USITs årsplan 2018-2020 IT-dir januar 2018 – møte 22.01.18 30.12.2018.

Presentasjon om: "USITs årsplan 2018-2020 IT-dir januar 2018 – møte 22.01.18 30.12.2018."— Utskrift av presentasjonen:

1 USITs årsplan IT-dir januar 2018 – møte

2 Agenda IT-dir møte 22.01.18 Oppfølging fra 17.01.18 Masterplan
Rapportering og oppfølging – diskutere hvordan Masterplan USIT som sekretariat Hva tror vi om hvem skal gjøre hva ca når, hva trengs av analyser/arbeid fra øvrig USIT? Budsjett 2019 Hvordan skal vi jobbe med det? Kun gjennom masterplan? Annet ift infratruktur/»kriser»? Videre justering av organisering Hva ser vi for oss ift innhold og tid?

3 Oppfølging fra 17.01.18 Målbilde Format på årsplan
Strategisk retning med/uten utvidelse Format på årsplan

4 Underavdelinger og seksjoner
Mål? = strategisk retning? Fritt? Forslag – besluttes? Tiltak? Kun tiltak, ikke mål? Aktiviteter/oppgaver listet opp forrige gang = tiltak? Milepæler? Inn i årsplanen, krav/frivillig? Inn i handlingsplaner, krav/frivillig? Per tertial, krav/frivillig Mal for årsplan? Krav/frivillig å følge?

5 UiOs årsplan 2018-2020 mal for virksomhetsovergripende tiltak
Beskrivelse av tiltaket (masterplan for IT) Forventede resultater ved utgangen av 2018 Forventede resultater ved utgangen av 2020 Aktivitet Hovedmilepæler for gjennomføring Ansvar Frist for gjennomføring

6 UiO:Strategi mål Mål 1: Universitetet i Oslo skal fremme grensesprengende forskning, utdanning og formidling og være en etterspurt internasjonal samarbeidspartner Mål 2: Universitetet i Oslo skal tilby forskningsbasert utdanning på linje med de fremste internasjonale læresteder Mål 3: Universitetet i Oslo skal gjennom aktiv dialog og samarbeid bidra til at forskningsbasert kunnskap kommer til anvendelse for å møte det 21. århundrets store samfunnsutfordringer Mål 4: Universitetet i Oslo skal forvalte sine samlede ressurser offensivt, slik at de bidrar til å understøtte kjerneaktivitetene Mål 5: Universitetet i Oslo skal legge til rette for at studenter og ansatte skal realisere sitt potensial i et godt arbeids- og læringsmiljø 30. desember 2018 USIT

7 Masterplan for universitetets IT – IT i forbedringsprogrammet
Digitalisering. av universitetet Skytjenester i tjenestetilbudet UH-sektoren - leveranser og mottak av tjenester til/fra LSIS, GDPR, klassifisering Digitalt læringsmiljø - IT i utdanning og studier eInfrastruktur og avansert brukerstøtte – IT i forskning (for forskning og utdanning) Klientdrift, BYOD USIT 3.2 -> 3.3 Tjenstekatalog

8 *Tiltak #1* Brukerrettet tjenestekatalog
*Tiltaksbeskrivelse* I løpet av første halvår 2018 skal en brukerrettet tjenestekatalog være på plass. I katalogen skal alle brukertjenestene være beskrevet slik at brukerne skjønner hva de kan brukes til. I løpet av 2. halvår skal katalogen være reflektert i inngangssiden til nettstedet for IT-tjenestene (uio.no/tjenester/it/). *Tiltakseier* Underdirektør for ... *Tiltaksplan* <URL>

9 Andre måter – ett eksempel
Mål: Økt digitalisering av UiO Styringsparameter: Antall prosesser digitalisert Ambisjon: 6 prosesser Resultat 2018: Tiltak: Identifisere aktuelle prosesser Implementere RPA Risikostyring Identifisere risikofaktorer (for å ikke nå målet) Vurdere sannsynlighet og konsekvens for/hvis dette inntreffer Høy, middels, lav Tiltak for å redusere risiko Ansvar definert

10 Andre måter Tjenestetilbud Økonomi/effektivitet Prosesser
Læring og vekst Årsak - virkning

11 Leavitts diamant

12 Oppsummering (mail fra Bjørn 21.01.18)
Strategisk retning og prioriteringer gjelder (fortsatt) og prioriteringene av tiltakene i USITs årsplan skal henge sammen med denne: Årsplan for struktureres ikke etter de overordnete linjene i strategisk retning, i stedet bygges årsplanen opp som en flat liste av tiltak (noe a la struktureringen av tiltak i universitetets årsplan) Arbeidet med årsplanen skal så langt det er hensiktsmessig etterleve ambisjonene fra USIT 3.1 om endring av USITs planprosesser (se plansje #7-8 i ovennevnte PowerPoint)

13 Tiltak Brukerrettet tjenestekatalog
Skytjenester i tjenestetilbudet, inkludert VDI-infrastruktur ("Fleksible forskningstjenester") og UH-IaaS PaaS (intern/ekstern), skytjenester over PaaS (SaaS?) Nasjonal, institusjonell og lokal eInfrastruktur (oppfølging av Fagråd for eInfrastruktur, Sigma2 med mer) Lagring og håndtering av forskningsdata, retningslinjer og policy for forskningsdatahåndtering, databehandlingsplaner Tjenester for sensitive data (TSD) Forskerstøtte Instrumentnett Digitalt læringsmiljø, Canvas-innføring, Fronter-utfasing, relasjonen til LINK Digital assistent for studentene (Deakin) Innføring av LSIS, GDPR og klassifisering av data på universitetet Masterplan for universitetets IT IT i Forbedringsprogrammet Digitalisering av universitetet

14 Tiltak Windows 10 Klientdrift, - policy'er og driftsopplegg for alle plattformer BYOD Grunnsikring av våre systemer Dynamisk DNS, dnsinfo Backup Lastbalansering UH-sektoren, - leveranser av tjenester til og mottak av tjenester fra sektoren, oppfølging overfor BOTT, UH-IT, KDTO, Uninett Oppdragsprosess Infrastruktursatsing (stamnett, trådløsnett, lagring/backup etc) Robotic Process Automation (RPA), AI, maskinlæring Ny integrasjonsarkitektur, felles IAM Kostmodellen Prosessorganisering av virksomheten Kompetanseutvikling Porteføljeprosjektene MUSIT USIT 3.2 (3.3)

15 Masterplan Hva tror vi om hvem skal gjøre hva ca når, hva trengs av analyser/arbeid fra øvrig USIT?

16 Budsjett 2019 Plan for arbeidet

17 Justering av organisering

18 USITs årsplan IT-dir januar 2018 – møte

19 Agenda IT-dir møte 17.01.18 Årsplan 2017 Årsplan 2018 - USIT
Kort status Årsplangruppe i USIT 3.1 Oppbygging og struktur i 2017 – grunnlag for 2018? Årsplan USIT Oppbygging og struktur – beslutte? Mål / hovedprioriteringer – beslutte? Frist for ferdigstillelse? Årsplan 2018 – underavdelingene Hovedmål/prioriteringer Status og videre plan for arbeidet – når ferdig?

20 Agenda IT-dir møte 22.01.18 Oppfølging fra 17.01.18 Masterplan
Rapportering og oppfølging – diskutere hvordan Masterplan USIT som sekretariat Hva tror vi om hvem skal gjøre hva ca når, hva trengs av analyser/arbeid fra øvrig USIT? Budsjett 2019 Hvordan skal vi jobbe med det? Kun gjennom masterplan? Annet ift infratruktur/»kriser»? Videre justering av organisering Hva ser vi for oss ift innhold og tid?

21 Årsplan 2017 – struktur, USIT-nivå
Strategisk retning: Forskning og utdanning først #1: IT i forskning Forskning og utdanning først #2: IT i utdanning Cloud og BYOD er modellen (plattformen) Tjenestekvalitet, brukeropplevelse og sikkerhet er kriteriene Styring og organisering av IT-virksomheten Videreføring av eksisterende virksomhet

22 Årsplan 2017 – struktur under USIT-nivå
Ulikt: Noen fulgte overordnet struktur for strategisk retning, noen ikke Noen har mål, noen har tiltak, mange har milepæler

23 Årsplan 2017 Rapportering Bruk av årsplanen i styring og oppfølging
Ulikt.. Bruk av årsplanen i styring og oppfølging Ok?

24 USIT 3.1 – endring av USITs planprosesser
«Hovedendringen fra tidligere års planarbeid er at årsplanarbeidet tydeligere skal starte ovenfra, hos IT-direktøren, og ikke nedenfra i organisasjonen» «Det må utarbeides et overordnet målbilde for USIT. All aktivitet hos USIT skal knyttes til dette overordnede målbildet. Målbildet bør utledes fra “Strategisk retning og prioriteringer” og det er spesielt et behov for operasjonalisering av "Forskning og utdanning først".»  «Det foreslås at det utarbeides en overordnet årsplan for hele USIT samt egne årsplaner på seksjonsnivå. Årsplaner på seksjonsnivå skal struktureres i henhold til overordnede mål i USITs årsplan. Seksjonene vil få tilsendt årsplanmaler for seksjonsnivå hvor målhierarkiet fremgår.»

25 USIT 3.1 – endring av USITs planprosesser
«Det foreslås at det i 2017 er valgfritt om det utarbeides årsplaner på underavdelingsnivå» «Seksjonsledere og gruppene velger selv format og innretning på gruppenes handlingsplaner, men det forutsettes at seksjonenes årsplaner operasjonaliseres og gjenfinnes på gruppenivå» «Alle mål i USITs årsplan skal angi en framtidig ønsket situasjon og oppnåelsen av målet bør kunne verifiseres/måles»

26 USIT 3.1 – endring av USITs planprosesser
«All aktivitet/oppgaver skal kun planlegges et sted. Det skal ikke gjentas tekst, men det må settes inn lenker til prosjekter, tjenestegrupper mv.» «All aktivitet som bruker ressurser skal ha en plass i årsplanen og alle tjenester i tjenestekatalogen skal ha en plass» «Rapportering og oppfølging av framdrift ift måloppnåelse og gjennomføring av tiltak, gjøres i møtet mellom IT-dir og seksjonssjefene samt ordinært opplegg for tertialrapportering» 31/oppfolging/planprosesser/arbeidsdokumenter/ html

27 Overordnet målbilde = strategisk retning?
Eller utlede fra strategisk retning? Andre ting som må hensyntas? UiOs årsplan Digitaliseringsstrategi

28 UiOs årsplan «IT-infrastruktur for forskning og utdanning
For å sikre at UiO prioriterer utvikling av de IT-tjenester, - løsninger og -infrastruktur som best støtter opp under UiOs strategiske mål, skal det utarbeides en masterplan for IT. Masterplanen skal være et overordnet styringsdokument og gi en helhetlig vurdering av behovet for IT-investeringer ved UiO.»

29 Foreløpig disponeringsskriv 2018
Spesifikke føringer – LOS Digitalisering av arbeidsprosesser og tjenester 5 mill til lagring og backup Gjennomgang av prinsipper for finansiering av fellestjenester Oppfølging av sluttrapporten fra Deloitte «Gjennomgang av USITs oppdragsvirksomhet og avgrensning mot rammestyrt aktivitet» Videreutvikling av kostmodellen Utvikling av USITs økonomimodell - en del av masterplanen for IT

30 Målbilde Ett forslag?: God og sikker IT-drift
Økt digitalisering av UiO Tilrettelegge/bidra til nyskapende undervisning og fremragende forskning Dele og samarbeide (om IT-løsninger) med (BOTT og) UH-sektoren

31 Oppsummert Strategisk retning gjelder Tiltak på USIT-nivå
Avklares om Utvide eller Utlede Tiltak på USIT-nivå Følges opp på IT-dir (rapportering og evnt omprioritering) Avtale frekvens og form Tiltak på underavdelingsnivå Informasjon/prioritering på IT-dir nivå Følges opp på underavdelingsnivå Fokus på endring i tiltakene

32 Liste fra Bjørn Brukerrettet tjenestekatalog
Skytjenester i tjenestetilbudet, inkludert VDI-infrastruktur ("Fleksible forskningstjenester") og UH-IaaS Nasjonal, institusjonell og lokal eInfrastruktur (oppfølging av Fagråd for eInfrastruktur, Sigma2 med mer), inkludert lagring og håndtering av forskningsdata, TSD Digitalt læringsmiljø, Canvas-innføring, Fronter-utfasing, relasjonen til LINK Masterplan for universitetets IT IT i Forbedringsprogrammet

33 Liste fra Bjørn forts Digitalisering av universitetet Windows 10
UH-sektoren, - leveranser av tjenester til og mottak av tjenester fra sektoren, oppfølging overfor BOTT, UH-IT, KDTO, Uninett Infrastruktursatsing (stamnett, trådløsnett, lagring/backup etc) Innføring av ledelsessystem for informasjonssikkerhet (LSIS) Innføring av ny personopplysningsforskrift (GDPR) Ny integrasjonsarkitektur, felles IAM Kostmodellen Oppdragsvirksomheten Porteføljeprosjektene USIT 3.2 (3.3)

34 Årsplan SST GDPR LSIS Klassifisering av data
Grunnsikring av alle våre systemer – mars til mai Kartlegging Dokumentere oppfylling av krav Innebygd personvern Kostmodell Oppdragsprosess

35 Årsplan SST Informasjons-/kommunikasjonsområdet
GDPR, LSIS og klassifisering Forskerstøtte Prosesser hos USIT – påbegynne et arbeid? Prosesskompetanse? Kompetansetiltak? Tjenestekatalog for sluttbrukere? Målgruppeorientert? USIT 3.3? Tidsplan årsplan: ferdig i løpet av februar

36 ITF MUSIT Fagrådet Forskningslagring TSD Sky Instrumentnett
Avansert brukerstøtte

37 BNT KDTO Digitalt læringsmiljø Klientdrift RPA
Dele og tilby UiO-tjenster til UH-sektoren Digitalt læringsmiljø Klientdrift Definere policyer, driftsopplegg mm for alt det som vi tilbyr til UiO på ulike enheter RPA Deakin – digital assistent for studentene

38 ITI Et forslag til ramme for årsplanen er at den skal inneholde:
Prioriterte tiltak for ITI Satsninger (trådløst, stamnett, lagring) SKAIT-prosjekter Annet som vi mener er viktig

39 ITI De relevante ITI-sakene som gjennom ledersamlingen i oktober og etterfølgende sjefer-møte fikk klart mest tilslutning er: Dynamisk DNS DNSinfo CMDB PaaS (intern/ekstern) Andre viktige ting: Lastbalansering Backuptjenesten Skytjenester utover PaaS

40 Øvrig diskusjon 2-3 år frem Nå: Drift BYOD
Skyløsninger BYOD Automatisering og bruk av roboter, AI mm Nå: Lage raske løsninger hvor det løses opp ift behov for digitalisering, timelønnede, elektronisk signatur osv Retorikk og arenaer som USIT bør være på

41 Oppsummert 17.01 IT-dir møte 23.01:
Se på grupper av prioriteringer på IT-dir nivå Målsetting: etablere prioriteringer som skal følges opp av IT-dir, prioritere de viktigste tiltakene Prioriteringer foreslått av underavdelingene Målsetting: Etablere prioriteringer som skal følges opp av de ulike underavdelingene, prioritere de viktigste tiltakene Definere tiltak som krever matrisejobbing på tvers mellom underavdelingene Føle opp tema fra møtet (som struktur for rapportering/oppfølging)