Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Ehandel Sogn Regionråd, 12. april. Kva er ehandel? www.sfj.no Doffin Verktøy for konkurranse- gjennomføring efaktura.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Ehandel Sogn Regionråd, 12. april. Kva er ehandel? www.sfj.no Doffin Verktøy for konkurranse- gjennomføring efaktura."— Utskrift av presentasjonen:

1 ehandel Sogn Regionråd, 12. april

2 Kva er ehandel? Doffin Verktøy for konkurranse- gjennomføring efaktura

3 Kva er ehandel? Doffin Verktøy for konkurranse- gjennomføring efaktura ehandel

4 Korleis skjer ehandel? Sende ordre i Visma Attestere, kontere Tilvise Ordre verdt sendt til leverandør Registrere i visma motteken vare Fakturamottak og automatisk avvikssjekk Faktura vert betalt

5 Føremålet med ehandel Regjeringa: «meir effektiv offentleg sektor» Sogn og Fjordane: «å betre styringa med innkjøp mot rammeavtalar og budsjett. Innføringa skal bidra til betre, enklare og sikrare innkjøp gjennom elektronisk kopling mellom kjøpar og leverandør»

6 Resultatmål/delmål Kartlegge innkjøpsprosessen i den enkelte kommune Lage og innføre nye rutinar for innkjøp basert på «beste praksis» (jamfør føresetnadar i ehandel-/Visma-løysninga) Innføre og ta i bruk ehandelsplattformen med så mange leverandørar som praktisk mogleg. Ha fokus på leverandørar – vi har rammeavtaler med – som allereie er aktivert på ehandelsplattformen – av stor verdi – vi har mange transaksjoner med På sikt, ta i bruk ehandelsplattformen på alle innkjøp Drift av ehandel skal verte overlevert til ein driftsorganisasjon innan eitt år.

7 Effektmål Færre og definerte bestillarar Lågare transaksjonskostnader og ressursbruk gjennom automatisering Færre feil i fakturaprosessen Større lojalitet mot rammeavtaler Reduserte innkjøpskostnadar Få levert rett vare til rett kvalitet Betre budsjettkontroll Betre statestikkgrunnlag (styringsinformasjon til leiinga)

8 Når? Første styringsgruppemøte 22. april - godkjenne prosjektplan

9 Kor mykje?

10 Utgifter for ein kommune Investeringsutgifter Kostnadar tilknyting til eHandelsplattformen Visma Enterprise eHandel? Driftsutgifter Årleg abonnementsavgift eHandelsplattformen kr , start 1. sept Årleg avgift integrasjon eHandelsplattformen Årleg lisens Visma? Drifting av Visma? Reise-, møte-, diverseutgifter til prosjektet? SUM utgifter???

11 Felles budsjett Inntekter Tilskot frå Difi til løn til prosjektleiar Overføring frå Innkjøpstenesta SFj Sum inntekter Utgifter Løn prosjektleiar Reise- og møteutgifter prosjektleiar Møtekostnadar skipingsmøte Diverse Sum utgifter Resultat000

12 Inntekter Mulig å søke Fylkesmannen om fornyingsmidlar Søknadsfrist 1. juni

13 Kven?

14 Organisering Prosjekteigar kommune Styringsgruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar SFj fk Prosjekteigar SFj fk Prosjektleiar kommune Arbeidsgruppe

15 Kva nå? Velje ein representant til styregruppa – prosjekteigars behov vert følgd. Kan avgjere endringar av prosjektets innhald, organisasjon og budsjett på vegne av prosjekteigar – prosjektleiar har kontroll over framdrifta – prosjekteigarane tar sitt ansvar Velje ein representant til prosjektgruppa – sørgje for framdrift i sin region i høve til framdriftsplan – sparringspartner og rådgjevar for prosjektleiar – bidra med å samordne opplæring Forankring i eigen kommune – prosjektleiar, arbeidsgruppe – tillegg til prosjektplan

16

17 Målet med innføring av eHandel

18 …. betre styring med innkjøp mot rammeavtalar og budsjett …betre, enklare og sikrare innkjøp gjennom elektronisk kopling mellom kjøpar og leverandør

19 Toppen!? Sjå litt glade ut da!

20 Godt på veg heim – endelig glade og fornøgde!

21 Delmål Kartlegge innkjøpsprosessen i den enkelte kommune Lage og innføre nye rutinar for innkjøp Innføre og ta i bruk eHandelsplattformen med så mange leverandørar som praktisk mogleg. Spesielt – leverandørar vi har rammeavtaler med – leverandørar som allereie er aktivert på eHandel – leverandørar av stor verdi – leverandører vi har mange transaksjoner med På sikt, ta i bruk eHandelsplattformen på alle innkjøp

22 Effektmål / gevinstar Færre og definerte bestillarar Lavere transaksjonskostnader og ressursbruk gjennom automatisering Færre feil i fakturaprosessen Større lojalitet mot rammeavtaler Betre planlegging av innkjøp og reduserte innkjøpskostnadar Kvar kommune skal få eit system tilpassa deira kvardag som dei kan vere nøgd med Betre budsjettkontroll Færre feilaktige bestillingar (ulovlige direktekjøp og feilkommunikasjon) Betre statistikkgrunnlag (styringsinformasjon til leiinga)

23 Prosjektplan: Leverandøraktivering Identifisere aktuelle leverandører ut fra volum, antall fakturaer og antall brukere Hvilke leverandører skal aktiviseres og i hvilken rekkefølge Sjekke erfaring fra andre kommuner ang egnede områder ERFARING Vurder alle rammeavtaler som skal reforhandles fortløpende og nye avtaler som skal inngås. Se på mulighetene.

24 Prosjektplan-leverandøraktivering; egnede leverandøravtaler Størst organisatorisk effekt og besparelse med:  Avtaler som dekker hele eller store deler av organisasjonen, med mange småbeløp og stort antall fakturaer  Avtaler med forhandla produkt(80/20 regelen) Størst økonomisk effekt med:  Avtaler med stort verdi

25 Prosjektplan: Leverandøraktivering valgte områder  Arbeidsklær og institusjonstøy omsorg  Leker og formingsmateriell. Skule og barnehagar  It-utstyr m/tenester  Medisinsk forbruksutstyr + inkontinens  Renholdsartikler, plast, papir

26 Prosjektplan: Teknologi og løsning  Punch-out/ekstern nettbutikk. Igangsatt på IT kommer på matvarer  Fritekstkjøp. Mulig men ikke igangsatt  Leverandørkataloger: Synonymer og bilder. Konstant  Visma søkemotor. Visningsflate og sortering.

27 Prosjekt kodeknekk-foreløpig resultat- avtalelojalitet Time 2011 Time Klepp 2011 Klepp Gjesdal 2011 Gjesdal Kontor og inst.møbler 0,66%1%0,500,1 Bøker og media47,9190%93%274%61,9162 Kontor rekvisita39,9%61%76%80%91,5106,5 Storhusholdn. (snitt) 0,60,719,3%23,6%11,17,1 Medisinsk forbruksutstyr/ renholdsprod. 1,826%17%26%42%75,3 It-utstyr /tenester NY ekstern nettbut. 4%031,7(starta i juni) Leker og formingsmateriell 83%11%024% Arb. klær og inst. tøy 10%1%0 Snitt13,539%31%30%24,440,66

28 Prosjekt kodeknekk-foreløpig resultat Kjøp via e-handel Time Klepp Gjesdal Kjøp via e-handel ,8%3,8%3,3 % 2012 Akkumulert per %8,4%6,3 % 2012 Juni måned8%18,9%20,2 %

29 Prosjekt kodeknekk-fordeler ved samarbeid  Ulik bakgrunn og kompetanse, erfaringsutveksling  Formalisert og forpliktende  Erfaringsdeling på mange plan

30 …forslag til eit konkret mål Berekningsgrunnlag = Sum Driftskostnadar *0,25 Innan 1 år: årleg ordrevolum : 15% av berekningsgrunnlaget Innan 1 år: årleg ordrevolum : 25% av berekningsgrunnlaget

31 Prosjektplan - framdriftsplan

32 Organisering Prosjekteigar kommune Styregruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar SFj fk Prosjekteigar SFj fk Prosjektleiar kommune Arbeidsgruppe

33 Roller og ansvar Prosjekteigar – ansvar for avgjersler om igangsetting, vidareføring og avslutning finansieringa at styrande dokumenter vert følgd at gevinstar vert realisert

34 Styregruppa

35 Styregruppa har ansvar for at… prosjekteigars behov vert følgd. Kan avgjere endringar av prosjektets innhald, organisasjon og budsjett på vegne av prosjekteigar prosjektleiar har kontroll over framdrifta prosjekteigarane tar sitt ansvar

36 Prosjektleiar skal kommunisere med alle partar rapportere til styregruppa om framdrift og ressursforbruk anvende leiingsprodukta som skildra av Difi leggje ut gjeldande rammeavtalar (SFFI) i eHandelsplattformen leggje til rette for analyse- og forbetringsarbeid ta ansvar for leverandørkontakt (SFFI) organisere felles opplæring

37 Prosjektgruppe skal sørgje for framdrift i sin region i høve til framdriftsplan sparringspartner og rådgjevar for prosjektleiar bidra med å samordne opplæring

38 Prosjektleiar i ein kommune skal gjere nødvendig analysearbeid endringar i innkjøpsrutinar, til dømes for bestilling, ordremottak og godkjenning sørgje for at føresetnadane i prosjektet er på plass, slik som registrering i elma, felles kontoplan osv. systemansvar for dei deler av løysinga som ikkje vert dekka av SFFI (eigne leverandørar og interne brukarar) vere kontaktpunkt mellom overordna prosjektleiar og eigen prosjekteigar (Arbeidsgruppe) faglege innspel eller innspel på vegne av brukarar relevante arbeidsoppgåver

39 Diskusjon

40

41 Kva skal min kommune gjere i næraste framtid?

42 Leverandøranalyse Kva leverandørar ønskjer vi å handle med å eHandelsplattformen? Rammeavtaler Rammeavtalar med stor lekkasje Leverandørar med stort ordrevolum Leverandørar med mange fakturaer Leverandørar med mange bestillarar

43 Kommunen avgjer Felles avgjersle Leverandøraktivering Leverandørar aktivert på eHandels- plattformen SFFI- rammeavtalar Andre rammeavtalar/ leverandørar Ansvar: SFFI- administrator Ansvar: Lokal administrator

44 Leverandøraktivering Leverandør- analyse Samhandlings- avtale med leverandørar Trigger- dokument til CapGemini CapGemini skriver avtale med leverandør Leverandør vert aktivert

45 Innkjøpsanalyse SFFI - rammeavtalar Avtalekommunar og ordresum for 2012 Leverandørar allereie på eHandelsplattformen

46 Capgemini Procurement Services The information contained in this document is proprietary. Copyright © 2010 Capgemini. All rights reserved. 46 Leverandør evaluering Analysere leverandør reskontro Velg leverandører Bestem avropsmetode Leverandør evaluering Analysere leverandør reskontro Velg leverandører Bestem avropsmetode IBX Best praksis modell – Tre faser Page 46 Forbered leverandøraktivering Spesifiser krav (SHA) Signer leverandøravtaler Informer leverandøren om ehandels initiativet Forbered leverandøraktivering Spesifiser krav (SHA) Signer leverandøravtaler Informer leverandøren om ehandels initiativet Leverandør aktivering Aktiver leverandøren med valgt avropsmetode Sett opp ordre og/eller e-faktura metode Valider kvalitet Leverandør aktivering Aktiver leverandøren med valgt avropsmetode Sett opp ordre og/eller e-faktura metode Valider kvalitet

47 Buyer-setup Treng Namn på ein person som skal ha lov til å ta kontakt med support hos CapGemini (helst med en felles-e-postadresse) + ein leiar (eskalering) Namn på administrator Namn på teknisk kontaktperson IP-adresser Vilkår for levering mm – vurderingar i kommunen

48 …andre ting Må være i Elma-registeret Innkjøpsroller i Visma osv

49 Prosjekt kodeknekk-hindringer???

50 ….da kan vi byrje!!!

51 EHandel sprer om seg!

52 Agenda [Hvis det er gjennomført en interessentanalyse bør denne gjenspeiles i presentasjonen. Interessentene som deltar bør få presentert hvordan e-handel vil påvirke de områdene som er viktige for de.] Presentasjon av status for anskaffelser i virksomheten. [Evt. referere til funn fra arbeid med anskaffelsesstrategi. Elementer som eks. lav avtalelojalitet, brudd på regelverk og dårlig økonomistyring bør med.] Hva er e-handel? Hvorfor e-handel? [Hva vil man oppnå? Bedre, enklere og sikrere anskaffelser.] Hvordan innføre e-handel i virksomheten? [Metode bør referere til bruk av Prosjektveiviseren i samarbeid med Difi] Hva kan Difi bidra med? [Muligheter for konkret støtte fra Difi. Rådgivning og finansiell støtte] DatoDirektoratet for forvaltning og IKT

53 Status anskaffelser [Legg inn tekst som omhandler status for anskaffelser i virksomheten i dag. Hvis det er gjennomført en anskaffelsesstrategi så bruk gjerne funn fra denne. Det kan eksempelvis dreie seg om følgende områder: - Lav lojalitet til inngåtte rammeavtaler. - Brudd på lov og forskrift om offentlige anskaffelser. - Flere områder hvor det pr. i dag ikke er inngått rammeavtaler. - Dårlig økonomistyring - Få ressurser på anskaffelser gjør at det blir lite tid til å følge opp avtaleleverandørene.] DatoDirektoratet for forvaltning og IKT

54 Hva er elektronisk handel? Konkurranse- gjennomføring Ordre- håndtering Faktura- håndtering Omfatter grovt sett følgende verktøy / tjenester: Verktøy for gjennomføring av konkurranser: Innkjøpssystem Fakturahåndteringssystem Ehandelsplattformen - meldingsformidling og tjenester + eventuelle integrasjoner mot andre system.

55 Hvorfor bruke elektroniske verktøy? Bruk av elektroniske verktøy er en forutsetning for god styring og kontroll på virksomhetens anskaffelser.

56 En stor andel av budsjettet… Anskaffelser = Alle kostnader - Lønn og godtgjørelser Anskaffelser av varer, tjenester, utstyr, eiendom, bygg og anlegg, utgjør typisk 30 – 60 % av budsjettet til en offentlig virksomhet Noen av disse kostnadene kan være vanskelig å påvirke, men må likevel håndteres bevisst

57 Fakturaprosess og bestillingskontroll Direktoratet for forvaltning og IKT Bestilling og kontering Ordre anvises før den sendes leverandøren Registrering av varemottak / attestasjon Ordreprosess: Elektronisk faktura med ordrenummer mottas fra leverandør Faktura matches automatisk mot ordre/varemottak Faktura uten avvik oversendes økonomisystemet Fakturaprosess: Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Økonomisystem

58 Gevinster ved e-handel Bedre innkjøp –Øke lojalitet til inngåtte avtaler. –Øke forhandlingsstyrke Mer effektive innkjøp Effektiv arbeidsflyt Effektiv kommunikasjon Sikre innkjøp Unngå ulovlige direkteanskaffelser. Redusere feil i ordreprosessen (korrekt ordre gir korrekt faktura). Sporbarhet.

59 Gevinster for økonomiavdeling Færre leverandører i leverandørreskontroen. Automatisk kontroll av faktura mot innkjøpsordre. Reell anvisning av ordre før virksomheten har påtatt seg en forpliktelse. Tilgang til disposisjonsregnskap. Automatisk kontering som fører til langt færre feilkonteringer. Vesentlig redusert behandlingstid av fakturaer. - Korrekte fakturaer blir direkte overført til økonomisystemet for utbetaling. Direktoratet for forvaltning og IKT

60 Ordinær kommunikasjon Virksomheten Leverandører Telefon / e-post / oppmøte Desentralisert innkjøp og kontroll

61 E-handelsbasert kommunikasjon Virksomheten Leverandører Ehandel.no (EHP) Desentralisert innkjøp og sentral kontroll

62 Ehandelsplattformen ehandel.no

63 Hva kan Difi bidra med og hvordan lykkes? Direktoratet for forvaltning og IKT

64 Tiltak fra Difi Nytt veiledningsmateriell tilgjengelig på Nytt team i Difi som bistår med veiledning Økonomisk støtte til nye offentlige virksomheter på Ehandelsplattformen Tilskudd til revitalisering Ny funksjonalitet og lavere kostnader på ny e- handelsplattform Økonomisk støtte til nye leverandører på Ehandelsplattformen Direktoratet for forvaltning og IKT

65 Difi som strategisk samarbeidspartner Difi er nøytral i forhold til kunnskap. Vårt mål er å gjøre virksomheten kompetent og selvstendig gjennom samarbeid. Støtte til enkelte virksomheter og innkjøpssamarbeid. Metode, verktøy og erfaringsdeling. Reduserte oppstartskostnader. Leverandøraktivering. Direktoratet for forvaltning og IKT Godt grunnlag for å lykkes


Laste ned ppt "Ehandel Sogn Regionråd, 12. april. Kva er ehandel? www.sfj.no Doffin Verktøy for konkurranse- gjennomføring efaktura."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google