PROSJEKTSTYRING/OPPFØLGING

Presentasjon om: "PROSJEKTSTYRING/OPPFØLGING"— Utskrift av presentasjonen:

1 PROSJEKTSTYRING/OPPFØLGING
BIK 6500 PROSJEKTSTYRING/OPPFØLGING Prinsipper for styring og oppfølging Metoder for prosjektstyring Prosjektstyring på forskjellige nivåer Avslutningen av prosjektet Pensum: AGH 8, SAJ 4

2 PROSJEKTSTYRING OG -OPPFØLGING
Skapes Nytt initieres Startes Gjennom- føres Omplan- legges Kon- trolleres Av- sluttes Evalueres Planlegges og organiseres Prosjektstyring omfatter alle deler av prosjekt- arbeidet. Oppfølging ligger i gjennom- føringen

3 Styringssløyfen (Westhagen)

4 Oppfølging Rapportere
Sammenlikne plan - situasjon og konstatere eventuelle avvik Analysere avvik Beslutte om tiltak Handle (iverksette tiltak) NB! Bruk av betegnelsene ”styring” og ”oppfølging” er ikke konsekvent.

5 Planleggingen var feilfri - det var gjennomføringen som sviktet!
Prosjektoppfølging Planleggingen var feilfri - det var gjennomføringen som sviktet! Tidligere norsk samferdselsminister om Romeriksporten

6 Vi følger opp prosjektet for å
måle fremgang og effektivitet, slik at oppsatte mål kan nås beholde oversikten, slik at vi ser når endringer er nødvendige motivere deltakerne, slik at de står på for å nå resultater få erfaringer for planlegging og gjennomføring av fremtidige prosjekter ….

7 OPPFØLGINGSPRINSIPPER
Ikke byråkratisk og ulystbetont rapportering Oppfølgingskriteriene skal være definert på forhånd Rapportering på plandokumentet Fast periodisert/mønster i rapporteringen

8 OPPFØLGING PÅ FORSKJELLIGE NIVÅER
Ved beslutningspunkter På milepælsnivå På aktivitetsnivå

9 Prosjektmodell LEDELSESMODELLEN BESLUTNINGSPUNKT ARBEIDSMODELLEN
MILEPÆL

10 Beslutningspunktet

11 To hovedgrunner til at prosjekter avsluttes (SAJ)
Prosjektet avsluttes fordi målet er nådd Prosjektet avsluttes uten at målet er nådd

12 Oppfølging på milepælsnivå

13 Milepæler brukes til å forenkle oppfølging
synliggjøre viktige resultater klargjøre viktige grensesnitt gi økt trykk og produktivitet bidra til et helhetssyn sørge for stimuli og utfordring bekrefte fremgang

14 RAPPORT PÅ MILEPÆLSNIVÅ
Ferdig- tidspunkt Plan Milepæler Rapport

15 Oppfølging på milepæler
Sannsynlig forsinkelse Ferdig Mållinje Fremdriftslinje Fullføringsgrad T (Oppfølgingstidspunkt) Tidsavvik

16 Oppfølging på milepæler, alternativ metode

17 OPPFØLGINGSBESLUTNINGER
Flytte milepæler i tid Senke ambisjonsnivået Tilføre ytterligere ressurser Omfordele arbeidet

18 Oppfølging på aktivitetsnivå

19 Oppfølging på aktivitetsnivå
VI MÅLER: Tidsforbruket Pengeforbruket Bruken av menneskelige ressurser Bruken av materiell og andre fysiske ressurser ? ? Hva har vi fått for det vi har puttet inn

20 Innhenting av informasjon
Sørg for skriftlig kommunikasjon for å redusere muligheter for misforståelse (Husk: Misforståelse er en vanlig form for forståelse) Vær oppmerksom på tendensen til overoptimistisk informasjon Fra Roger Burke: Project Management - Planning & Control Techniques

21 OPPFØLGINGSKRITERIER PÅ AKTIVITETSNIVÅ
Holder tidsplanen Ressurs- og tidsrapportering JA NEI Ingen problemer Diskuter: - konsekvensen - årsaken Holder ressurs estimatet JA Diskuter: estimeringen planleggingen Diskuter: - alle spørsmål NEI

22 Oppfølging av aktiviteter i Gantt-skjema
Oppfølgingstidspunkt

23 RESSURSER OG KOSTNADER
KR TID Kostnad Å fullføre Oppgave Grunnlinje estimat Brukt til dato Revidert prognose Under (Over) Sum

24 Enkel økonomisk framdriftsrapport for hverdagsprosjekter (SAJ)

25 Virkelig/planlagt kostnad kontra fremdrift
Budsjett Virkelige kostnader Kostnad Fremdrift

26 Eksempel på tabell for multippel progresjonsanalyse (SAJ)

27 Edderkoppdiagram for multippel progresjonsanalyse (SAJ)

28 ÅRSAKER TIL AVVIK Planlegging Styring Teknologi Organisering Sosialt
Risikovurdering Kontrakt FEIL I :

29 Endringer Fange opp endringsforslag
Utrede forslagene - finne konsekvenser Beslutte formelt Oppdatere planer og kommunisere beslutning Sørge for at endringen gjennomføres Endringshåndtering hører til prosjektets kvalitetssystem

30 Fallgruver i prosjektoppfølging
Planen egner seg ikke til oppfølging Prosjektet er lite synlig og vanskelig å følge opp Dårlige resultater rapporteres ikke eller rapporteres for sent Vi håper og tror at ting skal bedre seg Prosjektledelsen er ikke tilstedeværende For mye vekt på det som er lett å måle For mye fokus på korttidsresultater Vi overser det som ikke kan kontrolleres Vi ignorerer endringer i omgivelsene

31 Møter

32 OPPFØLGINGSMØTER Styringsgruppemøter Prosjektgruppemøter
Hyppighet, Varighet, Deltakelse, Temaer Prosjektgruppemøter

33 Prosjektmøter Oppgavebehandling Prosjektstyring
Formål med møtet: Oppgavebehandling Prosjektstyring Fellesskap og engasjement Informasjon og høring Forhandling …..

34 Prosjektmøter Oppgavebehandling: Ide- og problemløsning Bestemte emner
Viktig å bli ferdig, ingen stram tidsplan Ad hoc Deltagere velges avhengig av emne

35 Prosjektmøter Prosjektstyring: Informere om status
Beslutte grunnlag for videre arbeid Avholdes regelmessig Ofte faste deltagere

36 Gode møteregler for hverdagsprosjekter (SAJ)

37 Rapportering, informasjon, kommunikasjon

38 Hvor er du, sammenlignet med hvor Hva ligger forut og hvordan kan det
PROSJEKTRAPPORT Hvor er du, sammenlignet med hvor du burde være? Hva ligger forut og hvordan kan det påvirke deg? Hvor kommer du til å ende, sammenlignet med hvor du sa du ville ende?

39 Prosjektrapport Leveransestatus Tidsplan- og budsjettavvik
Konsekvenser av avvik uten korrigerende tiltak Usikkerhet Tiltak som er/vil bli gjennomført av prosjektledelsen Forslag til tiltak for godkjenning av prosjekteier/styrings-gruppe Diverse

40 SE FRAMOVER MAKSIMAL RISIKO Konsekvens Sannsynlighet Moderat risiko
Høy risiko Minimal risiko Moderat risiko Sannsynlighet

41 KRAV TIL ”OPPFØLGINGSSYSTEMER”
S systemet må være lesbart T total prosjektet i fokus Y ytelse må kunne måles R rapportering må skje regelmessig I ingenting må overlates til tilfeldighetene N negative utfall må oppdages raskt G glade meldinger må få sin plass

42 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON
Valg av programvare Når du velger, glem ikke å se framover: Kostnad mot funksjonalitet Kapasitet mot enkelhet Kompatibilitet med andre systemer Dokumentasjon, støtte i startfase, støtte i gjennomføring

43 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON
Å bruke verktøy uten å forstå prosjektledelse, setter deg bare i stand til å lage dårlige rapporter raskere. HER ER NOE PROGRAMVARE IKKE KAN GJØRE: Finne feil Ta beslutninger Samle inn data Løse de kritiske problemene Noen av de største problemer har med mennesker å gjøre, her er programvaren til liten hjelp TENK SELV

44 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON
Nødvendig mengde: ”hva mottaker vil og bør vite” – ”hva som forventes at mottaker allerede vet” = hva informasjonen bør inneholde.

45 Magefølelse er ikke dumt
How does your project feel ? (Move the yellow ball on the line) Good Very good Bad Fra IPM Status report, if Skadeforsikring

46 Prosjektavslutning

47 Hva med overleveringen?
Hvem er mottaker internt? Er det noen ekstern mottaker? Har overleveringen vært planlagt? Begin with the end in mind!

48 LÆRING GJENNOM PROSJEKTARBEID
Erfaringsoverføring innenfor prosjektet Erfaringsoverføring mellom prosjekter Bevisste læringsaktiviteter Hva kan du som prosjektleder gjøre med det ?