09.11.11 Nils Olai Heimark Læringsmiljøkonsulent 1 Vedtekter Møtegjennomføring Styret og styrearbeid Kulturmidler - søknad Bruk av bevilgede midler Diverse.

Presentasjon om: "09.11.11 Nils Olai Heimark Læringsmiljøkonsulent 1 Vedtekter Møtegjennomføring Styret og styrearbeid Kulturmidler - søknad Bruk av bevilgede midler Diverse."— Utskrift av presentasjonen:

1 09.11.11 Nils Olai Heimark Læringsmiljøkonsulent 1 Vedtekter Møtegjennomføring Styret og styrearbeid Kulturmidler - søknad Bruk av bevilgede midler Diverse Studenthuset Stødden, Skåregt. 125, Haugesund Kontaktmøte, rådgiving og opplæring: Studentforeninger med støtte fra Studentsamskipnaden Stord/Haugesund

2 Nils Olai Heimark2 Vedtekter –Formål –Sammensetning –Valg –Oppgaver –Økonomi/regnskap –Vedtektsendringer

3 Nils Olai Heimark3 Praktisk møtegjennomføring 1 4 Innkalling: –Skriftlig, hvem, hva, hvor, når (dato, kl. fra-til), mv. –Sendes pr. e-post, nummererte saker, –Referat fra sist møte, post inn/ut, orienteringer; gjerne fra komitéer, drøftingssaker / beslutningssaker 4 Eventuelt –Informasjon eller spørsmål –Forslag/tiltak som bør utredes NB: helst ikke vedtak! 4 Referat: sendes pr. e-post, kopi til samskipnaden@hsh.no samskipnaden@hsh.no

4 Nils Olai Heimark4 4 Sakspapir - informativt men kort: –Bakgrunn for saken, innledning, problemstilling, vurdering, forslag til vedtak 4 Leder er møteleder, sekretær skriver referat –Arkivere sakspapir, e-post, brev- inn/ut, referater, oppslag m.v. –Elektronisk / papir Praktisk møtegjennomføring 2

5 Nils Olai Heimark5 Styret - kollektivt ansvar 4 Lede organisasjonens virksomhet iht. vedtektene 4 Følge opp vedtak fra generalforsamling og medlemsmøter 4 Behandle/vedta årsmelding og regnskap, 4 Behandle/vedta handlingsplan og budsjett, 4 Etterse sunn økonomi, protokoll, arkiv, 4 Alle styremedlemmer er ansvarlige for vedtak som fattes og for arbeid som må gjøres, 4 Argumentere før et vedtak, følge lojalt opp vedtak 4 Varamedlemmer som innkalles, møter som medlem

6 Nils Olai Heimark6 Styrets sammensetning 1 4 Leder: –daglig ansvar, flink til å inspirere og delegere, –uttaler seg på vegne av styret/organisasjonen, –innkaller til møte, setter opp forslag til saksliste, –motta og fordele post, –forberede/fordele saker, –følge opp vedtak enten selv eller ved delegering, –“ansvarlig” for organisasjonens økonomi, –anvise/attestere inn- og utbetalinger, –lære opp ny leder, (IK: verv-innstruks) –skrive attest til styremedlemmer

7 Nils Olai Heimark7 Styrets sammensetning 2 4 Leder bør være: –”sulten” på utfordringer og oppgaver, –oppdatert; ”pumpe” tidligere leder for informasjon, hva er hvor, info-kanaler, hvem kontaktes osv, –inspirerende, kreativ, spørrende og søkende, –oppdatert; i situasjonen og saken, ha helhetsoversikt, se konsekvenser, –god til å innhente/gi info. fra/til styret/medlemmene, –en god ”lytter”, en å stole på, –en autoritet, men ikke autoritær!, –ryddig, pålitelig, tydelig og konsekvent, –raus med ros, men også krevende, være seg selv!

8 Nils Olai Heimark8 Styrets sammensetning 3 4 Nestleder: –rykker opp som leder ved forfall, –samarbeide nært med og avlaste leder, –ha stor oversikt og kunnskap om arbeidet –egne definerte oppgaver, –“leder-skole” og ikke “pensjonist” –lære opp ny nestleder, (IK: verv-innstruks).

9 Nils Olai Heimark9 Styrets sammensetning 4 4 Sekretær: –føre referat, –ta vare på og vedlikeholde arkivet papir/elektronisk, –lære opp ny sekretær, (IK: verv-innstruks) 4 Sekretær i samarbeid med leder: –i nnkalle til møter, forberede saker, –svare på brev/henvendelser, følge opp vedtak, –rapporter, årsmelding, handlingsplan. 4 Web-ansvarlig: –vedlikehold og utvikling av hjemmeside HSH, –journalist og fotograf –lære opp ny web-ansvarlig, (IK: verv-innstruks).

10 Nils Olai Heimark10 Styrets sammensetning 5 4 Økonomiansvarlig: –betale/sende regninger, kontroll, –føre regnskap, ryddighet og god oversikt, –utarbeide forslag til budsjett sammen med leder –lære opp ny økonomiansvarlig, (IK: verv-innstruks) 4 Materialforvalter: –utarbeide/oppdatere utstyrsoversikten, –etterse/vedlikeholde utstyret, –innhente pristilbud på utstyr, –kjøpe inn i samråd med leder/kasserer –lære opp ny materialforvalter, (IK: verv-innstruks).

11 Nils Olai Heimark11 Styrets sammensetning 6 4 Arrangements- /PR-ansvarlig: –ta kontakt med aktuelt sted, anlegg m.v. –utarbeide info. om tiltak/arrangement, HSH arrangementskalender, foreningens HSH hjemmeside i samarbeid med web-ansvarlig, –kontakte presse, informasjonssjef v/ HSH Svein Ove Eikenes, –lage plakater, løpesedler, oppslag, stands i vrimlearealet m/”roll-up”, –skaffe sponsorer og støtte, –lære opp ny arrangementansvarlig-/PR- ansvarlig, (IK: verv-innstruks).

12 Styrets sammensetning 7 4 Husansvarlig: –føre tilsyn med huset og området rundt, holde kontakt med HSH: Harald Kvinge (økonomisjef m/driftsansvar), –etterse/vedlikeholde huset, organisere dugnader, –lære opp ny husansvarlig, (IK: verv-innstruks). Nils Olai Heimark12

13 Reglement for tildeling av kulturmidler, 1 4 Studentsamskipnaden Stord/Haugesund (SSH) avsetter hvert år økonomiske midler som skal gå til studentaktiviteter ved høgskolene på Stord og i Haugesund. SSH gir økonomisk støtte til studentaktiviteter som har som formål å bedre studentmiljøet og som fremmer studentenes sosiale, intellektuelle og personlige utvikling. 4 For 2011 er det satt av til sammen ca kr 100.000 og hovedsøknadsfrist er 1. februar / gjennom året. 4 Vi går inn for gode og aktive studentmiljø på Stord og i Haugesund. Gode studentaktiviteter bidrar til økt kontakt studentene i mellom, økt trivsel og kan være en stimulans til at studiene blir gjennomført på en god og effektiv måte. Det er felles retningslinjer for studentaktiviteter på Stord og i Haugesund. Nils Olai Heimark13

14 Reglement for tildeling av kulturmidler, 2 4 Alle lag og organisasjoner, som tilbyr studentaktiviteter og har minst 10 studenter som medlemmer kan søke. I tillegg kan studentaviser med redaktør og redaksjon søke om støtte. 4 Høgskolenes studentorgan (Studentparlament/studentråd) gis ikke tilskudd til utstyr og den daglige drift. Faglige organisasjoner søker Studentparlamentet/studentråd om støtte.  Undergrupper, f.eks. fotballgruppa i et idrettslag, søker om tilskudd gjennom hovedorganisasjonen. Nils Olai Heimark14

15 Reglement for tildeling av kulturmidler, 3 4 Drift, herunder utstyr og konferanser: Løpende utgifter som f.eks. telefon, porto, kontorrekvisita, kopiering/ trykking og kontingenter. Nødvendig utstyr for aktiviteten, drakter, baller, noter m.v. Det gis normalt ikke støtte til veggfast utstyr og møbler. Dette bør være høgskolenes ansvar.  Utgifter til faste årlige møter, konferanser eller turneringer tas med. Nils Olai Heimark15

16 Reglement for tildeling av kulturmidler, 4 4 Enkeltarrangement: Det gis støtte til et ”bli kjent” arrangement i 1. semester og til et sosialt fellestiltak under studieturer. Det gis ikke støtte til festpregede arrangementer. Kulturutvalget har gitt sekretær fullmakt til å bevilge støtte på normalt inntil kr. 25,- pr. deltaker ved ”bli kjent”-arrangement og støtte på normalt inntil kr. 50,- pr. deltaker til sosialt fellestiltak under studieturer over flere dager 4 Studietur/praksis til ”fjerne himmelstrøk”: Studenter som reiser til utlandet og som gjennomfører studietur eller praksis kan søke om støtte til å lage en presentasjonsfilm eller PPP-presentasjon/digital presentasjon av stedet, studieturen og/eller praksisopplegget. Støtten utbetales etter at ”produktet” er vist for studentene på studiestedet etter hjemkomsten. Nils Olai Heimark16

17 Reglement for tildeling av kulturmidler, 5 4 BRUK AV BEVILGEDE MIDLER: Økonomisk støtte til studentaktiviteter kan ikke brukes som gaver. Unntak er blomster/gaver inntil kr. 200,-. 4 Organisasjoner som mottar tilskudd fra SSH må opplyse om dette i regnskap og årsmeldinger, på nettside, oppslag og medlems-, styre-/årsmøter. 4 Utstyr innkjøpt av tilskuddsmidler kan ikke omsettes eller gis bort uten at skriftlig godkjenning er gitt fra SSH. 4 Dersom organisasjon legges ned eller ikke lenger tilbyr aktiviteter, skal utstyr og revidert regnskap for sist driftsperiode og gjenstående midler, overføres SSH. Nils Olai Heimark17

18 Reglement for tildeling av kulturmidler, 6 4 Ved behandling av den enkelte søknad, blir det lagt vekt på gode og informative søknader. Det tas hensyn til god og ansvarlig drift, antall medlemmer, medlemskontingent og egeninntekt, aktivitetsnivå/møtefrekvens, m.v. 4 Det blir lagt vekt på aktivitetens kvalitet og at studentforeningen har en informativ og oppdatert HSH studentforeningshjemmeside. Viktig å jevnlig bruke ”Aktivitetskalenderen” for å informere om arrangement, treningstider, konserter m.v. til dagens og kommende HSH studenter. Nils Olai Heimark18

19 Reglement for tildeling av kulturmidler, 7 4 Søkere må presentere et nøkternt og realistisk budsjett når det gjelder utgifter og inntekter. Søkere får ikke lavere tildeling pga. tidligere driftsmidler ikke er opp brukt. 4 Dersom det er gitt støtte til aktiviteter som enten ikke blir gjennomført eller som bare delvis blir gjennomført, kan støtten reduseres ved senere tildeling. 4 Det kan søkes om omprioritering av bevilgede midler. 4 Dersom en søker om støtte til langsiktige prosjekter/ investeringer over flere år, må dette framgå av søknaden. Nils Olai Heimark19

20 Reglement for tildeling av kulturmidler, 8 4 Utbetaling og kontroll: Det er SSH som sender vedtaket til søker sammen med skjemaet ”Krav om utbetaling av bevilgede midler”. Dette returneres og støtten utbetales fra SSH. 4 Tilskudd over kr. 20.000,- deles og halvparten utbetales om våren og resten om høsten. SSH fører tilsyn med bruken av tilskuddet og kan kontrollere reviderte regnskap og bilag evt. med hjelp av egen revisor. 4 Det er en forutsetning at studentlag som mottar støtte deltar på SSHs kurstilbud i styre-, budsjett- og regnskapsarbeid. Fravær kan medføre at stønads- beløpet til aktuell organisasjon i framtiden blir redusert. Nils Olai Heimark20

21 Bruk av bevilgede midler fra SSH, 1  Kunnskapsdepartementet har gitt oss føringer på økonomiske tilskudd, både i brev og i den nye samskipnadsloven. I forbindelse med kontaktmøtet vil vi presisere følgende krav for bruk av midler gitt av SSH: Nils Olai Heimark21

22 Bruk av bevilgede midler fra SSH, 2 4 Studentforeninger søker SSH v/ Kulturutvalget om støtte hvert år (01.02.)med grunnlag i handlingsplan og budsjett. Pengestøtte som studentforeninger har fått fra SSH kan kun brukes til det som det er søkt om, og ikke til andre arrangement eller tiltak. Hvis studentforeningen ønsker å omprioritere midlene til andre tiltak/arrangement, skal det sendes skriftlig søknad (e-post) til SSH (samskipnaden@hsh.no)om det.samskipnaden@hsh.no 4 Studentforeninger kan ikke bruke midler de har fått av SSH til å subsidiere arrangement/ servering/ konsertbilletter el. til andre enn studenter (jfr ny lov om studentsamskipnader). Nils Olai Heimark22

23 Bruk av bevilgede midler fra SSH, 3 4 Studentforeninger har ikke anledning til å gi bort penger de har mottatt av SSH, eller gi støtte til andre arrangører/organisasjoner, selv om det kan være gode formål for studentene. 4 2-pris system: Dersom andre enn studenter deltar, skal disse betale ”markedspris”. 4 Studentforeninger må ha ajourført regnskap og skal holde SSH orientert om økonomisk status. 4 Studentforeninger skal bruke HSHs Arrangements- kalender og ha ajorførte HSH-web-sider for å få utbetalt støtte. Nils Olai Heimark23

24 Bruk av bevilgede midler fra SSH, 4 4 I tillegg til disse kravene, og som generell huskeregel, vil vi legge til at: Hvis dere er i tvil, så spør oss! 4 Vi ønsker å hjelpe og støtte dere, men det forutsetter at dere tar kontakt hvis dere er i tvil om hva som er innenfor retningslinjene. Vi stiller selvsagt også opp for å informere på forespørsel. 4 samskipnaden@hsh.no, tlf 52 70 28 70 samskipnaden@hsh.no 4 nils.heimark@hsh.no, tlf 52 70 28 72 og 932 96 275 nils.heimark@hsh.no Nils Olai Heimark24

25 Årshjul, viktige datoer, aktiviteter m.v. 4 Vår 4 Skrive søknad om økonomisk støtte SSH, handlingsplan, budsjett, utstyrsoversikt m.v. 4 Web-møte 4 1. februar søknadsfrist 4 Utdanningsmesse HSH 4 8.-9. feb. LMK i Rosendal 4 Utbetaling 50% støtte 4 17. mai: Kapproing, folketog 4 Planlegge og søke støtte til semesterstarttiltak 4 Åpen skole; besøk av søkere 4 Skrive ½ årsrapport 4 Høst 4 Krav om utbetaling 50% 4 Info-stand semesterstart 4 Arrangement for nye studenter 4 Studentkonferansen SSH 4 Kontaktmøte SSH 4 Web-møte 4 Skrive årsmelding og revidere regnskap. 13.05.09 Nils Olai Heimark25

26 Nyttig info, spørsmål? og lykke til! 4 Semesterstart, info, aktiviteter og tiltak 4 Posthyller i HSHs Ekspedisjon 4 ”Arkiv-utstyrsskap” i u-etg. 4 Filmkamera for utlån 4 Stand: Roll-up, SSH 3.etg. sør/øst, bord 2.etg. v/bro 4 ”Prisen”, 3. finalister, inntil kr 25.000 til vinneren: Jury: Leder SP, leder SSH, leder KU, rektor og dir. SSH Nils Olai Heimark Læringsmiljøkonsulent 26