Kurs i Public 360 for tillitsvalgte

Presentasjon om: "Kurs i Public 360 for tillitsvalgte"— Utskrift av presentasjonen:

1 Kurs i Public 360 for tillitsvalgte
Søkefunksjoner

2 Hva er Public 360? Standardløsning for: saksbehandling
dokumenthåndtering arkivering Bygd på: Microsoft SharePoint Microsoft Office Standardløsning for: saksbehandling dokumenthåndtering arkivering for offentlig forvaltning

3 Public 360 - Teknisk utforming
Webløsning der all trafikk er basert på https: Kompatibelt med nettleseren Internet Explorer NOARK 5 Integrasjon med: Public 360 er en webløsning der all trafikk er basert på https. Systemet er kompatibelt med nettleseren Internet Explorer. Man kan åpne og lese filer i andre nettlesere, men har da ikke noen annen funksjonalitet. Man kan eksempelvis ikke utføre saksbehandling i andre nettlesere enn Explorer. Det samme gjelder for MAC. For å få full funksjonalitet i Public 360 må altså Internet Explorer brukes. Public 360 er en komplett NOARK 5 godkjent sak- og arkivløsning, og oppfyller lovpålagte krav til dokumentasjon og informasjonsforvaltning

4 Public 360 – Tekniske installasjoner
Krever klientinstallasjon på hver enkelt PC/maskin Teknisk installasjon i Outlook «Vis/skjul sidepanelet»

5 Roller i Public 360 Leder Saksbehandler Utvalgssekretær Arkivar
Administrator Public 360 er rollebasert og brukergrensesnittet i web-delen er tilpasset de enkelte rollene. Alle kan jobbe i samme system, noe som skaper grobunn for effektiv informasjon- og kunnskapsdeling, og god kommunikasjon. Leder: Høgskoledirektør, rektor, enhetsledere, dekaner Saksbehandler: Ansatte ved HiÅ Utvalgssekretær: En saksbehandler som genererer møteinnkalling og møteprotokoller i styre, råd og utvalg ved HiÅ

6 HiÅ – Kontaktstruktur Enhetene - datterselskap
HiÅ - morselskap Enhetene - datterselskap Ansatte er tilknyttet enheten de er ansatt i

7 Tilgangsstyring i Public 360
Tilgangsgrupper: Angir hvem internt som får søke og se informasjon om en sak eller et dokument Tilgangskode: - Styrer hva som vises på offentlig journal Alle ansatte ved HiÅ - som er gitt tilgang til P360 - er autorisert for tilgangsgruppen Public. Alle ansatte er også autorisert for tilgangskode UO – Unntatt offentlighet. Det betyr at for å begrense lesetilgang internt, så må tilgangsgruppen endres. Tilgangsgruppen Public kommer opp automatisk når du oppretter ny sak (sakskort) eller nytt dokument (dokumentkort). Alle ansatte vil ha lesetilgang når tilgangsgruppen Public er angitt. Dersom du ikke aktivt endrer tilgangsgruppen Public betyr det at alle ansatte har lesetilgang til saken og dokumentet.

8 Taushetsplikt og informasjonssikkerhet
Enhver som yter tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan er bundet av forvaltningsmessig taushetsplikt etter Forvaltningsloven Forvaltningsloven §§ 13 pålegger alle «som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan» taushetsplikt om visse opplysninger de får kjennskap til i arbeidet Definisjon av personopplysning og sensitive personopplysninger: Personopplysning er en opplysning eller vurdering som kan knyttes til deg som enkeltperson. Sensitive personopplysninger kan være opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold eller medlemskap i fagforeninger.

9 Saks- og dokumentbegrep
- sakskort Saksdokument - dokumentkort I N U Saksmappe = Sakskortet (samling av informasjon) Sakskortet skal ha beskrivende metadata om hva man kan forvente å finne i saksmappen. Klassert etter arkivnøkkel. Arkivdeler: sakarkiv, personal- og studentarkiv. Når du har et brev kalles dette en fil i elektronisk system. Filene opprettes med bakgrunn i et dokumentkort. Dokumentkortet kan være et inngående eller utgående brev, det kan være et notat med eller uten oppfølging. Dokumentkortet skal inneholde beskrivende metadata om dokumentet. Dokumentet (-kortet) kan bestå av en eller flere filer – hoveddokument og evt. vedlegg. Filene kan være en e-post, et brev, excel-ark, jpeg bildefil, lydfil osv. For å finne tilbake til dette bevet knyttes det til en mappe, en saksmappe. Saksmappen kan ha ett eller flere dokumenter med tilhørende filer i seg. Beskrivende metadata skal alltid være på bokmål. Dette for å sikre gjenfinning. Evt. engelsk tekst kan stå i tillegg: tittel på bokmål / tittel på engelsk Døme: søk på Cristin NB – ALLTID GJENNOMFØRE SØK FØR MAN OPPRETTER NY SAKSMAPPE – OM SAKEN ALLEREDE EKSISTERER I PUBLIC 360 (ARKIV) Fil - brev, epost, excel, bilde- eller lydfil Vedlegg Vedlegg Hovedfil Vedlegg Hovedfil Hovedfil

10 Saksbehandling – ende til ende
Til fordeling Arkiv Registrerer Leder Fordeler til riktig SB Arkivet kvalitetssikrer og avslutter prosessen Når dokumenter kommer inn går de til arkivet. Arkivet skanner og journalfører (registrerer) dokumentet og påfører seksjon (kan evt påføre sb direkte også). Legges i ”til fordeling” mappen til seksjonen. Leder plukker og fordeler så til riktig saksbehandler. Men tilsatte trenger ikke lenger å vente på at leder skal fordele dokumenter. Arkivet kan legge dokumentet i mappen ”til fordeling”, og ansatte kan hente dokumentet selv fra denne mappen. Det er altså 4 måter en saksbehandler får dokumenter inn: direkte fra arkivet, fra leder, henter selv fra ”til fordeling” eller registrere det selv. Saksbehandler behandler dokumentet, for eksempel ved å lage et svarbrev med mal. Sb sender dokumentet til leder for godkjenning. Leder ser på – evt redigerer og kommenterer og returnerer med godkjent eller ikke godkjent. Saksbehandler ekspederer dokumentet. Det er flere måter en kan sende ut dokumentet – via altinn, e-post, eller som i dag per post men da uten signatur. Her blir det sendt per post (samme som måten det kom inn på). Samtidig vil da dokumentet gå til arkivet som kontrollerer før dokumentet blir avsluttet. Først når arkivet har avsluttet svarbrevet vil dette komme ut på offentlig journal /publisering. Ekspederer til arkivet Saksbehandler - SB Produserer svar Sender svarbrev til mottaker

11 Dokument- og saksbehandlingssystem
@ @ @ Scanner 360 Sak Sak Dette er prinsippene. Inngående brev og e-poster til HiÅ Arkivtjenesten skiller arkivverdig post og arkivuverdig post Arkivverdig post registreres i Public 360 Arkivuverdig post – post som ikke krever oppfølging – fordeles direkte til ansatt. Dokumenter og vedlegg scannes og tilknyttes riktig sak. Med andre ord: Fyskisk post blir scannet og via 360 fordeles posten. E-poster som kommer til felles postmottak blir lagret i 360 og fordelt til rett medarbeider på samme måte som fyskisk post. E-post og vedlegg som kommer direkte til SB har SB selv ansvar for å lagre inn i 360. Inng. Brev Utg. Brev In. Utg. - Svar på brev @ - Svar på

12 Public 360 i Outlook For å få tilgang til Public 360 i Outlook må du klikke på fanen «Vis/skjul sidepanelet».

13 Public 360 i Outlook - Søkefunksjoner
Dobbeltklikk på «Søk og arkiver» Dobbeltklikk på «Søk og arkiver»

14 Public 360 i Outlook - Søk etter SAK
Dobbeltklikk på «Saker»

15 Søk etter saker i Outlook

16 Skriv idf i søkefeltet Trunkér søket med % tegn Trykk «enter» Antall treff/antall saker Søkeresultat Standardsortering er – det siste legger seg først Skrollefunksjon Dobbeltklikk på saken du ønsker å lese.

17 Metadata og opplysninger om saken
Saksnummer i Public 360 Metadata (tittel) på saken Antall hoved-dokumenter i saken (Metadata om dok.) Saksnummer i dette tilfellet 14/01489 Tittel på sak: IDF-møte 14/07 – 2 hoveddokumenter i saken. Husk at ett hoveddokument kan ha flere filer. Dobbeltklikk på ett av dokumentene i saken

18 Metadata og opplysninger om saksdokumentet
Saks- og dokument-nummer i P360 Metadata (tittel) på saksdokumentet Antall filer i saksdokumentet Dobbeltklikk på filen for å lese dokumentet

19

20 Utføre et nytt søk i Outlook?
Naviger frem og tilbake (ett og ett nivå) ved å bruke piltastene Trykker du på huset (blå ring) kommer du tilbake til start. Vi trykker på huset nå, for å søke etter dokument

21 Public 360 i Outlook Søkefunksjoner
Dobbeltklikk på «søk og arkiver» Dobbeltklikk på «Søk og arkiver»

22 Public 360 i Outlook - Søk etter DOKUMENT
Dobbeltklikk på «Dokumenter»

23 Søk etter dokumenter i Outlook

24 Søk og søkeresultat Skriv idf i søkefeltet Trunkér søket med % tegn
Trykk «enter» Antall treff/antall dokumenter Søkeresultat Standardsortering er – det siste legger seg først Skrollefunksjon Dobbeltklikk på dokumentet du ønsker å lese. Det siste dokumentet legger seg først i søket. Skroll nedover for å finne korrekt dokument.

25 Metadata og opplysninger om dokumentet
Saksnummer i Public 360 Metadata (tittel) i dokumentkortet Antall filer i saksdokumentet Dobbeltklikk på filen for å lese dokumentet

26 Microsoft Office åpner seg og du får lest filen/dokumentet

27 Utføre et nytt søk i Outlook?
Naviger frem og tilbake (ett og ett nivå) ved å bruke piltastene Trykker du på hus-symbolet (blå ring) kommer du tilbake til start.

28 E-post med lenke til dokument i Public 360
Klikk på vedlagte lenke og du kommer rett inn i dokumentfilen

29 Dokumentfilen det var lenke til

30 Hvordan komme inn i web-delen i Public 360
Det finnes flere alternative løsninger for å komme inn i web-delen av Public 360: Fra Outlook: klikk på Software Innovation sitt ikon (se blå ring) Fra hials.no: Gå inn på fanen «Høgskolen» + «For ansatte». Under administrative verktøy kan du klikke på Public 360 Fra Agora: Gå inn på fanen «Høgskolen» + «For ansatte». Under administrative verktøy ligger Agora. Videre pålogging via Feide. Du får tilgang til alle applikasjonene du er autorisert for.

31 Web-delen i Public 360 - startside

32 Definere skrivebord – startside P360
Arkivtjenesten har laget 2 globale skrivebord – ett for saksbehandlere og ett for ledere. Klikk på pil ved siden av navnet ditt, oppe til høgre. Velg «skrivebordsadministrasjon» fra nedtrekksmenyen + «Bibliotek for skrivebord». Se neste foil.

33 Definere et skrivebord som standard
Arkivet har definert 2 varianter av skrivebord: Leder – Skrivebord Saksbehandler – Skrivebord Installer skrivebordet som er tilpasset rollen du har i systemet. Klikk på de 3 prikkene ved siden av «skrivebord tekst». Klikk deretter på de 3 prikkene som kommer til syne i neste vindu, og velg «Sett som standard skrivebord». Endringen lagres automatisk. Når du har valgt standard skrivebord, aktiverer du installeringen ved å trykke enten på fanen «Hjem», eller på 360 HIALS

34 Hjelpefunksjoner / hjelpesedler i P360
Ved å trykke på spørsmålstegnet øverst til høgre i P360 får du tilgang til hjelpesedler med dokumentasjon som beskriver hvordan du utfører de vanlige oppgavene i 360°. Dokumentasjonen er bygget opp av et sett med huskesedler som enkelt kan tilpasses rutinene i den enkelte virksomhet. I hjelpesedlenes venstremeny finner du innhold du kan søke på. De blå mappene har undermapper med mer informasjon. Du kan også klikke på feltet SØK for å søke etter spesifikk informasjon/dokumentasjon. Hjelpefunksjonene og hjelpesedlene utgjør P360s brukerhåndbok

35 I P360 kan du søke etter informasjon på flere måter.
Klikk på mappen «Søke» i venstremenyen. Da får du hjelp og tips til hvordan du utfører forskjellige søk.

36 Menyene/fanene i P360 Ansatte som ikke skal utøve saksbehandling i Public 360, skal primært bare ha lesetilgang til saker og dokumenter i basen. Opplæringen videre går derfor i hovedsak på søkefunksjoner i Public 360

37 Søk etter SAK Klikk på fanen «Søk» og velg «sak» fra nedtrekksmenyen

38 Søkefunksjoner i P360 web Hurtigsøk Utvidet søk Skriv søketekst,
Du får nå opp flere varianter av søk. Hurtigsøk – Utvidet søk – Favoritter – Historikk HURTIGSØK: Skriv søketeksten i søkefeltet og trykk enter. Trunkér søket etter behov. UTVIDET SØK: Her får du flere mulige søkekriterier og du kan dermed begrense søket ditt. Fyll inn relevant tekst/metadata i ett eller flere av feltene, trykk enter. Skriv søketekst, trykk «enter»

39 Søk etter DOKUMENT

40 Søkefunksjoner i P360 web Hurtigsøk Utvidet søk Skriv søketekst,
Du får nå opp flere varianter av søk. Hurtigsøk – Utvidet søk – Favoritter – Historikk HURTIGSØK: Skriv søketeksten i søkefeltet og trykk enter. Trunkér søket etter behov. UTVIDET SØK: Her får du flere mulige søkekriterier og du kan dermed begrense søket ditt. Fyll inn relevant tekst/metadata i ett eller flere av feltene, trykk enter. Skriv søketekst, trykk «enter»

41 Globalt søk i P360 web Skriv eksempelvis inn idf og trykk «enter»
Feltet for globalt hurtigsøk finner du øverst til høyre i 360°. Dette feltet kombinerer flere søkefunksjoner og søkemotorer. I feltet kan du: •      Søke i alle opplysninger registrert i 360°. •      Fulltekstssøk i fil-innhold. •      Søke i arbeidsrom/SharePoint opplysninger – hvis det er satt opp •      Søke i eksterne ressurser – hvis det er satt opp.  Et søk kan for eksempel gi treff både i kontakter, dokumenter, saker, prosjekter, filinnhold, arbeidsrom og eksterne ressurser. I feltet foran søkefeltet kan du, hvis ønskelig, velge den søkeresultat­fanen som skal vises åpen først. Velg Alle disse ordene (OG) hvis du vil at søket skal returnere elementer som inneholder alle ordene i søket. Med dette alternativet kan du enkelt begrense søket ved å skrive inn flere ord. Søkeordene kan skrives inn i hvilken som helst rekkefølge. Velg Noen av disse ordene (ELLER) hvis du vil at søket skal returnere elementer som inneholder ett eller flere av de spesifiserte ordene. Skriv eksempelvis inn idf og trykk «enter»

42 Søkeresultat – globalt søk på teksten idf
Kontakt: Ingen kontakter med teksten IDF i seg Dokumenter: 19 dokumenter har tittelen IDF i seg Sak: 5 saker har tittelen IDF i seg

43 Globalt søk på teksten Kunnskapsdepartementet
Skriv ordet KD i globalt søkefelt, trykk enter

44 Globalt søkeresultat på Kunnskapsdepartementet
Klikk på kontakten «Kunnskapsdepartementet»

45 Søkeresultat på virksomheten «Kunnskapsdepartementet»
Klikk på fanen «Dokumenter» for å se all korrespondanse med KD

46 Søkeresultat – alle dokumenter korrespondert med KD.
Du kan gjøre likelydende søk f.eks ved å skrive enhetens navn «avdeling for ingeniør»

47 Ta meg hjem – tilbake til start
Klikk på 360 hials eller på fanen «Hjem»

48 Søkefunksjoner i venstremenyen i web-delen av P360
SAK - historikk DOKUMENT - til info siste måned SAK: Historikk: Treff på de siste sakene du har besøkt DOKUMENT: Historikk: Treff på de siste dokumenter du har besøkt Til info: Dokumenter du er kopimottaker av (uten restanse)

49 E-læring i Public 360 E-læring er tilgang til tilpasset opplæring når brukeren selv har behov. Den består av små leksjoner og er alltid tilgjengelig på din maskin.

50 E-læring Ulike leksjoner i venstremenyen. Dersom du lurer mer om søkefunksjoner så finner du leksjoner om det her. NB – du må ha på lyd

51 Logg av saksdokument (fillogg)
Sporbarhet ifht informasjonssikkerhet.

52 Hvilken hatt har du på deg?
Som tilsatt ved HiÅ er du gitt en rolle i systemet P360, - alt etter hvilken funksjon og hvilket arbeid som skal utføres. De fleste blir autorisert for rollen saksbehandler. Som tillitsvalgt er du representant for en ekstern fagorganisasjon. Fagorganisasjonen har ingenting med HiÅ å gjøre. Du er gitt tilliten på vegen av ansatte ved HiÅ, men i ly av rollen som tillitsvalgt er du å anse som ekstern. All korrespondanse med de tillitsvalgte/fagorganisasjonene anses som ekstern korrespondanse, med inngående og utgående brev. Tillitsvalgte skal ikke bruke høgskolens brevmaler ved korrespondanse. HiÅ har som målsetting at alle ansatte skal ha tilgang til P360.. Dette inkluderer dermed at tillitsvalgte også får tilgang – men da i ly av rollen som saksbehandler for HiÅ og ikke for fagorganisasjonen. Så – det er viktig å vite hvilken hatt du har på deg når. Hva du har tilgang til i ly av rollen som saksbehandler? Hva har du tilgang til i rollen som tillitsvalgt? Del personlige erfaringer som tillitsvalgt.

53 Informasjonsplikt Arbeidsgiver plikter å gi de tillitsvalgte informasjon Arbeidsgiver skal uoppfordret gi informasjon på et så tidlig tidspunkt som mulig under administrasjonens behandling av sakene, slik at de tilsattes muligheter til medbestemmelse blir reell i de forskjellige faser av behandlingen. Informasjon gis i møter og/eller skriftlig/elektronisk. De tillitsvalgte skal på ethvert tidspunkt bli gjort kjent med de dokumenter som har betydning for de aktuelle saker. Saksdokumenter skal som hovedregel fremsendes sammen med krav om drøfting eller forhandling Ved informasjonsopplegg i saker av stor betydning for de tilsatte, f.eks i forbindelse med rasjonalisering, organisasjonsendringer mv, har arbeidsgiver et spesielt ansvar for at alle tilsatte blir særlig godt orientert Organisasjonene ved de tillitsvalgte plikter å gi arbeidsgiver informasjon om saker som behandles i organisasjonene og som det er av betydning for arbeidsgiver å få informasjon om. Høgskolens tilpasningsavtale §11: § 11 Informasjon 1. Arbeidsgiver plikter å gi de tillitsvalgte som kommer inn under denne avtalen, informasjon om de saker som er nevnt i §§ 12 og 13 nedenfor. Arbeidsgiver plikter videre raskt å gi de tillitsvalgte informasjon når det er truffet beslutninger som nevnt i § 2 nr 3, når disse får innvirkning på den enkeltes arbeidssituasjon. I tillegg skal de tillitsvalgte ha informasjon om: a) virksomhetens regnskap og økonomi b) vedtak i styringsorgan og administrasjon av betydning for de tilsatte c) hvem som tilsettes og hvem som slutter. 2. Arbeidsgiver skal uoppfordret gi informasjon på et så tidlig tidspunkt som mulig under administrasjonens behandling av sakene, slik at de tilsattes muligheter til medbestemmelse blir reell i de forskjellige faser av behandlingen. 3. Informasjon gis i møter og/eller skriftlig/elektronisk. De tillitsvalgte skal på ethvert tidspunkt bli gjort kjent med de dokumenter som har betydning for de aktuelle saker. Saksdokumenter skal som hovedregel fremsendes sammen med krav om drøfting eller forhandling. Nærmere retningslinjer om hvordan og når informasjonen skal gis, skal fastsettes i tilpasningsavtalen i den enkelte virksomhet/driftsenhet, dersom en av partene krever det. 4. Informasjon skal gis uten unødig bruk av spesialuttrykk. Er saken komplisert, eller forutsetter den en spesiell innsikt, skal arbeidsgiveren sørge for at organisasjonene ved de tillitsvalgte får en hensiktsmessig faglig innføring. 5. Ved informasjonsopplegg i saker av stor betydning for de tilsatte, f.eks i forbindelse med rasjonalisering, organisasjonsendringer mv, har arbeidsgiver et spesielt ansvar for at alle tilsatte blir særlig godt orientert. Slike orienteringer planlegges sammen med de tillitsvalgte. 6. Organisasjonene ved de tillitsvalgte plikter å gi arbeidsgiver informasjon om saker som behandles i organisasjonene og som det er av betydning for arbeidsgiver å få informasjon om.