Samlokalisering etter fusjon

Presentasjon om: "Samlokalisering etter fusjon"— Utskrift av presentasjonen:

1 Samlokalisering etter fusjon
AMU-sak 38/18 Samlokalisering etter fusjon Status – ultimo august 2018 NTNU AMU 14. sept 2018

2 Tema Status Samlokaliseringsprosjekt – ultimo august 2018
Status Fellesadministrasjon til Kalvskinnet Eventuelt

3 Felles mål og suksesskriterier
Overordnet mål: Faglig integrasjon Suksesskriterier: Realisering av synergipotensialet i fusjonen Opplevd gode og hensiktsmessige arbeidsplasser- /miljø for ansatte Opplevd gode og hensiktsmessige læringsarealer- /studentmiljø Opplevd god og åpen medvirkning i hele prosessen Økt arealeffektivitet og bedre utnyttelse av laboratoriekapasitet

4 Status gjennomføring De første teknologimiljøene er flyttet til Gløshaugen. Andre pulje i rute for flytting desember 2018 Lærerutdanningen fortsatt i rute for flytting desember 2018 – inkl naturfagsarealer i Lysholmbygget Avd. for studieadministrasjon midlertidig til Moholt Samfunnsøkonomi til Handelshøyskolen ila. vinteren 2019 Nybygg Valgrinda i rute – tas i bruk semesterstart høst 2019 Fellesadministrasjon til Kalvskinnet – forberedelser igangsatt (arealkonsept må avklares) Sikre tilstrekkelig læringsarealer Gløshaugen/Kalvskinnet

5 Gjenstående flyttinger
IV-fak: Bygg og miljø til Gløshaugen Indecol (flytter internt på Gløshaugen) IE-fak Informatikk og datavitenskap til Gløshaugen NV-fak Materialteknologi til Gløshaugen (+ evt felleslab) Matvitenskap til Gløshaugen (utredes) Fellesadministrasjon Studieadm., Øk-avd, Dok.forv, IT til Kalvskinnet (+ HR- og HMS-avd. evt internt Kalvskinnet) Må forankres i styringsgruppa og har bedt om at det kjøres en prosess på dette

6 Videre fremdrift – høst 2018
Avklare endelig omfang av resterende flyttinger basert på konsekvenser av fysisk plan, faglig lokalisering og samlet kostnadsprognose Avklare konsekvenser av organisk vekst IE/IDI - Gløshaugen ILU - Kalvskinnet NV-fak - Realfagsbygget Fellesadm. (IT, ØK, HR/HMS) – Kalvskinnet Piloter for campusutvikling – arealkonsepter og innovative læringsarealer

7 SAMLOK - Hovedaktiviteter 2018–2019
mai–september oktober–desember januar–april mai– Sluttføring pågående prosjekter: Første teknologimiljøer til Gløshaugen Lærerutdanningen til Kalvskinnet Avd. for studieadm. midl. til Moholt Samfunnsøk. til Gløshaugen Geovitenskap og petroleum til Valgrinda Avklaringer i campusprosjektet: Arealkonsept, fysisk plan Faglig lokalisering Beslutningsplan gjenstående prosjekter: Bygg og miljø til Gløshaugen Indecol (flytter internt på Gløshaugen) Informatikk og datavitenskap til Gløshaugen Materialteknologi til Gløshaugen Matvitenskap til Gløshaugen (utredes) Fellesadministrasjon til Kalvskinnet Behovsanalyse Konseptutvikling Konseptbearbeiding Detaljprosjektering, produksjon og overlevering B1: Areal- og kostnadsramme B2: Oppstart av forprosjekt B3: Oppstart gjennomføring

8 Beslutningsplan samlokalisering - gjenstående prosjekter
Styringsgruppemøte 17. september 2018 Status gjennomføring pågående prosjekter (info) Arbeidsplasskonsept for fellesadm til Kalvskinnet (beslutning utredningsalternativer) Foreløpig kostnadsspenn gjenstående prosjekter - alternativer videre gjennomføring (forberede beslutning B1 i okt) Styringsgruppemøte 15. oktober 2018 Kostnadsspenn gjenstående prosjekter – videre gjennomføring (beslutning B1) Styringsgruppemøte 12. november 2018 Status konseptutvikling gjenstående prosjekter (info) Styringsgruppemøte 12.desember 2018 (evt. januar 2019) Oppdatert kostnadsspenn gjenstående prosjekter – beslutte videre plan konseptbearbeiding/oppstart forprosjekt (beslutning B2)

9 Risiko Konsekvens Tiltak
Arbeidsmiljøbelastning som følge av bygge- og flytteprosesser, usikkerhet fremtidig løsninger Kan medføre økt sykefravær, at folk jobber hjemmefra. Usikkerhet knyttet til fremtiden kan medføre stress, frafall og økt sykefravær God informasjon i rett tid knyttet til byggeprosjektene og flytteprosessene. Informasjon om status i planarbeidet – og nødvendig involvering på rett tidspunkt Utfordrende læringsmiljø på grunn av at fagmiljøer delt på flere campus, større belastning på undervisningsrom Studenter og forelesere må reise mellom campus for å gjennomføre forelesninger. Redusert fleksibilitet mtp skifte av tid og sted for forelesninger. Kartlegge og analysere utfordringene og plassere forelesninger tilpasset dette, slik at ulempen blir så liten som mulig for de impliserte. Evt. duplisere forelesninger der dette er nødvendig Totalkostnad for NTNU Man vil ikke få gode nok kostnadsestimater før usikkerhetene knyttet til omfang og kvalitet er avklart. Utsette prosjektgjennomføring frem til organisasjons- og medvirkningsprosessene er gjennomført, og at arealrammer, omfang og kvalitet gjennom dette er fastsatt og omforent. Campusprosjektets fysisk plan/faglig lokalisering planlegger bruk av samme areal som Samlokaliseringsprosjekter Forutsatte prosjekter kan ikke gjennomføres som planlagt da investeringene må avskrives på for kort tid til at de er økonomisk forsvarlig. Dialog med Campusprosjektet om fysisk plan/faglig lokalisering, slik at man så tidlig som mulig kan se på alternative muligheter Campusprosjektets arealkonsepter aksepteres ikke av medarbeidere og studenter som rammebetingelser for Samlokaliseringsprosjektet Prosjekter øker i omfang (kvm) og kostnad: Identitetsarealer Arbeidsplassutforming Bistå linjeorganisasjonene i gjennomføring av organisasjons- og medvirkningsprosesser (kapasitet, kompetanse, malverk) Fare for at organisasjons- og medvirkningsprosessene gjennomføres for raskt og ikke oppleves som gode nok Uønsket arbeidsmiljøbelastning, skaper krevende arbeidssituasjon, vanskeliggjør gjennomføring av flytting Bistå linjeorganisasjonen med forankring av beslutninger og prosesser (bistår med kapasitet, kompetanse og malverk) Organisk vekst Organisk vekst i fagmiljøene tar over arealer samlokaliseringen har planlagt benyttet Overvåke vekst i organisasjonen, slik at det kan lages gode nok beslutningsunderlag Organisering av prosjektet Manglende og feil kompetanse gjør at vi ikke får tilstrekkelig kvalitet og fremdrift i gjennomføringen. Prosjektet planlegges detaljert og behov for kapasitet og kompetanse kartlegges. Systematisk styrking av prosjektorganisasjonen på manglende kapasitet og kompetanse.