Hvordan bli en fortrukket leverandør til det offentlige

Presentasjon om: "Hvordan bli en fortrukket leverandør til det offentlige"— Utskrift av presentasjonen:

1 Hvordan bli en fortrukket leverandør til det offentlige
Innovative offentlige anskaffelser Det arbeides for at offentlige anskaffelser skal bli enklere å gjennomføre, og at anskaffelsene skal bli brukt på en ny og aktiv måte i fornyings- og Innovasjonsarbeidet. I presentasjonen vår vil vi gå gjennom følgende: Hva slags muligheter åpner seg? Hvilken betydning har dette for din virksomhet? hvordan bør du gå frem?

2 Hvilke muligheter åpner seg
2 1 Innovasjon 3 Bakgrunn Innovative offentlige anskaffelser Hvilke muligheter åpner seg 7 4 Eksempler Hvordan komme i posisjon Vi vil si noe om følgende: Bakgrunnen ; stat og kommune har et stort potensialet for å bedre utnytte sine anskaffelser for å få bedre tjenester og bedre produkter og samtidig stimulere til innovasjon, et vil også gi dere muligheter for næringsutvikling – Vinn vinn situasjon Hva er innovasjon – hva betyr innovasjon egentlig i denne sammenheng. Vi skal se på hva Innovative offentlige anskaffelser egentlig er - hva det betyr for dere og hva som kreves av dere. Vi ser nærmere på hvordan dette gir muligheter for å komme i posisjon for fremtidig leveranser. Videre ser vi på hvilke fordeler det gir å ved å benytte disse muligheter. Vi skal også vise dere hvor kan dere kan skaffe hjelp og bistand – både med tanke på å skaffe dere kjernekompetanse på området og underveis i arbeidet dersom spørsmål og andre utfordringer oppstår. Så avslutter vi med å se på noen eksempler, der vi møter bedrifter som har deltatt i denne type anskaffelser - vi får høre om deres erfaringer og hva det har gitt av muligheter 6 5 Hvor får du bistand Hvorfor ikke vente til konkurransen kommer

3 1 Bakgrunn Utfordringer i offentlig sektor Hva betyr det for dere
Hvordan forberede dere  Behov for hjelp fra næringslivet Det er i samfunnets interesse at offentlig sektor blir mer effektiv og at offentlige anskaffelser, på rundt 400 milliarder kr. i året, blir brukt på en ny og aktiv måte slik at nye løsninger etterspørres og tas i bruk (innovasjon). Det er også i samfunnets interesse at eksisterende og nye leverandører utvikler sin kompetanse om innovative offentlige anskaffelsesprosesser slik at nye forretningsområder, løsninger og produkter utvikles. I tillegg jobbes de med å forenkle regelverket , Fokus område : Forenkle => fornye => forbedre Innretting av offentlige innkjøp har konsekvenser for kvalitet og effektivitet i offentlig tjenesteproduksjon, videre har det også betydning for innovasjon og vekst i næringslivet fordi en stor andel av innkjøpene retter seg mot dere. Det offentlige klarer ikke i tilstrekkelig grad å rette sine anskaffelser slik at de er tilpasset dagens og morgendagens løsninger. I for stor grad baseres leveranser på eksisterende løsninger og gårdagens teknologier. I for liten grad bidrar offentlig innkjøp til at man enten utnytter eksisterende teknologi og løsninger på en ny måte eller utvikler nye teknologier og løsninger. Det kjøpes fortsatt for mye gårdagens løsninger. Næringslivet er og blir en veldig viktig samarbeidspartner for at det offentlige skal kunne løse disse utfordringer. Derfor legges det mer og mer til rette for at innkjøper skal gå i dialog med dere for å få hjelp til å etterspørre fremtidens løsninger.

4 400 Utfordringer i offentlig sektor milliarder pr år
1 Bakgrunn Utfordringer i offentlig sektor Nasjonale utfordringer krever nye løsninger Økt innovasjon gjennom offentlige anskaffelser er et nasjonalt satsingsområde 400 milliarder pr år Bedre og mer effektiv offentlig sektor på dagsorden Offentlig sektor anskaffer varer og tjenester for om lag 400 mrd kroner årlig og representerer en enorm innkjøpsmakt. Dessverre brukes bare en liten andel av denne summen til å fremme fremtidens løsninger. Mye av dette kan utnyttes til innovative offentlige anskaffelser som utfordrer private leverandører til å komme med forslag til løsninger. Innovasjon er nødvendig for å skape en bedre og mer effektiv offentlig sektor.

5 Behov for hjelp fra næringslivet
1 Bakgrunn Behov for hjelp fra næringslivet Offentlig sektor kan spille en viktig rolle som pådriver for innovasjon Det er viktig for regjeringen at offentlige anskaffelser bidrar til innovative løsninger. Vi forventer at offentlige virksomheter har en effektiv markedsdialog. Næringsminister Monica Mæland Kilde: Logistikk & Innkjøp 01.14 Staten kan aktivt benytte sin bestiller rolle for innovasjon i mange næringer Det neste tiåret står Norge overfor betydelig nasjonale utfordringer innen områder som helse og omsorg, energi og miljø, klima og samferdsel. Både kommunene og statlige virksomheter må møte disse og andre utfordringer mer effektivt. Mye av løsningen ligger i behovsdrevet innovasjon hvor offentlige utfordringer utløser innovasjon. Offentlig sektor tilrettelegger i mindre grad enn privat sektor for innovasjon i anskaffelser. I fremtiden blir det avgjørende for offentlig sektor å få hjelp fra næringslivet i arbeidet med å utvikle fremtidens produkter og tjenester. Dere i næringslivet vet at det er nødvendig å tenke nytt / innovere I det offentlige er der en " forsiktighetskultur" som i altfor liten grad har fokus på nye muligheter / innovasjon Foto: Hans Jørgen Brun

6 Nasjonalt program for leverandørutvikling
1 Bakgrunn Nasjonalt program for leverandørutvikling Pådriver og fasilitator Leverandørutvikling er et samspill mellom det offentlige og leverandører Om Nasjonalt program for leverandørutvikling Programmet ble etablert med ei målsetting med mål om å fremme innovative offentlige anskaffelser i 2010 som et 5-årig program etter initiativ fra NHO og KS. Et bredt partnerskap av statlige og kommunale aktører ble med i arbeidet. Programmet er etablert som et operativt abeid med 2 hovedmål: Øke forståelsen, kompetansen og kunnskapen om innovative offentlige anskaffelser i kommuner, statlige virksomheter, og næringslivet gjennom metodeutvikling og informasjonsspredning Øke gjennomføringen av innovative offentlige anskaffelser ved å mobilisere innkjøpere, leverandører og FoU/utviklingsaktører gjennom konkrete leverandørutviklingstiltak (pilotprosjekter, dialogaktiviteter) Det er nå 21 partnere i programmet, inkludert 3 departementer og 2 direktorater. Programmet har hatt en pådriver-og fasilitatorrolle av innovative offentlige anskaffelsesprosesser Leverandørutvikling er et samspill mellom det offentlige og leverandører, hvor det offentlige tilrettelegger anskaffelses prosesser som utfordrer og utvikler leverandørmarkedet. Her utdyper vi ; Ledelsesforankring, piloter og kompetanseformidling Målsetting om at: De offentlige innkjøp blir et strategisk verktøy for å videreutvikle offentlige produkter og tjenester – gi innbyggerne bedre sevice Rollefordeling / aktørbilde : Nærings- og Fiskeridepartementet (NFD) Utvikler politikken, strategi, finansierer Direktoratet for Forvaltning og IKT (DIFI) – Utvikler metode og driver kompetanseheving Nasjonalt program for leverandørutvikling (NHO/KS, Partnerskap) – Pådriver og fasilitator (igangsetter) Innovasjon Norge (IN) og Norges Forskningsråd (NFR) – Finansiering og rådgivning Her fremsnakker vi programmet vårt og hvordan vi jobber

7 Hva betyr det for dere Ny måte å være i kontakt med markedet på Nye
1 Bakgrunn Ny måte å være i kontakt med markedet på Nye møteplasser Leverandør Økt mulighet for å komme i posisjon Nye markeds-muligheter Som nevnt legges det opp til at offentlige anskaffelser skal bli enklere å gjennomføre, og at anskaffelsene skal bli brukt på en ny og aktiv måte i fornyings- og innovasjonsarbeidet. Dette åpner for en helt ny kunderelasjon enn tidligere, du kan gjennom flere ulike aktiviteter være i dialog med kunden om den fremtidige anskaffelsen. Dere vil inviteres til ulike aktiviteter der dere blir bedt om å komme med innspill til hva som er mulig / hvordan dere tenker kundens behovet kan løses. Dette er fullt mulig, dere bes om å komme med innspill på et overordnet /funksjonelt område – dere bes ikke om å utlevere forretningshemmeligheter. Dere gis mulighet til å sette dere inn i kundens behov og benytte tid til å komme med tilbakemeldinger til kunden. Disse tilbakemeldingen er viktig for at kunden skal kunne utarbeide gode konkurranser. I noen av disse aktiviteter møter du leverandører, andre aktiviteter møter du kunden alene. Her kan du selv være med å legge til rette for fremtidige leveranser. Alt dette skjer før kunden skriver konkurransegrunnlaget.

8 Hvordan forberede dere
Basiskunnskap om det formelle gjeldende regler og prosedyrer Basiskunnskap om innovative offentlige anskaffelsesprosesser Kontakt og relasjonsarbeid Vår presentasjon vil ta for seg følgende punkter. Vi starter med å se på hva Innovative offentlige anskaffelser, hva –hvordan og hvorfor. Deretter kommer vi inn på de basiskunnskaper av offentlige anskaffelser / gjeldende regler LOA Vi vil vise hvor dere kan hente mer og utdypende informasjon om fagfeltet.

9 Treffsikker innovasjon
Hva er innovasjon Gevinst 2 Treffsikker innovasjon I vår presentasjon ser vi utelukkende på den innovasjon som genereres i samspillet mellom offentlig og næring. Det finnes mange definisjoner av innovasjon innen akademia og internasjonale organisasjoner. Vi ønsker her å synliggjøre hva det betyr for dere i praksis på en enkel og forståelig måte. Vi ønsker å synliggjøre at det er handling som gjelder! Som nevnt tidligere; samfunnet står overfor store utfordringer- for å kunne løse disse på en god måte må vi gå nærmere inn i behovsanalysen – hva er de reelle utfordringer her . Disse bør presenteres på en inspirerende måte som utløser kreativitet og vilje til å kreere løsninger vi ennå ikke har sett - fremtidens løsning! Det er her Innovative offentlige anskaffelser kommer inn !! Nærings- og fiskeridepartementet legger til grunn at " på lang sikt er innovasjon nøkkelen til virksomheters og lands konkurranseevne og bærekraftige vekst. Her snakker vi innovasjon i både privat og offentlig sektor.

10 Innovasjon er en ny og bedre løsning
Kort og greit Innovasjon er en ny og bedre løsning Kort og enkel definisjon. God nok og så enkel at alle forstår hva som gjelder!!

11 69 % 28 % Treffsikker innovasjon Finne behovet i markedet
Spontane ideer 28 % Innovasjon kan drives av kreativitet ene og alene – "Petter smarter " som kommer opp med nye spennende løsninger –dette utgjør i underkant av 30% av dagens innovasjon - krever ofte mer og av den enkelte. Markedsstyrt behov utgjør nesten 70 % av all innovasjon, og det er det innovative offentlige anskaffelser tilrettelegger for. Her foreligger det noen behov som kunden etterspør. Det er både enklere og tryggere– fordi markedet er der allerede. Dette eksemplet skal illustrere som dere allerede vet at det å sette seg inn i kundens behov gir bede løsninger. Ofte sitter man på kontoret og prøver å komme opp med gode løsninger som kunden etterspør behov i stedet for å finne ut hva problemet / behovet egentlig er – hvor skoen trykker og hva er det man vil oppnå med de nye løsningene. Det å ikke avdekke reelle kundebehov på forhånd fører sjelden frem. Kilde: Jacob Goldenberg, Donald Lehmann, og David Mazursky, Marketing Science Institute. MSI working rReport no , innovation projects

12 Det vanlige 5 min Planlegging 55 min løsning
2 Innovasjon Sett av nok tid til planlegging Einstein ble gitt 1 time å løse ei utfordring / problem Einstein 55 min Planlegging 5 min løsning Det vanlige 5 min Planlegging 55 min løsning Eksemplet illustrerer hvordan Einstein valgte å løse nye problem /utfordringer på, og denne måten har en klar overføringsverdi når vi snakker om i innovative offentlige anskaffelser. Bruk tid – sørg for å forstå kundens behov ! Ikke gå i gang med å skissere løsninger før kundens reelle behov er forstått!

13 «If i had asked people what they wanted,
2 Innovasjon «If i had asked people what they wanted, they would have said faster horses» Levere reell kundeverdi Innsikt i kundens reelle behov Her ser vi et tydelig eksempel på å forstå behovet…. Raskere hester…. eller det egentlige behovet : komme raskere fram Vi må forstå kundens reelle behov før vi kan levere kundeverdi Reel kundeverdi => betinger innsikt i kundens behov ! Henry Ford

14 Kun en setning som sier noe ! Nina satt på oppgaven
Gevinst Kun en setning som sier noe ! Nina satt på oppgaven Her snakker markedsstyrt innovasjon, et marked som ønsker nye produkter / løsninger Evner å lytte til kundens behov er et godt utgangspunkt for å kunne levere treffsikre løsninger

15 Innovative offentlige anskaffelser
Hva er det Dialog og samspill 3 Formålet Innovative offentlige anskaffelser – Samspill og dialog i tidlig, tidlig planleggingsfase . Et samspill mellom det offentlige og private leverandører - der det offentlige tilrettelegger anskaffelsesprosesser som utfordrer og utvikler leverandørmarkedet. Dette samspillet bidrar til bedre løsninger, bedre utnyttelse av samfunnets ressurser og fremmer utvikling i leverandørmarkedet. I praksis betyr det at det offentlige opptrer som krevende kunde, spisser sine behov og inviterer næringslivet til å utvikle de optimale fremtidige løsninger. På den andre siden, - at næringslivet ser nye markedsmuligheter og strekker seg og utvikler nye, innovative løsninger. Gjennom slik samhandling skapes der spennende møteplasser mellom "behov" og "løsninger". Følgeevalueringer viser at både innkjøper og leverandører ønsker denne form for samhandling velkommen Blant de pilotprosjekter og aktører som konkret har vært og er involvert i innovative offentlige anskaffelsesprosesser viser evalueringer at innkjøperne mener i hovedsak at de får bedre innkjøp og flere tilbud enn ved tradisjonell anskaffelse. Videre viser evalueringene at grovt sett en tredjedel av leverandørene melder at de blir motivert til å innovere ytterligere og over halvparten mener at innkjøperne får bedre løsninger og økt konkurranse

16 Innovative offentlige anskaffelser
Skisse forprosjekt Prosjektering Konkurranse Leveranse Mulighetsrommet – når kan vi ha dialog Her snakker vi dialog og samspill FØR konkurransegrunnlaget skrives. Lov om offentlig anskaffelser er ikke til hinder for denne type kontakt Her skal den offentlige kunden få innspill fra leverandørmarkedet på hva som er mulig og hvordan markedet kan bidra med innspill som åpner for mer konkurranse og alternative løsninger for å dra nytte av dette i den kommende konkurransen. Det vil i fremtiden bli mer og mer dialogaktiviteter der dere inviteres til å gi tilbakemeldinger på mulige nye løsninger Grov skisse på en anskaffelsesprosess

17 3 Innovative offentlige anskaffelser
Formålet Kunden ønsker ideer og innspill fra næringslivet på hvordan behovene kan løses Regelverket om offentlige anskaffelser er ikke til hinder for kontakt med markedet Gjennom å tilrettelegge for gode prosesser kan det offentlige skape nye muligheter for innovasjon og næringsvirksomhet Det offentlige inviterer til utviklingssamarbeid som skal resultere i bedre produkter og tjenester –samtidig som leverandører gis utfordringer som bidrar til bedriftens fremtidige utvikling. Vinn – vinn situasjon. Kunden ønsker ideer og innspill fra næringslivet på hvordan behovene kan løses og hvilke alternative løsninger som finnes parallelt får markedet informasjon om kundens behov slik at leverandøren kan starte å forberede treffsikre leveranser Regelverket om offentlige anskaffelser er ikke til hinder for kontakt med markedet så lenge hensynet til konkurranse og likebehandling ivaretas.

18 3 Innovative offentlige anskaffelser
Dialog og samspill Markedsundersøkelse Leverandørkonferanse Dialogkonferanse En-til-en møter Plan- og designkonkurranser La oss se hvilke dialogaktiviteter som er mulige Markedsundersøkelser; Noe vi alle kjenner til. Her blir dere kontaktet pr tlf eller mai, og blir bedt om å komme med tilbakemeldinger. Meget omfattende og ressurskrevende for innkjøper. Oftest benyttes google søk, der info om dere blir gitt. Leverandørkonferanser Presentasjon av kommunens/ etatens anskaffelser som kommer i løpet av en gitt periode. Flott måte å la næringslivet få kjennskap til den offentlige kundens fremtidsplaner, slik at dere skal kunne planlegge og sette av tid når de ulike prosesser starter- Forutsigbarhet, som resulterer i at dere rydder plass til de konkurranser dere ønsker å bidra i. Dialogkonferanse Svært godt egnet for å diskutere konkrete utfordringer virksomheten har, og for å få innspill om alternative løsninger som finnes i markedet , Denne gjennomføres før konkurransegrunnlaget utarbeides. Informasjonen som blir gitt her skal innkjøper benytte i sitt arbeide med å utforme en funksjonell kravspesifikasjon. Innkjøper vil i fremtiden be mer og mer om skriftlige innspill – disse skal være på et overordnet funksjonelt nivå. En-til-en møter Oppfølgingsmøter etter dialogkonferansen. De som leverer skriftlig innspill får muligheten til å møte innkjøper i et avklaringsmøte. Her skal både innkjøper og leverandør avstemme at de har forstått hverandre. Dette er ikke et salgsmøte . ( ideen skal selges) Plan- og designkonkurranser Svært godt egnet for å få ideer om hvordan fremtidige behov kan løses. Det offentlige benytter denne som motivasjonsfaktor for at leverandørene skal kunne sette av tid til utvikling av nye mulige løsninger.. Leverandørene konkurrer om en eller flere gevinster – som betaling for noe av den kreative prosessen. Minner om at det her er snakk om en ide på et overordnet funksjonelt nivå. Innkjøper står fritt til å bruke hele eller deler av dette i konkurransegrunnlaget.

19 Anskaffelse Markeds-undersøkelse Leverandør- konferanse
Dialog-konferanse En-til-en møter Plan og design-konkurranse Funksjonell kravspesifikasjon Her visualiserer vi selve prosessen: I hvilken rekkefølge de ulike aktiviteter kommer - man benytter kanskje ikke alle aktiviteter. Dersom markedsundersøkelse benyttes – starter prosessen med den. Leverandørkonferanser er et informasjonsmøte –målet med den er å gi leverandørene forutsigbarhet, nå de ulike konkurranser kommer . Dialogkonferanse og en til en møter er dialog, her inviteres leverandøren til å bidra NB Markedsundersøkelsen er / kan være dialogkonferanse og en til en møter . Innspillene kan premieres gjennom en plan og designkonkurranse som nevnt tidligere. Anskaffelse

20 Hvordan komme i posisjon
Hva betyr det Hva kreves 4 Hvordan gjennomføre dialogaktiviteter Næringslivet blir en viktig samarbeidspartner for å bidra til en mer innovativ offentlig sektor ( nevnt tidligere) Samtidig blir offentlig sektor en viktig pådriver for innovasjon i næringslivet. Her er det et stort potensiale for å bedre utnytte offentlige anskaffelser til innovasjon og nytekning. Dialog og samhandling mellom kunde og leverandør blir da avgjørende. Spørsmålet er hva betyr det, hvordan komme i gang og hva kreves?

21 Hva betyr det INNKJØPER LEVERANDØR Økt konkurranse Kulturendring
4 Nye markedsmuligheter Hva betyr det Økt konkurranse Kulturendring INNKJØPER Få innsikt i kundens behov Åpne for egne løsninger Levere treffsikre løsninger Økt omsetning LEVERANDØR Bli kjent med markedet Få bedre bestiller- kompetanse Kunne utarbeide bedre konkurransegrunnlag Bedre løsninger For innkjøper; Bli kjent med markedet; hva finnes der ute, hva er mulig å få til Få innspill som kan være med å påvirke /åpne konkurransen for nytekning Leverandør: Her skal du som leverandør bli kjent med kunden og dens behov Du skal kunne spille inn ideer som åpner for at din bedrift kan levere treffsikre løsninger Økt utviklingstempo

22 Hvordan delta i dialogaktiviteter
4 Nye markedsmuligheter Hvordan delta i dialogaktiviteter Dialogkonferanser En til en møter Lytt til behovene Presenter løsning Still spørsmål Avstem Gi tilbakemeldinger Bruk dette mulighetsrommet Tips til dette samspillet:

23 Samspill Ha en overordnet tilnærming. Vær opptatt av å gjøre kunden din god Fokuser på løsninger , vektlegg funksjoner i stedet for spesifikasjoner Skap troverdighet, bygg relasjon med kunden og faglige omgivelser Nina : kan du redigere denne siden ?

24 Hva kreves Hold deg orientert Forbered deg
4 Nye markedsmuligheter TIPS! Hva kreves Hold deg orientert Forbered deg Gi innspill til hvordan behovet kan løses Bygg samarbeids-kompetanse Søk samarbeids-partnere ved behov Debriefing – begrunnelse Sørg for å vite når det skjer interessante ting hos kunden, følg doffin.no, kundens web og de ulike bransjeorganisasjoner Forbered deg og vær klar til å delta på de ulike aktiviteter Bidra med innspill i dialogfasen, vær åpen og inkluderende. Bygg relasjoner med de riktige personene i de riktige miljøene i forhold til de anskaffelser du går for! Fokuser alltid på hvordan din virksomhet kan gjøre kunden og dine samarbeidspartnere gode i forhold til kunden behov ( løsningen du skal bidra med)

25 Hva er viktig Kjernekompetanse om offentlige innkjøp
4 Nye markedsmuligheter Hva er viktig Kjernekompetanse om offentlige innkjøp Hvor finnes informasjon om anskaffelsene Informasjon om oppdragsgiver Hvem har kontrakten i dag Les konkurranse-grunnlaget nøye Hvordan skrive et godt tilbud De grunnleggende kravene i regelverket skal ivareta rettsikkerheten til aktørene i anskaffelsesprosessen og sikre at alle potensielle leverandørene får samme muligheter til å få kontrakter med det offentlige. Anskaffelsen deles opp i faser: Planlegging Gjennomføring Oppfølging Planleggingsfasen er avgjørende for at oppdragsgiver får gjort en god anskaffelse. Denne fasen dekkes ikke av regelverket (LOA) Her er det viktig for oppdragsgiver å sikre seg tilstrekkelig markedsinformasjon, slik at de treffer markedet og utnytter dets potensial for å dekke behovet som ligger til grunn for anskaffelsen. Hvor publiseres offentlige anskaffelser: Hvor anskaffelsen publiseres beror på verdien av anskaffelsen, alle anskaffelser over terskelverdien eksklusive mva skal annonseres i Doffin- databasen Anskaffelser under terskelverdi skal publiseres på en måte som sikrer at det blir konkurranse. Oppdragsgiver hjemmeside, Doffin, lokalpressen eller andre steder. Dialog og markedsinnhenting: Lov om offentlige anskaffelser sier ikke noe om handlingsrommet en innkjøper har for å benytte seg av markedet til å innhente kunnskap om de faktiske produkter og tjenester i forkant av anskaffelsen. Handlingsrommet i regelverket åpner for dialog med leverandører før konkurransen utlyses, så lenge det ikke skjer på en måte som utelukker konkurranse og hensynet til likebehandling ivaretas. Viktig å ha: Tydelige "spilleregler", slik at prosessen blir forutsigbar og leverandørene vet hva som er målet med dialogen, og at de senere må konkurrere om fremtidige leveranser Informasjonen om fremtidige planer tilgjengelig for alle interesserte leverandører Tilrettelegge for møteplasser hvor alle kan delta og at møtene annonseres bredt på forhånd. Innovative offentlige anskaffelser benytter dette mulighetsrommet til dialog i langt større grad enn en tradisjonell anskaffelse. Forbered deg på å levere: Be om konkurransegrunnlaget for å se hvilke krav som stilles til leverandøren Kvalifikasjonskrav gjelder egnetheten hos leverandør som; Tekniske og faglige forhold; kan være faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet Finansielle og økonomiske; kan være størrelsen på leverandørens regnskapsmessige omsetning og soliditet, samt sikkerhetsstillelse fra bank. Skatteattest HMs-egenerklæring Firmaattest Bevis på miljøledelse Gjennomføringsfasen dekkes av regelverket. Her gjennomfører oppdragsgiver anskaffelsesprosessen, det er i denne fasen leverandørens tilbud har betydning. Det er da viktig at tilbudet svarer på alt som skal besvares. Her blir det viktig å ikke være uklar, noe som kan få betydningen fir rangeringen av tilbudet. Vær forsiktig med å ta forbehold, er noe uklart – ta det opp med oppdragsgiver på forhånd og svar på dette. Se hva som skal dokumenteres. Definer kvalitet dersom kvalitet er et tildelingskriterium Dokumenter kvalitet: presentasjon, produktprøver, kvalitetsrutiner Huskeliste; Vær nøye med detaljer, skrivefeil og forkortelser må lukes ut Vær forsiktig med å benytte spesifikke bransjeuttrykk som andre ikke forstår Vær klar og presis Det endelige dokumentet skal kunne leses som et helt dokument Kvalitetskontroll -les nøye over Oppfølgingsfasen – omfattes ikke av regelverket Her har oppdragsgiver fokus på å få levert det som er bestilt. For leverandøren er det viktig å være oppmerksom på konsekvenser av kontraktsbrudd og følgene av dette. ( mer info i NHOs folder; vil du selge til offentlig sektor?)

26 Hvorfor ikke vente til konkurransen kommer
Konkurranse-fortrinn Muligheter 5 Hva får du somfølge av å delta i tidlig dialog med kunden? mulighet til å bli kjent med innkjøper og dens reelle behov du treffer potensielle konkurrenter. som følge av denne type aktiviteter får du kjennskap og kunnskap som du kan benytte senere i prosessen Du sikrer leveranse av treffsikre løsninger Dette kan være avgjørende for å vinne konkurransen Alternativt- finner ut at dette ikke er en konkurranse du / dere ikke ønsker å delta i Benytte ressurser et annet sted

27 Konkurransefortrinn Unik mulighet til å få innsikt i kundens behov
5 Hvorfor ikke vente til konkurransen kommer Konkurransefortrinn Unik mulighet til å få innsikt i kundens behov åpne for egne løsninger økt mulighet for å påvirke kommende konkurranse lever treffsikre løsninger vite hvem du konkurrerer med Dersom du ikke får noe informasjon før selve konkurransen kommer har du større utfordringer med å levere treffsikre løsninger, fordi du ikke kjenner kunden og dens reelle behov godt nok. Og du har ikke hatt mulighet til å bidra med tilbakemeldinger som åpner for ditt produkt /dine tjenester.

28 Mulighet for å: bygg nettverk finn samarbeidspartnere
5 Hvorfor ikke vente til konkurransen kommer Mulighet for å: bygg nettverk finn samarbeidspartnere kjennskap til markedstrender og -utvikling bli kjent med forsknings- og utviklingsmiljø Kontakt og relasjonsarbeid: Arena for å bygge nettverk, se hva som "rører" seg i markedet. Kanskje du til og med treffer en eller flere samarbeidspartnere, der du blir en del av en større leveranse. Du bidrar med ditt produkt/ tjeneste, istedenfor å utvikle deg i en retning du kanskje ikke har de rette forutsetninger for.

29 Hvor får du bistand 6 Flere miljøer kan hjelpe deg å bygge mer kompetanse på området.

30 Leverandorutvikling.no Anskaffelser.no
6 Hvor får du bistand MER INFORMASJON Leverandorutvikling.no Anskaffelser.no nho.no/offentlig innovasjonnorge.no forskningsradet.no (Dette kan vi i veileder teamet ) Programmet vårt; NHO Difi Innovasjon Norge: Forskningsrådet:

31 7 Eksempler Hospital IT SPG - Varmeteknikk Relacom Oslo kommune
Her skal vi bli kjent med noen bedrifter som har god erfaring med innovative offentlige anskaffelser. Her skal vi se litt nærmere på hva de har gjort, hvordan de har opplevd det, samt få noen nyttige tips.

32 OSLO KOMMUNE Smarthusteknologi i Omsorg+
7 Eksempler OSLO KOMMUNE Smarthusteknologi i Omsorg+ Litt om pilot Omsorg+ Oslo kommune tilbyr tjenesten Omsorg+, et botilbud for eldre (67+). Omsorg+ er et nytt tilbud i tiltakskjeden for eldre i Oslo kommune. Med økende alder vil flere rammes av ulike funksjonsnedsettelser, som nedsatt syn, hørsel, dårlig håndgrep, balanse og demenssykdommer. Omsorg+ skal legge til rette for å opprettholde helse og funksjonsnivå for beboerne.  Beboerne skal gjennom Omsorg+ kunne bo i eget hjem lengst mulig og fungere optimalt ut fra egne ressurser, med andre ord dreier det seg om et samlokalisert boligtilbud mellom eget hjem og sykehjem. Bakgrunnen for tilbudet er tilbakemeldinger fra eldre som trenger et bredere tilbud enn hjemmehjelp, men som ikke er pleietrengende og trenger sykehjemsplass. Oslo kommune leier bygg som skal benyttes til Omsorg+ konseptet. Byggene må være av en viss standard for å kunne være et Omsorg+ bygg, og Oslo kommune utarbeider derfor en kravspesifikasjon for disse på samme måte som det må gjøres for andre formålsbygg. I forkant av leverandørutviklingsprosessen forelå det en kravspesifikasjon for Omsorg+. Denne var utarbeidet i forbindelse med anskaffelse av løsninger til omsorgsbolig på Ensjøtunet. Disse boligene er i drift, men har ikke full smarthus- og velferdsteknologi installert. Det var etterspurt et system som fanger opp totaliteten som fremtidens omsorgsboliger skal ivareta. Det var derfor behov for å videreutvikle kravspesifikasjonen. Den nye kravspesifikasjonen for fremtidige anskaffelser var ment å være funksjonell og inneholde krav til smarthus- og velferdsteknologi. Oslo kommune stod overfor to alternativer i revideringsprosessen. Enten kunne de revidere den eksisterende kravspesifikasjonen gjennom en ordinær prosess, eller så kunne de benytte leverandørutvikling som metode. Å benytte leverandørutviklingsprogrammet til NHO og KS ble valgt med tanke på å få innspill fra potensielle leverandører om hvordan kravspesifikasjonen burde se ut. De gjennomførte 1 åpen dialogkonferanse (90 deltakere) og 30 en til en møter med leverandørene. Målet for Omsorg+ prosjektet er å ha ferdigstilt 1000 leiligheter med Omsorg+ standard innen Det var pekt ut et pilotbygg på Kampen som skulle være det første som tar utgangspunkt i den nye funksjonelle kravspesifikasjonen. Oslo kommune lyste ut konkurranse tidlig i 2012. Oslo kommune har nå gjennomført leverandørutviklingsprosessen og fått en ny kravspesifikasjon etter å ha benyttet leverandørutviklingsmetoden. Etter at den generelle kravspesifikasjonen ble utarbeidet ble det basert på denne malen utarbeidet en spesifikk kravspesifikasjon for innkjøp av omsorg+ på Kampen. En av konklusjonene i fase 1- evalueringene var at det kunne vært noe mer involvering av sluttbruker i prosessen. Dette ser nå ut til å være imøtekommet ved at man i innkjøpsprosessen, og ved etablering av selve prosjektet etablerte en referansegruppe og en prosjektgruppe. Referansegruppen bestående av Sykepleierforbundet, Rådet for funksjonshemmede i Oslo kommune, NAV, eldrerådet og seksjon for pleie og omsorg i Oslo kommune har fått mulighet til å komme med innspill underveis. Prosjektgruppen består av representanter fra flere bydeler og fra det konkrete omsorg+ -prosjektet som har hatt ansvar for gjennomføringen av selve prosjektet. Innkjøpet etter den nye kravspesifikasjonen er nå gjennomført og den innkjøpte løsningen er i dag på plass på Kampen. Bedriften som vant kontrakten var Hospital IS AS. Programmet var på besøk på Kampen i januar 14 – da hadde Kampen Omsorg + vært i drift i 1 ½ år. Hver leilighet har installert: Komfyrvakt, vannføler, timere, ENØK, bevegelsesstyrt lys, nattlys, nøkkelfri inngangsdør, adgangskontroll og nettbrett. I fellesområdet har de en internetcafe, 1 dag i uken kommer det en doktorgradsstudent fra institutt for informatikk ved UiO og lærer dem i bruk av PC. Dette kommer godt med da alle leilighetene er installert med nettbrett. Her kan beboer enkelt få oversikt over dagens kafeteria- og restaurantmeny. Ytterligere kan beboeren bestille mat fra kjøkkenet til sin egen leilighet, samt annen informasjon som beboermøter, felles trim, konserter etc. Flere tar også med seg nettbrettet ned i det store fellesarealet der de tar seg en kopp kaffe og leser avisen digitalt.

33 7 Eksempler Jeg er full av lovord om kommunens måte å skaffe seg oversikt og innsikt om leverandørene i prosjektet. Spesielt når det etterspørres innovative løsninger er det viktig å ha kunnskap om hva markedet er i stand til å levere, og hva som er status i markedet. Jeg mener kommunen nå har skaffet seg et godt grunnlag for å utarbeide en kravspesifikasjon i den kommende konkurransen. På Kampen Omsorg + er det installert et SD-anlegg, med sensorikk for blant annet dør, lys, komfyr, brann og vann. Det er også en smarthusplattform for trådløs styring av et kommunikasjonsverktøy mellom beboer og servicefunksjonene, blant annet husvert, aktivitetssenter og kafé. Kommunikasjonen mellom beboer, husvert og hjemmetjenesten er en viktig del av installasjonen. Det er også installert trygghetsalarm som virker i hele bygget. Leilighetene har dessuten trygghetsfunksjoner som dørcalling og ledelys om natten.   Det er også satt krav om at det skal være tilrettelagt for videre utbygging og utvikling. Til smarthusplattformen skal det også kunne kobles til hjelpemidler fra Nav. Det er også gjort klart for kommunikasjon mellom beboer, sykehus og fastlege. Plattformen har åpne, standardiserte protokoller. Kontrakten på SD-anlegget gikk til YIT, mens Hospital IT fikk oppdraget med smarthusplattformen. Vi bør tilstrebe å få svar på dette også!! Hvordan de opplevde prosessen Betydningen for bedriften Eventuelt nyttige tips? Roger Sletta salgssjef i Hospital IT – dialogkonferanser om smarthusteknologi i Omsorg+

34 7 Eksempler Relacom Kravspesifikasjonene ble bedre - kommunene hadde åpenbart tatt innover seg innspill fra leverandørhold. På den måten ble kravene tydeligere og lettere å svare på. Relacom har vunnet frem i pilotprosjekt/anskaffelse i både Vedal og Skien. Om Verdal piloten: Verdal kommune har gått til anskaffelse av varslingsteknologi til bruk i hjemmetjenesten og i Verdal bo- og helsetun, og i anskaffelsesprosessen har de samarbeidet med Nasjonalt program for leverandørutvikling. I forkant av anskaffelsesprosessen gjorde kommunen en grundig jobb med å kartlegge behovet for varslingsteknologiske løsninger bl.a. via det midtnorske velferdsteknologiprosjektet.  Verdal kommune, med bistand fra leverandørutviklingsprogrammet, arrangerte en åpen dialogkonferanse hvor leverandører ble invitert til å høre hvordan kommunen ønsket å legge opp prosessen og hvilke behov de ønsket å få dekket ved den aktuelle anskaffelsen. Som en oppfølging til dialogkonferansen kunne leverandørene levere inn et løsningsforslag som de fikk muligheten til å presentere i en-til-en møter med Verdal kommune. Informasjonen som Verdal kommune fikk via dialogaktivitetene ble brukt i arbeidet med å lage en funksjonell kravspesifikasjon. Anskaffelsen lyst ut juni 2013. Om Skien kommune piloten: Skien kommune har gått til anskaffelse av nye varslingssystemer i Lyngbakken sykehjem. Gjennomført en grundig behovskartlegging ved hjelp av InnoMed.  Skien kommune, med bistand fra leverandørutviklingsprogrammet, arrangerte en åpen dialogkonferanse hvor leverandører ble invitert til å høre hvordan kommunen ønsket å legge opp prosessen og hvilke behov de ønsket å få dekket ved den aktuelle anskaffelsen. Som en oppfølging til dialogkonferansen kunne leverandørene levere inn et løsningsforslag som de fikk muligheten til å presentere i en-til-en møter med Skien kommune. Informasjonen som Skien kommune fikk via dialogaktivitetene ble brukt i arbeidet med å lage en funksjonell kravspesifikasjon. Anskaffelsen ble lyst ut i januar 2013. Intervju John Einar Flasnes Relacom 1. Tilfeldigheter eller et bevisst valg / noe strategi bak deltakelsen? Relacoms svar: Relacom interesserte seg for konkurransene fordi de var i tråd med hva som var deres kompetanse – et ledd i en naturlig prosess. 2. Hvordan ble prosessen forankret i egen bedrift? Er det viktig- evt hvorfor? Relacoms svar: (Se svaret på spm. 1) Hvor sentralt dette med «velferdsteknologi» vil bli i selskapets fremtidige strategi, spår han intet om, men blir dette et offentlig satsingsområde, åpner det seg jo et spennende marked. 3. Hvordan forberedte de seg? Relacoms svar: Det krevdes ingen spesiell forberedelse fra Relacoms side å delta i de to konkurransene. Kabling mellom nye eller nye og gamle systemer er noe de kan og har erfaring med. De enkelte produktene i systemene har de ikke selv, men de kjenner dette markedet og vet hvem de skal alliere seg med i de enkelte oppdragene. 4. Hva var mest positivt med hele prosessen? Relacoms svar: Dialog med kommunene var positivt, ettersom det gav oss verdifull kunnskap om kunden. For det første fikk de bedre begrep om hvor kommunene egentlig ville hen; hva som var deres mål. Dernest åpnet dialogen for at kommunen skaffet seg kunnskap om hva som var av produkter og muligheter i markedet – det visste de ikke så mye om på forhånd. Til sammen gav dette et bedre utgangspunkt for både leverandør og oppdragsgivere: Vi visste bedre hva de jaktet på, og de kunne være mer konkrete i sine krav. Det gir en bedre konkurranse. Kravspesifikasjonene ble bedre - kommunene hadde åpenbart tatt innover seg innspill fra leverandørhold. På den måten ble kravene tydeligere og lettere å svare på. Det er klart at det ble lettere når de to kommunene benyttet hverandres kravspesifikasjon – det ble jo en form for standardisering. 5. Hva var mest krevende? Relacoms svar: Det var krevende – en kommunikasjonsutfordring, å få de enkelte menneskene og etatene i kommunen til å samarbeide og samhandle. Velferdsteknologi er 80 prosent mennesker og 20 prosent teknikk. Skal dette fungere, må kanskje tradisjonelle skott mellom avdelinger rives, og menneskene må forstå at dette ikke er noe som skal ta fra dem jobben, snarere være et verktøy til en enda bedre hverdag i jobben. 6. Hvor ligger gevinsten ved å delta? Relacoms svar: For en leverandør er selvsagt det å få jobben den store gevinsten. Men Flasnes legger også vekt på økt kompetanse i å arbeide med å få en kunde til å erkjenne at det kreves samarbeid på tvers av faggrenser om deres mål om godt fungerende velferdsteknologi skal nås. 7. Viktig læring de tar med seg til neste prosess / anskaffelse? Relacoms svar: Nettopp dette (svar i spm. 6) er en læring – en erfaring – å ta med seg videre. Ikke så å forstå at Relacom tror alle kommuner er like, tvert imot. – Kommunene er veldig forskjellige. Det kan skyldes kultur, geografi, størrelse etc. Gjennom å ha vært med i de to konkurransene har de tilegnet seg mye kunnskap om nettopp dette, slik at de i neste har forutsetninger for å unngå de vanskeligste barrierene i tilnærmingen til samarbeidet. 8. Dersom de skulle gi råd til en annen bedrift som skal gå i gang med en slik prosess for første gang – hva ville det være? Relacoms svar: - Vær åpne for samarbeid med andre leverandører, se dere rundt, ikke vær for selvopptatte. Og finne ut om kunden; lær å forstå ham. 9. Totalopplevelsen på en skala fra 1 – 5 , 5 er høyest- Relacoms svar: En 4’er. En femmer henger høyt, og da skal det ikke være noe å bemerke. Er det småting, som her og som det alltid er i starten av noe, er en 4’er god karakter! John Einar Flasnes tekniker i Relacom

35 7 Eksempler Vær åpne for samarbeid med andre leverandører, se dere rundt, ikke vær for selvopptatte. John Einar Flasnes tekniker i Relacom

36 7 Eksempler Samarbeidsgruppe - Biobrenselbasert Varmeanlegg Ivar Lærum AS: Rørleggerbedrift spesialisert mot etablering og profesjonell drift av varmeanlegg. SGP Varmeteknikk AS: Ledende leverandør av mellomstore varmeanlegg for ved, flis og pellets og solvarmeløsninger Matene AS: Gründerbedrift som utvikler en unik silo/skrueteknologi som gir bedre plassutnyttelse Bio8 AS: Leverandør av biooljeprodukter Samarbeidspartnere SPG Varmeteknikk AS Ivar Lærum AS Når en såpass stor oppdragsgiver innenfor bygg og eiendom inviterer til spennende prosesser med utfordrende problemstillinger, blir jeg tent. Det trigger meg mer enn mye annet, enn f.eks. vanlige anbuds-konkurranser der du skal levere detaljert beskrevet vare. Her var det spørsmål om å bruke hva man kunne, utvikle noe nytt, og da måtte vi selvsagt være med! JO HELGE GILJE DAGLIG LEDER I SPG VARMETEKNIKK SPG Varme-teknikk AS Matene AS Pilot Utfasing av olje i Osloskolene Ivar Lærum AS, SGP Varmeteknikk AS, Matene AS, Bio 8 AS: Biobrenselbasert varmeanlegg. Denne løsningen var basert på bio-drivstoff (pellet og bioolje) som energikilde, ved hjelp av en patentsøkt vertikal fôring system for pellet. Dette muliggjorde innvendig lagring av pellets som er en stor fordel for skoler med begrensede utearealer. Det vertikale fôringssystemet fikk utviklingsmidler fra Enøk fondet. Det innovative aspektet er her bl.a. knyttet til en patentsøkt vertikal mateskrue for pellets som muliggjør innvendig silo. Prosjektet har også fått støtte til videreutvikling gjennom Oslo kommunes ENØK-fond. Bio8 AS

37 7 Eksempler Oslo Kommune Hvis både innkjøpere og marked viser vilje og gjennomføringsevne til nytenking og innovasjon – da har vi en vinn/vinn situasjon. Markedet må ville! Veldig god avslutning Sitat fra Oslo kommune – de har etter hvert opparbeidet seg god kompetanse på denne type anskaffelser. De har også fått erfare hvilken verdi det ligger i å jobbe slik. Tron Kallum Oslo Kommune

38 Kort oppsummert Sette av tid og ressurser Vær der når det skjer
Få god kjennskap til behovet Kort oppsummert Forbered i god tid Repeter sirkel for sirkel! Vær aktiv i prosessen

39 Takk for oppmerksomheten
og lykke til!