Tanker om organisering av Fredrikstad Skiklubb Presentasjon medlemsmøte 3. juni 2019 Opprinnelig utarbeidet til styremøte 10. oktober 2018.

Presentasjon om: "Tanker om organisering av Fredrikstad Skiklubb Presentasjon medlemsmøte 3. juni 2019 Opprinnelig utarbeidet til styremøte 10. oktober 2018."— Utskrift av presentasjonen:

1 Tanker om organisering av Fredrikstad Skiklubb Presentasjon medlemsmøte 3. juni 2019 Opprinnelig utarbeidet til styremøte 10. oktober 2018

2 Arbeidsgruppe nedsatt 23. april 2018
Bakgrunn for arbeidsgruppen Det var svært krevende å besette sentrale verv (leder/nestleder) i FSK frem mot årsmøtet i Vervene ble stående ubesatte frem til ekstraordinær GF i april. Valgkomiteen mottok sterke indikasjoner på at det var lite attraktivt å ta på seg vervene. Mandat for arbeidsgruppen Arbeidsgruppen fikk i oppgave å se på følgende punkter: Arbeidsoppgaver og rapporteringsveger for roller og strukturer i klubben Se på mulighet for å forenkle klubbens struktur. Vurdere om færre skal velges på årsmøtet Hvordan kan vi kommunisere bedre? Hvordan skape åpenhet og respekt? Profesjonalisering (eks. ansettelse av daglig leder) Medlemmer av arbeidsgruppen Gruppen var i aktivitet fra april til oktober Gruppen hadde følgende medlemmer Anne-Sofie Hox Brynildsen – Styrets representant Trine Olaussen – Representant for gruppene i klubben Ida Norum – Medlem valgt av hovedstyret Jørn Christen Johnsen – Leder av arbeidsgruppen, valgt av ekstraordinært årsmøte

3 Gjennomgangen har følgende deler
Bevisstgjøring knyttet til klubbens hovedaktiviteter Organisering av klubben Valgte roller i klubben Kommunikasjon Profesjonalisering

4 Klubbens hovedaktiviteter
Utgangspunktet for diskusjoner i gruppen var klubbens hovedaktiviteter og den posisjon FSK har i Fredrikstadsamfunnet. Dette er grunnlaget for klubbens drift/eksistens (det ble diskutert om dette også skulle være grunnlag for et forslag til ny organisering) Opplevelser i Fredrikstadmarka Løypenett (inkl. skiløyper dersom snø …) FSK som bidragsyter til folkehelse – Befolkningen ut på tur Skihytta Hele byens turmål FSK sin sjel og interne samlingspunkt Sport Barne- og ungdomsidrett (Orientering og Ski) Breddeidrett for alle aldre Toppidrett (noen av våre utøvere hevder seg blant de beste i verden)

5 Gjennomgangen har følgende deler
Bevisstgjøring knyttet til klubbens hovedaktiviteter Organisering av klubben Valgte roller i klubben Kommunikasjon Profesjonalisering

6 Organisering på ulike nivå i klubben
Organisering av klubben må legge til rette for ulik fokus. Noen må ha helhetlig fokus, mens andre må ha sitt hovedfokus på en avgrenset oppgave. Hovedstyret – Fokus på hele klubben, strategi, omdømme/samfunnsnytte Grupper – Fokus på eget område i klubben Prosjekt – Tidsavgrenset og definert aktivitet med tydelig mandat som normalt rapporterer til gruppe.

7 Hovedstyret Hovedstyret skal forvalte klubbens felles verdier og oppgaver i samfunnet. Det skal her sørges for kommunikasjon utad mot samfunn og samarbeidspartnere. Leder – Fokus på hele klubben, strategi, omdømme/samfunnsnytte Nestleder – Støtte leder, men med særlig fokus på å følge opp gruppene Økonomileder – Oppfølging økonomi/regnskap. Koordinere finanskomiteen Kommunikasjon – Håndtere samfunnskontakt. Ansvar for hjemmesider og SoMe Styremedlem/Sekretær – Funksjon avtales 1-2 varamedlemmer – Deltar uten stemmerett dersom fulltallig styre (rekrutteringsposisjon?) Gruppeledere er ikke medlemmer i hovedstyret, men disse kalles inn til saker som er viktige for en eller flere av gruppene. Utover dette avholder hovedstyret møter med gruppene feks. 4 ganger i året (som avgrenset del av hovedstyremøte)

8 Leder Leder velges og står ansvarlig overfor årsmøtet i klubben. Leder har ansvar for å organisere klubbens aktivitet gjennom styret. Leder skal være en samlende rolle i klubben og skal kunne håndtere ulike type interessekonflikter etc. Leder er også klubbens viktigste ansikt utad i ulike sammenhenger

9 Grupper Klubbens viktigste aktiviteter organiseres i grupper slik vi også har det i dag. Gruppestyrene velges av årsmøtet i klubben. Gruppene har ansvar for drift av aktiviteter som hører inn under gruppen, samt evt. prosjekter. Komiteen har ikke kommet frem til et felles anbefalt forslag til ny gruppestruktur, men ulike strukturer har vært diskutert og er vist i påfølgende slides 0-alternativet (som nå) Alternativ A Alternativ B De to alternativene skiller seg primært fra hverandre med tanke på organisering av Skiarena

10 Organisering i dag: 0-alternativet

11 Organisering av FSK – Alternativ A
Hovedstyret Ansvar for helheten i klubben O-Gruppa Marka gruppa Ski-Gruppa Barnegruppa Hytte gruppa Toppidrett Ungdom/junior O-Arrangement Kart Løypertraseer Tilrettelegging Marka interesser VDG Grunneier Lav terskel arrangm. Toppidrett Ungdom/junior Ski-Arrangement Skiarena Snøproduksjon Løypekjøring Rekruttering Lek i skog Barnegruppa Skihytta drift/vedlikehold Forsyning (Vann/kraft) Veg Prosjekt Blodslitet VA Skihytta Ansvar for definert prosjekt Skiarena Ansvar for definert prosjekt Brannsikring Ansvar for definert prosjekt Angitte prosjekter er eksempler på prosjekter og hvordan disse legges under en av gruppene

12 Organisering av FSK – Alternativ B
Hovedstyret Ansvar for helheten i klubben Marka gruppa O-Gruppa Ski-Gruppa Hytte gruppa Skiarena Barnegruppa Løypertraseer Tilrettelegging Marka interesser VDG Grunneier Lav terskel arrangm. Toppidrett Ungdom/junior O-Arrangement Kart Toppidrett Ungdom/junior Ski-Arrangement Skihytta drift/vedlikehold Forsyning (Vann/kraft) Veg Drift arena Snøproduksjon Løypekjøring Rekruttering Lek i skog Barnegruppa Prosjekt Blodslitet Prosjekt Skiarena Ansvar for definert prosjekt VA Skihytta Ansvar for definert prosjekt Angitte prosjekter er eksempler på prosjekter og hvordan disse legges under en av gruppene

13 Tidsavgrenset – Mandat - Budsjett
Prosjekt Tidsavgrenset aktivitet med mandat, budsjett og fremdriftsplan som normalt hører inn under en gruppe. Eksempler kan være: Skiarena Brannsikring Skihytta Nytt VA anlegg på Skihytta Blodslitet (eksempel på prosjekt som gjentas årlig, men med tydelig tidsavgrensning, mandat og budsjett) Tidsavgrenset – Mandat - Budsjett

14 Gjennomgangen har følgende deler
Bevisstgjøring knyttet til klubbens hovedaktiviteter Organisering av klubben Valgte roller i klubben Kommunikasjon Profesjonalisering

15 Valgte roller i Fredrikstad Skiklubb
Det er mange valgte roller i Fredrikstad skiklubb. Mange av rollene har kun betydning for en av gruppene. I tillegg er det roller som ikke velges på denne måten. Vi har sett på: Tydelig innspill fra valgkomiteen (årsmøte 2018). Ønske om forenkling Heller Ikke hensiktsmessig at gruppene skal få en stor jobb med å bemanne verv innad i gruppene Det må finnes en god balanse i dette

16 Hvem skal velges sentralt i klubben?
I hovedsak fellesfunksjoner som gjelder hele klubben: Ansv. Hjemmeside og Sosiale Medier Materialforvalter Finanskomite (2-3 medlemmer som rapporterer til økonomisjef) Revisorer Valgkomite

17 Hvem skal velges i gruppene?
Gruppene vil typisk ha 3-5 medlemmer Medlemmene i gruppene bør ha en tilleggsfunksjon slik at de dekker gruppens viktigste behov Noen funksjoner pekes ut av gruppene. Funksjonene rapporterer til aktuell gruppe Eksempel: O-Gruppa Leder Nestleder Kasserer Medlem/Sekr - Medlem – Eks. Leder av treningskomite Kartansvarlig Arrangementteknisk utvalg Treningskomite Uttakskomite Datakomite O-Sport Mange av disse funksjonene besettes over flere år og representerer lite arbeid for gruppene (bør være mulig å få bistand fra valgkomite ved utfordring knyttet til verv)

18 Gjennomgangen har følgende deler
Bevisstgjøring knyttet til klubbens hovedaktiviteter Organisering av klubben Valgte roller i klubben Kommunikasjon Profesjonalisering

19 Kommunikasjon i klubben
Informasjon om aktiviteter i klubben. Både i Hovedstyret, grupper og i prosjekt Åpenhet Håndtere spørsmål fra medlemmene på en god måte Bygge kultur rundt felles verdier og mål Ta opp ting i en saklig setting Høflighet Respekt for andre medlemmer og deres meninger De som ikke evner å føre diskusjon i en normal form/tone må finne seg å bli nedklubbet eller avvist "Informasjon og åpenhet er foreslåtte virkemiddel for bedre kommunikasjon i klubben"

20 Gjennomgangen har følgende deler
Bevisstgjøring knyttet til klubbens hovedaktiviteter Organisering av klubben Valgte roller i klubben Kommunikasjon Profesjonalisering

21 Profesjonalisering i klubben:
Å øke profesjonaliseringen vil representere et stort skritt for en klubb som er basert på dugnadsvirksomhet. Mange vil nok føle dette fremmed, men det kan gi muligheter Profesjonaliserte roller i dag: Vaktmester (innhold/behov i denne stillingen kan i noen grad være knyttet til øvrig profesjonalisering) Trener Roller FSK ikke har i dag, men som kan vurderes: Daglig leder Økonomi/Regnskapsfunksjon

22 Daglig leder: Må i utgangspunktet dekke inn egen lønn
Stillingen finansieres gjennom: Søknader Økte sponsor/partnerinntekter Gjennomgående bedre inntekter fra aktiviteter (økt kommersielt mindset) Daglig leder vil rapportere til styrets leder og kan i større grad lede noen av klubbens viktigste prosjekter. Leder vil også jobbe mer kontinuerlig mot klubbens samarbeidspartnere. Vil få ansvar for klubbens ansatte (vaktmester). Vil få ansvar for økonomistyring, synlighet etc. Ansettelse av daglig leder vil medføre en annen struktur i resten av klubben (vi har ikke gått dypt i dette) Komiteen finner ikke tiden inne til å foreslå dette nå, selv om det kan få positive effekter for klubben. Vi finner det riktig å informere om at det er vurdert og at vi gjennom 2019 har det med oss som en mulighet (evt. drøftelser i styret om et år)

23 Regnskapsfører: Flere lag/foreninger velger å sette bort regnskapsfunksjonen En slik løsning vil koste en del penger (anslag rundt kr ), men vil gi oss en helt annen oversikt over økonomien på ulike nivåer (Klubb – Gruppe – Prosjekt) gjennom året. Fokusering på prosjekt med tydelig mandat, ansvar vil kreve mer løpende økonomioppfølging. Kontroll på utvikling av økonomi i prosjekt og grupper vil også skape bedre tillit/kommunikasjon i klubben. Vi må fortsatt ha en økonomileder i klubben som er bindeledd mot en slik regnskapsfunksjon. Dersom dette gjøres samtidig med at vi ansetter daglig leder vil daglig leder ta dette ansvaret. Komiteen finner ikke tiden inne til å foreslå dette nå, selv om det kan få positive effekter for klubben. Vi finner det riktig å informere om at det er vurdert og at vi gjennom 2019 har det med oss som en mulighet (evt. drøftelser i styret om et år)

24 Gjennomgangen har følgende deler
Bevisstgjøring knyttet til klubbens hovedaktiviteter Organisering av klubben Valgte roller i klubben Kommunikasjon Profesjonalisering Spørsmål og diskusjon