TBS-prosess.

Presentasjon om: "TBS-prosess."— Utskrift av presentasjonen:

1 TBS-prosess

2 Beskrivelse saksflyt Tilgang til og bruk av NTNUs lokasjoner eller IT-ressurser forutsetter en ledergodkjent avtale. Overordnet ny prosess (likt for alle roller og arbeidsforhold): Saksbehandler utarbeider avtale (arbeidsavtale eller tilgangsavtale) Saksbehandler registrerer i Paga (ihht informasjon i avtale)/sende lønnsmelding til fakultetet Saksbehandler etablerer tilgangsbestillingsskjema (ihht org.tilknytning og rolle) Arbeidsflyt ihht skjema (automatikk med varsling via epost) Lokal IT «Basis IT» (brukernavn, epost-adresse, filområder, lister etc) Adgangskontrollen (kort/nøkler) Andre systemeiere ihht rolle og registrering i skjema (FS-hjelp, LOP-hjelp, ephorte) BDM-godkjenning Automatisk varsel til saksbehandler (når a-d er kvittert ut i skjema) Saksbehandler informerer bruker etter mottak av automatisk varsel Saksbehandler kan selv sjekke status på bestilling i skjemaet. Aktivering av konto vil kunne håndteres ved selvbetjening via ID portalen (dette krever for øvrig norsk p/d-nr) – se informasjon.

3 Innsida: Bestille tilganger til systemer og rom – bestillingsskjema og tilgangsprosess
/wiki/Norsk/Bestille+tilganger+til+systemer+og+rom Avtale Registrere i HR-portalen IT-tilganger Adgangskort Varsle bruker Aktivere tilganger

4 1. Avtale (Leder/HR) Utarbeide avtale
Godkjennes av leder (timeavtaler) Gjelder alle som skal ha tilganger uavhengig av avtale (oppdragsavtale, tilgangsavtale og arbeidsavtale)

5 2. Registrere i HR-portalen (HR)
Basert på avtale Org.tilknytning og ansattforholdkode (SL, G, GF, E, T etc) Start/slutt

6 3. Bestille IT-tilganger (Leder/ kontaktperson / HR)
Bruk TBS-skjema Automatikk

7 4. Adgangskort (Leder/ kontaktperson / HR)
Bruk TBS-skjema Automatikk

8 5. Varsle bruker Kontaktperson får tilsendt informasjon på epost

9 6. For nyansatte uten norsk ID

10 Hi XXX, Please find below information regarding your NTNU user account and access card. Since you do not have a Norwegian ID number you will not be able to activate your user account online. Instead, once you arrive, you need to go see the local IT support in order to retrieve your password. An access card has also been ordered, and I recommend that you pick up both during your first day on campus. Please bring your ID to both offices in order to avoid delays. Map to the IT offices (room A3-111 in the Natural Science Building): Map to the access control office (room 245 in the Central Building): Please let me know if you have any questions!

11 7. Aktivere tilganger/ hente adgangskort
IT-tilganger Bruker må få tilsendt informasjon (selvaktivering) Adgangskort Forutsettes at det er bestilt (gjelder de som benytter adgangskontroll NTNU)

12 Tilgangsavtaler

13 Saksflyt tilgangsavtale
Link til tilgangsavtale og innloggingsinfo sendes til den aktuelle personen (mailadresse til kontaktperson-meg) Tilgangsavtalen fylles ut og sendes til kontaktpersonen ved NTNU for å sjekke at opplysninger er riktig, og som setter på godkjenner. Skjema går til leder/HR for godkjenning Når skjema er godkjent så får man beskjed fra systemet at skjemaet er godkjent fra leder, og det arkiveres. Man kan da legge inn personen i paga og bruke TBS.

14 Innhente informasjon (Leder/ kontaktperson)
Tilgangsavtale: