Internkontroll i anskaffelsesprosessen

Presentasjon om: "Internkontroll i anskaffelsesprosessen"— Utskrift av presentasjonen:

1 Internkontroll i anskaffelsesprosessen
Stort antall leverandører Mange rekvirenter Lav innkjøpskompetanse Mangelfulle systemer Lav avtale- dekning Svak innkjøpsfunksjon Ukoordinerte spesifikasjoner Svakt ledelsesengasjement Svak logistikkstyring Svak lagerstyring Lagerstrategi?? Bred kontaktflate mot leverandør Mange lagre Stort antall fakturaer Manglende incentiver Økonomiforståelse Besparelser medfører budsjettreduksjon neste år Høye innkjøpspriser Internkontroll i anskaffelsesprosessen PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

2 Internkontroll Agenda Hvorfor internkontroll?
Veiledningsmateriale fra Difi Prosjektetablering PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

3 Internkontroll Agenda Hvorfor internkontroll?
Veiledningsmateriale fra Difi Prosjektetablering PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

4 Hvorfor internkontroll?
Målrettet og kostnadseffektiv drift Pålitelig regnskapsrapportering Overholdelse av lover og regler (herunder Lov og forskrift om offentlige anskaffelser) God internkontroll gir ledelsen og medarbeidere en oppleves av å være i en tilstand der de har kontroll PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

5 Riksrevisjonen En fersk rapport (Dok 3.6) fra Riksrevisjonen påviser nok en gang store mangler i planlegging, gjennomføring og oppfølging av offentlige anskaffelser ”Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som virksomheten innehar.” PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

6 Lederansvar Det er konstatert flere til dels grove regelbrudd. Regelbruddene har pågått over lengre tid, og samlet sett har det dreid seg om betydelige beløp. Dette skyldes blant annet manglende opplæring og internkontroll Dermed konkluderer Oslo tingrett med at vedkommende leder gjorde flere ikke ubetydelige feil, som var knyttet til hans rolle som leder. Han har ikke vært utsatt for urimelig behandling av kommunen, og endringsoppsigelsen han fikk, således var saklig begrunnet og gyldig. Han er i tillegg dømt til å betale kommunens saksomkostninger, samtidig som hans egen advokat har fremlagt sin regning – til sammen om lag 1,4 millioner kroner. PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

7 Dårlig omdømme gir liten tillitt til offentlige virksomheter
PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

8 Internkontroll Agenda Hvorfor internkontroll?
Veiledningsmateriale fra Difi Prosjektetablering PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

9 Difi har utarbeidet en veileder for implementering av internkontroll
Bakgrunn: En rekke rapporter fra Riksrevisjonen og diverse medieoppslag viser at internkontroll i offentlig sektor må styrkes Hensikt: Gi offentlige virksomheter en metodikk og et verktøy til å implementere internkontroll på anskaffelsesområdet Innhold: Veileder for hvordan internkontroll kan implementeres, verktøy for selvevaluering, eksempler og maler PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

10 Metodisk rammeverk – Coso-modellen
De fem komponentene: Kontrollmiljø Risikovurdering Kontrollaktiviteter Informasjon og kommunikasjon Overvåking PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

11 Metodisk rammeverk – Difi’s anskaffelsesmodell
”Det gode innkjøp” : Rammevilkår Organisasjon og ledelse Policy og strategi Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører IKT Anskaffelsesprosesser Måling og rapportering av resultat Kontroll, læring og forbedring PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

12 Internkontroll på anskaffelsesområdet
Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet 1. Lederforankring 2. Ambisjonsnivå 4. Handlings-plan og oppfølging 3. Selv-evaluering og risiko-vurdering PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

13 Eksempel på status Difis anskaffelsesmodell Coso-modellen Rammevilkår
Organisasjon og ledelse Policy og strategi Coso-modellen Mennesker og kompetanse Overvåking/oppfølging Partnere og leverandører Informasjon og kommunikasjon IKT Kontrollaktiviteter Anskaffelsesprosesser Risikovurderinger Måling og rapportering Kontrollmiljø Kontroll, læring og forbedring Umoden Ledende praksis 1 2 3 4 5 Grad av modenhet PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

14 Utarbeide handlingsplaner
Kontrollmiljø Frist Ansvarlig Utført Nr Forhold som kan medføre risiko Tiltak 01 02 03 04 05 PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

15 Årshjulet for internkontrollprosessen
Risikovurdering 1.1 Riskovurdering og oppdatering av virkeområder 1.2 Beslutte oppfølgings- strategi, herunder omfang og innretning på testingen 2. Kontrollvurdering 2.1 Vurdering av eksisterende kontroller 2.2 Implementering av nye/endrede kontroller 2.3 Verifikasjon av nye/endrede kontroller 3. Oppfølging/ overvåkning 3.1 Testing av utvalgte kontroller 3.2 Utbedring av kontroller 3.3 Samlet vurdering av testresultat 4. Rapportering 4.1 Sign-off på etterlevelse fra enhetene 4.2 Konsolidering og sign-off på etterlevelse fra ledelsen 4.3 Rapportering til styret Des 3 Jan Febr 4 Mars 1 April 2 Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

16 Internkontroll Agenda Hvorfor internkontroll?
Veiledningsmateriale fra Difi Prosjektetablering PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

17 Etablering av prosjekt: Internkontroll på anskaffelsesområdet
Mål Organisering Milepæler PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

18 Mål for prosjektet Mål Forklaring Beskrivelse av mål Effektmål
Hvorfor prosjektet skal etableres Virksomheten har etablert et tydelig internkontrollregime innenfor anskaffelsesområdet der kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter, informasjon og oppfølging er systematisert og integrert i virksomhetens kultur, retningslinjer og systemer Resultatmål Hva prosjektet skal oppnå Effektive og lønnskomme innkjøps om etterlever LOA/FOA, Dette innebærer: 100% avtaledekning 100% avtalelojalitet Etterlevelse av LOA/FOA Prosessmål Hvordan prosjektet skal gjennomføres Prosjektet skal gjennomføres med representanter fra innkjøp, økonomi, ledelse og bestillerorganisasjonen. Vi tar utgangspunkt i Difi’s veileder og verktøy for gjennomføring av prosjektet PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

19 Organisering av prosjekt
Prosjektleder Referansegruppe Prosjektmedlem Styringsgruppe Prosjekteier Eksempel på organisering Prosjekteier: Direktør Styringsgruppe: Øk.sjef, 2 andre ledere på nivå 2 Prosjektleder: Innkjøpssjef Prosjektmedlem: 3 bestillere (bl.a fra interne lagre), ledere med budsjettfullmakt Referansegruppe: IKT, Eiendom, andre aktuelle ressurser PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

20 Milepælsplan PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein 01.08.11 M1
Planlagt dato Status M nr Milepæl beskrivelse Kommentar M1 Når milepælplan er utarbeidet og godkjent av styringsgruppen M2 Når mandat for prosjektet er konkretisert, forankret i virksomheten og kommunisert til berørte parter M3 Når valg av omfang på evaluering er gjennomført M4 Når spørsmål i selvevalueringstest er besvart M5 Når status for internkontroll er etablert M6 Når sjekkliste er generert M7 Når risiko er vurdert M8 Når målsettinger og handlingsplan for internkontroll er utarbeidet M9 Når oppfølging og evaluering er gjennomført M10 Når sluttrapport for prosjektet er levert styringsgruppen M11 Når ansvarlig for videre oppfølging er pekt ut M12 Når retningslinje for oppfølging av internkontroll på anskaffelsesområdet er godkjent PricewaterhouseCoopers, Wikborg & Rein

21 Internkontroll veiledningsmateriale fra Difi
Veiledningsdokument m /vedlegg: Maler og eksempler m/ tilhørende veiledning: Metodisk rammeverk Prosjektpresentasjon til virksomhetsledelsen Implementeringsmodell Eksempel på kontrollprogram Interessentanalyse Milepælsplan Anbefalte retningslinjer m/ innspill til innhold Prosjektmandat Oversikt over spørsmålene i selvevalueringen Risikoanalyse Kommunikasjonsplan Sjekkliste til selvevalueringen Handlingsplan Selvevalueringsverktøy Habilitetserklæring

22 Publisering av Difi veiledning
Internkontroll veiledning er lagt ut på egen infoside i mai 2011 Internkontroll veilederen vil videre bli presentert i ”steg-for-steg” format sommeren 2011