تنظيم الوقت برمجة و أولويات

Presentasjon om: "تنظيم الوقت برمجة و أولويات"— Utskrift av presentasjonen:

1 تنظيم الوقت برمجة و أولويات
إعداد المهندسة / كوهينور عثمان

2 برمجة و أولويات يتجه البعض إلى البحث عن طريق لتنظيم وقته حين يجد أن الوقت يمر منه دون أن يستفيد الاستفادة القصوى وأن المطلوب منه أكثر بكثير من الوقت المتاح له . لو أن معظم أعمالك لديها وقت محدد لتسليمها أو المهام المطلوب انجازها كثرت عليك ووجدت أن الوقت المتاح للعمل لم يزيد ، أصبح تنظيم وقتك محتوم لأنك لن تستطيع عندها أن تعمل دون ضغوط تشعر بها لخوفك من عدم انجاز العمل في وقته.

3 برمجة و أولويات أهمية الوقت تعتمد على الثقافة فلكل شعب اسلوب خاص في التعامل مع الوقت و أوقات الراحة و الترفيه و لكل مجتمع آبار خاصة يدفن فيها الوقت و يهدر فيها الكثير من ثمائن الساعات.

4 برمجة و أولويات قدرتنا على استغلال الوقت بعد تطور تكنولوجيا الاتصالات أصبحت أفضل في مجال المقابلات و تبادل الآراء فالانترنت بوابة عريضة تسمح بتبادل الآراء و الأخبار يمكن استخدامها في المؤتمرات البعيدة التي جمعت بين توفير الوقت و تبادل المعلومة و رخص وسيلة الاتصال.

5 برمجة و أولويات حدد الوقت المتاح للعمل و اقتطع منه جزء لمراجعة المطالب و تحديد الأولويات. ليس من المحبذ استهلاك وقتا أكثر من المطلوب للعمل ، لأن طول فترة العمل تقلل من الانتاجية على الموظف الالتزام بعدد معين من ساعات العمل الجاد و الكفء و البعد عن العمل المطول لساعات كثيرة مما يتسبب في الارهاق و قلة الانتاجية

6 برمجة و أولويات يضيع العديد من المرؤسين الوقت في انتظار جذب اهتمام المدير و لذلك فعلى المدير الكفء تحديد المسئوليت و اشعار الموظف أنه مفوض في عمله و كثرة اعتماده على مديره تقلل من ثقة مديره فيه.

7 برمجة و أولويات التفويض و التخطيط السليم يزيد من كفاءة المدير ويقلل من كثرة المقاطعات و يزيد من العمل على طريق الهدف. يجب البدء في عمل الأسهل من المهام الضرورية ثم الأصعب

8 برمجة و أولويات ثقافة الشركة لها أثر مهم و كبير في كيفية استغلال العاملين للوقت فيها فحين تعامل المنظمة الموظف على ساعات العامل دون الانتاجية فهي لا تدعم مبدأ أهمية الوقت و لكنها تدعم مبدأ عدد الساعات المطولة حدد المهام المراد إنجازها في اليوم ووزعها حسب قدرتك على اتمامها بكفاءة

9 برمجة و أولويات يجب على المدير تحديد القيمة التقديرية للوقت للموظف لإشعاره بالتهدير الاقتصادي للوقت و تأثيره على الأرباح لحساب قيمة الوقت يتم حساب ر= الراتب السنوي مع الزيادات أو الإضافات دون الأرباح س = عدد ساعات العمل السنوية تكلفة الساعة = ر / س

10 برمجة و أولويات قم بعمل جدول زمني تضع فيه المهام اليومية و قسمه إلى وحدات من نصف الساعة ( 30 دقيقة) الحفاظ على الجدول الزمني التي تضعه بعدد الساعات التي تمضيها في الأنشطة مهم لإدارة وقتك

11 برمجة و أولويات معرفتك الأوقات التي يضيع فيها وقتك على حساب العمل تحسن أدائك و تساعدك على التخطيط الجيد للعمل تعتمد المدة التي يتناولها جدولك الزمني على طبيعة عملك إذا كانت دورة العمل شهرية فيجب أن تقوم بعمل جدوي لشهرين و إذا كان أسبوعي فعليك بتحضير جدول زمني لأسبوعين

12

13 التخطيط للوقت التخطيط الأسبوعي قم بإعداد نوتة و ضع فيها ما يلي
الأسبوع رقم – من إلى هدف الأسبوع ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ اليوم الأولوية A/B/C المهمة

14 الأولويات A : يجب أن تنجز B : من المفضل أن تنجز
C : لو لم يكن لدي شيء آخر A: Must do B: Good to do C: If nothing else to do

15 1 2 3 4 5 6 7 8 9 تم العمل الأولوية السبت مسلسل الوقت
النظر في الأوراق و التأقلم على العمل من جديد 08:30 تصفح البريد و الرد على الأسئلة الموجودة بها 1 09:00 إرسال الرسائل المختلفة للزملاء في العمل 2 09:30 الاجتماع مع الرؤساء 3 10:00 10:30 11:00 أخذ راحة قصيرة لشرب الشاي 11:30 الاجتماع مع مجموعة العمل و الاتفاق على مهام الأسبوع 4 12:00 12:30 01:00 الاتصال بالمتأخر من الموردين 5 01:30 التحدث مع زميل العمل بخصوص الترقية 02:00 استكمال الأعمال الورقية 6 02:30 راحة لأكل بعض الطعام وشرب الشاي 03:00 كتابة تقرير عن التقدم بالعمل 7 03:30 الاتصال بعميل لتحديد موعد عمل 8 04:00 انهاء المتعلق من الاعمال الخاصة بالعميل السابق 9 04:30 مراجعة قائمة الأعمال و تحديد ما تم تأجيله من القائمة 05:00 العودة للمنزل 5:30

16 الجدول الزمني لمراجعة الجدول الزمني ، حدد نسبة الوقت التي قضيتها بكفاءة في الوقت المحدد فهذا سيعطيك رؤية هامة لشكل أوقات العمل لديك حدد هدف غير مرئي لمهمة واحدة يجب أن تنجز وعليك ألا يمر اليوم دون إنجازها

17 الجدول الزمني قم بتوزيع عملك بين 4 أنواع من المهام أعمال روتينية تطوير
التخطيط و الابتكار حل مشاكل

18 الجدول الزمني لكي تنجز عملك كما ينبغي فعليك أن تقوم بالوظائف الروتينية في 15 % من وقتك و 25 % من وقتك في تنفيذ مشاريع تطويرية لعملك و 50 % للتخطيط لتطوير عملك و 10% لحل المشاكل و لكن في الواقع تجد أن 60 % من وقتك يذهب للأعمال الروتينية وحل المشاكل و 25 % تقوم بالتطوير إذا وجد و15 % في التخطيط .

19 الجدول الزمني احسب وقتك المستنفذ في الأنواع المختلفة من المهام و الأعمال لتعرف كم في المائة يذهب بعيدا عن تطويرك لعملك ، وهذه الرؤية ستحسن بالتأكيد من تقسيم وقت عملك .

20 الجدول الزمني قم بطرح الأسئلة التالية على نفسك
هل أعطي التخطيط للتطوير وقتا مناسبا خلال أوقات عملي؟ هل توزيع مهام عملي تجعلني منشغلا جدا في أوقات و مستريحا جدا في أوقات أخرى؟ هل أقوم بعمل يجب أن يقوم به شخص غيري؟ هل جدولي الزمني يحتوي على مهام متكررة كثيرة؟ هل أن أتورط دائما في مهام تستهلك وقت الصباح من كل يوم؟ هل تستغرق الأعمال وقتا أكثر مما ينبغي لها؟ هل لدي وقت للابتكار؟

21 الجدول الزمني أجب بصدق عن التساؤلات ولو وجدت أن الإجابة ليست كما ينبغي لها فعليك إعادة دراسة أعمالك و إعادة جدولتها بما يناسب أهميتها للعمل و لتطورك الخاص

22 الجدول الزمني لو كنت من الإدارات المتوسطة أو العليا ، فأكثر من التفويض في الأعمال الروتينية التي يمكن لغيرك أن يقوم بها و ذلك بتدريب المفوض إليهم على ذلك.

23 الجدول الزمني ابحث في جدولك عن الوقت الضائع و حدد ، لماذا ضاع ؟ و كيف أضعته و كيف يمكنك تجنب إضاعته في المستقبل إذا كنت اجتماعي و يضيع الكثير من وقتك في مجاملات بين الزملاء ، حدد ساعة الراحة التي يمكنك أن تستقبل الآخرين فيها و لا تقم بزيارات مفاجئة للزملاء فهذا قد يزيد عبءا عليهم كما أنه سيعطيهم السماح لأن يقوموا بالمثل.

24 تحديد القدرة مفتاح الإدارة الناجحة يكمن في توفر مهارات إدارة الوقت ،
الأسئلة التالية تعطيك الفرصة لمعرفة ما إذا كنت تدير وقتك بشكل ناجح و قد تشير بعض الأسئلة لأشياء مهمة يمكنك اللجوء إليها في المستقبل :

25 تحديد القدرة هل تحرص على وجود ساعة في مكتبك؟
هل تحرص على وجود ساعة في غرفة الإجتماعات؟ هل تصل في الوقت المحدد لأي اجتماع؟ هل تصل إلى الهدف الذي تريده من أي اجتماع؟ هل تنتهي الاجتماعات التي تنظمها في الوقت المحدد؟ هل تتصفح المجلات والمقالات التي تختص بعملك؟

26 تحديد القدرة هل تطلع على البريد بمجرد أن يصل إلأى مكتبك
هل تكمل عملك بدون أن يقاطعك أحد؟ هل تحسب الأوقات التي يقاطعك فيها الزملاء أو المرؤسين؟ هل تقتطع ساعة معينة لرؤية زملاءك في المكتب؟

27 تحديد القدرة هل تغلق باب مكتبك حين تريد العمل في هدوء؟
هل تتصل بكل من أرجأت مكالماتهم ؟ هل لديك مدة محددة للماكالمات التليفونية و لا تزيد عليها؟ هل تختلط في مكالماتك بعض المحادثات الشخصية؟

28 تحديد القدرة هل تقرر المكالمات التي تريد الإجابة عنها؟
هل تقرأ الملاحظات التي ترد إليك بإمعان وبمجرد ما تصل إليك هل تجعل محتويات كتبك في مدى معقول لاستخدامك اليومي هل ترتب مكتبك بصفة دورية وترتب الأوراق الموجودة عليه

29 تحديد القدرة هل تفوض زملاءك في الأعمال التي لا تستطيع القيام بها
هل تتابع المفوض من الأعمال هل تساعد العاملين معك على إيجاز تقاريرهم في صفحة واحدة عند كتابتك لتقرير هل تضع في اعتبارك من سيلجأ بعد ذلك إلى المعلومة الموجودة في التقرير

30 تحديد القدرة هل تحقق توازنا بين ساعات التفكير و ساعات التنفيذ
هل تضع قائمة بما ستؤديه كل يوم هل تحدد ساعات عملك كل يوم و لا تزيد عليها هل تبذل جهدا لكي تظل على اتصال مع فريق عملك

31 تحديد القدرة هل تركز على إيجابيات زملاءك
هل تتعرف على التكنولوجيات الحديثة هل تخزن بريدك الإكتروني لتقرأه حين تجد له وقتا هل تراجع دوريا ملفاتك على جهاز الحاسب الشخصي

32 تحديد القدرة بعد تقييمك لنفسك عن طريق تلك الأسئلة فيجب أن تضع نفسك في أي مما يلي : أنا لا أعلم كيف استخدم وقتي بكفاءة و علي أن أقلل من تهدير الوقت أنا لدي مهارات معقولة لإدارة وقتي و لكن علي تطويرها أنا استخدم وقتي بفالية كبيرة و علي أن أظل هكذا

33 التخطيط للتفوق و النجاح
لا يمكنك أن تقرر ما يجب عليك عمله اليوم إلا إذا كنت تعرف ما تريد أن تصل إليه غدا أي خطة تتعلق بتطويرك و استغلالك لوقتك بشكل جيد تعتمد على وضوح أهدافك

34 التخطيط للتفوق و النجاح
الأهداف تنقسم إلى : أهداف مهنية أهداف شخصية كما تنقسم إلى : أهداف طويلة الأجل أهداف قصيرة الأجل

35 التخطيط للتفوق و النجاح
أهداف مهنية أهداف شخصية أهداف طويلة الأجل أهداف مهنية طويلة الأجل أهداف شخصية طويلة الأجل أهداف قصيرة الأجل أهداف مهنية قصيرة الأجل أهداف شخصية قصيرة الأجل

36 التخطيط للتفوق و النجاح
أكتب سيرتك الذاتية و حدد السنوات التي مرت عليك و خبراتك خلالها احرص في كل وظيفة أن تعمل ما تستطيع أن تكتب عنه في سيرتك الذاتية في أكثر من سطر

37 التخطيط للتفوق و النجاح
احرص على كسب مهارات تمكنك من تحسين وضعك الوظيفي ضع أمام أعينك الهدف بعيد المدى عندما تفكر فيما ستفعله الشهر القادم والذي يليه لا تعتبر الإجازات و الترفيه مضيعة لطموحك ، بل اعتبره تحسين لآدائك

38 ضع لنفسك رسم تخطيط لمسارك المهني تحدد فيه ما تفكر فيه على المدى البعيد و المهارات الفنية و الإدارية التي تريد أن تكتسبها خلال مسار حياتك مثل ما يلي : العمل في شركة متوسطة العمل في شركة كبيرة أو في الخارج العمل في شركة عالمية العمل في التسويق و المبيعات بناء عمل جديد خاص بي تكوين أسرة أولاد دراسات متخصصة شهادات معترف بها عالميا دراسات إدارية MBA طلب ترقية تحسين العلاقات العامة تجارب مشاركة في عمل

39 التخطيط للتفوق و النجاح
يمكن تحديد أكثر دقة لو أردت أن تضعه مع المسار الذي تريده مثل الشهادات المتخصصة التي تريدها والدراسات الإدارية وغيرها

40 التخطيط للتفوق و النجاح
يمكن أيضا أن تقوم بتعديل هذا المسار بين وقت و آخر حسب المستجدات التي تظهر في حياتك لا تجعل زوجتك تطلع على هذا التخطيط و إلا اعتبرت أنك اخترتها بناء على مخطط مسبق و ليس عن حب لشخصها و هذا يقلقل من هدوءك النفسي المطلوب لتكملة خطة مسارك

41 تحديد الأولويات ترتيبك لأولوياتك هو أول طريقك لتحقيق أهدافك و عليك أن تعرف ما يجب أن تنجزه من الأهم فالمهم و من الأعجل فالعاجل يجب أن تتبنى أولويات رئيسك في العمل فهو من في إمكانه تعديل الأولويات حسب رؤيته الشخصية و لا تجعل تبديل الأولويات يمثل عائق بينك و بين رئيسك في العمل

42 هل هذا مكتب لشخص ناجح

43 تحديد الأولويات لو كان رئيسك لا يرى الصورة كما تراها أنت فعليك قبل البدء في تغيير الأولويات أن توضح له ما عليك القيام به قبل تبديلك لأولوياتك لأنه قد لا يتذكر الأعمال التي أسندها إليك من قبل و بالتالي عليك إخباره بما لديك الآن و عليه أن يقرر تركها وبالتالي تنزلها في قائمة الأعمال إلى حين آخر

44 تحديد الأولويات يجب أن تكون أمينا على ساعات عملك بقدر أمانتك على القيام بالعمل فالتهدير من ساعات العمل المهمة يمثل تهدير في المال الذي تؤجر به على عملك

45 تحديد الأولويات لا تنزعج من الأعمال الروتينية فإن 80% من الأعمال التي تعود عليك بالفائدة هي أعمال روتينية فقم بها كلما علوت في الخبرة العملية و الإدارية كثرت الأعمال الروتينية ، إذا فأعتبر أن أعمالك الروتينية بمثابة شهادة خبرة موثقة من أنك تستحق أن تعلو في سلمك الوظيفي.

46 تحديد الأولويات كلما اقتربت من هدفك ، كلما زادت أهمية تركيزك و تحديدك لأولويات المهام التي تنفذها. أيا كان عملك ، وأيا كان موقعك من العمل ، ستجد أن تنظيمك وتخطيطك الجيد لوقتك سيزيد من كفاءتك و يساعدك على تحقيق أهدافك و رضاك عن نفسك ورضا رؤساءك عن عملك

47 تحديد الأولويات انجز الأعمال التي لا يمكن عملها أحد سواك و فوض الأعمال التي يمكن للآخرين أن يقوموا بها معك و لا تبحث عن التميز بأن تنجز كل الأعمال التي يمكنك أن تقوم بها فتترك المهم من الأعمال التي يجب أن تنجزها بنفسك والتي يمكن أن تتميز فيها .

48 لكنها روتينية يجب أن تنجز
انواع المهام مهام من نوع (أ) مهام عاجلة و مهمة مهام من نوع (ب) مهام إما عاجلة أو مهمة مهام من نوع (ج) مهام لا عاجلة ولا مهمة لكنها روتينية يجب أن تنجز

49 تحديد الأولويات أيام العمل هي مزيج من الأنواع الثلاثة ، بما أن ساعات العمل محدودة فيجب أن تحتوي على الثلاثة ولا يستهلك نوعا واحدا من الأنواع الثلاثة ، و إذا كثرت الأعمال الروتينية التي لا تجد نفسك فيها فعليك اللجوء إلى التفويض الأولويات يجب أن تتغير حسب المعلومات الجديدة و المستجدات من الأحداث

50 تحديد الأولويات يمكنك إغلاق الهاتف لفترة وجيزة ولكن تنبه لأن تعيده مرة أخرى بعد انتهاءك من المهمة التي أغلقته بسببها وقت التخطيط لا يعتبر إضاعة للوقت فهو سيوفر لك الوقت فيما بعد

51 تحديد الأولويات إدارة الوقت يعني أن تعمل بكفاءة لا أن تعمل بسرعة.
في الاجتماعات لا تستمع لسؤال غير محدد الإجابة و إن كان و لا بد فعليك إعادة صياغة السؤال بشكل يجعل إجابته محددة ، مثلا إذا سألك أحد " ماذا نفعل في هذا الموضوع ؟ " قل : " هل تقصد من سؤالك إذا كان يجب أن نفعل كذا أم لا ؟"

52 تحديد الأولويات يجب أن تتسم قوائم العمل بالواقعية ، فلا تضع جدولا زمنيا مبالغا فيه بأن تضع عدة أعمال في أقل من ساعة و تشعر عندها بأنك محبط لعدم تمكنك من إنجاز الأعمال كما هو مخطط لها ، فكما ترغب في أن تتحدى قدراتك فإنك أيضا تحب أن ترضى عن إنجازاتك.

53 تحديد الأولويات لا تطلب الكثير من الزملاء أو الموظفين لأن ذلك يسبب الإحباط من كثرة العمل و عدم الإنجاز العمل يعطى على قدر الوقت المسموح

54 طريقة تحديد أولويات المهام
عاجلة تصرف فورا نعم لا قيم المهمة مهمة اليوم لها موعد محدد حدد لها موعد للتنفيذ عمل له أولوية أ انجز العمل ب روتينية عمل ليس له أولوية تجاهلها لديك عمل آخر أ أو ب فوض لها أحد ج

55 الكفاءة لكل شخص في حياته نمط و إيقاع و هو بذلك يحدد نموذج معين من الأشخاص فهناك من يبدأ يومه بالنشاط و الحيوية و يتعب في وسط اليوم و هناك من يبدأ يومه بالكسل و ينشط في نهاية اليوم و هكذا عليك تحديد نمط نشاطك و حيويتك لكي تعرف متى تقوم بالأعمال المهمة و التي تحتاج من التركيز و التفكير

56 الكفاءة راعي أنه قد يختلف نمط نشاطك عن الآخرين ولذلك لا تبدأ في رؤية زملاء العمل حسب ما تراه مناسبا لك فقد يكون هذا على عكس الزملاء فتتسبب في أن تشغلهم في فترات نشاطهم الذهني و رغبتهم في العمل بتركيز استبق بعض الطاقة للأسرة و النشاط الاجتماعي فلا تستنفذ كل طاقتك في العمل بحيث لا تترك لنفسك مساحة للراحة

57 الكفاءة أهم المهام تنفذ في أعلى درجات الطاقة و المهام الروتينية تنفذ في أقل درجات الطاقة و الأعمال من الأولوية ب تنجز في متوسط الطاقة. حاول أن ترسم لنفسك مستويات المختلفة خلال اليوم لتراه بنفسك وتحدد متى تكمن طاقتك القصوى

58 الكفاءة إذا وجدت أنك لا تركز و أن عملك أصبح عبء عليك فقم ببعض الراحة و منها تحريك قدميك و رأسك و قد تأخذ غفوة قصيرة لتستطيع أن تكمل اليوم و العمل الغفوة القصيرة في العمل تسمى غفوة الطاقة فهي تعطي عقلك بعض الراحة لفترة قصيرة و تشحنك للعمل

59 آلات و أدوات تنظيم العمل

60 آلات و أدوات تنظيم العمل
يجب الاحتفاظ دائما بمذكرة مكتوبة بها المواعيد التالية و الأشخاص الذين ستقابلهم و المهام التي يجب اتمامها

61 آلات و أدوات تنظيم العمل
احتفظ دائما بقلم في المذكرة لتسجيل المعلومات و التواريخ استخدم المذكرة التي تساعدك استخدم المفكرات الإلكترونية إن كنت ممن يتعاملون مع الأجهزة الإلكترونية بكفاءة و إن لم تكن فعليك الاعتياد على تحسين نفسك في مجال الأجهزة الإلكترونية لتستفيد من إمكانياتها

62 آلات و أدوات تنظيم العمل

63 آلات و أدوات تنظيم العمل
استخدم المفكرة بكفاءة المواعيد الشهرية في مذكرة بالأيام لتلقي نظرة على الشهر كله ، لتعرف كيف تخطط لاجتماع أو تخطط لرحلة أو مهمة تدريبية المهام اليومية توضع في مفكرة يومية و تحدد الأوقات المستنفذة في كل مهمة يمكن استخدام ألوان مختلفة لو أردت تمييز أهمية المهام حافظ على المفكرة و لا تهملها فتضيع منك أوقاتك استخدم وسائل التنبيه في المفكرة الإلكترونية فهي يمكن أن تحسن أداءك على المدى البعيد ( تزيد من تركيزك في العمل الذي تقوم به لعلمك أن هناك من سيعلمك بانتهاء الوقت المسموح به )

64

65 آلات و أدوات تنظيم العمل
إعداد قائمة الأعمال لن تحل لك مشكلة القيام بها و لكنها ستسهل من حصر المهام المطلوبة يجب تحديث القائمة لأن هناك مهام قد تحذف لأسباب خارجية مثل توثق خط انتاج كنت تزمع التسويق له مثلا فتنتهي خطة التسويق بالكامل

66 آلات و أدوات تنظيم العمل
الأوقات الموضوعة يجب أن تكون حقيقية و ليست أوقات تتمنى أن تحدث بمعنى لو كانت المهمة تأخذ منك في العادي أكثر من ساعة فلا تضعها نصف الساعة على أمل أن تنجزها بطريقة أسرع لأن ذلك يسبب الارتباك لوضعك مهمة أخرى بعدها ، لن تتمكن من انجازها يجب أن تطلع على القائمة بشكل يومي حاول شطب كل ما أمكنك انجازه فالقائمة الأقصر أفضل

67 آلات و أدوات تنظيم العمل
في نهاية اليوم تأكد من أواويات اليوم الذي يليه فقد تقفز بعض المهام فوق أخرى في بداية اليوم حدد المهام المرتبطة ببعض على ضوء ما سبق من أعمال في اليوم السابق اترك بعض المساحة لما يطرأ من أعمال

68 آلات و أدوات تنظيم العمل
الأعمال المحبطة لك قد لا تكون محبطة لغيرك و بالتالي حاول تفويض تلك الأعمال لمن ترى فيهم الحماس لأدائها قم بوضع ورقة عليها المهام السريعة و ضعها على الحائط أمامك و قطع الورقة بمجرد الانتهاء منها وحاول تغيير اللون حسب نوع المهمة أو الاهمية لا تضع ورقة للمهام المتكررة و لكن فقط للمهام التي استحدثت و يجب اتمامها

69 هناك طرق لتخطيط أعمال اليوم وذلك بجدول ملون تضع فيه مهامك حسب أهميتها ، أو حسب المشروع التي تتبعه

70 آلات و أدوات تنظيم العمل

71 التخطيط طويل الأجل لا تخطط على المدى الطويل للمهام المتكررة و النمطية ، فقط ضعها في الوقت لتعلم أنك يجب أن تقوم بها ضع في مخطط على الحائط كل المهام الكبيرة و المهمة و لتكن المهام النمطية فيه بلون فاتح و الاعمال المستجدة و المهمة بألوان مختلفة التخطيط يكون سنوي لا أكثر و يمكن أن تخطط ربع سنوي على الأقل

72 التخطيط طويل الأجل ديسمبر نوفمبر اكتوبر سبتمبر اغسطس يوليو يونيو مايو
ابريل مارس فبراير يناير نهاية السنة المالية الميزانية اجتماع المبيعات أجازات رحلات عمل تغييرات ادارية مراجعات احداث متنوعة

73 تنظيم المكتب ينظم العمل بأكمله و يحسن من الأداء
اجعل على المكتب المهام التي تعمل بها في الوقت الحالي فقط و ضع جانبا المهام التي لا تعمل بها. تأجيل تنظيم المكتب يؤجل العمل بكفاءة ترتيب المكتب يجب أن يتم بشكل يومي كل الأوراق الموضوعة على الأرض تعني أنها أوراق ضائعة لا تملأ الكابينة بأوراق غير مهمة

74 لا تزحم مكتبك بمهام كثيرة لن تنجزها

75 تنظيم المكتب ينظم العمل بأكمله و يحسن من الأداء
الملفات يجب أن تكون حديثة الملفات غير المستخدمة توضع جانبا للرجوع إليها فيما بعد

76 تنظيم المكتب ينظم العمل بأكمله و يحسن من الأداء
شاشة الكمبيوتر و التليفون و الفاكس يجب أن يكونوا في متناول اليد و لا تغطيها بالأوراق أي مستند يجب أن يتبع كود لتستطيع الحصول عليه مرة أخرى وعملية الترميز و التكويد ليست مستحيلة كل الأوراق المهمة و التي لم توزع على ملفاتها ضعها جانبا في مكان أو صندوق خاص و آخر اليوم أو أول اليوم ، قم بتوزيع الأوراق في أماكنها.

77 تنظيم الملفات الورقية الملفات يجب أن تقسم إلى ملفات نحتاج إليها كثيرا
ملفات نرجع إليها عند الضرورة ملفات نحتاج إليها أحيانا ملفات لا نحتاج إليها إلا نادرا

78 دائما رتب الملفات أول بأول

79 تنظيم الملفات يحسن من الأداء ويقلل التوتر

80 الملفات المهمة لا تترك

81 ملف لكل مهمة

82 تنظيم الملفات في جهاز الحاسب

83 تنظيم الملفات في جهاز الحاسب
لا تعتمد كليا على الوسائط تخزين ملحقة مثل الأقراص فهي عرضة للتلف بسهولة اجعل لك دائما عدة نسخ وتأكد من أنها تعمل قبل الاعتماد عليها ضع تاريخ النسخ على النسخة ضع ملف فيه النسخ و مكوناتها لا تتلف النسخ المطبوعة إلا إذا كان لديك تسخة إلكترونية على القرص الصلب Hard disk

84 تنظيم الملفات في جهاز الحاسب
لا تضع الملفات على desktop أو على C: ولكن اجعل الملفات على قرص ثانوي الملفات يجب أن تأخذ مسمى معروف و متفق عليه من القسم يجب وضع نظام ترميز ثابت للأقسام أو المشاريع الترميز يجب أن يكون باللغة الانجليزية حتى يمكن نسخة بأي برنامج دون مشاكل يجب ألا يزيد الترميز عن 8 حروف iso

85 تنظيم الملفات في جهاز الحاسب
لا تضع ملفات كثيرة مفردة دون وضعها على folder خاص بها إذا أردت أن تعمل على ملف سبق الإعداد له فيجب أخذ نسخة أولا قبل فتحه ثم إعادة ترميزه ثم العمل على النسخة المرمزة عند التعديل على ملف سبق استخدامه فيجب أخذ نسخة أولا ووضع رقم التعديل بعد الاسم لنعرفة عدد المرات التي تم التعديل في الملف و أيضا للعودة إلى أي من النسخ المختلفة

86 تضييع الوقت الرغبة في الكمال عدم الترتيب الأدب الجم
عدم القدرة على الرفض تجنب الأشياء عدم الاهتمام الحديث البريد الالكتروني

87 آكلي الوقت الزوار التليفونات المراسلات المضيعة للوثت البريد الالكتروني
الانتظار الاجتماعات المطولة حل المشاكل الأعمال المكتبية

88 معالجة الوقت خطة أولوية أداء

89 أداء خصص لنفسك وقت ذروة لا يقاطعك فيه أحد
حدد وقت الذروة ( صباحي أو مسائي) اغلق الباب خذ رسائل عن الموضوع وليس التفاصيل اعمل في المنزل اعمل خارج مكتبك