Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm Astrid Jenssen Webseksjonen.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm Astrid Jenssen Webseksjonen."— Utskrift av presentasjonen:

1 Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm Astrid Jenssen Webseksjonen

2 Agenda •Bruk av nettsidene til møter og møtedokumenter (innkalling, referater, oversikt over møter, sakspapirer, kalendervisning mm) •Redigering og deling av Office-dokumenter i Vortex •Dele dokumenter, arbeidsflyt, send dokument til gjennomlesning

3 Møter og møtedokumenter •Hvorfor bruke nettsidene til møter? •Hvordan gjør du det? •Eksempler på bruk •Oppsummering •Oppgaver

4 Hvorfor bruke nettsidene til møter? •All informasjon om møtene tilgjengelig på ett trygt sted –Ikke spredd på e-post, hjemmeområder, ulike fellesområder, egen maskin og nettsider •Enklere å finne det du er på jakt etter –Søk i alt (åpent og lukket) •Enkelt å oppdatere •Tilgjengelig fra hvor som helst når som helst

5 Hvorfor bruke nettsidene til dette? (forts.) •Fleksibel tilgangskontroll •Ettersporbarhet –Sist endret oversikt, versjonering •Mindre sårbart (hvis det utenkelige skulle skje)

6 Hvordan gjør du det? •Innkallinger og referater •Oversikt over møter •Sakspapirer og arbeidsdokumenter •Avklar plassering av dokumentene –Hvor på UiOs nettsted, eks interne møter under for-ansatte –Kontakt lokal nettredaktør for tilgang

7 Hvordan gjør du det? (forts.) •Mappetype = arrangementsliste •Agenda og referat = arrangementsmal –Samme dokument for agenda og referat •Skriv referat direkte på møtet •Raskt tilgjengelig etter møtet •Innkalling neste møte – ta kopi av forrige og rediger

8 Eksempler på bruk •Uformelt møteorgan •Formelt møteorgan

9 Oversikt over møter Eks https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/

10 Innkalling og referater Eks: https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/2013/130130/https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/2013/130130/

11 Sakspapirer og arbeidsdokumenter Eks: https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/2013/130130/sakspapir/https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/2013/130130/sakspapir/

12 Eks. uformelt møteorgan

13 Eks. formelt møteorgan

14 Oppsummering •Opprett en arrangementliste for møter •Bruk arrangementsmal for å publisere innkalling og referat –Benytt samme dokument til både innkalling og referat •Opprett en vanlig mappe for sakspapirer og arbeidsdokumenter

15 Oppgaver 1) Fordel mappene under http://www.vortex-demo.uio.no/lynkurs-2013/http://www.vortex-demo.uio.no/lynkurs-2013/ 2) Opprett to årstallsmapper (arrangementsliste), hhv 2012 og 2013 3) Flytt agenda/referat-dokumentene til hver sin mappe 4) I 2013-mappa, opprett to nye arrangementer. Bruk datoer slik at det ene møte er avholdt og det andre er kommende. 5) I 2013-mappa, opprett mappe for vedlegg og flytt word-dokumentet dit 6) Sjekk opplisting og kalender på førstesiden i møtemappa. Gjør evt om på noen av innstillingene ved å redigere mappa. 7) Hvis ferdig: ”lek med” ulike innstillinger på møtemappa ved å redigere mappa

16 Redigering og deling av Office- dokumenter i Vortex •Rediger-lenke direkte i dokumentlistingen i Vortex (gjelder bruk av Windows og IE) •Dokumentet låses når man åpner i Office- programmet •Andre ser hvem som har låst dokumentet •Låses opp når man lukker officeprogrammet/dokumentet •Dokumentet oppdateres automatisk i Vortex hver gang man lagrer

17 Rediger-lenke for office-dokumenter

18 Dele dokumenter, arbeidsflyt, send dokument til gjennomlesning •Formell arbeidsflyt med godkjenning –Skreddersydd funksjonalitet for saksgang etc –Endringer må godkjennes før publisering –Rettighet: ”bare les og skriv (ikke publiser)” gir brukeren ”send til godkjenning-knapp” i stedet for ”publiser-knapp” –Anbefales kun der det er behov for ekstra streng redaksjonell kontroll, for eksempel HMS-rutiner •”Enkel” arbeidsflyt ved bruk av generell funksjonalitet i Vortex http://www.uio.no/tjenester/it/web/vortex/hjelp/admin/rettigheter/godkjenning/

19 Enkel arbeidsflyt – tips •Flere kan jobbe på samme dokument, låses når noen jobber på dokumentet •Bruke rettigheter for å åpne/lukke, styre hvem kan lese, skrive, administrere •La andre se over upublisert før det publiseres •Publisering/avpublisering av mapper og dokumenter •Lage arbeidsversjon

20 •Enkelt å oppdatere •Alt på ett sted, tilgjengelig overalt •Oversikt over versjoner og sist endret •Kan bruke funksjonaliteten i Word, eks ”egenskaper” (home/prepare/properties) – se hvem som har opprettet, endret, nettadresse til dokumentet etc Enkel arbeidsflyt – tips II

21 Info om dokumentet

22 Mer informasjon •Hjelp og veiledninger til Vortex •http://www.uio.no/tjenester/it/web/vortex/hjelp/http://www.uio.no/tjenester/it/web/vortex/hjelp/ •Nettpublisering ved UiO - veiledninger, skrive for nett, bilder på nett, med mer –http://www.uio.no/for- ansatte/arbeidsstotte/nettpublisering/http://www.uio.no/for- ansatte/arbeidsstotte/nettpublisering/ •Kontaktpunkter –Lokal nettredaktør –Vortex-hjelp@usit.uio.noVortex-hjelp@usit.uio.no

23 Takk for at du deltok på Lynkursdagene! •For å bli bedre, må vi ha tilbakemeldinger, så fyll ut evalueringsskjemaet som enten ligger på plassen din eller ved døra. •Skjemaet kan leveres på standen i første etasje, hvor det også er belønning å få, eller du kan la det ligge igjen i rommet, så blir det samlet inn.


Laste ned ppt "Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm Astrid Jenssen Webseksjonen."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google