelser fra offentlig sektor.

Kontakt og reservasjonsregisteret Inneholder Fødselsnr./D-nr., kontaktinformasjon, evt. reservasjon, valgt postkasse, evt. fullmaktsforhold (ikke aktuelt foreløpig) Brukes i saksbehandling og forvaltningsoppgaver Må ha fødselsnummer 3,8 mill. Registrerte – ca. 67 000 reserverte Obligatorisk fra 1. januar 2016 Kontakt- og reservasjonsregisteret er den praktiske innføringen av regelverksendringene. Dette er et register som blir obligatorisk å bruke for alle offentlige virksomheter innen 1. januar 2016. Dette inkluderer også kommunene. Grunnen til det er nettopp at det er her dere finner om en innbygger er reservert eller ikke. Dersom denne retten skal være reell må offentlige virksomheter kunne sjekke reservasjonsstatus. For at de nye reglene om reservasjon skal gjelde, må derfor en virksomhet ha tatt i bruk registeret. Inntil man har gjort det, må man fremdeles ha samtykke. Men eForvaltningsforskriften pålegger alle offentlige virksomheter å bruke registeret innen 1. januar 2016 dersom man skal kommunisere digitalt med innbyggere. Offentlige virksomheter kan bruke registeret i saksbehandling og til å utføre forvaltningsoppgaver så lenge det finnes en saklig grunn. Difi forvalter og drifter registeret, og alt dere som offentlig virksomhet trenger å gjøre er å kople seg til. Akkurat den biten må finansieres av hver virksomhet, men bruken er gratis. Registeret ble opprinnelig laget for at innbyggere kunne registrere kontaktinformasjon og få tilsendt engangskoder til MinID på SMS eller e-post. I den nye eForvaltningsforskriften har Difi fått hjemmel til å utvide registeret med mer informasjon og til å dele registeret med alle offentlige virksomheter. Per i dag ligger det informasjon om mobilnummer, e-postadresse og reservasjonsstatus. Når den digital postkassen kommer blir det også lagt inn postkasseadresse til de som velger seg en postkasse. Difi har også hjemmel til å legge inn fullmaktsforhold, men det er foreløpig ikke er aktuelt. Registeret inneholder ikke navn, kun fødselsnummer. Oppslag i registeret gjøres derfor med fødselsnummer. Per i dag er det over 3,8 millioner innbyggere i registeret, og av disse er rett i underkant av 70 000 reservert. Og datakvaliteten er god. Det er innbygger selv som er ansvarlig for å holde informasjonen oppdatert. Ved innlogging til en hvilken som helst offentlige tjeneste på nett vi ID-porten, vil innbygger hver tredje måned få spørsmål om de registrerte opplysningene er korrekte. Dette er en utrolig nyttig tjeneste som Difi tror vil være av stor verdi for svært mange offentlige virksomheter.

Reservasjonsretten Meldinger med betydning for rettsstilling. Enkeltvedtak Forhåndsvarsel (forvaltningsloven §16) Meldinger av særlig betydning å sikre at vedkommende mottar. Det som tidligere var et krav om samtykke til elektronisk kommunikasjon er altså fjernet, og det er heller innført en reservasjonsrett for de som fremdeles ønsker å motta post på papir. Reservasjonsretten er imidlertid begrenset til det man tidligere måtte samtykke til, og de tilfellene hvor retten gjelder er listet opp i regelverket. Det er imidlertid ikke helt enkelt å vite akkurat hva som ligger i de ulike punktene, men som samlebetegnelse pleier vi å si at reservasjonsretten omfatter viktige brev. Det betyr samtidig at det fremdeles er mye man ikke kan reservere seg mot. Det kan være mer generell informasjon, eller for eksempel servicemeldinger om brøyting av snø eller koking av vann. Selv om reservasjonsretten er ny, er imidlertid regelen gammel. Så det man i dag kan reservere seg mot er akkurat det samme som man tidligere måtte samtykke til.

Varslingsplikten Pålagt for alle meldinger omfattet av §8 På dag 0 (ved utsendelse) Skal bruke varslingsadressene i kontakt- og reservasjonsregisteret Gjentatt varsling etter 1 uke Som tidligere er det også i det nye regelverket en plikt for det offentlige å gjøre innbyggeren oppmerksom på hvor man kan gjøre seg kjent med innholdet i et brev. Dersom dere sender et brev med et vedtak digitalt er dere pliktige å gjøre innbyggeren kjent med hvor denne kan gjøre seg kjent med innholdet. Det skal varsles samme dag som brevet sendes og det skal varslet etter 1 uke dersom brevet ikke er åpnet. Dere er i tillegg pliktige å varsle på via kontaktinformasjonen innbygger selv har registrert i Kontakt- og reservasjonsregisteret. Der vil dere finne både e-postadresse og mobilnummer for de aller fleste, mens noen kun er registrert med en av delene. Dere velger selv hvilken av kanalene dere bruker, men om en innbygger kun har registrert mobilnummer må dere bruke dette. Gjennom den digitale postkassen håndteres varslingen av leverandørene. I meldingen dere sender legger dere ved varslingen som skal sendes og varslingsadressen, mens e-Boks og Digipost er de som sender varselet. Når meldingen er kommet frem til mottaker og varsel er sendt opphører deres ansvar, og det er opp til innbygger å gjøre seg kjent med innholdet i brevet. Varslingsreglene gjelder kun for det som er omfattet av reservasjonsretten.

Hvordan kommer dere i gang?

Alle statlige forvaltningsorganer som sender post på papir til innbyggere skal innen 1.7.2015, i samråd med Difi, lage en plan for overgang til løsning for sikker digital postkasse innen første kvartal 2016. Alle statlige forvaltningsorganer skal ta i bruk den digitale postkassen innen første kvartal 2016. Det har regjeringen bestemt, og det er kommunisert gjennom Digitaliseringsrundskrivet 2014. Mange virksomheter har laget en plan sammen med Difi, og mange virksomheter holder på å sluttføre planen sammen med oss. Når vi kommer over i 2016 vil flere og flere virksomheter starte digitale utsendelser, og vi ønsker at flest mulig kommuner gjør det samme selv om pålegget ikke gjelder for dem.

Syv steg for å komme i gang Steg 1: Kartlegg tjenester Steg 2: Avklar tilknytning Steg 3: Kartlegg kostnader og gevinster Steg 4: Aksepter bruksvilkår Steg 5: Gjennomfør ROS-analyse Steg 6: Integrasjon og testing Steg 7: Rekrutter egne brukere

Litt mer om integrasjonsalternativer Det er i hovedsak tre måter å knytte seg til løsningen på. Egenutvikling Tilknytning via standard sak- arkivsystem eller annet fagsystem Kjøp av programvare fra en tredjepart Hvilket alternativ som er aktuelt vil ha betydning for omfanget av et innføringsprosjekt For enklest mulig tilknytning har Difi utviklet klientbiblioteker Klientbiblioteker i Java og .Net har ferdige forretningsmetoder som sender post til og henter kvitteringer fra meldingsformidleren i posttjenesten. De finnes her: https://github.com/difi/sikker-digital-post-net-klient https://github.com/difi/sikker-digital-post-java-klient Et godt sted å starte er å gå til http://begrep.difi.no/SikkerDigitalPost/

Samarbeidsportalen Logg inn på den lukkede delen Les på den åpne delen Gjør dere kjent med samarbeidsportalen! Her ligger det mye nyttig informasjon og materiell. Mye ligger på den åpne delen, og noe ligger på den lukkede delen.

Felles informasjonsmateriell Felles informasjonsmateriell og budskaper ligger på den åpne delen, og det som ligger der kan brukes fritt. Materiellet oppdateres og videreutvikles kontinuerlig. Difi har foreløpig ikke hatt noen større aktiviteter rettet mot innbyggere. Slike aktiviteter er under planlegging, og Difi vil orientere alle avsendere om slike aktiviteter i god tid slik at dere har muligheten til å gjøre egne aktiviteter i den samme perioden. Eventuelt kampanjemateriell vil bli lagt ut på denne siden.

3 enkle steg for å aktivere SDP Steg 1: Ta kontakt med Difi Steg 2: Aksepter bruksvilkår Steg 3: Aktiver SDP i SvarUT Og husk også ROS-analyse ihht. Personopplysningsforskriften Informer egne innbyggere om digital postkasse Det er enkelt for dere å komme i gang. Det første dere må gjøre er å ta kontakt med Difi på idporten@difi.no. Dere vil da bli registrert som avsender og få de nødvendige tilganger. Det andre dere må gjøre er å akseptere Difis bruksvilkår. Det er laget generelle bruksvilkår for Difis felleskomponenter og spesielle bruksvilkår for den digitale postkassen og for kontakt- og reservasjonsregisteret. Vilkårene kan leses på den åpne delen av samarbeidsportalen, og aksepteres elektronisk på den lukkede delen av samarbeidsportalen. Det siste dere må gjøre er å aktivere SDP i SvarUT, og så vil de innbyggerne som har valgt en postkasse hos e-Boks eller Digipost få post fra din kommune der. Dere er også pliktig å gjøre en risiko- og sårbarhetsanalyse før dere går på. Dette følger av personopplysningsforskriften, og er til deres eget bruk. Difi har laget materiell dere kan bruke om dere ønsker, som dere finner på den lukkede delen av samarbeidsportalen. KS har også laget materiale dere kan få ved å henvende dere til dem. Som nevnt er det frivillig for innbygger å opprette seg en postkasse. Det er derfor viktig at dere informerer deres egne innbyggere om muligheten til å få digital post i e-Boks eller Digipost. Difi har utarbeidet materiell og budskaper som kan brukes, og har også lagt ut innbyggerrettet informasjon på www.norge.no som vi oppfordrer dere å lenke til.

Før jeg runder av vil jeg vise hvordan Kristiansand kommune gjorde det da de tok i bruk postkassen via SvarUT for litt over en uke siden. Kristiansand har brukt Difis materiell og lagt det inn i sin egen kontekst. Det er et eksempel til etterfølgelse, og er med å sikre et felles budskap på tvers av offentlige virksomheter.