«Hvordan velge det beste tilbudet i offentlige entreprisekonkurranser

Presentasjon om: "«Hvordan velge det beste tilbudet i offentlige entreprisekonkurranser"— Utskrift av presentasjonen:

1 «Hvordan velge det beste tilbudet i offentlige entreprisekonkurranser
«Hvordan velge det beste tilbudet i offentlige entreprisekonkurranser? Enkle grep som øker forutberegneligheten for både oppdragsgiver og tilbyder» NHOs Anskaffelseskonferanse Dag Thomas Nybø-Sørensen Partner/leder Oslo

2 Oppgaven? NHO/EBA har engasjert seg i problemstillinger knyttet til at offentlige entreprisekonkurranser ikke alltid fungerer som ønsket bl.a. pga. manglende forutberegnlighet, eksempelvis: Uklarhet med hensyn til hvilke kvalifikasjonskrav og nivå på disse kravene som bør stilles til leverandørene Utfordringer med å plukke ut kvalifiserte leverandører – både å skille ut de som ikke er kvalifiserte og velge blant ut overtallig kvalifiserte Utfordringer med å velge det beste tilbudet NHO/EBA har engasjert Inventura AS for å se nærmere på hva som kan avhjelpe problemene. Inventura AS har samarbeidet med Stema Rådgivning AS Har tatt utgangspunkt i konkret prosess- og innkjøpserfaring fra både oppdragsgiver- og tilbydersiden I løpet av prosessen er problemstillingene og løsninger også diskutert med statlige og kommunale oppdragsgivere, samt med flere leverandører Utgangspunkt NKFs plukkliste

3 Klager fikk ikke medhold i KOFA, se 2015/4

4

5 Felles for mange saker:
Mye arbeid og ressursbruk fra alle parter – oppdragsgiver og tilbydere. Ikke så god einnkjøpsprosesser

6 Rammebetingelser: Kort om regelverk – Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier

7 Tildelingskriterier Tildelingen skal skje enten på bakgrunn av
Laveste pris, eller Økonomisk mest fordelaktige tilbud (FOA §13-2 og 22-2, FOR §11-1) Dersom økonomisk mest fordelaktig legges til grunn, skal alle kriterier som vil bli lagt til grunn oppgis i kunngjøring /konkurransegrunnlag/invitasjon til å gi tilbud Forslag til ny FOA § 13-1: «laveste pris», «laveste kostnad» eller «beste forhold mellom pris og kvalitet» «det økonomisk mest fordelaktige tilbudet» er byttet ut med «beste forhold mellom pris og kvalitet».

8 Kvalifikasjon og minstekrav vs. tildeling
Kvalifikasjonsfase Tilbuds-/Tildelingsfase Evaluering: Kvalifikasjonskrav Evaluering: Minstekrav til ytelse/ leveranse, og tildelingskriterier Krav til leverandør: Godkjent/Godt nok/OK/… eller Ikke godkjent/ikke godt nok/ikke OK… Minstekrav (absolutte) til ytelsen: Godkjent/ Godt nok/OK/… Ikke godkjent/ikke godt nok/ikke OK… Kontraktsvilkår Akseptert/ ikke akseptert Forbehold? Tildelingskriterier: Pris Det økonomisk mest fordelaktige tilbud Kontraktsvilkår kan være et alternativ 4 – krav som ikke evalueres på. To overordna tildelingskriterium, men flere underordna til det økonomisk mest fordelaktige tilbud.

9 Rammebetingelser: Kort om regelverk – evalueringsmodeller

10 Grunnleggende krav og rettspraksis oppsummert
Utgangspunkt: Bruk av evalueringsmodell er ikke regulert i lovverket. Retningslinjer er gitt gjennom retts- og nemndspraksis. Evalueringsmodellen må tilfredsstille de grunnleggende kravene i LOA § 5: Oppdragsgivers poengfastsetting skal sikre at relevante forskjeller mellom kvalifiserte tilbud gjenspeiles i de poeng tilbudene gis under de ulike tildelingskriteriene (proporsjonalitet) Krav om å benytte den evalueringsmodellen som er opplyst i konkurransegrunnlaget (forutberegnelighet) Krav om at man må bruke samme evalueringsskala for samtlige tildelingskriterier (likebehandling) Oppdragsgiver har frihet ift. metode, formel, matrise eller annen fremgangsmåte når tilbudene skal rangeres på bakgrunn av tildelingskriteriene Du bør nok her ta med, i strekpunkt 2, at modell ikke må opplyses i konkurransegrunnlaget. Men har du fortalt den – må du bruke den. Du bør forklare 3. strekpunkt om samme evalueringsmodell for samtlige tildelingskriterier. Skala er mer dekkende. Før vi går inn på ulike modeller må vi fastslå grunnleggende forhold knyttet til rammer for evalueringen og modeller. Hjemmel: Anskaffelsesregelverket (LOA og forsyningsforskriften) Alminnelige regler i kap.3, særlig § 3-1, gjelder ikke automatisk, men det får i praksis liten betydning. __________________________ God forretningsskikk: Slik en aktsom profesjonell aktør ville opptrådt. Forsvarlig og saklig behandling Økonomisk og ressurseffektivt God forretningsskikk - skal innebære en saklig og forsvarlig saksbehandling - Habilitet/Taushetsplikt/Opplysningsplikt - Høy forretningsetisk standard i intern saksbehandling Ikke la seg lede av personlige Sympatier Antipatier Tanke på egen vinning Forutberegnelighet: Forutsigbar for leverandørene. Være tydelig på hva man skal ha. Oppgi minstekrav, hva man blir evaluert på. Likebehandling: Saklig forskjellsbehandling, plikt til å utjevne fordeler. Av kommentarene dine til punktet så snakker du om likebehandling og plikt til å utjevne fordeler. NB: Dette gjelder når du skal lage konkurransen, ikke når du skal evaluere, slik jeg forstår det. Poengter det. Konkurranse: Må kunngjøre anskaffelser over kr , har i utgangspunktet da oppfylt kravet. Men hvor langt ned skal man konkurranseutsette? Veilederen setter en grense på ca – men sier ikke at dette er en nedre grense. Etterprøvbarhet: Protokollføring. Dokumentere det som har blitt gjort.

11 Det skal en del til før evalueringsmodellen er ulovlig… eller kanskje ikke likevel
KOFA sak 2014/95 «I foreliggende sak har bruken av den valgte metoden ført til at den faktiske forskjellen mellom laveste pris og valgte leverandørs pris på ca. 40 %, kun har gitt et poengmessig utslag på ca. 28 %. Konkurransegrunnlaget anga videre at tildelingskriteriet pris skulle ha en vekt på 60 %, og det var ikke gitt informasjon om metoden for evaluering. I en slik situasjon kan den forholdsmessige metode ikke anses egnet til å sikre den fastsatte vekten av tildelingskriteriet pris, noe som innebærer at de vilkår EU-domstolen har oppstilt ikke kan anses oppfylt. Dette representerer således et brudd på forskriften § 13-2 (2).» Brudd på forutberegnelighet i LOA § 5

12 Manglende kontraktsoppfølging
KOFA 2015/27 Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for kjøp av tjenester for innsamling og transport av husholdningsavfall. Det var stilt krav om at kjøretøyene minimum skulle ha Euro-standard 4. Alle tilbyderne hadde tilbudt kjøretøy med Euro-standard 5. Under utførelsen av kontrakten benyttet valgte leverandør biler som hadde Euro-standard 3. Klager varslet innklagede gjentatte ganger om dette. Klagenemnda kom til at innklagede hadde en klar oppfordring til å undersøke kontraktsutførelsen nærmere, og til at unnlatelsen av å håndheve kontrakten utgjorde en "vesentlig endring" av kontrakten -> en ulovlig direkte anskaffelse Kan oppdragsgiver/byggherre fortsatt lovlig akseptere forsinkelser, budsjettoverskridelser, endringer i tilbudt team, endringer i avtalt byggkvaliteter…?

13 EU vil ha evalueringsmodellen frem i lyset*
EU-kommisjonen har vurdert det nye danske kravet om offentliggjøring av tildelingskriterier og evalueringsmetode og funnet det i tråd med kravene til åpenhet og likebehandling. Den nye danske Udbudsloven trådte i kraft 1. januar og den fastsettes omfattende krav til konkurransegrunnlagets opplysninger om evalueringen. Evalueringsmetoden skal beskrives på en måte som ikke gir oppdragsgiver ubetinget fritt valg, og som gjør det klart for tilbyderne hvordan metoden anvendes og hvordan tilbyderne kan optimere sitt tilbud. Tilbyderne i ettertid kunne kontrollere om metoden er anvendt slik det var informert om på forhånd EU-Kommisjonen konkluderer med at plikten til offentliggjøring omfatter "all the details pertaining to the evaluation methodology ..., including specification of the formula for converting price to points or vice versa, points that can be used in and other means to identify the best price-quality ratio (formerly the most economically advantageous tender) * Se nyhetsbrev fra Difi Ikke bare skal oppdragsgiver opplyse om tildelingskriteriene og deres vekting. Det skal også opplyses om hva som tillegges betydning ved vurdering av under- og delkriterier. Lianakis – gjaldt også tilldelingskriterier og vekting.

14 = Plukklister – evalueringsmatrise og maler!
Hva er enkle grep? = Plukklister – evalueringsmatrise og maler! Inventura har utarbeidet plukklister som består av: Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Evalueringsmodeller Tilhørende veiledning og maldokumenter

15

16 Hovedtilnærminger Tre alternative entrepriseformer
Utførelsesentreprise Totalentreprise Samspillentreprise Kvalifikasjonskravene er i hovedsak ganske like for alle tre entrepriseformer Tildelingskriterier er forskjellige og forskjellig vektet, og en benytter følgelig ulike evalueringsmatriser Valgte «tradisjonell evalueringsmodell» - poengsetting av pris (forholdsmessig, lineær eller hybrid-modell)

17 «Pakken» for hver entrepriseform består av:

18 Laveste pris er ikke alltid best!
”As I hurtled through space, one thought kept crossing my mind - every part of this capsule was supplied by the lowest bidder.” John Glenn

19 Vekting av tildelingskriterier - det økonomisk mest fordelaktig
Entrepriseform Pris Kompetanse Oppgave-forståelse Utførelsesentreprise 85 % - 95 % 5 % til 15 % 0 % Totalentreprise 60 % - 75 % 15 % - 25 % Samspillentreprise 50 % - 75 % 15 % - 30 % NB! Angitte intervaller er ikke ment å brukes som «vekting innenfor et område med passende maksimalt utslag», Jf. FOA § 22-2 (2)

20 Evalueringsmatrise for samspillentrepriser