Innføring velferdsteknologi Agder

Presentasjon om: "Innføring velferdsteknologi Agder"— Utskrift av presentasjonen:

1 Innføring velferdsteknologi Agder
Delprosjekt «Tjenesteinnovasjon & Forvaltning» Marianne Holmesland

2 Agenda Status og mål fra prosjektet Tjenesteforløp Pause
Hva er tjenesteforløp? Status delmål Status fra kommunene Pause Gevinstrealisering Hva er gevinstrealisering? Status og erfaringer fra prosessen med PA/pilot kommuner Forvaltning

3 Søknad 2018 Regionalt kommunesamarbeid tjenesteinnovasjon & forvaltning
Svar i løpet av medio Mai 2018 Søknadssum: Kr ,- Prosjektleder Frikjøp ressurspersoner Møtevirksomhet og samlinger Opplæringsmateriell Tildelingssum 2017: kr Regionalt kommunesamarbeid om velferdsteknologi, gevinstrealisering og forvaltningsrutiner Tildeling i fjor: kr

4 Mål «Innføring velferdsteknologi Agder 2020»
Trygghets- og varslingsteknologi er integrert: i helse- og omsorgstjenesten i alle 30 kommunene innen 2020 på en slik måte at bruk av trygghets- og varslings- teknologi gir gevinster Samarbeid med de andre prosjektene i Innføring velferdsteknologi Agder – og med kommunene. Målet inneholde ikke bare implementering av teknologi – også at det skal gjøres på en slik måte at det gir gevinster.

5 Hvordan skal vi nå målet
Hvordan skal vi nå målet? Hvordan implementere slik at det gir gevinster? Prosjektet vil bidra med verktøy til å lage motorveien – men dere må bygge den! Uten å jobbe med tjenesteinnovasjon – vil veien bli humpete…og vanskelig å kjøre på. Oppstartsmøter til nå – viser at det jobbes godt med «teknologien», «teknologien» som skal kjøre på veien. Men tjenesteinnovasjon er utfordrende å finne tid og ressurser til.

6 Men denne har vi vist flere ganger.. Men kan ikke gjentas for ofte!
Tjenesteinnovasjon, forvaltning og kompetanse – selve arbeidet og prosessen med å lage veien. - de 80 % av implementeringen er viktig!, og det er de som vi gi gevinstene av implementeringen. Og vi vil fremover i prosjektet prøve å bidra til at dere får mer fokus på dette.. Men vi kan ikke gjøre det uten dere. Dere må bruke verktøy og maler som vi har delt , gjøre en prosess i kommunen, og tilpasse verktøy og prosedyrer til deres kommuner – bygge veien

7 Introduksjon til kartlegging av tjenesteforløp
Hva er ett tjenesteforløp? Arbeidspakke 1 – tjenesteforløp. Blir også omtalt som tjenestereise… Hva er ett tjenesteforløp? Bilder hentet fra veikartet.no – som har ferdige presentasjoner som dere kan bruke ute i kommunene.

8 Introduksjon til kartlegging av tjenesteforløp
Hva er ett tjenesteforløp? En tjenestereise er en steg-for-steg-beskrivelse av tjenesteforløpet, laget som en reise gjennom tjenesten sett fra brukerens perspektiv. Her kartlegges alt som må til for å levere tjenesten, både det som er synlig for brukeren og det som er skjult. Samspillet mellom menneskene som bruker tjenesten og de ansatte som utfører den dokumenteres. Alle kontaktpunktene mellom partene, bakenforliggende arbeidsprosesser og støttende teknologi skal også kartlegges for å gi et helhetlig bilde av alle enkeltelementene som til sammen utgjør tjenesten. Tjenestereisen viser tjenesteforløpet over tid. Vi deler derfor inn i hendelser som skjer før, under og etter bruk av tjenesten: FØR: Stegene som omhandler hendelsen der behovet oppstår, beslutningen om hvordan oppfylle behovet, og hvordan komme i gang med tjenesten som er løsningen på behovet. UNDER: Stegene som omhandler kjernen av det tjenesten leverer. ETTER: Stegene etter at brukeren er ferdig med tjenesten, eller som omhandler hvordan det er å leve med tjenesten over tid. En tjenestereise er selve ryggraden i et tjenestedesignprosjekt. Det er et levende dokument som bygges på over tid når ny informasjon avdekkes. Når utarbeides dette? Fase 2: Enten før innsiktsarbeidet for å avdekke områder dere trenger å lære mer om, og/eller etter innsiktsarbeidet for å utdype og legge til ny kunnskap. Fase 3: Kartlegge den fremtidige tjenesten. Hvem er med? Prosjektleder Ledere og mellomledere Førstelinje-ansatte som kjenner arbeidsprosessene godt IKT-ansvarlig Eksterne aktører om nødvendig Det er viktig at det er representanter fra alle berørte parter som til sammen leverer den totale tjenesten. En steg for steg beskrivelse av forløpet – hvor alt kartlegges, både det synlige og usynlige. Utarbeides før innsiktsarbeidet for å avdekke områder dere trenger å lære mer om, og/eller etter innsiktsarbeidet for å utdype og legge til kunnskap. Fra før tjenesten har startet – underveis mens man leverer tjenesten – og etter at tjenesten er avsluttet. Kartlegg dagens tjeneste og fremtidens tjeneste slik at endringen gir gevinster. Det er selve ryggraden! Bygges over tid – og blir kanskje aldri helt ferdig… Dette begynte vi på i høst – og må jobbes med før og underveis av implementeringen.

9 Introduksjon til kartlegging av tjenestereisen
Hvorfor utarbeide ett tjenesteforløp? Hvorfor skal vi utarbeide tjenesteforløp?

10 Introduksjon til kartlegging av tjenesteforløpet
Hvorfor utarbeide ett tjenesteforløp? Mange tjenester utvikles kun fra kommunens perspektiv, uten å ha full innsikt i hvordan tjenesten oppleves for menneskene som bruker dem. I en kommune er det ofte flere avdelinger som til sammen leverer en tjeneste og utgjør den totale opplevelsen brukere og pårørende har. Tjenestene er til for brukerne, og derfor tar kartleggingen utgangspunkt i deres opplevelse av tjenesten som blir til gjennom de ulike kontaktpunktene. En tjenestereise vil hjelpe dere å løfte blikket og se den helhetlige tjenesten på tvers av alle avdelingene som til sammen leverer tjenesten. Ved å sette tjenesten i system vil dere kunne avdekke «hull» og problemområder, muligheter, overlapp i ansvarsområder med mer. Selve kartleggingen gir en mulighet for ansatte i ulike avdelinger til å samle seg og sammen reflektere over hva dere faktisk gjør i dag. Det bryter ned barrierer, og deltakerne ser hvordan de passer inn i det større bildet og lærer om hvordan andre deler av tjenesten utføres. Kartleggingsøvelsen er samskaping i praksis. Det gir deltakerne mulighet til å dele av sin kunnskap og få eierskap til prosjektet. ”Livet skjer på tvers, mens tjenestene går vertikalt.” (Ansatt i KS) ”Kartleggingen gav oss muligheten til å reflektere og være kritiske til det vi gjør.” (Ansatt i Vestre Toten) Fokus på bruker! Bruker i sentrum. Løfte blikket og få en helhetlig tjeneste på tvers. Implementeringen vil berøre og gå på tvers av avdelinger. For å avdekke hull og problem områder, muligheter, overlapp i ansvarsområder mm… Reflektere og diskutere på tvers… Forståelse for hverandres arbeid. Gir samskapning i praksis. Dele kunnskap med hverandre, og skaper forankring/eierskap til implementeringen! Enten dere skal forbedre en eksisterende tjeneste, eller opprette en helt ny bør dere starte med å kartlegge hvordan tjenestene som berøres utføres i dag.

11 Tjenesteforløp Hovedmål:
Kommunene i Agder utarbeider gode tjenesteforløp knyttet til de velferdsteknologiske løsningene som skal tas i bruk. Delmål 1) At arbeidspakken får innspill og innhenter maler, prosedyrer og verktøy fra kommunene. Delmål 2) Arbeidspakken utarbeider forslag til tjenesteforløp på ulike velferdsteknologiske løsninger som kommunene kan benytte i utarbeidelse/tilpassing av egne forløp. Delmål 3) Arbeidspakken utarbeider forslag til informasjonsskriv og brosjyrer vedrørende digitale trygghetsalarmer med og uten responssenter. I prosjektet på arbeidspakke tjenesteforløp - har vi følgende hovedmål: Kommunene i Agder utarbeider gode tjenesteforløp knyttet til de velferdsteknologiske løsningene som skal tas i bruk. Status på delmålene ….

12 Delmål 1 At arbeidspakken får innspill og innhenter maler, prosedyrer og verktøy fra kommunene. Kartlegging Agder våren 2018 Innspill på maler, prosedyrer og verktøy fra kommuner Vi har i samarbeid med arbeidspakke 3 forvaltning utført en kartlegging nå – som viser oss status i kommunene og hva dere har av verktøy. Viktig for oss at dere bidrar med kunnskap og verktøy, innspill.. De vil vi jobbe med når fremover, og dele på ehelseagder.no.

13 Delmål 2 Arbeidspakken utarbeider forslag til tjenesteforløp på ulike velferdsteknologiske løsninger som kommunene kan benytte i utarbeidelse/tilpassing av egne forløp. Tjenesteforløp mal Medisindispenser Lokaliseringsteknologi Digitalt tilsyn hjemme Pasientvarslingsanlegg Digitalt trygghetsalarm E-lås for hjemmeboende E-lås for institusjon Er lagt ut på ehelseagder.no – passord Delmål 2 - Dette er hva som først blir lagt ut på nettsiden nå i Mars. Ligger under Prosjekter – innføring velferdsteknologi agder – og arbeidsdokumenter agder – og passord julebrus.

14 Tidsplan tjenesteforløp - responssenter
Innføring av Tjenester i responssenteret 2018 2019 2020 Q1 Q2 Q3 Q4 Administrative samarbeidsrutiner med Agder-kommuner Kollegavarsling ("personalalarm") GPS Medisinsk avstandsoppfølging (definere hva det er for RS) Røykvarsler Pårørende som utrykningsressurs EPJ-integrasjon (Avvente resultat av Lillehammerutprøving) Digitalt tilsyn (avventes til nytt kamera er på plass) Døralarm Sengealarm (kan også inngå i digitalt tilsyn) Elektronisk medisineringsstøtte Vi samarbeider med responssenter og vil fremover jobbe med tjenesteforløp mot responssenter Vi jobber nå med pårørende som 1 ressurs, brannalarmer/røykvarslere –flere kommer fremover – oppdateres fortløpende… Kollegavarsling – har blitt etterspurt – og vi håper å se på dette mot slutten av året – begynnelsen av 2019 Men avhenger av ressurser – midler i søknad og «kompetanse» person til å jobbe med dette.

15 Pårørende 1 ressurs - responssenter
Prosedyre og rutine: anbefaling kommer før sommeren Fylkesmannen: «Ansvaret for helsetjenesten ligger alltid hos kommunen. Det er vi som må gjøre en vurdering på om det er faglig forsvarlig at pårørende utfører denne tjenestene. Det blir da svært viktig at vi dokumenterer grundig en begrunnelse for at pårørende skal svare /være første kontakt på alarmen og evt rykke ut ved behov, samt begrunnelse for at vi mener at dette er faglig forsvarlig Dette er journalpliktig på lik linje med all annen helsetjeneste. Vi må derfor lage en avtale med pårørende om at hvis det skjer noe så må de gi oss beskjed om dette og noen i kommunen må ha ansvar for å journalføre dette.» Samtykke: Mal avtale «kommune-pårørende» kommer Anbefaling kommer før sommeren – er planen. Samt mal for avtale. En kommune meldte inn i kartleggingen at de har avtale med bruker/pårørende. Kommunene må ha prosedyre og rutine på plass før de kan bruke responssentret og pårørende som utryknings ressurs

16 TJENESTEFORLØP: DIGITAL TRYGGHETSALARM Pårørende 1 ressurs
Henvisning og kartlegging Tilpasning og installasjon Opplæring Daglig drift Evaluering Videreføre /avslutte Saksbehandler mottar søknad, og sender melding via EPJ til hjemmetjenesten at bruker skal ha kartleggingsbesøk. Kartleggingsbesøk gjennomføres av hjemmetjenesten. Saksbehandler fatter vedtak. Avtale ang pårørende som første kontakt. Samtykke fra bruker at pårørende er 1.,kontakt Ressurspersonell bestiller utstyr, og avtaler deretter dag for installasjon med bruker. Registrere data og måle nullpunkt for gevinstrealisering. Ressurspersonell installerer alarm hos bruker. Ved installasjon kan bruker komme med ønske om endring, eksempelvis for trykkfølsomhet. Registrere eventuelle endringer og tiltak i fagsystem. Bruker får muntlig opplæring i bruk av alarmen, og utdelt infoskriv samtidig som monteringen skjer. Bruker tester alarmen. Testperiode over to uker hvor hjemmetjenesten følger opp tett. Evaluere hvordan bruker håndterer digital trygghetsalarm og om innstillinger bør endres. Responssenter: Respondere på alarmer og kontakter 1.kontakt pårørende/ressurs ved behov. Ved behov for assistanse ringer pårørende på alarmen, og vurderer situasjonen sammen med responssenter. Helsehjelp: responssenter kontakter hjemmetjenesten, legevakt, AMK etter behov – setter opp telefon kontakt. Hjemmetjenesten: Dokumentere hendelser i fagsystem, (pårørende skal kontakte hjemmetjenesten ved helsehjelp iflg avtalen). Håndtere tekniske varsler som lavt batteri og andre tekniske feil. Følge opp gevinster Vurdere hvilke effekter digital trygghetsalarm har for bruker, pårørende og ansatte Registrere ny data for gevinstrealisering. Avgjøre om tilbudet skal videreføres eller avsluttes. Evt gjøre endringer i Proalert. Videreføre tjenesten selv om bruker havner på korttidsopphold på sykehjem. Avslutte tjenesten hvis evaluering tilsier dette. Vi jobbe også med tjenesteforløp på digital trygghetsalarm og pårørende som 1 utrykningsressurs. Samme er utført med røykvarsler… Vil bli delt på ehelseagder.no når det er ferdig som mal til utprøving. OPPLÆRING AV ALLE ANSATTE

17 Henvisning og kartlegging Tilpasning og installasjon
TJENESTEFORLØP Henvisning og kartlegging Tilpasning og installasjon Opplæring Daglig drift Evaluering Videreføre /avslutte Kartlegge og vurdere om bruker eller pårørende vil ha nytte av digitalt tilsyn. Fatte vedtak i fagsystem. Gjøre detaljkartlegging for å gi anbefalinger til personlige tilpasninger. Hente inn samtykke etter prosedyre. Registrere data og måle nullpunkt for gevinstrealisering. Registrere tiltak i fagsystem. Tilpasse innstillinger for digitalt tilsyn til bruker og lage prosedyrer i fagsystem for: Laderutiner. Om pårørende eller hjemmetjeneste responderer på alarm. Tidsintervaller for når digitalt tilsyn skal gi varsel. 3. Installere sensorer hos bruker. Gjennomføre opplæring for bruker og pårørende. Testperiode over to uker hvor hjemmetjenesten følger opp tett. Evaluere hvordan bruker og pårørende håndterer digitalt tilsyn og om innstillinger bør endres. Dokumentere endringer i fagsystem. Respondere på alarmer og hjelpe brukere etter behov. Dokumentere hendelser i fagsystem. Håndtere tekniske varsler som lavt batteri og andre tekniske feil. Følge opp gevinster. Vurdere hvilke effekter digitalt tilsyn har for bruker, pårørende og ansatte. Evaluere om innstillinger bør endres. Registrere nye data for gevinstrealisering. Avgjøre om tilbudet skal opprettholdes eller avsluttes. Videreføre tjenesten selv om bruker havner på korttidsopphold på sykehjem. Avslutte tjenesten hvis evaluering tilsier dette: Nullstille sensorer. Avslutte tiltak i fagsystem. Legge utstyr på lager/sende tilbake til leverandør. Tjenesteforløp maler fra PA – legges ut på nettsiden til ehelseagder.no. Samling i Lyngdal og kr.sand høsten 2017 Kommunene må selv ha en prosess på utarbeidelse av forløp for teknologi de skal innføre – og dere kan få hjelp av malene. Det første bildet er ett oversiktsbilde – det er lagt ut i power point – slik at dere kan redigere i bildet. OPPLÆRING AV ALLE ANSATTE

18 HENVISNING OG KARTLEGGING
Tilpasning og installasjon Opplæring Daglig drift Evaluering Videreføre /avslutte FORSLAG TIL AKTIVITETER NOEN VIKTIGE SPØRSMÅL Å TA STILLING TIL 1. Kartlegge og vurdere om bruker eller pårørende vil ha nytte av teknologi Hjemmetjenesten i aktuell sone gjennomfører kartleggingsbesøk i henhold til rutinebeskrivelse og fyller ut kartleggingsskjema. 2. Fatte vedtak i fagsystem Hjemmetjenesten kontakter saksbehandler som fatter vedtak i fagsystem. 3. Gjøre detaljkartlegging for å gi anbefalinger til personlige tilpasninger Hjemmetjenesten utfører detaljkartlegging for å finne hensiktsmessig teknologitype og riktige innstillinger for bruker. 4. Hente inn samtykke etter prosedyre Hjemmetjenesten tar med samtykkeskjema under detaljkartleggingen, og henter også inn eventuelle underskrifter knyttet til personvernsikkerhet. 5. Registrere data og måle nullpunkt for gevinstrealisering Saksbehandler eller gevinstansvarlig registrerer nullpunkt for kvantitative og kvalitative gevinster i gevinstrealiseringsplan ut fra blant annet informasjon i utfylt kartleggingsskjema (f. eks vedtakstimer eller antall tilsyn per uke). Er dette den beste måten å gjøre det på i deres kommune? Hvilke prosedyrer har dere allerede? Hvordan må disse tilpasses ved innføring av digitalt tilsyn? Er det noen verktøy dere mangler? Hvilket kommunikasjonsmiddel mellom saksbehandler og den som gjennomfører kartleggingsbesøket har dere i dag? Må dette endres? Hvordan foregår første henvisning av bruker? Hvem har ansvaret for å avdekke mulige brukere? Hvilke gevinster skal dere realisere og hvordan skal dere måle disse? Hvor ofte skal dere måle? Hvem har ansvaret for gevinstrealiseringsplanen? Er det noen problemstillinger knyttet til personvern som burde belyses og vurderes? Dette er lagt ut på ehelseagder – vi ønsker at dere tar de i bruk og gir innspill på de. Det er ett bilde pr fase – som sier noe om forslag til aktiviteter, viktige spørsmål og forslag til verktøy. Vi oppdaterer disse malene med gevinst fokus og lenker Under henvisning og kartlegging – må dere se på kartlegging – forvaltning – vedtak – deltajekartlegging – samtykke – og registrere data for nullpunktsmåling for gevinstrealisering. LENKER OG FORSLAG TIL VERKTØY Kartleggingsskjema fra Lindås Rutinebeskrivelse for kartleggingsbesøk? Forslag til måling av gevinster? Gevinstrealiseringsplan (

19 TILPASNING OG INSTALLASJON
Henvisning og kartlegging Tilpasning og installasjon Opplæring Daglig drift Evaluering Videreføre /avslutte FORSLAG TIL AKTIVITETER NOEN VIKTIGE SPØRSMÅL Å TA STILLING TIL 1. Registrere tiltak i fagsystem Hjemmetjenesten registrerer tiltak i fagsystem og sender beskjed om tiltak til bruker og pårørende, og avtaler dato for installasjon. Hjemmetjenesten sender melding til vaktmester/installatør som inneholder informasjon om bruker, dato for installasjon, adresse og type teknologi. 2. Tilpasse innstillinger for teknologien til bruker og lage prosedyrer i fagsystem – ROS analyse Vaktmester eller ressurspersoner i hjemmetjenesten tilpasser innstillingene til sensorene, og hjemmetjenesten lager prosedyrer i fagsystem for blant annet hvem som mottar alarm. 3. Installere sensorer hos bruker Vaktmester drar ut til bruker og installerer teknologien. Er denne prosessen realistisk i deres kommune? Hvilke verktøy har dere fra før? For eksempel kartleggingsskjema, rutinebeskrivelse, gevinstberegning? Hvem tilpasser teknologien og installerer hos bruker? Hvilket kommunikasjonsmiddel mellom saksbehandler, installatør, og den som gjennomfører kartleggingsbesøket har dere i dag? Må dette endres? Hvem skal motta beskjed hvis sensorene gir alarm? Skal kommunen åpne for at dette varselet går til pårørende, naboer eller lignende? LENKER OG FORSLAG TIL VERKTØY Prosedyre for hvem som mottar alarm? Infoskriv om digitalt tilsyn til bruker og pårørende?

20 Henvisning og kartlegging Tilpasning og installasjon
OPPLÆRING Henvisning og kartlegging Tilpasning og installasjon Opplæring Daglig drift Evaluering Videreføre /avslutte FORSLAG TIL AKTIVITETER NOEN VIKTIGE SPØRSMÅL Å TA STILLING TIL 1. Gjennomføre opplæring for bruker og pårørende Samtidig som installasjon gjennomfører vaktmester og eventuelt en ressursperson opplæring med bruker og pårørende under hjemmebesøket. 2. Testperiode over to uker hvor hjemmetjenesten følger opp tett Bruker tester teknologien i en periode over to uker der hjemmetjenesten følger opp tett. Hjemmetjenesten evaluerer og dokumenterer om teknologien gir ønskede effekter i fagsystemet. 3. Evaluere hvordan bruker og pårørende håndterer digitalt tilsyn og om innstillinger bør endres Evaluering skjer av hjemmetjenesten ved hjelp av dokumentasjon fra testperioden i fagsystemet. 4. Dokumentere endringer i fagsystem Hjemmetjenesten dokumenterer endringer i fagsystem og oppdaterer gevinstrealiseringsplan (eventuelt gir beskjed videre til gevinstansvarlig). Er dette den beste måten å gjøre det på i deres kommune? Hvem bør gjennomføre opplæring med bruker og pårørende? Skal opplæringen skje samtidig som installasjon? Hvordan skal testperioden evalueres? Hvem har ansvaret for å oppdatere gevinstrealiseringsplanen? Hvis ikke hjemmetjenesten, hvordan skal de gi beskjed videre til gevinstansvarlig? LENKER OG FORSLAG TIL VERKTØY Prosedyre for evaluering og rapportering i testperioden? Opplæringsmanual for digitalt tilsyn? Noe fra leverandør?

21 Henvisning og kartlegging Tilpasning og installasjon
DAGLIG DRIFT Henvisning og kartlegging Tilpasning og installasjon Opplæring Daglig drift Evaluering Videreføre /avslutte FORSLAG TIL AKTIVITETER NOEN VIKTIGE SPØRSMÅL Å TA STILLING TIL 1. Respondere på alarmer og hjelpe brukere etter behov Hjemmetjenesten, eller eventuelt pårørende, rykker ut på alarm etter prosedyre. 2. Dokumentere hendelser i fagsystem Hjemmetjenesten dokumenterer hendelser i fagsystem. 3. Håndtere tekniske varsler som lavt batteri og andre tekniske feil Tekniske varsler sendes direkte til vaktmester som handler etter gjeldende prosedyrer. 4. Følge opp gevinster Gevinstansvarlig følger opp gevinster, f. eks. registrerer antall reduserte fall eller unngått tidsbruk på tilsyn. Er dette den beste måten å gjøre det på i deres kommune? Hvor går alarmene fra teknologien? Hvordan er utrykningstjenesten organisert? Skal kommunen åpne for at pårørende, naboer etc. kan motta alarm og rykke ut? Hvordan skal hjemmetjenesten og pårørende kommunisere hvis pårørende rykker ut på alarmene? Hvem skal håndtere tekniske varsler? Hva skal prosedyren være? Hvor skal tekniske varsler dokumenteres? Hvem har ansvar for å følge opp gevinster i daglig drift? LENKER OG FORSLAG TIL VERKTØY Prosedyre for utrykningstjeneste? Prosedyre for håndtering av tekniske varsler? Mal for gevinstoppfølging (

22 Henvisning og kartlegging Tilpasning og installasjon
EVALUERING Henvisning og kartlegging Tilpasning og installasjon Opplæring Daglig drift Evaluering Videreføre /avslutte FORSLAG TIL AKTIVITETER NOEN VIKTIGE SPØRSMÅL Å TA STILLING TIL 1. Vurdere hvilke effekter digitalt tilsyn har for bruker, pårørende og ansatte Hjemmetjenesten måler bruker-, ansatt- og pårørendetilfredshet ved faste intervaller ved hjelp av evalueringsskjema. 2. Evaluere om innstillinger bør endres Hjemmetjenesten vurderer om digitalt tilsyn fungerer optimalt eller om den kan forbedres ved endring i innstillingene. 3. Registrere nye data for gevinstrealisering Hjemmetjenesten eller gevinstansvarlig oppdaterer gevinstrealiseringsplanen for både kvalitative gevinster (hentes fra utfylte evalueringsskjema) og kvantitative gevinster. 4. Avgjøre om tilbudet skal videreføres eller avsluttes Gevinstansvarlig/Saksbehandler/Hjemmetjenesten beslutter i samarbeid om tilbudet skal videreføres eller avsluttes basert på samlet evaluering. Er dette den beste måten å gjøre det på i deres kommune? Når skal man gjøre første helhetlige vurdering av hver bruker? Hvor ofte skal slike vurderinger skje? Har dere de rette kommunikasjonsmidlene for å kunne bruke denne type prosess? Hvilke gevinster skal dere realisere? Hvor ofte skal dere måle og hvem har ansvaret for gevinstrealiseringen? Hvem bestemmer om tilbudet skal videreføres eller avsluttes? Hva skal beslutningskriteriene være? LENKER OG FORSLAG TIL VERKTØY Evalueringsskjema for bruker fra Lindås Evalueringsskjema for pårørende fra Lindås Evalueringsskjema for ansatte fra Lindås Evalueringsskjema for bruker fra Lindås Evalueringsskjema for pårørende fra Lindås Evalueringsskjema for ansatte fra Lindås Forslag til måling av gevinster?

23 Henvisning og kartlegging Tilpasning og installasjon
VIDEREFØRE/AVSLUTTE Henvisning og kartlegging Tilpasning og installasjon Opplæring Daglig drift Evaluering Videreføre /avslutte FORSLAG TIL AKTIVITETER NOEN VIKTIGE SPØRSMÅL Å TA STILLING TIL 1. Videreføre tjenesten selv om bruker havner på korttidsopphold på sykehjem Hjemmetjenesten dokumenterer i fagsystemet og videreformidler videreføring av tjenesten på korttidsopphold etter gjeldende prosedyrer. 2. Avslutte tjenesten hvis evaluering tilsier dette Hjemmetjenesten informerer bruker og pårørende og avslutter tiltak i fagsystem, samt at dato for avinstallasjon avtales. Hjemmetjenesten gir videre beskjed til vaktmester som avinstallerer sensorer og legger utstyr på lager etter hygienetiltak, eventuelt sender utstyret tilbake til leverandør. Er dette den beste måten å gjøre det på i deres kommune? Hvilke prosedyrer har dere allerede? Hvordan må disse tilpasses ved innføring av elektronisk medisindispenser? Er pasientvarslingssystemene i kommunens sykehjem standardiserte slik at teknologien for digitalt tilsyn fungerer også der? Har hjemmetjenesten god nok kommunikasjon med sykehjem slik at videreføring av tjenesten går smertefritt? Hvem får alarmen hvis kriteriene for alarm er oppfylt? Hvem får alarmen hvis tekniske avvik? Er det hjemmetjenesten og vaktmesteren, eller har sykehjemmet kapasitet og kunnskap til at disse tjenestene kan utføres av dem? Har dere gode nok kommunikasjonsformer i dag slik at alle vet når tjenesten avsluttes? LENKER OG FORSLAG TIL VERKTØY Prosedyre for midlertidig stans av tjenesten? Prosedyre for videreføring av tjenesten på korttidsopphold? Prosedyre for avslutning av tjenesten? Hygienetiltak?

24 Status Agder kommuner - tjenesteforløp
Grønt: Det går som planlagt Gult: - det er noen forsinkelser/problemer, men ingen av dem er kritiske for videre fremdrift Rødt: - kritiske problemer og store forsinkelser som skaper høy risiko for at prosjektmålene ikke blir oppnådd Hva er status i dag på utarbeidelse av tjenesteforløp i Agder ? Hvor mange jobber eller har «ferdig» tjenesteforløp? Status her er … noen få sier at de jobber med det. 3 er mer konkrete. Resten har ikke begynt – eller er usikre… når vi har oppstartsmøter. Pr 1 mai 2018

25 Tjenesteforløp Mer fokus på oppstartsmøte (Trygghetsteknologi)
Presentasjon av tjenesteforløp Sendes på forhånd Sykesignal anlegg – oppfølgingsmøte etter oppstartsmøte Presentasjon av tjenesteinnovasjons –prosessen Tema på samling til høsten ? Tiltak fra oss i prosjektet -

26 Tilbakemeldinger på maler
Tjenesteforløp mal Medisindispenser: Mandal Lokaliseringsteknologi: ? Digitalt tilsyn hjemme: Lindesnes Pasientvarslingsanlegg: Marnardal og Songdalen. Digitalt trygghetsalarm: Arendal E-lås for hjemmeboende: Lillesand E-lås for institusjon: Kristiansand/Vågsbygdtunet Tilbakemeldinger - Lync/skype møte Lettere å sende påminnelse til 6 stk enn til alle. Men alle kan og bør sende tilbakemelding! Disse kommunene kan prosjektet bidra med støtte i utarbeidelse – deltagelse på skype møte. Lindesnes og Grimstad vil senere presentere tjenesteforløp – og hvordan de har jobbet med tjenesteinnovasjon.

27 Delmål 3 Informasjonsskriv og brosjyre
Arbeidspakken utarbeider forslag til informasjonsskriv og brosjyrer vedrørende digitale trygghetsalarmer med og uten responssenter. Ehelseagder.no…. Lagt ut forslag der….

28 PAUSE

29 Gevinstrealisering Hva er gevinstrealisering? Hva er gevinst ?
Prosessen og aktiviteter som gjennomføres for å realisere planlagte gevinster Hva er gevinst ? Er verdier, positive effekter som oppnås ved å implementere nye løsninger i drift. Aktiviteter som skal lede til at positive effekter ved en endring blir realisert. Gevinst er nyttevirkninger, fordeler, positive effekter som forventes oppnådd ved ett prosjekt eller tiltak.

30 Gevinstrealiseringsprosessen består av tre trinn
1 2 3 GEVINST-KARTLEGGING GEVINST-PLANLEGGING GEVINST- OPPFØLGING Definere gevinster Beregne gevinster Vurdere gevinster mot kostnader Utarbeide gevinstrealiseringstiltak Etablere oppfølgingsstruktur Tildele roller og ansvar Måle gevinster Feire resultater og fange opp avvik Iverksette korrigerende tiltak Prosessen kan deles inn i tre faser – som inneholder ulike aktiviteter. Som starter før tjenesten implementeres – underveis og etter

31 For å realisere gevinster, må mennesker ledes gjennom en endringsreise
For å realisere gevinster – må arbeidsprosesser endres, da må mennesker endre måten å jobbe på, må ledes igjennom en endringsreise, det vil gå litt opp og ned

32 Gevinstrealisering Hovedmål Kommunene i Agder utarbeider gevinstplan for innføring av velferdsteknologi Kommunen i Agder har økt kompetanse på gevinstrealiseringsprosesser Delmål 1: Utarbeide modell og skjema for gevinstrealisering som kan støtte kommunene i arbeidet med innføring av velferdsteknologi med fokus på gevinstrealisering. Delmål 2: Utarbeide opplæringsverktøy i gevinstrealisering til kommunene I prosjektet og arbeidspakke 2 gevinstrealisering har vi følgende hovedmål og delmål

33 Delmål 1 Utarbeide modell og skjema for gevinstrealisering som kan støtte kommunene i arbeidet med innføring av velferdsteknologi med fokus på gevinstrealisering. Gevinstrealiseringsprosess: I samarbeid med PA og pilot kommuner har vi jobbet med en gevinstrealiserings prosess – den pågår fortsatt. Håper å ha verktøy/prosessen ferdig før høsten..

34 Det er viktig å avklare hvem som har ansvar for hva i gevinstrealiseringsprosessen – det må hver kommune avklare hvem som skal ha ansvar for hva i de tre fasene… Det er forskjell på liten og stor kommune, alt fra en person som har ansvar i hver fase, mens i andre kan det være mange ulike. Dette anbefaler vi at dere begynner å tenke på nå. Verktøy fra PA – på ansvarsfordeling – komme på ehelseagder.no – håper før sommeren. (Excel verktøy – matrise som må fylles ut)

35 Erfaringer fra pilot kommuner
Kvinesdal Mandal Grimstad Arendal Ønsker å ha med Unngått plass (sykehjem/kortids) Kvalitet Søylediagram Mer brukervennlig og mer beskrivelse (steg for steg) SE på erfaringer fra 2 mai.

36 Tilbakemeldinger «Skjema var enkelt å bruke, kun tilsyn som skulle registreres» (ansatt) «Dette var et skjema jeg hadde vanskeligheter med å forstå sånn umiddelbart» (ansatt) «Det er antall tilsyn vi ønsker å få ned, økt kvalitet på tjenestene, tilfredse brukere, pårørende og pleiere, lavere sykefravær»  (ansatt) Enkelt å bruke – var vant med å jobbe med gevinst realisering Mens andre er ikke vant med å jobbe med gevinst verktøy… derfor tenker vi at vi må ha fokus på opplæring samtidig…. Pilot kommuner får nytt verktøy fra PA i slutten av mai – som er oppdatert med våre tilbakemeldinger fra Agder

37 Delmål 2 Utarbeide opplæringsverktøy i gevinstrealisering til kommunene Status Samarbeid med PA Pilot kommuner Tema på samling til høsten? Anbefaling: E-læringskurset: «Andre skritt på veien» Kurset er godkjent av fagforbundet Opplæringsverktøy Vi ser på flere ulike tiltak for å få mer fokus på denne prosessen. På samlingen til høsten? Kanskje må vi ta det inn i oppfølgingsmøter etter oppstartsmøte? (slik som vi nå gjør med tjenesteforløp)

38 Forvaltning av velferdsteknologi
Forvaltningskontoret vil få et større ansvar når velferdsteknologi i økende grad skal tas i bruk i kommunen. Saksbehandlerne har ansvar for tildeling og vil spille en viktig rolle for å sette inn velfersteknologi der dette er hensiktsmessig. Forvaltningskontoret bør være involvert i implementeringen.

39 Forvaltning Hovedmål Kommunene i Agder har gode forvaltningsrutiner for helse- og omsorgstjenestene som inkluderer bruk av trygghets- og varslingsteknologi Kommunene i Agder har økt kompetanse på tjenesteinnovasjon og forvaltning av velferdsteknologi. Tone:

40 Delmål Delmål 1) At arbeidspakken får innspill og innhenter maler, prosedyrer og verktøy fra kommunene. Ut fra dette komme med anbefalinger til kommunene på verktøy. Delmål 2) Arbeidspakken kartlegger og utarbeider anbefaling for rutiner vedrørende egenandel for velferdsteknologi. Delmål 3) Arbeidspakken innhenter forvaltningsrutiner/tildelingskriterier på velferdsteknologi. Utarbeide anbefalinger til kommunene. Delmål 4) at kommunene får økt kompetanse på forvaltning vedrørende velferdsteknologi gjennom arbeidet med implementering. Status på delmål i arbeidspakke 3 forvaltning:

41 Delmål 1 At arbeidspakken får innspill og innhenter maler, prosedyrer og verktøy fra kommunene. Ut fra dette komme med anbefalinger til kommunene på verktøy. Kartlegging Agder våren 2018 Innspill på maler, prosedyrer og verktøy fra kommuner Anbefalinger til kommuner på verktøy Delmål 1 – samarbeid med tjenesteforløp og arbeidspakke 1 Kartlegging utført i Agder

42 Delmål 2 Arbeidspakken kartlegger og utarbeider anbefaling for rutiner vedrørende egenandel for velferdsteknologi. Kartlegging Agder egenandel Det er stor forskjell i hva de ulike kommunene i Agder har tatt i egenandel for trygghetsalarmer Signaler fra Helsedirektoratet er at mange kommuner ikke tar trygghetsprinsippet nok med i vurderingen i forhold til nødvendig helsehjelp kan medføre stor utgiftsøkning for den enkelte kommune som kommunen ikke har budsjettert med. Det anbefales at man avventer videre jobb med dette til helsedirektoratet eventuelt kommer med noe mer føringer på dette feltet. Anbefaling for rutiner vedrørende egenandel er under utarbeidelse Egenbetaling: sist nytt er at Hdir er klar over (Wassvik) den utfordrende situasjon vi er i. De jobbe for forbedre. De har sendt brev til HOD – regelverk ikke bra og forslag til hva som kan og bør gjøres. Det er til behandling i HOD. Vi får svar når dette er klart. Og da får vi beskjed utfra de føringer som blir gitt fra HOD. De håper før sommeren… Notatet/anbefalingen fra prosjektet blir lagt ut på ehelse agder nå – under Agder dokumenter og passord beskyttet.

43 Delmål 3 Arbeidspakken innhenter forvaltningsrutiner/ tildelingskriterier på velferdsteknologi. Utarbeide anbefalinger til kommunene. Kartlegging Agder Kartlegging nasjonalt Utarbeide anbefaling saksbehandling og tildelingskriterier

44 Fokus fremover kommuner
Kommunene i Agder utarbeider gode tjenesteforløp knyttet til de velferdsteknologiske løsningene som skal tas i bruk. Kommunene i Agder har en Gevinstrealiseringsprosess for implementering av velferdsteknologi Implementere velferdsteknologi på en slik måte at bruk av trygghets- og varslings-teknologi gir gevinster

45 Prosjektleder Marianne Holmesland Mail: