Agenda 3 UiOs nye rekrutteringssystem - Jobbnorge 5

Presentasjon om: "Agenda 3 UiOs nye rekrutteringssystem - Jobbnorge 5"— Utskrift av presentasjonen:

1 PK-nettverksmøte 7.12.16 Implementering av nytt rekrutteringssystem ved UiO ​​ ​​​​​​

2 Agenda 3 UiOs nye rekrutteringssystem - Jobbnorge 5
Side Agendapunkter 3 UiOs nye rekrutteringssystem - Jobbnorge 5 Mål og ønskede gevinster - Overordnet mål 6 Mål og ønskede gevinster - Effektmål 7 Mål og ønskede gevinster - Resultatmål 8 Prosjektets leveranser 9 Prosjektets avgrensninger 10 Prosjektorganisering 12 Overordnet tidsplan/ utrullingsplan 13 Forvaltnings- og driftsorganisasjon 17 Involvering av fakultetene/ enhetene 18 Fakultetenes/ enhetenes tids- og ressursbruk for å ta i bruk Jobbnorge Sidetall og innhold tilpasses oppdatert versjon av foilsettet.

3 Tilbyr produkter og tjenester som effektiviserer rekrutteringsprosessen – fra utlysning til ansettelse. Rekrutteringsverktøyet skal tilpasses bedriftens behov. Ansettelsesprosessen blir ryddig og effektiv, og man fremstår som en attraktiv arbeidsgiver. Profesjonell kommunikasjon med søkerne Brukervennlig for både jobbsøker og arbeidsgiver (i prioritert rekkefølge; søker, komitémedlem, personalkonsulent) Oversiktlig søknadsbehandling Tilgjengelig på alle digitale flater

4 «Rekrutteringsprosessen er en veldig viktig del av merkevarebyggingen til en bedrift og omdømmebygging utad. Det er flere faktorer i en rekrutteringsprosess som bidrar til omdømmebygging. Man kan si at summen av de oppfatningene jobbsøkeren får bidrar til hvilket inntrykk de sitter igjen med av nettopp din bedrift» Jobbnorge.no er en av landets ledende portaler for stilling ledig og har gjennomsnittlig unike brukere og 2 millioner sidevisninger pr. mnd. Stor offentlig kundegruppe, bla. UiT, NTNU og UiB Svært god funksjonalitet Verktøyet er web-basert og med responsivt design tilgjengelig på alle digitale flater Jobbsøkere har en gjenbrukbar profil som gjør det enkelt å søke flere stillinger, en god oversikt over sendte og usendte søknader samt all kommunikasjon med arbeidsgiver

5 Mål og ønskede gevinster – Overordnet mål
Beskrivelse Tjenesten skal bidra til en mer effektiv, profesjonell og brukervennlig rekrutteringsprosess ved alle UiOs enheter Tiltrekke seg gode kandidater nasjonalt og internasjonalt Vekke positiv oppmerksomhet Være med å løfte UiO med tanke på omdømme og markedsføring Suksesskriterier Forankring hos ledelse ved hele UiO, samt annerkjennelse av at systemet er et viktig bidrag til profesjonell rekruttering ved UiO

6 Mål og ønskede gevinster - Effektmål
Effektmål: Langsiktige positive gevinster. (Hvordan oppnå overordnede mål) Beskrivelse Mer kostnadseffektive prosesser (tidsbesparende grunnet mer funksjonell rekrutteringsløsning tilpasset offentlig sektor/ UiO) Høy grad av brukervennlighet for søker, komitémedlem, leder og personalkonsulent Systemet tilbyr utlysnings- muligheter direkte til utvalgte utlysningskanaler Tydelige prosedyrer for arbeidsprosesser i systemet vil føre til effektive og kvalitativt gode arbeidsprosesser Gode søkeprosesser og -opplevelser for søker Suksesskriterier Solid forankring og oppmerksomhet fra systemeier Forvaltnings- og driftsorganisasjonen må ha tilstrekkelige driftsmidler Forvaltnings- og driftsorganisasjonen må ha en leder, som må koordinerer forvaltnings- og driftsorganisasjonens arbeid for å opprettholde høy standard Tilgjengelig og kompetanserik forvaltnings- og driftsorganisasjon, som jobber med og kontinuerlig å oppdatere og utvikle oppgaver som naturlig er tilknyttet systemet Godt og effektivt samarbeid mellom forvaltnings- og driftsorganisasjonen og Jobbnorge Godt og effektivt samarbeid mellom forvaltnings- og driftsorganisasjonen og fakultetene, sentrene og museene for å jobbe etter beste praksis.

7 Mål og ønskede gevinster - Effektmål
Effektmål: Langsiktige positive gevinster. (Hvordan oppnå overordnede mål) Beskrivelse Mer kostnadseffektive prosesser (tidsbesparende grunnet mer funksjonell rekrutteringsløsning tilpasset offentlig sektor/ UiO) Høy grad av brukervennlighet for søker, komitémedlem, leder og personalkonsulent Systemet tilbyr utlysnings- muligheter direkte til utvalgte utlysningskanaler Tydelige prosedyrer for arbeidsprosesser i systemet vil føre til effektive og kvalitativt gode arbeidsprosesser Gode søkeprosesser og -opplevelser for søker Suksesskriterier Solid forankring og oppmerksomhet fra systemeier Forvaltnings- og driftsorganisasjonen må ha tilstrekkelige driftsmidler Forvaltnings- og driftsorganisasjonen må ha en leder, som må koordinerer forvaltnings- og driftsorganisasjonens arbeid for å opprettholde høy standard Tilgjengelig og kompetanserik forvaltnings- og driftsorganisasjon, som jobber med og kontinuerlig å oppdatere og utvikle oppgaver som naturlig er tilknyttet systemet Godt og effektivt samarbeid mellom forvaltnings- og driftsorganisasjonen og Jobbnorge Godt og effektivt samarbeid mellom forvaltnings- og driftsorganisasjonen og fakultetene, sentrene og museene for å jobbe etter beste praksis.

8 Prosjektets leveranser
Beskrivelser Implementering av nytt rekrutteringssystem Dette innebærer i hovedtrekk; integrasjoner, parametersetting av systemet, prosesstilpassinger, opplæring, pilot samt fasevis utrulling av fakulteter, sentre og museer. Oprettelse av forvaltnings- og driftsorganisasjon Forvaltnings- og driftsorganisasjonen skal yte brukerstøtte/ support hovedsakelig til superbrukere. Ha ansvar for opplæringskurs/ kursvirksomhet, brukerforum/ nettverkstreff for personalkonsulenter, kontakt med leverandør og ellers andre oppgaver som er knyttet til systemet.

9 Prosjektets avgrensninger
Rekrutteringssystemet er en profesjonell tjeneste for administrasjon av rekrutteringsprosessen Et godt IT-verktøy er i dag en forutsetning for at UiO skal fremstå som en profesjonell rekrutteringsaktør, men det er opp til lokal linjeledelse at rutiner for bruk av systemet faktisk følges Opplæringsaktiviteter ligger til forvaltings- og driftsorganisasjonen etter at prosjektet er gått over til driftsfasen

10 Prosjektorganisering
Styringsgruppe: Irene Sandlie (prosj.eier/ AP), Elisabeth Kvalvåg (AP), Bård Kjos (UV), Frank A. Sarnes (MN), prosjektleder Prosjektgruppe: Maja J. Malnes (prosjektleder), Kristina Økvist (EiA), Torunn Standal Guttormsen (MN), Camilla Eidsten Evensen (SKS), Thomas Evensen (USIT) Linda Valdø-Schwarz (UV) - sammarbeid med Personalrutineforvaltningen vedrørende maler Bente Johansen (MED), Evian Nordstrand (HF), Aud Jorun Sandal (SV) Referansegruppe: RagniIndahl (STK) og Lars Bernhardsen (MN) representanter fra operativt ledernivå, er involvert i vitenskapelige ansettelser Foreslått brukerforum/ pilot: MN og UV (evt. JUS) LOS: EIA/ AP (drift) MED, TF, JUS, HF, OD, SV, JUS, SUM, STK, Kulturhistorisk museum og Naturhistorisk museum Motaksenheter: Hentes fra prosjektbeskrivelsen. Gjerne figur og/eller tekst: Angi hvem som er prosjekteier/organisatorisk forankring for prosjektet. Beskriv størrelse og sammensetning av prosjektgruppen. Beskriv de ulike rollene med tilhørende ansvar. Brukergrupper, brukerforum … (på høyreside)

11 Overordnet tidsplan Aug 2016 Jan 2017 Sep Okt Nov Des Feb Mars April
* Signering av kontakt * Testing og godkjenning av system Etablere prosjekt. Mandat. * Systemet UiO-tilpasses; virksomhetsstruktur, layout, maler, brukerroller, brukermanualer, retningslinjer/ policy etc. NB! Elementer av dette pågår til man går over i drift. * Integrasjoner Kommunikasjons-plan *Pl.legging av gjennom- føring og estimering av omfang *Risikoanalyse Etablere driftsorganisasjon Drift: EiA/ AP Jan 2017 Feb Mars April Mai Juni Juli * Fortsettelse: Systemet UiO-tilpasses . 2. utrullingsfase: HF, USIT, TF, UB 4. utrullingsfase: OD, Kulturhistorisk museum, Naturhistorisk museum, FSAT Jamfør tidsplan i prosjektbeskrivelsen og definerte milepeler. Det er mange varianter av en slik tidsplan, om du lager den i power point eller klipper inn et bilde fra et annet dokument eller fra et IT-verktøy som MS-project e.l. er opp til prosjektleder og prosjekteier med tanke på hva som er mest hensiktsmessig. Foreslått pilot (produksjon): MN og UV (i tillegg til Drift) 1.utrullingsfase: Eiendomsavd., JUS, SV Oppstartsmøte/ opplæring av forvaltnings- drifts- organisasjonen, referansegruppe og pilotenhet 3. utrullingsfase: MED, SUM, STK Drift Prosjektet avsluttes og går over i drift

12 Organisering av forvaltnings- og driftsorganisasjon
Systemeier: Avdeling for personalstøtte/ personaldirektør Irene Sandlie Forvaltnings- og driftsorganisasjon sentralt: Applikasjonsforvalter (Maja J. Malnes) og personalkonsulenter fra EiA Driftsorganisasjon desentralt: En superbruker fra : TF JUS MED HF MN OD SV UV UB Kulturhistorisk museum Naturhistorisk museum Hentes fra prosjektbeskrivelsen. Gjerne figur og/eller tekst: Angi hvem som er prosjekteier/organisatorisk forankring for prosjektet. Beskriv størrelse og sammensetning av prosjektgruppen. Beskriv de ulike rollene med tilhørende ansvar. Brukergrupper, brukerforum … (på høyreside)

13 Involvering av fakulteter/ enheter
UiO’s enheter skal være godt representert i prosjektet (se slide1: Prosjektorganisering), for å sikre optimal brukervennlighet og eierskap til systemet. Prosjektet skal sikre dette gjennom utarbeidelse og kvalitetssikring av felles innhold som: Maler (annonsemaler, søkemaler, responsmaler etc.) Brukerveiledninger (administrator, superbruker, bruker, komitémedlem) Policyavklaringer Innspill til drifts- og forvaltningsorganisasjon Annen informasjon som er viktig for bruk av systemet, evt. grenser til systemet (eks. Euraxess, LinkedIn, Facebook, andre annonseringsmuligheter o.l.)

14 Fakultetenes/ enhetenes tids- og ressursbruk for å ta i bruk Jobbnorge
En til to superbrukere må bruke ca. 2 dager til å være med å sette opp systemet for bruk ved det spesifikke fakultetet/ enheter Alle superbrukere bør være med på 1 dags opplæring/ workshop Personalkonsulenter vil få kontinuerlig support Forslag til utrullingsplan NB! EasyCruit, vårt nåværende rekrutteringssystem kjøres parallelt med det nye systemet til alle stillingsutlysninger er ferdig behandlet Frokostseminar i mars 2017: Informasjon om rekrutteringssituasjonen, annonseskriving og anbefaling av utlysningskanaler

15 Spørsmål?

16 Takk for meg! Maja J. Malnes