KS Innkjøpsforum (KSI)

Presentasjon om: "KS Innkjøpsforum (KSI)"— Utskrift av presentasjonen:

1 KS Innkjøpsforum (KSI)
Hva har KS Innkjøpsforum oppnådd i 2012 – og hva er viktig framover nå?

2 INNHOLD: KSI Visjon Målgrupper Verdier Formål KSI framover

3 KSI VISJON Høyne forståelsen og kunnskapen om anskaffelser med sikte på å effektivisere innkjøp i kommunal sektor. Se KSI vedtektene § 1

4 KSI ROLLE OG MANDAT Styringsform er medlemsdialog Representere og ivareta medlemmenes interesser sammen med KS. Det skal foreligge en avtale som nærmere regulerer forholdet mellom KS og KSI

5 KSI historikk Kommunesektorens Innkjøpsforum (KSI) ble opprettet 6. mars (17 år siden) 50 kommuner og alle fylkeskommunene møttes i Trondheim til konstitueringen. Kommunal – og arbeidsdepartementet bevilget kr for 1997, 1998 og 1999 til forumet Formålet med forumet var den gang som nå å effektivisere og profesjonalisere anskaffelsesfunksjonene i forholdet til EØS-regelverket, samt å oppgradere anskaffelsesfunksjonene som et viktig virkemiddel i økonomistyringsfunksjonen Høsten 2001 vedtok KSI på sin ekstraordinære generalforsamling å endre sine vedtekter og retningslinjer og tre inn som et fagforum i KS. Gjennom den reviderte medlemsavtalen er KSI’s aktiviteter sterkere forankret i KS. Med avtalen har forumet sitt sekretariat i KS KSI har i sin levetid foretatt nødvendige tilpasninger for å få organisasjonen til å fungere best mulig og på den måten være i stand til å nå de mål som er satt for forumet.

6 2 Interkommunale innkjøpssamarbeid 1 støttemedlem
KSI Medlemmer 2013 217 Kommuner 15 fylkeskommuner 2 Interkommunale innkjøpssamarbeid 1 støttemedlem Oversikt over medlemmene finner du her: Totalt i Landet pr 2012. 429 kommuner 18 fylkeskommuner

7 KSI primære målgruppe. Folkevalgte Kommuner Fylkeskommuner Statlig myndighet KSI arbeider for en optimal verdiskapning innenfor regelverket

8 KSI sekundære målgruppe.
Innbyggere Næringsliv Frivillige organisasjoner Innbyggere, næringsliv og frivillige organisasjoner vil i mange sammenhenger være viktige samarbeidspartnere. De rådene og løsningene KSI gir kommunene vil ofte ha direkte eller indirekte effekt for næringsliv, frivillige organisasjoner og innbyggere som brukere av kommunale tjenester.

9 KSI VERDIER Kompetansegivende Lyttende Påvirkende Innovative
KSI skal gi informasjon, læring og veiledning Lyttende KSI skal fange medlemmenes behov og være et talerør på vegne av våre medlemmer Påvirkende KSI skal aktivt ivareta medlemmenes interesser overfor styrende myndigheter Innovative KSI skal være en pådrivende ressurs for nyskapende og utviklende arbeid innenfor offentlige anskaffelser

10 Informasjon Opplæring Rådgivning Påvirkning KSI FORMÅL
Knyttes til KSI sin Handlingsplan

11 INFORMASJON KSI skal utarbeide en veileder og/eller presentasjon med informasjon til folkevalgte KSI skal publisere minst 6 utgaver av KSI NYTT i året KSI har som målsetning om å legge ut nyheter regelmessig, for eksempel 2 i måneden. Nettsiden skal være oppdatert med relevant informasjon Oppfordre våre medlemmer til å skrive enkle artikler om ting som skjer i egen kommune. Legge ut teaser på hva som kommer i Forsyning. Nettsiden: for eksempel siste versjon av Forsyning, årsmeldinger og lignende

12 RÅDGIVNING KSI skal gi medlemmene bistand innenfor hovedområdene innkjøpsfaglig kompetanse, innkjøpssamarbeid, regelverk, organisasjonsutvikling og IKT Fra KSI Vedtektenes § 5, 3 ledd

13 OPPLÆRING KSI - KS Advokatene samarbeid
Sertifiseringskurs i offentlige anskaffelser Oppfølgingsseminar offentlige anskaffelser KSI skal gjennomføre inntil 2 kurs per år om tidsaktuelle spesialemner (fordypning) i henhold til kartlegging. Kursene skal fortrinnsvis arrangeres på Gardermoen.

14 PÅVIRKNINGSARBEID KSI skal arbeide for økt lederforankring av innkjøpsfunksjonen gjennom presentasjonsmateriell til administrativ ledelse i kommunene KSI skal være representert på aktuelle arenaer for å fremme kommunenes sak på områder som spesielt berører innkjøpernes arbeidsoppgaver. KSI representer noen ganger på vegne av KS og andre ganger sammen med KS. Prioriterte arenaer p.t. er: FAD, KRD, DIFI, NHO, CEMR. Kontaktmøter med KS øverste ledelse og Difi ans Deltakelse i kontaktutvalget for offentlige anskaffelser hos FAD Deltakelse i ressursgruppen for KS og NHO sitt nasjonale innovasjonsprogram LuNo Samarbeid med KS Advokatene om høringsuttalelser. Mye arbeid med EUs grønnbok og regelendring av anskaffelsesregelverket i 2011 og fortsetter i 2012. Doffin II-prosjektet, anskaffelse av ny kunngjøringsplattform Programkomite Smartere innkjøp gir bedre bygg Gjennomført sertifiseringskurs og oppfølgingskurs i samarbeid med KS Advokatene Kontakt med KS Brussel kontor KSI er representert i referansegruppen og metodegruppen til Leverandørutviklingsprosjektet et samarbeid mellom NHO og KS. KSI skal formidle resultater og metodikk fra LuNo-prosjektet til sine medlemmer. KS sitter i styringsgruppen og KSI i metodegruppen.

15 Forts. PÅVIRKNINGSARBEID
KSI skal arbeide for å få innkjøpsorganisering og - regelverk som et punkt på KS sitt Folkevalgtprogram KSI skal delta i og formidle resultater fra relevante nettverk og fora som arbeider med markeds- og leverandørutvikling KSI skal ta en aktiv rolle overfor sentrale aktører ift til å kunne påvirke utvikling og bruk av E-verktøy til beste for medlemmene Kontaktmøter med KS øverste ledelse og Difi ans Deltakelse i kontaktutvalget for offentlige anskaffelser hos FAD Deltakelse i ressursgruppen for KS og NHO sitt nasjonale innovasjonsprogram LuNo Samarbeid med KS Advokatene om høringsuttalelser. Mye arbeid med EUs grønnbok og regelendring av anskaffelsesregelverket i 2011 og fortsetter i 2012. Doffin II-prosjektet, anskaffelse av ny kunngjøringsplattform Programkomite Smartere innkjøp gir bedre bygg Gjennomført sertifiseringskurs og oppfølgingskurs i samarbeid med KS Advokatene Kontakt med KS Brussel kontor KSI er representert i referansegruppen og metodegruppen til LuNo. KSI skal formidle resultater og metodikk fra LuNo-prosjektet til sine medlemmer. KS sitter i styringsgruppen og KSI i metodegruppen.

16 Prosesser er regelstyrt
Hvor kan folkevalgte påvirke? Politikermedvirkning ER VIKTIG! Politikermedvirkning KAN VÆRE NØDVENDIG Prosesser er regelstyrt Politikermedvirkning ER MULIG POLITISKE VALG Overordnede retningslinjer Strategi for egne anskaffelser/innkjøp Egenregi/ konkurranseutsetting Analyse/konsekvensutredning Kompetansebehov og oppfølging av konkurranseutsatte tjenester BEHOVS-DEFINERING Behov/Idé Etablere produktgruppe Behovsdefinering for den enkelte anskaffelse Lover og regelverk Utkast til kravspesifikasjon MARKEDS-UNDERSØKELSE Leverandørsøk Leverandøranalyse Markedsundersøkelse Etablert strategi ihht marked KONKURRANSEN (ANBUD) Konkurransegrunnlag m/vedlegg Kunngjøring Mottak av tilbud Evaluering Tildeling og signering av avtale IMPLEMENTERINGS-FASEN Informasjon om avtalen Implementerings-møte Definering av roller Opplæring Systemtilpasninger OPPFØLGINGS-FASEN Kontraktsoppfølging Erfaringsoverføring Avslutning av avtaleforholdet

17 Politikermedvirkning Politikermedvirkning
UTDRAG AV STEGENE DER DET ER EN FORDEL MED POLITIKERMEDVIRKNING POLITISKE VALG BEHOVSDEFINERING OPPFØLGINGSFASEN Drøft de overordnede retningslinjene for hele kommunen, som miljøkrav, innovasjon, etiske prinsipper mv.. Det må vedtas en anskaffelsesstrategi for en optimal forvaltning og definering av kommunens totale brukerbehov Ta stilling til om oppgaver skal utføres i egenregi eller konkurranseutsettes Det må gjøres analyse og konsekvensutredning av de de valg som gjøres Vurder kommunens kompetansebehov for å kunne følge opp konkurranseutsatte tjenester Kommende behov må forankres i planverk og budsjettvedtak Definere krav til sammensetning av prosjekt/produkt/styringsgrupper for den enkelte konkurranse Eventuell definering av overordnede krav til den enkelte anskaffelse De politiske vedtak må ikke være i strid med gjeldende lover og regelverk Innspill for administrasjonens utarbeidelse av utkast til kravspesifikasjon Skap rom og ressurser for at kontraktsoppfølging av konkurranseutsatte tjenester kan gjennomføres Følge opp administrasjonens utførelse av politiske vedtak Avslutning av avtaleforholdet/ kontrakten må være i forhold til gjeldende lover og regelverk. Slike vedtak må konsekvens utredes før iverksettelse Politikermedvirkning ER VIKTIG! Politikermedvirkning KAN VÆRE NØDVENDIG Politikermedvirkning ER MULIG

18 KS Innkjøpsforum 2012 2012 har vært et år med høyt aktivitetsnivå, forankret i handlingsplan for KSI har hatt fokus på synlighet, tilstedeværelse, kvalitet og gjennomføringsevne både ovenfor medlemmer og samarbeids- partnere. KSI har i perioden gjort betydelig interessepolitisk arbeid: Høringsinnspill til FAD i samarbeid med KS Advokatene: Endring av EØS regelverk og endringer i forskrift om klage-nemnd for offentlige anskaffelser (Kofa). KSI har levert eget høringsinnspill om Forslag om økt klagebeløp (Kofa). KSI er invitert til å komme med innspill i 2013 til regjeringens offentlig utvalg som skal gjennomgå den særnorske delen av regelverket om offentlige anskaffelser og foreslå nytt regelverk på området

19 Forenklingsutvalget Et offentlig utnevnt utredningsutvalg skal gå igjennom den særnorske delen av regelverket om offentlige anskaffelser. Formål med forenklingsarbeidet er å gjøre regelverket mer fleksibelt og å lette de administrative byrdene (transaksjonskostnadene) både for oppdragsgivere og leverandører. Dette er et meget viktig arbeid som KSI vil prioritere høyt videre. Resultatet her vil ha direkte påvirkning på innkjøpernes daglige arbeidsoppgaver!

20 KS Innkjøpsforum 2013 Nestleder i KSI Fagrådet fikk i mars 2013 mulighet til å presenterte forenklingsutvalget et innblikk i hvordan det særnorske regelverk oppleves av de fleste kommunale enheter i Norge. Presentasjonen var på bakgrunn av tilbakemeldinger fra erfaringer fra interkommunale innkjøpssamarbeid samt tilbakemeldinger fra KS Innkjøpsforum sine medlemmer. KSI skal gi nye innspill innen denne uken om hva KSI mener om LOA § 7 og forskrift om lønns- og arbeidsforhold i offentlige kontrakter. Hva er utfordringene med dette sett med innkjøpers briller? Har der noe tall på hva det koster å følge opp kontraktene ift sosial dumping. Har dere noen innspill til FOA § 3-11 nr. 4. Er denne viktig å opprettholde?

21 VERDISKAPNINGEN I KSI Hvorfor er KSI viktig? Tilstede for medlemmene
Aktiv part og pådriver Høy kompetanse med kvalitet Ivareta kommunale interesser Innovativ på kommunale premisser Samordning gir styrke

22 Temaene i kurset dekker alle fasene av en anskaffelse: FORBEREDELSEN
MER OM KS SERTIFISERINGSKURS I OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Temaene i kurset dekker alle fasene av en anskaffelse: FORBEREDELSEN GJENNOMFØRINGEN KONTRAKTSOPPFØLGINGEN Sertifiseringskurset har til formål å bidra til et kunnskapsløft blant offentlige ansatte som har anskaffelser som sitt hovedarbeidsområde. Sertifiseringskurset har forelesninger, gruppeoppgaver og hjemmeoppgaver med siktemål; å øke forståelsen for og kunnskapen om både regelverk og den innkjøpsfaglige siden av anskaffelsen. å bidra til at det skapes arenaer for nettverk blant innkjøpere i ulike kommuner / fylkeskommuner. Sertifiseringskurset skal gi deltakerne et godt faglig grunnlag til å jobbe videre med anskaffelser.

23 SERTIFISERINGSKURSET BEHANDLER:
• Grunnleggende prinsipper for alle anskaffelser • Forberedelse av anskaffelsesprosessen, herunder behovsanalyser og markedsundersøkelser • Etikk og anskaffelser • Utforming av konkurransegrunnlag, herunder bruk av vekting mv • Miljøhensyn og andre ikke-økonomiske hensyn i anskaffelsesprosessen • De ulike prosedyrene • Internt arbeid med anskaffelser

24 SERTIFISERINGSKURSET BEHANDLER forts:
• Rammeavtaler • Forhandlinger og forhandlingsteknikk • Avvisning, avlysing og totalforkastelse • Begrunnelse, klage og regler om håndheving • Praktiske unntak fra lov og forskrift, særlig om egenregi – anvendelsesområdet. • Kontraktsutforming og kontraktsoppfølging • Alminnelige regler om offentlighet, taushetsplikt og habilitet • Erstatning og øvrige sanksjoner

25 KS SERTIFISERINGSKURS SIDEN 2009
KS Advokatene og KS Innkjøpsforum (KSI) arrangerer KS Sertifiseringskurs i offentlige anskaffelser. Kurset er etterspurt og alle 6 kursene har vært fulltegnet. Det er max 45 deltakere pr kurs for å kunne ivareta deltakerne best mulig og legge til rette for nettverksbygging. Fra 2009 – 2013 har 263 deltakere gjennomgått kurset. Deltakerne er fordelt slik over hele landet: 113 forskjellige kommuner, 13 forskjellige fylkeskommuner, 7 forskjellige interkommunale og vertskommune samarbeid, 2 revisjonsdistrikt og 2 andre offentlige organisasjoner Kommuner med deltakere på tidligere kurs sender nye på kurs. KS Sertifiseringskurs 2013 er igjen fulltegnet med 45 deltakere.  Vi har 12 stykker som er forhåndspåmeldt til kurs i 2014

26 KS OPPFØLGINGSSEMINAR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER
KS Advokatene og KS Innkjøpsforum (KSI) arrangerer i anledning sertifiseringskursene på høsten hvert år KS Oppfølgingsseminar offentlige anskaffelser Der tar vi opp nyheter om offentlige anskaffelser og utdyper temaer som deltakerne har gitt utrykk for at de ønsker mer informasjon og kunnskap om. Det er i snitt 80 deltakere pr. seminar

27 FOU prosjekt 2013 Fagrådet har initiert et prosjekt vedrørende kostnader og inntjeningspotensialet innenfor offentlige anskaffelser. Prosjektet er et FOU prosjekt avd. LOK i KS, og har oppstart våren 2013. Formålet er å få bedre grunnlag for å beregne den reelle gevinsten / innsparingspotensialet ved konkurranse etter anskaffelsesreglene og foreslå endringer i regelverket som vil gjøre anskaffelser mer kostnadseffektive. Fagrådet er referansegruppe for prosjektet. Det avsluttes des

28 KSI FRAMOVER Behovet for fagforumet kan oppsummeres slik. KSI vil være et knutepunkt for: • opplæring innen faget innkjøp • kommunikasjon overfor eksterne samarbeidspartnere departement etc. • premissleverandør for det politiske og administrative miljøet i KS • nettverkssamarbeid mellom kommuner Dersom KSI skal beholde sin posisjon og i tillegg videreutvikle seg i tråd med kravene til innkjøpsfaget, må medlemmene fortsatt vise engasjement og delaktighet.

29 Viktig framover Offentlige anskaffelser er i stor utvikling. Dette synliggjøres i stadig nye utfordringer og problemstillinger. KSI ser i møte med KSI`s medlemmer og andre aktører at KSI`s rolle som faglig forum for å høyne forståelsen og kunnskap om anskaffelser med sikte på å effektivisere innkjøp i kommunal sektor, blir stadig viktigere i tråd med den utvikling som skjer innenfor området.

30 Kontaktinformasjon KSI
KSI PÅ NETT: KSI FAGRÅDET: KSI KOORDINATOR: eller

31 KSI historikk KSI har vært ledet av et fagråd; først bestående av 10 medlemmer pluss leder samt et arbeidsutvalg. I 2012 består fagrådet av 5 personer inkl. leder og 3 varamedlemmer. Forumet har hatt disse lederne: Terje Skansen, Arve Sandvoll, Terje Skutlaberg, Birger Asphaug, Knut Arthur Olsen, Knut Otto Pedersen, Karina Stehl og Rita Endresen. I tillegg fungerte Marianne Skjerstad Andersen i T. Skutlaberg sitt fravær og Ingrid Skaim i Knut Arthur Olsen sitt fravær. Følgende har vært sekretariatsansvarlig: Først Erik Eidem, fra juni 1997 Gerd Buflod, fra 2007 Marianne Fromreide og fra februar 2008 Gunn-Lise Jacobsen.