Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Kvalitetssikring av prosjekter. Erfaringer ? SLIK ?? Overoptimistiske tids- og kostnadsestimater ( -syndromet) Uavklart ressurstilgang Upresise mål -

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Kvalitetssikring av prosjekter. Erfaringer ? SLIK ?? Overoptimistiske tids- og kostnadsestimater ( -syndromet) Uavklart ressurstilgang Upresise mål -"— Utskrift av presentasjonen:

1 Kvalitetssikring av prosjekter

2 Erfaringer ? SLIK ?? Overoptimistiske tids- og kostnadsestimater ( -syndromet) Uavklart ressurstilgang Upresise mål - forskjellig virkelighetsoppfatning For liten gjennomføringsevne i organisasjonen ? Dårlige, eller manglende rutiner for prosjektarbeid i organisasjonen –planlegging, organisering, styring –oppfølging og rapportering Konkrete resultater, presis ansvars- fordeling, eksakte ferdigtidspunkter ELLER SLIK ?? v Tidsplanen holder v Budsjettet holder v Fleksibilitet, tilpasningsevne og effektiv ressursbruk v Godt samarbeid på tvers av organisasjonsgrenser v Motiverte og inspirerte medarbeidere med stor grad av kreativitet, “vi har det gøy” v Styringsgruppa fungerer bra

3 Prosjekt: Den sentrale metode for å organisere og gjennomføre utviklingsarbeid Brukes for å løse tidsavgrensede utfordringer Utgjør 2/3 av total virksomhet i norsk arbeidsliv og forvaltning

4 Linjeorganisasjon Beslutning om prosjekt Prosjektorganisasjon Evaluering Beslutning om varig virkning Prosjekt- start Prosjekt- slutt

5 Kilder til krav om endring og utvikling av studentrollen: Studentrollen Strukturendinger i arbeids-/næringsliv Økte krav om kvalitet og effektivitet

6 Kilder til krav om endring og utvikling av studentrollen: Studentrollen Strukturendinger i arbeids-/næringsliv Økte krav om kvalitet og effektivitet Stadige omorganiseringer

7 Kilder til krav om endring og utvikling av studentrollen: Studentrollen Teknologisk utvikling Strukturendinger i arbeids-/næringsliv Økte krav om kvalitet og effektivitet Stadige omorganiseringer

8 Kilder til krav om endring og utvikling av studentrollen: Studentutvikling Teknologisk utvikling Strukturendinger i arbeids-/næringsliv Ungdom med nye holdninger og forutsetninger Økte krav om kvalitet og effektivitet Stadige omorganiseringer

9 Målene med prosjektmodulen: 1.Gjøre deltakerne bedre i stand til å delta i planlegging, gjennomføring og evaluering av prosjekter 2.Gjøre deltakerne bedre i stand til å fylle sentrale roller i et prosjekt: prosjektansvarlig, prosjektleder, prosjektdeltaker 3.Bidra til at prosjekter skapt av studenter når sine mål

10 Utgangspunkt for opplæringen: Beslutning om å gjennomføre konkret prosjekt Ide- fase Plan- leggings- fase Gjennom- førings- fase Evaluerings- fase Samling Samling midtveis i prosjektet Samling ved avslutningen (1 dag) Veiledningstilbud

11 Hvordan lykkes med prosjekter? Konkrete mål Nok ressurser God organisering God planlegging

12 Prosjektplan eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Prosjekt- teori

13 Prosjektplan eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Prosjekt- teori Prosjekt- organisering Organisere eget prosjekt

14 Prosjektplan eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Prosjekt- teori Prosjekt- organisering Krav til målformulering Organisere eget prosjekt Formulere mål for eget prosjekt

15 Prosjektplan eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Prosjekt- teori Prosjekt- organisering Krav til målformulering Milepæler og beslutnings- punkter Organisere eget prosjekt Formulere mål for eget prosjekt Lage mile- pælplan for eget prosjekt

16 Prosjektplan eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Prosjekt- teori Prosjekt- organisering Krav til målformulering Milepæler og beslutnings- punkter Risikoanalyse Organisere eget prosjekt Formulere mål for eget prosjekt Lage mile- pælplan for eget prosjekt Gjennomføre risikoanalyse for eget prosjekt

17 Krav til innhold i prosjektplan: Målsettinger Organisering Milepæler Ressursbruk Tiltak som følge av risikovurdering

18 Styringsgruppe Prosjektansvarlig Prosjektleder Referanse- gruppe Prosjekt- gruppe Prosjekt- gruppe Oppdragsgiver Prosjekt- gruppe

19 Prosjektplanleggingens 5 faser: Sette mål - hva man ønsker å oppnå

20 Prosjektplanleggingens 5 faser: Sette mål - hva man ønsker å oppnå Veivalg - hvordan målene skal nås

21 Prosjektplanleggingens 5 faser: Sette mål - hva man ønsker å oppnå Veivalg - hvordan målene skal nås Ressurser - bestemme typer og mengde som behøves

22 Prosjektplanleggingens 5 faser: Sette mål - hva man ønsker å oppnå Veivalg - hvordan målene skal nås Ressurser - bestemme typer og mengde som behøves Organisere - bestemme fordeling av ansvar og myndighet

23 Prosjektplanleggingens 5 faser: Sette mål - hva man ønsker å oppnå Veivalg - hvordan målene skal nås Ressurser - bestemme typer og mengde som behøves Organisere - bestemme fordeling av ansvar og myndighet Aktivitets- planlegge - formulere hva som må gjøres, når det skal gjøres, hvem som skal gjøre det

24 Krav til målsettinger: S – Spesifisert, må beskrive resultat

25 Krav til målsettinger: S – Spesifisert, må beskrive resultat M – Målbart

26 Krav til målsettinger: S – Spesifisert, må beskrive resultat M – Målbart A – Akseptert av de involverte

27 Krav til målsettinger: S – Spesifisert, må beskrive resultat M – Målbart A – Akseptert av de involverte R – Realistisk, men noe å strekke seg etter

28 Krav til målsettinger: S – Spesifisert, må beskrive resultat M – Målbart A – Akseptert av de involverte R – Realistisk, men noe å strekke seg etter T – Tidsbestemt når målet skal være nådd

29 Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen

30 Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen Beregne sannsynlighet for at hver faktor vil inntreffe

31 Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen Beregne sannsynlighet for at hver faktor vil inntreffe Beregne konsekvensene av hver faktor dersom den inntreffer

32 Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen Beregne sannsynlighet for at hver faktor vil inntreffe Beregne konsekvensene av hver faktor dersom den inntreffer Finne de kritiske suksessfaktorene

33 Risikoanalysens 5 faser: Formulere tiltak for å redusere sjansene for å mislykkes Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen Beregne sannsynlighet for at hver faktor vil inntreffe Beregne konsekvensene av hver faktor dersom den inntreffer Finne de kritiske suksessfaktorene

34 Kvalitet Prosjektet Oppdrags- giver Forventning "Opplevelse" Kvalitet!

35 "Nivåer" av prosjektledelse i en organisasjon Prosjektledelse –Project Management Ledelse av prosjekter –Management of Projects Virksomhetsledelse gjennom prosjekter –Management by Projects Endringsledelse Enkeltprosjektet Prosjektrutiner i org.

36 Noen begreper vi ofte møter Kvalitetssikring Kvalitetssystem Kvalitetsledelse Kvalitetsstandarder Kvalitetsrevisjon Sporbarhet Avvik Korrektive tiltak

37 Kvalitetssikring "Alt som bidrar til kvalitet, men som vi vanligvis gjør for lite av!" Planlagte og systematiske tiltak som er nødvendige for å gi tiltro til at produktet/tjenesten oppfyller kvalitetskravene

38 Kvalitetssystem og -ledelse "Kvalitetssikringssystem" - "Kvalitetssikring satt i system" –Ledelsens styringsverktøy for å sikre og forbedre kvalitet –Skal vise (dokumentere) at definerte, vedtatte krav (standarden) oppfylles Kvalitetsledelse: Alle ledelsesfunksjoner knyttet til kvalitetssystemet –Politikk, mål, ansvar, iverksettelse osv.

39 Standarder og revisjon Standarder - standardisering –NS-ISO 9000 –Ingen ISO-standard for prosjektledelse (foreløpig) Sporbarhet –Feil og avvik må kunne spores tilbake til årsak/utgangspunkt Revisjon –Vise at man holder det man lover –For å sammenligne med andre –For å få og beholde sertifikat Da får vi vel lage vår egen?

40 Avvik "Et KS uten et opplegg for avviksregistrering er ufullstendig"

41 Hva bestemmer kvaliteten på vårt prosjektarbeid?

42 Utviklingsprosjekter sammenlignet med leveranse- prosjekter investerings- prosjekter sammenlignet med leveranse- prosjekter investerings- prosjekter

43 Personalet i den profesjonelle organisasjonen EtterSveiby og Risling: Kunnskapsbedriften, 1987 Profesjonell kompetanse Organisasjons- og leder- kompetanse "De profesjonelle" "Støtte- apparatet" ("Forvalterne") Lederne Formelle og uformelle Linje og prosjekt Høy Lav Høy Lav

44 Rapportering i forhold til v Milepælene - er de nådd ? v Kvaliteten på resultatene - er den god nok ? v Ressursbruken - hvordan ligger vi an ? l Tidsbruk l Økonomi - hva er konskevensene av en eventuell overskridelse (spes. viktig i prosjekter med store investeringer (IT, bygg osv.) Fast månedlig rapportering!!!

45 Rapportering på ansvarskartet - rapporteringskriterier 1. Ressursbruken Hva er brukt Hvor mye jobb gjenstår 2. Tidsplanen Holder fristene for milepælene Holder slutt-tidsfristen 3. Kvaliteten Hvis det er relevant 4. Ansvarskartet Følges ansvarskartet 5. Endringer/tillegg Omfang og konsekvenser 6. Ventetid Årsak og konsekvenser. Utdypning. 7. Spesielle problemer Årsak og konsekvenser. Utdypning.

46  Fullfør og avslutt prosjektoppgaven  Overfør produktet til brukerne  Utnytt prosjektresultatet  Oppløs prosjektgruppa  Sluttrapport  Sluttevaluering Prosjektavslutning, gevinstrealisering og læring “Ingen husker en effektiv start, alle husker, og merker, konsekvensene av en dårlig avslutning og videreføring! ”

47 Planlegging er en prosess Idé Planlegging og organisering Gjennomføring Avslutning Videreføring Prosjektavslutningen må også planlegges, organiseres og styres ! Gevinstrealisering Implementering

48 –Lever det bestilte produktet –Ofte behov for: Tettere oppfølging og kontroll –planlegg på et mer detaljert nivå –hold hyppigere prosjektmøter –lag Aktivitetsansvarskart ”dag for dag” for å sikre alle løse tråder –vurder om prosjektet trenger en annen kompetanse under avslutningen og videreføringen  Fullfør og avslutt prosjektoppgaven

49 - bygg bro mellom prosjektet og brukerne –Planlegg overføring til brukerne (målgruppa), sørg for aksept av sluttresultatet. Har vi hatt brukerne med hele veien, var de med å definerte prosjektets mål og rammebetingelser, vil de akseptere resultatet ? Sørg for en synliggjøring av ansvar for videreføring / implementering. Det kan være nyttig å utpeke en ansvarlig for overleveringen både i prosjektgruppa og i brukerorganisasjonen Sørg for en grundig og differensiert informasjon. Foreta en grundig gjennomtenking av informasjonen som skal gis til målgruppa for prosjektet - form og innhold avhenger av mottakerne. Prosjektrapporter - hvordan og og til hvem ? –Trenger vi et eget “innføringsprosjekt” i overgangen mellom prosjekt og drift ? Vurder behovet for opplæring, støttepersoner, orakeltjeneste –Vurder nødvendigheten av ekstra ressurstilgang  Overfør produktet til brukerne

50 Legg til rette for full utnyttelse. Lag gjerne en plan for gevinstrealisering. –hvilke gevinster skal tas ut når ? –beskrivelse og kvantifisering hentes fra kost/nytte-analysen - hva skal vi måle, når og i forhold til hva ? –hvilke beslutninger, tiltak og informasjon kreves for å få tatt ut gevinstene ? –hvem er ansvarlig for gevinstrealiseringen ?  Utnytt prosjektresultatet

51 Gjennomfør en gradvis overgang til andre oppgaver i nye prosjekter eller i linjen.  Oppløs prosjektgruppa

52   Sluttrapport - forslag til innhold Sammendrag Innledning –Prosjektbeskrivelse (Prosjektdirektiv) Målsetting –Planlagte resultater og virkninger (objektmål og effektmål) Gjennomføring –Beskrivelse av selve prosjektarbeidet –Oversikt, avvik fra planer –Gjennomførte aktiviteter med tidsforbruk –Samlet ressursinnsats Oppnådde resultater –Resultater i forhold til mål –Forslag til utnyttelse av resultatene Økonomi og lønnsomhet –Budsjett og regnskap –Lønnsomhetsvurderinger Forslag –Prioriterte forslag til handlinger og beslutninger som følge av prosjektet –Forslag til administrative endringer Sluttevaluering (selvstendig eller som en del av sluttrapporten) –erfaringer –forbedringsforslag - læring Dokumentasjonsoversikt –Produkt- og brukerorientert dokumentasjon –Intern, administrativ dokumentasjon (planer, rapporter og annet arkivverdig materiale) Etter Jessen 1998

53  Sluttevaluering v Ble målene nådd ? v Hvordan ble kvaliteten på prosjektresultatet ? v Ble tidsfristene overholdt - underveis og i forhold til planlagt sluttdato ? v Hvordan var ressursforbruket ? v Hvordan fungerte prosjektorganisasjonen ? (organisatorisk - samarbeidsmessig) v Styringsgruppa - Prosjektleder -Prosjektgruppa - Referansegruppa v Forholdet mellom prosjektet og linjeorganisasjonen ? v Hvilke metoder og verktøy ble brukt og hvordan fungerte de ? v Planlegging - Rapportering - Teambygging - Konfliktløsning v Prosjektleders hovedinntrykk av prosjektgjennomføringen v Forslag til prosjektfaglige forbedringstiltak Gjør erfaringene tilgjengelig slik at både individuell og organisasjonsmessig læring oppnås! Tips til den prosjektfaglige sluttevalueringen

54 Et utviklingsprogram for kvalitetssikring av prosjektvirksomheten Tema

55 Prosjektkvalitet Du har fått ansvaret for å heve og sikre prosjektkvaliteteten i din virksomhet. v Hva er de tre viktigste hovedtiltakene for å få dette til?

56 À Kvalitetspolitikk - Prosjekthåndbok –Kategorisering av prosjektene - Formelle krav for ulike kategorier prosjekter –Rutiner på prosjektstyringsområdet –Organisatoriske spilleregler - ansvarsfordeling –Verktøy, materiell, metoder m.v. for planlegging, kontroll og oppfølging av prosjektene Det er hensiktsmessig å ta utgangs-punkt i en mal for prosjektstyrings-håndbok.

57 Á Opplæring - aktuelle tema 1. Innføring i prosjekt som arbeidform 2. Grunnopplæring i prosjektledelse 3. Styringsgruppas og linjelederens ansvar og oppgaver i prosjektarbeidet. 4. Prosjektlederen som leder 5. Kost-nytte-vurderinger. 6. Kompetansegivende etterutdanning i prosjektledelse 7. Bruk av PC-verktøy i prosjektstyringen

58 ÂFokus på gevinstrealisering, evaluering og læring Aktuelle tiltak: –Planlegg gevinstrealiseringen mens prosjektet pågår –Forleng prosjektperioden inn i driftsfasen –Gjennomfør en grundig prosjektfaglig evaluering og sørg for læring gjennom spredning av prosjektresultater prosjektseminar / forum for prosjektledere / senior prosjektledere

59 Ã Ledelsesinvolvering Ansvar for sikring av virksomhetens prosjektkvalitet Rollen som medlem av Styringsgruppa Linjelederansvaret –forholdet til prosjektet –ledelse av prosjektledere –belønning av prosjektledere “Lederskole” gjennom prosjektledelse Deltakelse i prosjekter


Laste ned ppt "Kvalitetssikring av prosjekter. Erfaringer ? SLIK ?? Overoptimistiske tids- og kostnadsestimater ( -syndromet) Uavklart ressurstilgang Upresise mål -"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google