Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Bakgrunn – valg av verdistrøm Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger Saksflyt har mange ledd og kan ta flere måneder. Saksfelt er til dels komplisert,

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Bakgrunn – valg av verdistrøm Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger Saksflyt har mange ledd og kan ta flere måneder. Saksfelt er til dels komplisert,"— Utskrift av presentasjonen:

1 Bakgrunn – valg av verdistrøm Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger Saksflyt har mange ledd og kan ta flere måneder. Saksfelt er til dels komplisert, særlig ved godkjenning av utenlandsk utdanning. Studentene opplever lang saksbehandlingstid og usikkerhet rundt søkeprosessen og utfallet Studentene møter et utall lokale varianter av søknadsskjema og nettinformasjon – UiO fremstår ikke som en institusjon – skaper forvirring Saksbehandlere etterlyser instrukser for saksbehandling, opplæring og tydelig arbeids- og ansvarsdeling mellom ulike instanser UiO som helhet er lite robust - enkeltpersoner sitter med mye kompetanse opparbeidet gjennom lang erfaring – kompetansen sitter ikke i systemet. Mindre fakultet mangler ofte denne kompetanse Korte ned svartid ved å Redusere bruk av ePhorte i saker hvor utfallet er gitt (se s: ) Kun retningslinjer og avslag skal i ePhorte. Dokumentasjon av ekstern utdanning skal lastes opp i FS Redusere antall administrative ledd i saksbehandlingen (se ulike modeller per case). Skape robust organisasjon ved å: Heve / og evt samle kompetanse Utarbeide felles rutinebeskrivelser – dette vil også sørge for likebehandling Felles instrukser for bruk av FS og ePhorte. Begrunnelse og vedtak må fremkomme tydelig i FS for senere bruk, også ved utskriving av vitnemål. Innpassing SKAL registreres mest mulig spesifikt i FS (ikke klumping av emner). FS-systemeier må være i kontinuerlig dialog med og være lydhøre overfor brukerne. Felles veiledninger for hva som skal sjekkes hvor - nivå, omfang,ekthet av ekstern utdanning (dvs dette skal du vurdere, slik finner du det ut). Sentral systemeier fastsetter. Inspirert av arbeidet som ble gjort med UiO-web, vekt på felles løsninger. Felles opplæringsmøter, hyppige arbeidsmøter (viktig å finne riktig arbeidsform, der de som trenger avklaringer møter) Treffetid eller månedlig arbeidsstue? Bedre informasjon til studentene ved å : vite hva vi gjør og skal gjøre på godkjenningsfeltet, Utarbeide felles søknadsprosedyrer (skjema/nettsøknad/via studentweb) ha en felles forståelse som kan kommuniseres ut til studentene. Sentral myndighet som sørger for at de som skal behandle, uansett valg av modell, informerer godt nok Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Riktige vedtak blir fattet, men det kan ta tid å hente inn tilstrekkelig råd til å avgjøre saken. Kompetansehevning bør sikres Saksflyten har mange ledd og kan effektiviseres. Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene knyttet til godkjenningsarbeidet (Sis, arkiv, fs-hjelp, instans som innpasser i program og utsteder vitnemål, fak. nivå, inst.nivå,, i tillegg til Nokut og lånekassen) Analyse – hovedårsaker bak problemstillingenHandlingsplan– implementering Saksflyt: Det har ikke vært en ordentlig prosess på hvordan man skal bruke ePhorte. Saksflyt er ulik mellom fakultetene og det kan være flere administrative ledd før saken behandles ferdig. Saksfelt: tilfeldig opparbeiding av kompetanse. Høy turnover i noen tilfeller. Uavklart ansvar: Har Studieavdelingen rett til å bestemme, eller står fakultetene fritt til å vedta egne rutiner? Lokale praksiser, uenighet og usikkerhet om begreper, regler, behov. Feltet består av ulike verdistrømmer, vi har laget et rapporteringsskjema for hver Etter høring og valg av modeller: Alle fakulteter må ta en gjennomgang av sine godkjennings/innpassingsrutiner og vurder om det gjøres dobbeltarbeid / om saksbehandlingen kan gjøres på ett administrativt nivå Utarbeide presendenslister. Presedenslister må vedlikeholdes i samarbeid med vitenskapelig ansatte. Mål – formål/suksesskriterierOppfølging Korte ned svartid Etterstrebe kun ett administrativt ledd i alle saker Unngå dobbeltarbeid Felles praksis for registrering i FS og ePhorte Skape en mer profesjonell og robust organisasjon, heve kompetanse, avklare ansvar. Utarbeide standarder for skjemaer Forbedre informasjon til studentene om søknadsprosess Noen må holde prosessen med oppfølging. Skal dette være plangruppen? Noen må utarbeide felles maler/søknadsskjemaer for alle typer godkjenningssaker– vi foreslår STA i samråd med fakultetene Trinn 1/Fase 1 Vi trenger felles maler for skjemaer, oversendelsesbrev til vitenskapelige som spesifiserer hva de trenger å vurdere, for eksempel innpassing i 80, gruppe, elektroniske søknader for eksempel via søknadsweb eller studentweb, og eksterne ting som bedre NAG, åpning av eksamensprotokollene i FS ved andre institusjoner, de brevene som må ut fra ephorte burde kunne genereres fra FS, Trinn 2/Fase 2: Alle programmer bør ha tydelige programbeskrivelser og gode emnekombinasjoner og bakgrunnsdata i FS slik at innpassing blir enkelt å foreta. Arkiv må inn. En grunn til dobbeltarbeid nå er at ePhorte og FS har to forskjellige formål. Pakkeløsninger for utveksling, faste emner, bør innarbeides i alle program Rapporteringsskjema IHR Plangruppe: Studier Status: leveranse Arbeidsgruppe: 1 Godkjenning og innpassing av ekstern utdanning (norsk og utenlandsk) for programstudenter ved UiO Siste revisjon: MB/CST

2 Godkjenning og innpassing - et stort spekter av saker Type sakEnkel å behandleTung å behandle Søker (opptak til studieprogram v/UiO) Mange like saker (volumsaker) ECTSsaker Utdanning innenfor Bologna Ikke ECTS Ukjent inst. ukjente papirer papirløse / ikke verifiserbare, /flyktninger, Fremmedspråk Student ved UiO (har eksterne emner fra før el delstudier i utlandet som skal inn i graden) Endelig godkjenning, ihht forhåndsgodkjenning Frie emner Enkle innpass som exphil, exfac, frie emner, 40 grupper, Presedenssaker Ukjente studiepoengssystemer, utd. systemer, Gamle utdanningssystemer. Flere gamle godkjenningssaker, Avlagte emner på utvekslingsopphold ikke i hht forhåndsgodkjenning Nivåvurdering Ekstern (ikke intensjon om å studere ved UiO, men trenger en vurdering av sin utenlandske utdanning) Presedenssaker Kjente institusjoner og utdanninger Som tung søker Nivåvurdering Praksisvurdering Det fremkommer ikke i FS eller ephorte hvorvidt en sak er tung eller lett å behandle, derfor ingen tall her.

3 Milepælsplan IHR-Studier:godkjenning/innpassing U: utfører arbeidet A: kompetanseoverføring Sist oppdatert planlagt ferdig dato Milepæ lsnr Milepælen er oppnåddPlangruppeArbeidsgrup peleder Arbeidsgrup pe referansegru ppe adm.studiel edere ressursperso ner i STA/SV/UV når oppstartsseminar på leangkollen er avholdt U når informert om IHR-studier i studieadministrativt møte på SV U når arbeidsgruppen har ferdigstilt kartlegging av dagens rutiner, innspill mandat, milepælsplan og prosjektplan i workshop U når arbeidsgruppen har levert kartlegging av dagens rutiner, innspill mandat, milepælsplan og prosjektplan til plangruppen U når arbeidsgruppeleder har orientert om ihr-prosessen i godkjenningsgruppa og fått innspill til kartlegging A når studiekonsulenter som jobber med innpassing og godkjenning ved SV og UV har kommet med innspill til kartleggingene i workshop A når arbeidsgruppen har diskutert og kartlagt ulike godkjenningsbegreper med representanter fra STA og IHRgruppe2 U A når sv-oguv repr + dokumentarist har deltatt på "metodedag" U diskusjon om arbeidsdeling mellom gruppe 1 og gruppe 2, v gruppeledere U når arbeidsgruppen har gjennomført første fase av redesign U når gruppeleder og dokumentarist har rådført seg med leder og nestleder i SIS U A når arbeidsgruppen har gjennomført andre fase av redesign U når plangruppen har orientert arbeidsgruppen om føringer fra rådgivende foraU når arbeidsgruppen har levert status på fremdrift til plangruppeleder U når arbeidsgruppe 1 og 2 har hatt møte om godkjenning/vurdering av utenlandsk bachelorvurdering ved masteropptak U 16når gruppeleder og dokumentarist har undersøkt hvordan innpassingsarbeid er organisert ved UiB og NTNU U A når gruppeleder og dokumentarist har diskutert forslag med FS-nøkkelpersoner i STA A når gruppeleder og dokumentarist har hatt møte med Usits representant i plangruppen U 01.nov19når arbeidsgruppen har gjennomført tredje fase av redesign U 02.nov20når arbeidsgruppeleder har orientert om ihr-prosessen i godkjenningsgruppa U når arbeidsgruppen leverer redesign til plangruppeleder U

4 Bakgrunn – valg av verdistrøm Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger En god del saker som dreier seg om innpassing av norsk ekstern utdanning er det utarbeidet presedenser for. Det vil si at utfallet er gitt og at saksbehandlingen dreier seg om registrering av ekstern utdanning i FS og ePhorte. Studenter er misfornøyd med lang saksbehandlingstid i saker hvor utfallet er gitt Ansatte opplever at det er unødvendig og tidkrevende å registrere enkle vedtak både i FS og ePhorte Studenten søker elektronisk (og sender/leverer inn karakterutskrift,?). Søknad kommer direkte til saksbehandler som registrerer godkjenningssaken i FS og innpasser ekstern utdanning emne for emne i studentenes utdanningsplan. Saksbehandler laster opp karakterutskrift til dokumentarkiv i FS. Studenten ser vedtak / resultat i Studentweb. Saken registreres i ePhorte kun hvis det gis avslag./klages på avslag. Saken behandles i løpet av 1 uke, det er ikke nødvendig å sende ut foreløpig svar. Ideelt sett / hårete mål: Institusjonene har tilgang til hverandres eksamensprotokoller slik at studentene ikke behøver å levere karakterutskrift. Type godkjenningssaker som kan behandles på denne måten inkluderer exphil, exfac, frie studiepoeng (der det ikke er fare for overlapp), fullførte 40-grupper (type årsenhet el.l). For enkelte fakulteter kan også 80-gruppen behandles på denne måten dersom det foreligger presedens (f.eks gamle mellomfag). Dersom det viser seg at saken ikke er enkel allikevel går den over i saksflyt for tunge saker, og studenten informeres om dette. Utvikle funksjon i FS slik at det automagisk sendes ut epost med varsel til studenten når saken er ferdigbehandlet Saksbehandler tar stikkprøvekontroll av utvalg karakterutskrifter for å sjekke ekthet (som i enkeltemneopptaket) Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Enkle saker som i prinsippet ikke tar lang tid å behandle forsinkes av registrering i ephorte, samt at saken havner i samme bunke som vanskelige saker. Saksbunken vokser i pressperioder og behandlingstiden øker Praksis for saksbehandling og registrering i FS og ephorte varierer mellom fakultetene. Mål – formål/suksesskriterier Handlingsplan– implementering 1.Forenkle prosessen 2.Redusere saksbehandlingstid ved å skille disse sakene ut fra den ordinære bunken og overføre ansvaret til medarbeidere som ikke nødvendigvis ikke trenger kompetanse på godkjenningsfeltet forøvrig -utarbeide gode informasjon på nett til studenter og saksbehandlere: -rutinebeskrivelser¨ - Studieavdelingen dikterer registreringsmåte i FS (lik praksis på tvers) -åpne for opplasting av dokumenter i FS -avklart med arkiv at dersom rutinebeskrivelsene for saksbehandlingen finnes i ePhorte, trenger ikke innvilgede enkeltsaker å finnes i ePhorte Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Saksbehandlingen følger samme system (unntatt ved SV) som for kompliserte saker som må behandles av flere instanser, hvor utfallet ikke er gitt og informasjonsarbeidet nødvendiggjør fyldigere svarbrev med klageinformasjon. Ettersom utfallet av de enklere sakene alltid er gitt (hvis i den grad studenten har ledig plass i utdanningsplanen) kan saksbehandlingen gjøres enklere. Bunketid oppstår pga nedprioritering av disse sakene ettersom de ofte ikke haster. Utfallet er gitt. Andre ting haster mer. Oppfølging FS-gruppen må utarbeide retningslinjer for opplastning av dokumenter i FS. Det må lages gode rutinebeskrivelser for. Vi anbefaler at SV (Hanne Bruvik) utarbeider forslag til saksbehandlingsrutiner i samråd med FS og arkiv. Ephorte: Rutinene må avklares med arkivledelsen som tar det videre med delarkivene - Saksbehandles i FS – kun avslag i ephorte (eller klage på avslag) Enkel innpass, norsk Volum: ved sv utgjorde slike saker 60% av alle norske saker i 2010 (168 av 280) Saksbehandlingstid: 3uker til 3 mnd – med ny flyt: 2-5 arbeidsdager Aktiv tid: 30 minutter – uten ephorte: 5 minutter

5 Enkle innpassingssaker, norsk utdanning. Nåværende saksflyt: Denne modellen følges ved HF, MAtNat, UV Mottar søknad – registreres i ephorte Søknad registreres i FS, saksbehandler på fakultet behandler, sender evt til institutt Saksbehandler skriver vedtaksbrev i ePhorte, som signeres av leder i tillegg til behandler Saksbehandler registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb Foreslått saksflyt: SV følger denne modellen i dag Mottatt søknad registreres og ferdigstilles i FS Vedtak vises i Studentweb Totalt 1429 søknader om innpassing av norsk utdanning ved UiO i Ved SV utgjorde enkle saker 60 % av disse. Dersom dette er likt ved andre fakulteter, vil vi kunne ha 1 ukes saksbehandlingstid i stedet for 3 uker i ca 700 saker i året.

6 Bakgrunn – valg av verdistrøm Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger Tunge saker er saker der man er usikker på om og hvordan utdanningen kan innpasses og saksbehandler må hente inn råd fra andre instanser – saksbehandler kan ikke fullføre saken alene. Eksempler: Første gang den eksterne utdanningen må vurderes av vit.ansatt, tilsvarende faglig innhold. Realkompetansevurdering (sjelden) Utdanning fra ukjent/ikke akkreditert inst. Endringer i studieprogram eller emner internt og eksternt Delvis overlapp Dersom en sak må vurderes av en vitenskapelig ansatt er det en fordel at den kun skal til én saksforberedende instans, ikke slik som i dag, der det er to ledd fakultet og institutt. Løsninger på førstegangssaker må oppføres på presedenslister (standardisering på praktisk gjennomføring av presedenslister? Ligge på nett, på fellesområder?) NAG HFs beste praksis – mange faglige vurderinger er administrativt delegert, dette betyr at det vitenskapelige leddet er kuttet der det er faglig forsvarlig og søknaden behandles kun på ett nivå (fakultet) Studieavdelingen fastsetter registreringsmåte i FS for å sikre lik praksis på tvers av organisasjonen. Viktig med oppdatert personinfo på nett, slik at saksbehandler enkelt kan finne ut hvem som har kompetanse innenfor det aktuelle faget Utvikle felles informasjonsside og søknadsskjema for UiO (som sendes/leveres til riktig fakultet av studentene) Svar sendes som pdf med epost fra ephorte Vi har ikke vurdert om sentralisering er hensiktsmessig her, gruppen har tenkt at dagens system er hensiktismessig. Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen De tunge sakene involverer ofte instituttnivå, vitenskapelig ansatte og evt. NOKUT og STA. Flere involverte parter øker saksbehandlingstiden, ettersom sakseier må vente på svar. Det er også ulik praksis ved fakultetene for registrering i FS. Vi kan risikere at enkelte studenter med slike saker bytter studieprogram og må søke godkjenning på nytt, ettersom praksis for saksbehandling ikke er lik er det en teoretisk mulighet for at samme sak må behandles på nytt av et annet fakultet – dobbeltarbeid! Mål – formål/suksesskriterierHandlingsplan– implementering Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO, unngå dobbeltarbeid. Ett administrativt nivå. Redusere saksbehandlingstid Studentene skal behandles likt og få lik informasjon om søknadsprosessen uavhengig av fakultetstilknytning Fakultetene skal vurdere muligheten for å mer administrativ delegering (HF-modellen) Analyse – hovedårsaker bak problemstillingenOppfølging Vi kan ikke unngå å få inn tunge saker, selv med forenklede rutiner, men vi kan ta grep som vil gjøre at disse sakene vil bli enklere å behandle. Policyavklaring – se eget dokument Tydelige rutiner i FS som ikke muliggjør lokale varianter (FS-gruppa) Tung innpass, norsk Volum: ved SV utgjorde slike saker 40% av alle norske saker i 2010 (112 av 280) Saksbehandlingstid: 3uker til 3 mnd Aktiv tid:

7 Nåværende og ny saksflyt tunge norske innpassingssaker Gjennomsnittlig gjennomløpstid 99 dager ved SV og HF, lavere på jus, uv og mn (ekstremsaker holdt utenfor pga lavt volum) Dagens flyt: Mottar søknad – registreres i ephorte Saksbehandler vurderer sak og registrerer i FS Saksbehandler oversender sak til fag. vurdering ved inst/evt annet fakultet Studiekonsulent på inst oversender/kommuniserer evt til vit. Institutt behandler og returnerer til fakultet (hos MN registrerer instituttet i FS og sender svaret rett ut) Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Forslag til ny flyt: ett administrativt nivå kuttes Mottar søknad – registreres i ephorte Saksbehandler på fakultet vurderer sak Saksbehanlder på fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev (på e-post) Saksbehandler på fakultet kontakter vitenskapelig (evt STA/NOKUT) for vurdering

8 Bakgrunn – valg av verdistrøm Analyse – hovedårsaker bak problemstillinge Studenter er misfornøyd med lang saksbehandlingstid og i mange tilfeller flere kontaktpunkter. Ansatte, spesielt på mindre fakultet, opplever at det som vanskelig å bygge opp nok kompetanse om andre utdanningssystemer, regelverk for hva som kan godkjennes/ innpasses og hvordan man best bruker ePhorte og FS. Føler de belaster kollegaer på andre fakultet når de må spørre om hjelp Saksflyten har mange ledd. Arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart. Utfordringene i dagens system er identifisert som tilfeldig opparbeiding av kompetanse, kapasitet ulikt fordelt på fakultetene, lang saksbehandlingstid, mange ledd, lang bunketid, ulik bruk av FS og ePhorte mellom fakultetene, mer tidkrevende rutiner på noen fakultet enn andre. Fragmentert ansvarsdeling: Program og emnekompetanse ligger til fakultetene. Fagkompetanse på utenlandsk utdanning finnes hovedsakelig i SIS/de store fakultetene. Forskriftskompetanse og FS-ansvar i SST og arkivlovkompetanse hos arkivet. Kompliserte saker uten fasit fører til at man bruker mye tid og involverer mange instanser for å finne svar Det er vanskelig å unngå bunketid når godkjenningssakene kommer inn ved studiestart (topper) Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg. Den største utfordringen når det gjelder behandling av tunge utenlandske saker er ikke at det er lang saksbehandlingstid, men at det er usikkerhet og mangel på kompetanse, ressurser og tydelig arbeidsdeling som forårsaker dette. Gruppen har vanskeligheter med å identifisere unødvendige ledd, men ser at det er et stort behov for å styrke kompetansen på utenlandsk utdanning Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Saksfeltet er komplisert - man bør ha oversikt over all verdens høyere utdanning, noe som er problematisk, spesielt på de mindre fakultetene. Saksbunken vokser i pressperioder og behandlingstiden øker Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger Se neste side Mål – formål/suksesskriterier Handlingsplan– implementering 1.Skape en mer profesjonell og robust organisasjon på feltet ved å heve kompetanse blant ansatte – systemkompetanse 2.Tydelig plassering av ansvar 3.Redusere saksbehandlingstid 4.Bedre oversikt for studentene (nettsider med oversikt over saksgang og behandlingstid) 5.Kvalitetssikre at UiO ikke «hvitvasker» forfalskede vitnemål ved økt kvalitetssjekk på dokumentasjon /ekthet Modell A/B: ‘best practice’ (finne de beste løsningene fra de ulike fakultet etc), standardisering av skjemaer/maler, nettverk og samarbeid, Modell C: høring (konsekvensutredning /kartlegging på de ulike fakulteter. Hva medfører endringene), oppbygging av en sentral enhet Oppfølging Plangruppen må fastsette hvem som har oppfølgingsansvar (bestemmer hvem som skal gjøre hva når) og systemansvar (hvordan det skal gjøres) Policyavklaring – se eget dokument Tung innpass, utenlandsk utdanning (programstudent) Volum: 1021 søknader om innpass av utenlands utdanning i 2010 (dette var både tunge og enkle saker Saksbehandlingstid: 3uker til 3 mnd

9 Modeller for godkjenning av utenlandsk utdanning ModellAnbefalingerFordelerUlemper A Justering av dagens praksis men med tydeligere og mer forpliktende ansvarsdeling. Store fakultet blir fadderfakultet for de små. Opprette RT-kø systematisk opplæring, bevare kompetanse i systemet ikke bare hos personer – nedfelle rutinebeskrivelser og standarder for hele saksbehandlingsprosessen. Etterstreber ett administrativt nivå (fakultetsnivå) Avtale – og programkompetanse finnes på fakultetene i dag. Små fakultet vet hvor de skal henvende seg uten å føle at de belaster noen (fadderfakultet) Økt belastning på de ‘få’ som kan mye (ressurspersoner) med mindre dette inngår som en formalisert del av stillingsbeskrivelsen B Styrket sentral rådgivende enhet: Beholde dagens ansvarsfordeling (modell A), men styrke / innføre en sentral kompetanse-enhet (SIS) på utenlandsk utdanning. Denne enheten skal være et rådgivende, ikke sakseiende, organ i godkjenningsarbeid og inneha ekspertise på område (land), ektehetsvurderinger, nivå, samt ha ansvar for opplæring. Denne modellen må sees i sammenheng med IHR studier gruppe 2: sentralisering av masteropptaket – SFM. Gruppen som vurderer opptak for SFMere kan også inneha en rådgivende funksjon på godkjenning. Det må vurderes om denne opptaksenheten har kapasitet. Ikke flytting av ressurser fra fakultetene. Mye kompetanse holdes i nærheten av fagmiljøene, som er viktig mtp kunnskap om studieprogram og grader, men en styrket enhet sentralt vil kunne bistå i vanskelig saker. Saksbehandlerne vet hvor de skal henvende seg Enheten har et tydelig rådgivende ansvar Det rådgivende organet sitter ikke med saksansvar Modellen medfører økte ressurser sentralt uten at det kuttes i ledd på akkurat dette saksfeltet C Sentralisere godkjenning av utenlandsk utdanning (NOEL)- Opprette sentral kompetanseenhet som er et sakseiende organ. Tar imot alle søknader om innpassing av utenlandsk utdanning. Kompetanseenheten får mandat til å vurdere: Nivå-Omfang-Ekthet- Landkunnskap (NOEL) og skal ferdigstille saken, i henhold til fagspesifikke retningslinjer. Saken videresendes enhetene for fagspesifikk innpassing der det ikke finnes presedens for hva utdanningen kan inngå som i graden. Denne modellen kan medføre flytting av ressurser fra fakultetene. Samlet og styrket kompetanse ett sted, organisasjonen mindre sårbar, lik behandling av studenter, redusert bunketid og behandlingstid. Kompetanseenheten blir lokalisert langt fra vitnemålsskriverne og programmene. Dette fordrer høy kompetanse på utdanningsplaner og tett dialog med programmene. Emner og program endrer seg. Kunnskap i kompetanseenheten kan risikere å bli utdatert Tar tid å utarbeide presedensoversikt. Fare for å sende flere saker til vitenskapelige enn hvis administrativ behandling tett på instituttene.

10 Dagens flyt – tunge og enkle utenlandske saker Modell A – Justering av dagens praksis Modell B – Styrket sentral rådgivende enhet Modell C – Sentralisere innpassing av utenlandsk utdanning Fakultet mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Saksbehandler oversender sak til fag. vurdering ved inst Institutt behandler og returnerer til fakultet Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Fakultet mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Små fakultet henvender seg til fadderfakultet eller RT-kø for hjelp Henvender seg til fagmiljø ved behov Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Fakultet mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Fakultetene henvender seg til sentralt rådgivende organ for hjelp Henvender seg til fagmiljø ved behov Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Sentralt mottak av søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer NOEL Saksbehandler kontakter /oversender evt til fagmiljø for vurdering Fagmiljø behandler og returnerer til sentralt mottak Sentralt registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev

11 Bakgrunn – valg av verdistrøm Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger Enkle saker, ofte med presidens eller fleksibilitet ifht innpass. Saken tar ikke lang tid å behandle, men kan involvere flere administrative ledd avhengig av hvilken emnegruppe det søkes om innpass i. Dette er ikke saker det er knyttet mye frustrasjon til, men det er naturlig å se dem i sammenheng med løsningsforslag til tyngre utenlandske saker, samt redusere administrative ledd til ett. Det etterspørres ofte mye dokumentasjon, eksempelvis oversikt over karaktersystem etc som studenten må fremskaffe, selv om dette er kjent. Overproduksjon av dokumentasjon Etterstrebe ett administrativt ledd. Utarbeide gode søknadsskjema Utarbeide presedenslister Utvikle gode utvekslingsavtaler og fleksibilitet i studieprogrammene som muliggjør utveksling Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Sakene behandles både på fakultet og i mange tilfeller på institutt og andre fakultet, avhengig av hvilken emnegruppe det søkes innpassing i. Saksgangen har ofte mange formelle ledd før vedtaket gjøres og studenten blir informert om resultatet. Det oppstår fort bunketid, ettersom det store kvanta kommer inn samtidig Saksbehandlerne har også andre oppgaver som må prioriteres som haster mer = lang saksbehandlingstid Ved tverrfaglige/fakultære program er det ofte et ekstra administrativt ledd Mål – formål/suksesskriterierHandlingsplan– implementering 1.Redusere saksbehandlingstid 2.Redusere antall administrative ledd 3.Oppnå et en til en forhold mellom det vi ber studenten dokumentere og det 4.Gjøre tyngre saker til enkle ved å jobbe frem presedensoversikter og fleksible studieprogram som muliggjør internasjonalisering av studier uten for mye administrasjon og usikkerhet På kort sikt: Fakultetene må ta en gjennomgang av sine saker med siktemål om å redusere til et administrativt ledd På lengre sikt: Utvekslingsavtaler og studieprogram må gjennomgås med internasjonalisering for øyet. Analyse – hovedårsaker bak problemstillingenOppfølging Vi ser at i tilfeller hvor det er presedenser, oversikter over emner som kan godkjennes og i studieprogram med innlagt fleksible opplegg for utveksling, er det færre ledd som er involvert i godkjenningen og gjennomløpstiden går ned. Søknadsskjemaene er utydelige, noe som kan føre til en lite strømlinjeformet saksbehandlingsprosess ved at dokumentasjon er feil etc. Overproduksjon av dokumentasjon - vi spør om mer dokumentasjon enn nødvendig? Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg. Plangruppen må fastsette hvem som har oppfølgingsansvar (bestemmer hvem som skal gjøre hva når) og systemansvar (hvordan det skal gjøres) Policyavklaring – se eget dokument Enkel innpass, utenlandsk Volum: 1021 søknader om innpass av utenlands utdanning i 2010 (dette var både tunge og enkle saker) Saksbehandlingstid: 3uker til 3 mnd

12 Bakgrunn – valg av verdistrøm Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger Forhåndsgodkjenning søkes i dag av studenter på delstudium som må dokumentere at studieopplegget i utlandet kan inngå i en grad ved UiO for å få støtte fra Lånekassen. Ved UiO er denne prosessen todelt. 1: søke utveksling 2:søke forhåndsgodkjenning Det gjøres ingen reelle vedtak i forhåndsgodkjenningen, det er først og fremst en bekreftelse til Lånekassen. Saksbehandlere lurer på om dette er en nødvendig arbeidsoppgave Høyt volum 1464 søknader i 2010, flere vil komme ettersom vi stimulerer til flere utreiser (og dermed vil flere spesialiserte søknader komme også). Dette er en verdistrøm det ikke er knyttet store problemer til, gjennomløpstiden er på inntil tre uker og de færreste får avslag. Det kan imidlertid være mye å hente på å frigi de ressursene som i dag brukes på forhåndsgodkjenning, dersom det viser seg at dette er en overflødig prosess Gå vekk fra todelt søknadsprosess. Alternativ A: Det genereres en generell forhåndsgodkjenning når student har takket ja til tilbud om utveksling,som rapporteres elektronisk til lånekassen via FS. Standardinfo som i dag gis ved forhåndsgodkjenning, gis i ny modell ved inngåelse av utvekslingsavtale. Rapportering til Lånekassen vises i studentweb. Alternativ B: UiO opphever forbudet mot å signere andre institusjoners papirer og signerer og stempler lånekassens D-skjema – Studenten vil måtte utføre større del av jobben, men UiO kan kutte kategorien forhåndsgodkjenninger.lånekassens D-skjema Vi anbefaler at det utarbeides gode pakkeløsninger, spesielt for programmer med lite innebygd fleksibilitet. Dette vil gjøre utvekslingsoppholdet og den endelige godkjenningen mer forutsigbar. For studenter som reiser utenom avtale anbefales (i alle tilfeller) alternativ B. Større ansvar plasseres hos studenten (må selv søke denne informasjon). Studentenes ”trygghet” ift endelig godkjenning ivaretas. Må etablere system for dette. Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Generelle forhåndsgodkjenninger(vanligst): inneholder omfangs- og nivåvurderinger, mens spesifikk forhåndsgodkjenning vurderer faglig innhold dersom utenlandsk utdanning skal erstatte et obligatorisk emne. Forhåndsgodkjenning, som i beste fall kan tolkes som et midlertidig vedtak i påvente av en endelig godkjenning, inneholder kun informasjon som kan formidles i andre kanaler. Studenten må videresende brevet bra UiO til Lånekassen for å kunne motta lån i utvekslingsperioden. Forhåndsgodkjenninger utstedes også til studenter som reiser utenom avtale. Studenten må søke endelig godkjenning etter endt utvekslingsopphold dersom emner skal inngå i en grad ved UiO Spesifiserte forhåndsgodkjenninger: Det er et uttalt ønske om å beholde disse, men svært mange som får dette endre opp med å avlegge andre emner. Det er mye dialog frem og tilbake mellom student og vitenskapelig for å avklare hva som kan godkjennes når vedkommende kommer hjem igjen. Handlingsplan– implementering Høring hos berørte instanser. Fakultetene /STA Lånekassen FS/USIT Arkiv. Forankring aav ansvar. Utarbeide endringsønske til USIT, nye rutinebeskrivelser, ny ansvarsdeling, ny brukerveiledning for FS. Trinn 1:Alt A eller alt B erstatter generelle forhåndsgodkjenninger til studenten Trinn 2: Vurdere nødvendigheten av spesifiserte forhåndsgodkjenninger med mål om også å forenkle behandlingen av disse. Samarbeide med Lånekassen om elektronisk rapportering Mål – formål/suksesskriterier 1.Enklere rapportering til Lånekassen 2.Unngå dobbeltarbeid, dersom mulig (opptak til avtale og forhåndsgodkjenning) 3.Bedre informasjon til studentene om hva som kan forventes knyttet til godkjenning. Oppfølging SiS og ADA (administrative datasystemer) må utarbeide rutiner i dialog med Lånekassen og USIT og formidle disse til fakultetene og oppdatere nettsider. Fakultetene må ta runder internt på behov for spesifiserte forhåndsgodkjenninger (se policy) – Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Det er vanskelig å få gode tall på hvor mange forhåndsgodkjenninger som er spesifiserte (emne for emne) og hvor mange som er generelle. De generelle forhåndsgodkjenningene er det ikke bruk for. Det er imidlertid uenighet om hvorvidt de spesifiserte forhåndsgodkjenningene er nødvendig. Kan de i så tilfelle gjøres enklere / lokale tilpassninger til en norm for studieprogram med lite fleksibilitet. Forhåndsgodkjenninger Volum: 1464 søknader i 2010 Saksbehandlingstid: 15 arbeidsdager Effektiv tid: 15 minutter

13 Forhåndsgodkjenning: Nåværende saksflyt og forslag til ny saksflyt Nåværende saksflyt: Studenten innvilges utveksling av fak eller SIS og opprettes som utvekslingsperson i FS av (fak eller SIS?) Fakultet mottar søknad om forhåndsgodkjenning – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Fakultet registrerer utfall i FS. Studenten får tilsendt vektaksbrev. Studenten sender papirkopi av forhåndsgodkjenningen til Lånekassen Studenten innvilges utveksling og opprettes som utvekslingsperson i FS Elektronisk rapportering av innvilget utveksling til Lånekassen. Foreslått saksflyt – alternativ B Foreslått saksflyt alternativ A: Studenten innvilges utveksling og opprettes som utvekslingsperson i FS Studenten henvender seg til infoskranken med Lånekassens D- skjema Infomedarbeider sjekker opplysningene i FS – stempler og signerer Studenten sender D-skjema til Lånekassen

14 Bakgrunn – valg av verdistrøm Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger Enkeltemnestudenter, innreisende studenter og programstudenter som i Studentweb skal søke undervisningsopptak og eksamensmelde seg i emner med forkunnskapskrav, hvor de har oppfylt forkunnskapskravet med tilsvarende emne fra annen institusjon. For at de skal få til å melde seg i StudentWeb, må det registreres i FS at de har dekket forkunnskapskravene, selv om den eksterne utdanningen i seg selv ikke skal godkjennes / innpasses i utdanning ved UiO Ansatte: Ikke bestemt ved UiO hvordan og når registrering skal gjøres i FS. Antatt Quick fix. Programstudent: Opptak gjennom SO. Frist for å levere dokumentasjon på ekstern norsk utdanning tidsnok til at dette kan registreres innen emneoppmeldingen starter. Sikrer ev. oppmelding til emner med forkunnskapskrav, samt info om hvilke emner de skal ta/ikke ta. Gjøres av emneleverandør. Enkeltemnestud: Lokalopptak ved SSO. Frist for å levere dokumentasjon på ekstern norsk utdanning tidsnok til at dette kan registreres innen enkelemneopptaket starter. Gjøres av emneleverandør. Innreisende studenter: Lokalopptak ved avtaleeier. Standardisert og tilpasset info sendes ut. Gjennomgang av emner på engelsk (og norsk) vedr. behov for formelle forkunnskapskrav. Ved dagens ordning; frist for å registrere eksterne emner mht forkunnskapskrav. Vurdering ift masternivå. Fordel at studentene selv kan melde seg i Studentweb. Dette bør ses nærmere på av IHR-arbeidsgruppen som skal jobbe med utveksling V-12. Dersom studenten skal ha de eksterne emnene innpasset i studieprogrammet må de søke innpassing. Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Lokale praksiser for saksbehandling og registrering i FS. Studiekonsulentene får henvendelser fra studenter idet emneopptaket pågår, og må gjøre raske vurderinger og registreringer. Mål – formål/suksesskriterierHandlingsplan– implementering 1.Like praksis for registrering av forkunnskapskrav på tvers av organisasjonen 2.Bør skje før emneoppmelding 3.Skille mellom å vurdere eksterne emner mht forkunnskapskrav og hvorvidt eksterne emner skal innpasses i studieprogrammet Gode rutinebeskrivelser på nett ift registrering i FS (enhetlig praksis) og info til studentene. Analyse – hovedårsaker bak problemstillingenOppfølging Det er ikke fastsatt når og hvem som skal registrere i FS Skal man registrere når noen søker om å få studere ved UiO? Da vet man ikke om de kommer til å få/ta imot plass, og det er bortkastet å registrere forkunnskapskrav i mange tilfeller. Pluss at én instans kan behandle søknaden om programstudieplass/ enkeltemnestatus/ innvekslingsopphold, mens en annen instans ( emneleverandør) avgjør om utdanning fra annen institusjon kan godtas som alternativt forkunnskapskrav. FS-gruppen må utarbeide rutiner i samarbeid med SiS og SSO-opptak og formidle disse til fakultetene. Registrering av alternative forkunnskaper Volum: ? Saksbehandlingstid: 5 minutter

15 Registrering av alternative forkunnskapskrav I dag er det litt tilfeldig når og hvordan dette gjøres Student klarer ikke melde seg til et emne i studentweb, fordi det har forkunnskapskrav Student kontakter infosenter/studiekons, har annen utdanning som tilsvarer forkunnskapskravet Utdanningen kan være norsk eller utenlandsk Saksbehandler registrerer enten godkjenning eller fritak i FS Student kan melde seg til emnet i StudentWeb hvis det fortsatt er plass Forslag til ny løsning Studenten skal sende inn dokumentasjon på forkunnskapskrav innen en gitt frist før emneopptaket Saksbehandler registrerer forkunnskapskrav Studenten kan søke opptak til emner med forkunnskapskrav i emneopptaket

16 Hvilke tanker gjør vi oss om gevinster og kvalitet? Forhåndsgodkjenning utgjør ca 30% av godkjenningssakene. Her foreslår vi å slå sammen innvilgelse av utveksling og rapportering til Lånekassen til én prosess. Saksbehandlingstiden reduseres med 15 arbeidsdager. Vi kan potensielt kutte behandlingen av ca 1500 saker i året – Mye tid frigjøres Enkle norske innpassingssaker utgjør ca 20% av godkjenningssakene. Her foreslår vi å kutte ePhorteregistrering og utsendelse av vedtaksbrev til studentene i alle enkle saker (se def over) der studentene får innpasset den eksterne utdanningen i sin utdanningsplan i studentweb. I slike saker får studenten stort sett innpasset det hun ber om, få avslag. Vi reduserer saksbehandlingen med 10 arbeidsdager. Antall ledd i prosessen kuttes. Tid frigjøres Tunge utenlandske godkjenning, justert modell: Den vesentlige gevinsten her er heving av kompetanse, trygghet for å få hjelp i vanskelige saker. Vi antar dette vil redusere saksbehandlingstiden Strukturendringsmodell: redusert sakbehandlingstid? Faremomenter: Lang avstand fra innpasssere til program- og gradsanvarlige? Etterstrebe ett administrativt ledd i alle saker: Dette vil samlet sett gi gevinster/ frigjøre tid Gjennom hele IHR-prosessen har arbeidsgruppen vært opptatt av å vurdere kvalitetshevende tiltak som også er i tråd med IHR-målet om å effektivisere. Dette mener vi lar seg gjøre i flere typer saker innenfor feltet. Vi ser imidlertid at når det gjelder utenlandsk utdanning, og da spesielt tunge saker, er det behov for ressurstilførsel og kompetanseheving på sentralt nivå for å imøtekomme den usikkerheten som er knyttet til vurdering av utenlandsk utdanning lokalt blant saksbehandlere. Dette vil også gjøre UiO til en mer robust organisasjon som ikke er avhengig av enkeltperson med høy kompetanse. Dette forslaget MÅ sees i sammenheng med sentralisering av lokalopptak og vurdering av utenlandske søkere – er det rom for bistand fra denne enheten i godkjenningssaker? IHR-prosessen må også føre til at alternative arbeidsformer vurderes når vedtak om tiltak er på plass. Vi har god erfaring med å jobbe sammen møtes i arbeidsstuer, drop-in – ha arbeidsmøter på tvers el. Uansett: Utarbeidelse og implementering av gode rutiner og nye saksflyter vil forårsake mer ressursbruk i en periode. Det vil ta noe tid før vi kan dokumentere de reelle gevinstene.

17 Gevinstpotensialet – 1 TiltakØkonomiKvalitetMedarbeider -tilfredshet Student- tilfredshet Overordnet Korte ned svartid Skape robust organisasjon Bedre informasjon til studentene Frigjør arbeidstid ved å effektivisere saksbehandling, kutte unødvendige oppgaver og ledd og heve kompetanse som fører til raskere avgjørelser Felles praksis for registrering i FS og ephorte Robust organisasjon Tydelige kontaktpunkt for studenter Trygg på kompetanse og slippe unødvendig papirflytting Lettere tilgjengelig informasjon om saksgang Raskere svar Forhånds- godkjenning Slå sammen to separate søknadsprosesser til én. Opptak til utvekslingsavtale og generelle forhåndsgodkjenninger. Dette rapporteres videre automatisk til lånekassen Kutter 30% av alle godkjenningssaker i året Lik informasjon til studenter med opptak til samme avtale. Gode nettsider med informasjon om hva studenten kan forvente ifbm endelig godkjenning av utenlandsk utdanning Ansatte slipper å føle at jobben de gjør er meningsløs Får fristilt tid til å utføre andre meningsfulle arbeidsoppgaver Informasjon om godkjenning kommer samtididg som opptak (ett kontaktpunkt) Studenten innvolveres ikke i rapportering til lånekassen God informasjon om godkjenningsprosessen på nettsider og i tilbudse- posten Forenkler utvekslingsprosessen, lavere terskel, mer strømlinjeformet Enkel - norsk Forenkle saksbehandlingen ved å kutter ut ephorte. Kun retningslinjer skal ligge i ePhorte, resten av behandlingen gjøres i FS/StudentWeb. Studentene får kun svar via StudentWeb Kutter ut omstendelig saksbehandling (ephorte) Spare tid ved å kutte ephorte og evt videresending av saker Reduserer saksbehandlingstid med: 2 uker – 3 mnd Like behandling av like saker på tvers av institusjonen Får ekspedert saker raskere Slipper å registrere i to systemer (kun fs) Får raske svar, orden på utdanningsplanen sin etter få dager Like behandling uavhengig av fakultetsstilhørighet

18 Gevinstpotensialet – 2 TiltakØkonomiKvalitetMedarbeider -tilfredshet Student- tilfredshet Tung norsk Etterstrebe ett administrativt nivå. Første saksbehandler sender rett til vitenskapelig hvis ikke preseden (e-post, ringe el) Like praksis på registrering i FS Felles søknadsskjema for hele UiO Svar sendes via ephorte som e-post (miljøtiltak ) Felles rutiner fører til mindre brukerstøtte for STA og mindre tid på å utvikle fakultetstilpassede rutiner for FS og regelverk Sparer frimerker og konvolutter på ca 4400 brev i året… Frigjør ressurser på instituttnivå (el) Hevet kompetanse på saksfeltet på det ene administrative nivå (pga flere saker, mer kunnskap om studieprogram Mindre papirflytting Færre ledd å forholde seg til Kortere svartid Tung /lett utenlandsk Justering av dagens praksis Koster å betjene RT-kø (noen må administrere denne) Koster å forestå systematisk opplæring, nedfelling av rutinebeskrivelser og standarder Fadder/RT-kø gir noe mer trygghet for saksbehandlere på små fakultet Fakultetetene har allerede program- og avtalekompetanse Erfarne saksbehandlere slipper å flytte på seg Uerfarne saksbehandlere vet hvor de skal henvende seg hvis usikker Trolig ingen reell endring Styrket sentral rådgivende enhet Modellen medfører økte ressurser sentralt uten at det kuttes i ressurser lokalt innen akkurat dette saksfeltet Styrket sentralt rådgivende organ som SKAL bistå saksbehandlere og ha ansvar for opplæring Tydeligere ansvarsdeling Sentralisere godkjenning av utenlandsk utdanning (NOEL) Flytte ressurser fra fak/inst til sentralt Samling av godkjenningssaker vil gi kompetanseheving pga volum på sakene Likebehandling Dette kan føre til misnøye for medarbeidere som mister oppgaver, evt blir flyttet Vi mener det vil være svært motiverende å jobbe i en slik kompetanseenhet Likebehandling Korte ned svartid Ett kontaktpunkt Registrere disp fra forkunnskaps- krav Emnelevreandør reg. forkunnskapskrav v/forespørsel før emneopptaket for søkere, programstudenter, og enkeltemnestudenter Lik praksis er effektivt Det er et kvalitetshevende tiltak i seg selv å utarbeide felles rutiner på dette At studenter som trenger å få registrert disp for forkunnskaper kan melde seg til emner i studentweb Studiekonsulenter har etterlyst en avklaring på hvilke rutiner som skal følges Studentene kan søke opptak til emner i emneopptaket på lik linje med andre studenter. Fjerne usikkerhet Får tydelig info om hva de skal gjøre for å få opptak til emner

19 Antall godkjenningssøknader ved UiO i 2010 OBS: Kategoriene Innpass delstudier og Innpass inneholder godkjenningssaker som også inngår i blå tabell. I FS registreres godkjenningssaker utfra om de skal rapporteres til Lånekassen som et delstudium eller ikke. Landkode er sekundært og det finnes ikke standardrapporter som viser antall godkjenningssaker inndelt i norsk versus utenlandsk utdanning. TotaltAndre typer saker for søkere eller eksterne ( Jevngod / grad / omfang etc) ikke gruppens tema ForhåndUtenlandsk utdanning(både delstudier og annen) Norsk utdanning (både delstudier og annen) Innpass delstudier (norsk og utenlandsk – rapporteres lånekassen) Innpass Egen hånd/ tidligere – både norsk og utenlandsk Hele UiO HF SV (168 av disse var enkle saker) MN UV TF Jus Med-fak Odont 1228 Ukjent sted

20 Policyavklaring I De foreslåtte modellene innebærer varierende grad av sentralisering. Ledelsen bør komme med føringer for hvordan studieadministrasjon ved UiO skal være organisert. Bør alle IHR-prosessene ses i sammenheng og etterstrebe enten sentralisering eller desentralisering? I hvor stor grad skal det være åpent for fakultetsvise praksiser og «virkeligheter»?, fleksibilitet i programmene eller innpass så mye som mulig så enge høyt nok nivå, Punkter som må avklares Sentralisering versus desentralisering av godkjenningsarbeidet: Hvor viktig er nærhet til fagmiljøene? Hvor mye administrasjon skal legges sentralt? Skal sentraladministrasjonen ha detaljkunnskap om studieprogram? Hvor mange godkjenningsprossesser kan behandles administrativt? På HF har de en modell der avgjørelsene om et eksternt emne kan innpasses stort sett tas av fakultetsadmninistrasjon på grunnlag av presedens, slik at søknader i liten grad trengs å sendes til vitenskapelig ansatte. Dersom vi skal nå målet om ETT administrativt ledd (eller i det minste kutting av ledd) må alle fakulteter ta en gjennomgang av nødvendigheten av alle prosessene der de vitenskapelige er involvert i godkjenningsarbeidet. Fleksibilitet i studieprogrammene (henger sammen med punktet over) Streng struktur med mange obligatoriske emner og få valgmuligheter kompliserer godkjenningsarbeidet og vanskeliggjør utveksling. Vi ønsker at fakultetene tar en gjennomgang av sine programmer med tanke på fleksibilitet. Dette vil ha flere fordeler: - Flere godkjenningssaker kan hånderes administrativt - Studentene slipper usikkerheten når de reiser ut - Flere vil reise ut Vi har forståelse for at mange program ikke kan løse opp strukturene (profesjonsprogrammer). Her anbefaler vi pakkeløsninger med definerte emner som kan inngå som erstatning for emnene ved UiO. 40-gruppe diskusjon: skal UiO ha felles føringer på om 40grupper skal være strengt eller løst sammensatt, eller er det helt opp til leverandør av 40 gruppen? Skal programmene selv kunne bestemme om de skal godta en stor valigmulighet i 40grupper? I forhold til IHR.internasjonaliseringe rdette viktig fordi at det vil gjøre det raskere å lettere å få godkjente40grupper hvis man kan veldge mellom mange fagfelt, og de kan være løst definert (emner i samme fag vs 40 sp helt bestemte emner)

21 Policyavklaring II Kan flere saker kan håndteres administrativt? Ved HF sendes kun 10% av sakene til vurdering av vitenskapelig ansatte, det er ganske fleksibelt om eksterne emner kan innpasses i 80- eller 40 gruppe, og det trenger ikke være 100% overlapp med obligatoriske emner. Dvs man synes det er viktigere å legge til rette for fleksibilitet og internasjonalisering enn at fagene man tar eksternt skal være nøyaktig like de man skulle tatt ved UiO (innenfor rimelighetens grenser). Hvem bestemmer? skal saksbehandlere høres eller bestemme organisering? Skal sentraladministrasjonen diktere? Det er alltid en fare for at den som fatter avgjørelser tar beslutninger på bakgrunn av sin egen virkelighetsforståelse. Vi er redd for at vårt arbeid ikke er grundig nok til at ledelsen kan ta velinformerte beslutninger på grunnlag av det. Feltet utenlandsk utdanning er veldig personlig for medarbeidere som har jobbet med det i årevis og kjenner feltet godt Ubehagelig å komme med forslag som vi ikke helt ser konsekvenser og omfang av. Vi har ikke hatt anledning til å utrede godt nok. Arbeidet er en begynnelse, og ikke en slutt. Det er uenighet i gruppen om de tre ulike modellene. Bør bli systematisk diskusjon med relevante grupper: dekaner/studieledere/fs Utenlandsk utdanning: hvis modell C trengs grundig utredning hvor fordeler og ulemper må veies opp mot hverandre og berørte parter må bli involvert i prosessen og få komme med innspill. Samtidig må det komme føringer fra ledelsen hvor stor grad ledelsen ønsker at administrasjonen skal arbeide ulikt på fakultetene og om fakultetene skal ha egne saksbehandlingsrutiner fundert på ulike tradisjoner. Og hvor stor grad saksbehandlere skal få bestemme organiseringen av arbeidet.


Laste ned ppt "Bakgrunn – valg av verdistrøm Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger Saksflyt har mange ledd og kan ta flere måneder. Saksfelt er til dels komplisert,"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google