SkipingsmøteeHandel Skei Hotell, 11. mars. Dagsorden 10.00Velkommen – v/innkjøpssjef Siri Ringheim Heggenes 10.10 Presentasjon av deltakarane v/deltakarene.

Presentasjon om: "SkipingsmøteeHandel Skei Hotell, 11. mars. Dagsorden 10.00Velkommen – v/innkjøpssjef Siri Ringheim Heggenes 10.10 Presentasjon av deltakarane v/deltakarene."— Utskrift av presentasjonen:

1 SkipingsmøteeHandel Skei Hotell, 11. mars

2 Dagsorden 10.00Velkommen – v/innkjøpssjef Siri Ringheim Heggenes 10.10 Presentasjon av deltakarane v/deltakarene Vegen frå til nå Forventingar og ting som uroar 10.30Kva er elektronisk innkjøp v/Arve Sandvoll frå Difi 10.45Pause 11.00Presentasjon av prosjektplanen v/prosjektleiar Katrine Wilson Mål Gevinst/nytte Framdriftsplan Organisering Roller og ansvar Økonomiske rammer 11.30Gruppearbeid. Kva betyr dette for min kommune? Gevinstplan Organisering www.sfj.no

3 12.00Lunsj 13.00 Plenumsdiskusjon av prosjektplanen v/prosjektleiar Katrine Wilson 14.00 Pause 14.10Vedta prosjektplanen Mål Organisering Framdriftsplan 14.25Prosjektvegvisaren til Difi v/Arve Sandvoll frå Difi 14.40Kva skal min kommune gjere i nærasta framtid v/prosjektleiar Katrine Wilson Leverandøranalyse Buyer-setup 14.55 Takk for nå Kl 15 - 16Etter møtet vil Visma gi ein presentasjon av løysningen for dei som er interessert/ikkje har sett det tidligare www.sfj.no

4 Målet med innføring av eHandel www.sfj.no

5 …. betre styring med innkjøp mot rammeavtalar og budsjett …betre, enklare og sikrare innkjøp gjennom elektronisk kopling mellom kjøpar og leverandør

6 www.sfj.no Toppen!? Sjå litt glade ut da!

7 www.sfj.no Godt på veg heim – endelig glade og fornøgde!

8 Delmål Kartlegge innkjøpsprosessen i den enkelte kommune Lage og innføre nye rutinar for innkjøp Innføre og ta i bruk eHandelsplattformen med så mange leverandørar som praktisk mogleg. Spesielt – leverandørar vi har rammeavtaler med – leverandørar som allereie er aktivert på eHandel – leverandørar av stor verdi – leverandører vi har mange transaksjoner med På sikt, ta i bruk eHandelsplattformen på alle innkjøp www.sfj.no

9 Effektmål / gevinstar Færre og definerte bestillarar Lavere transaksjonskostnader og ressursbruk gjennom automatisering Færre feil i fakturaprosessen Større lojalitet mot rammeavtaler Betre planlegging av innkjøp og reduserte innkjøpskostnadar Kvar kommune skal få eit system tilpassa deira kvardag som dei kan vere nøgd med Betre budsjettkontroll Færre feilaktige bestillingar (ulovlige direktekjøp og feilkommunikasjon) Betre statistikkgrunnlag (styringsinformasjon til leiinga) www.sfj.no

10 …forslag til eit konkret mål Berekningsgrunnlag = Sum Driftskostnadar *0,25 www.sfj.no Innan 1 år: årleg ordrevolum : 15% av berekningsgrunnlaget Innan 1 år: årleg ordrevolum : 25% av berekningsgrunnlaget

11 Prosjektplan - framdriftsplan www.sfj.no

12 Organisering www.sfj.no Prosjekteigar kommune Styregruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar SFj fk Prosjekteigar SFj fk Prosjektleiar kommune Arbeidsgruppe

13 Organisering www.sfj.no Prosjekteigar kommune Styregruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar SFj fk Prosjekteigar SFj fk Prosjektleiar kommune Arbeidsgruppe

14 Roller og ansvar Prosjekteigar – ansvar for avgjersler om igangsetting, vidareføring og avslutning finansieringa at styrande dokumenter vert følgd at gevinstar vert realisert www.sfj.no

15 Styregruppa www.sfj.no

16 Styregruppa har ansvar for at… prosjekteigars behov vert følgd. Kan avgjere endringar av prosjektets innhald, organisasjon og budsjett på vegne av prosjekteigar prosjektleiar har kontroll over framdrifta prosjekteigarane tar sitt ansvar www.sfj.no

17 Prosjektleiar skal kommunisere med alle partar rapportere til styregruppa om framdrift og ressursforbruk anvende leiingsprodukta som skildra av Difi leggje ut gjeldande rammeavtalar (SFFI) i eHandelsplattformen leggje til rette for analyse- og forbetringsarbeid ta ansvar for leverandørkontakt (SFFI) organisere felles opplæring www.sfj.no

18 Prosjektgruppe skal sørgje for framdrift i sin region i høve til framdriftsplan sparringspartner og rådgjevar for prosjektleiar bidra med å samordne opplæring www.sfj.no

19 Prosjektleiar i ein kommune skal gjere nødvendig analysearbeid endringar i innkjøpsrutinar, til dømes for bestilling, ordremottak og godkjenning sørgje for at føresetnadane i prosjektet er på plass, slik som registrering i elma, felles kontoplan osv. systemansvar for dei deler av løysinga som ikkje vert dekka av SFFI (eigne leverandørar og interne brukarar) vere kontaktpunkt mellom overordna prosjektleiar og eigen prosjekteigar (Arbeidsgruppe) faglege innspel eller innspel på vegne av brukarar relevante arbeidsoppgåver www.sfj.no

20 Felles budsjett www.sfj.no 201320142015 Inntekter Tilskot frå Difi til løn til prosjektleiar650 000 Overføring frå Innkjøpstenesta SFj100 000 85 000 Sum inntekter750 000 735 000 Utgifter Løn prosjektleiar650 000 Reise- og møteutgifter prosjektleiar50 000 Møtekostnadar skipingsmøte15 000 Diverse35 00050 00035 000 Sum utgifter750 000 735 000 Resultat000

21 Utgifter for ein kommune www.sfj.no 201320142015 Investeringsutgifter Kostnadar tilknyting til eHandelsplattformen60 000 Visma Enterprise eHandel? Driftsutgifter Årleg abonnementsavgift eHandelsplattformen kr 20 000, start 1. sept 5 00020 000 Årleg avgift integrasjon eHandelsplattformen2 4009 600 Årleg lisens Visma? Drifting av Visma? Reise-, møte-, diverseutgifter til prosjektet? SUM utgifter???

22 Inntekter Mulig å søke Fylkesmannen om fornyingsmidlar www.sfj.no Søknadsfrist 1. juni http://www.fylkesmannen.no/Sogn-og-Fjordane/Kommunal-styring/Kommunal-fornying/

23 Diskusjon www.sfj.no

24

25 Kva skal min kommune gjere i næraste framtid? www.sfj.no

26 Leverandøranalyse Kva leverandørar ønskjer vi å handle med å eHandelsplattformen? Rammeavtaler Rammeavtalar med stor lekkasje Leverandørar med stort ordrevolum Leverandørar med mange fakturaer Leverandørar med mange bestillarar www.sfj.no

27 Kommunen avgjer Felles avgjersle Leverandøraktivering www.sfj.no Leverandørar aktivert på eHandels- plattformen SFFI- rammeavtalar Andre rammeavtalar/ leverandørar Ansvar: SFFI- administrator Ansvar: Lokal administrator

28 Leverandøraktivering Leverandør- analyse Samhandlings- avtale med leverandørar Trigger- dokument til CapGemini CapGemini skriver avtale med leverandør Leverandør vert aktivert www.sfj.no

29 Innkjøpsanalyse SFFI - rammeavtalar Avtalekommunar og ordresum for 2012 Leverandørar allereie på eHandelsplattformen www.sfj.no

30 Buyer-setup Treng Namn på ein person som skal ha lov til å ta kontakt med support hos CapGemini (helst med en felles-e-postadresse) + ein leiar (eskalering) Namn på administrator Namn på teknisk kontaktperson IP-adresser Vilkår for levering mm – vurderingar i kommunen www.sfj.no

31 …andre ting Må være i Elma-registeret Innkjøpsroller i Visma osv www.sfj.no

32 Prosjekt kodeknekk-hindringer???

33 www.sfj.no ….da kan vi byrje!!!

34 EHandel sprer om seg! www.sfj.no