Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Bjørn Tore Eriksen, Product Manager

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Bjørn Tore Eriksen, Product Manager"— Utskrift av presentasjonen:

1 Bjørn Tore Eriksen, Product Manager
Ekspedering i 360° Bjørn Tore Eriksen, Product Manager Kunnskapsfrokost 15/4-2015 Kort intro: Jobbet i SI i nesten 20 år i produktutviklingsavdeling som utvikler, nå ansvar for utvalgte moduler, bla ekspedering

2 Agenda Elektronisk ekspedering – Hvorfor? Mulige gevinster
Ekspedering i 360° Muligheter og funksjonalitet Sikker Digital Post for Innbyggerne Hvorfor skal dere bruke elektronisk ekspedering? Vi ser litt på mulige gevinster ved innføring av elektronisk ekspedering Hvordan brukes ekspedering i 360 Muligheter i ekspederingsmodulen Sikker Digital Post for Innbyggerne, fortelle kort om hvordan dette ser ut fra vår side

3 Elektronisk ekspedering – hvorfor?
Krav om at det offentlige skal ha elektronisk kommunikasjon som førstevalg til innbyggerne Men det er ikke dette som burde være fokuset – elektronisk kommunikasjon er smart av flere grunner uten at vi trenger et pålegg

4 Elektronisk ekspedering – hvorfor?
Enklere Avsender, innbyggere, næringsdrivende, forvaltning Sikkerhet Mottaker, avsender, innhold Konkurranse Roger Schjerva, IKT-Norge, Dagbladet 8.feb: ”Digitaliser eller dø” Kostnader Jan Tore Sanner, Kommunal og Moderniseringsminister Fokus på forenkling, både i prosesser og for saksbehandlere. Gi administrator/arkivarer/ledere mulighet for oversikt og kontroll Sikre at innholdet kommer frem til rett mottaker, at mottaker vet hvem brevet kommer fra og at innholdet er korrekt og ikke lest av andre Mest for det Private, men også det offentlige blir påvirket, fokuset fra media, innbyggere og næringsliv som forventer bedre service og mer effektiv forvaltning Der vi er nå kan det kanskje sammenlinkes med broken av kort for betaling for noen år siden. For ekspedering gjelder det å flytte volum over fra papir til elektronisk Fokus på kostnadseffektiviserende tiltak, kostnadsbesparelser gir mulighet for økt servicenivå «Jan Tore Sanner: 125 millioner brev og én milliard på porto» - DIFI har bare 40 millioner – er det DIFI som ikke tør å ta i - eller Sanner som overdriver?

5 Kostnadsbesparelser ved elektronisk ekspedering
Modellen er utarbeidet av Posten Norge og tar utgangspunkt i detaljerte beregninger gjort av København kommune. Bruk av elektronisk ekspedering er en enkel måte å spare kostnader på. Samtidig ser vi at dette er et skritt på veien til å bli full-elektronisk der virksomheter i mye større grad kan gjennomføre full selvbetjening for sine kunder/innbyggere Vi har kommet langt med elektronisk utsendelse; vi har mange kanaler for å nå mottakerne og har mange kunder som bruker dette i dag. En utfordring er å få de store massene – tilnærmet alle – til å begynne å bruke en digital postkaase. Her vil det hjelpe at alle drar I same retning – jo flere som beginner å bruke elektronisk utsendelse, jo flere vil ønske å opprette en digital postkasse. De privtae aktørene jobber hardt for å øke antallet – rett før påske passerte DigiPost 500’ og eBoks har ca 200’. Mange sitter nok å venter på at de får noe igjen for å begynne å bruke “nok en postkasse”, men når alle I det offentlige beginner å kunne kommunisere med dem der er det veldig sannsynlig at antallet vil øke

6 Ekspedering – hva er det?
Metadata Endre dokumentstatus: Reservert – Godkjent – Ekspedert – Journalført Håndtere filer Levere korrekte filer sikkert til korrekt mottaker Vi har hatt begreper som ekspedering i sak og arkivsystemer i lang tid. Dette har i stor grad dreid seg om håndtering av statuser på dokumentkortet. Det har vært en måte å styre prosessen i systemet. Hvem skal gjøre noe, saksbehanlder, leder, arkivar, og hvem har lov å gjøre det Ved elektronisk ekspedering utvides dette til også automatisk håndtering av filene og sørge for at de kommer frem til mottaker på en sikker måte I en tradisjonell manuell behandling er det en rekke manuelle prosesser som inngår. I en elektronisk ekspedering er stegene automatisert, vi skaper en sømløs integrasjon til post (elektronisk eller fysisk) fra sak- arkiv

7 Elektronisk ekspedering – enkelt og oversiktlig
Ikke noen store endring fra saksbehandlerprosess uten elektronisk utsendelse – Det er enkelt og oversiktlig Filer kan være Word, PDF’er eller andre typer filer Vi har en mottaker Når saksbehandler er ferdig med dokumentet starter ekspederingsprosessen Velg ekspeder – kan velges fra dokumentkortet men også oversiktslister der det er naturlig, inkludert outlook Kanal velges basert på mottakerinformasjon, saksbehandler kan velge blant de kanaler som er tilgjengelige Når ekspederingen er utført vises det på mottaker status og kanal og med link til de faktiske filene som ble sendt Filene er oppdatert til PDF Dokumentstatus er endret

8 Kanaler, muligheter og krav
Status Til Utskrift Krav Epost SP6  Alle kontakter Nei Ingen Digipost SP6  Ja Orgnr for bedrifter (ikke krav for utskrift) KS Svar Ut Alle kontakter, AltInn FødselsNr, OrgNr (ikke krav for utskrift) EDU/Best Forvaltning OrgNr SDP Venter på DIFI Testversjon klar Privatpersoner FødselsNr SP7 Upd03 La oss se på hvilke kanaler vi har for å nå mottakerne – hvordan kan vi sende filer automatisk. Og hvilke forutsetninger har vi på de forksjellige kanaler og hva støtter de Epost – vanlig epost ikke regnet som sikker nok – er laget tilpasninger som krypterer og signerer innholdet. DigiPost – alterntativ til å vente på SDP. Tilgjengelig nå – håndterer privatpersoner og bedrifter, har bedriftspostkasse så svar kan lastes ned, krever ikke, men kan bruke FNr KS SvarUt – leverer til AltInn , håndterer også bedrifter og organisasjoner, kan skrive ut basert på kun adresse EDU / Best – Leverer direkte til mottakers Saks- Arkivsystem. Krever per I dag en komplisert infrastruktur, men DIFI jobber med forenklinger på infrastruktur. Sikker Digital Post – Vi har testversjon klar, skjermbilder var fra faktisk test. Venter nå på klientbibliotek for anbefalt versjon fra DIFI. Sannsynlig leveranse før sommeren

9 Sikker Digital Post til Innbyggerne
Roller og kanaler Avsender Meldingsformidler Postkasse Mottaker 360 Ekspedering Sikker Digital Post til Innbyggerne KS SvarUt EDU / Best Tradisjonelt: Avsender, Posten leverer brevene i postkassen til mottaker Vi har de samme rollene, men i noen tilfeller ser vi ikke den gamle meldingsformidleren. Når Ekspederingsmodulen blir installert får man med muligheten for å sende filer via epost direkte til mottaker Vi har også en egen modul som kommuniserer direkte til DigiPost. Her er det viktig å være klar over at vi snakker direkte med DigiPost og at dette IKKE er den nye offentlige standarden «Sikker Digital Post til Innbyggerne», men for mottakeren er det samme brukeropplevelse og funksjonalitet. «Sikker Digital Post til Innbyggerne» introduserer en egen meldingsformidler der postkassen enten er DigiPost eller eBoks. Utover dette tilbyr Sikker Digital Post omtrent det samme som DigiPost; varsling, mulighet for Print og en sikker måte å kommunisere med mottaker. Men til forskjell fra DigiPost krever SDP bruk av Fødselsnummer og støtter kun privatpersoner KS SvarUt er en meldingsformidler som har eksistert en stund; frem til nå har de levert meldinger både til firmaer og privatpersoner til AltInn – men jobber nå med å legge inn støtte for kall til SDP for privatpersoner. SvarUt krever fødselsnummer/organisasjonsnummer for elektronisk levering, men kan gjøre utskrift uten dette. I tillegg finnes EDU/Best som en standard for utveksling av dokumenter mellom saks- arkivsystemer. Disse meldingen leveres direkte inn i mottakers sak- arkivsystem, men har i dag en komplisert infrastruktur med mange begrensninger. Forenkling og forbedring av infrastrukturen er noe DIFI jobber med som dere hørte i forrige innlegg

10 Ekspedering, mer enn bare meldingsformidling
Automatisering, arbeidsflyt og prosesser Automatisk valg av kanal Dokument-, Ekspederingsdato Individuelle brev v/flere mottakere Format konvertering (PDF) Elektronisk signatur/sertifikat Forhåndsvisning Logging Mange måter å nå mottaker Overvåkning / Status 360° BL Ekspedering SDP SvarUt DigiPost Epost Kanaler For sluttbruker ønsker vi at elektronisk ekspedering skal fremstå så enkelt som mulig. Noen hovedpunkter er Automatisk utsendelse gjennom arbeidsflyt og prosessmotor Automatisk valg av kanal basert på konfigurering av kanaler og mottakerinformasjon Mulighet for sentralisert utsendelse Generering av individuelle brev til mottakere – behovet for dette vil i tiden fremover kunne minke da det jobbes med å lage nye standarder for brev basert på en elektronisk hverdag

11 Hva har skjedd - oversikt
En egen modul for overvåkning av tilstanden for ekspedering. Avhengig av hvilke moduler som blir benyttet er forskjellige søk tilgjengelig og modulen har muligheter for enkelt å gjøre tilpasninger på hva man ønsker oversikt over Modulen finnes på norsk – tok ut skjermbilde før den var oversatt

12 Hva er behovene for utsendelser
Hvem kommuniserer dere skriftlig med? Privatpersoner, bedrifter, forvaltningen Privatpersoner DigiPost, Sikker Digital Post til Innbyggerne Bedrifter DigiPost, SvarUt Forvaltning EDU / Best Datafangst Hvor svarer kundene deres, hvordan tar de kontakt? Det gir mening å kunne kommunisere med alle digital Det gir same prosess for saksbehandlere Større muligheter fro automatisering, f.eks automatisk utsendelse av godkjente brev Et annet poeng ved å ha elektrnoisk utsendelse er hvordan kundene deres ta kontakt med dere, hvordan de svarer på henvendelser. Software Innovation jobber også aktivt med hvordan jåndtere datafangst enklere, bedre og automatisere prosessene også her. Men allerede I dager det mulig å kunne forenkle prosessene ved mottak hvis kundene dere også kommuniserer digital med dere I større grad – noe en elektrnoisk utsendelse vil gjøre enklere

13 Ekspedering - Sikker Digital Post til Innbyggerne
Kun for privatpersoner Krever fødselsnummer Støtter varsling via epost og SMS Støtter utskrift, krever egen avtale med DIFI Kontakt- og reservasjonsregister og en meldingsformidler Inneholder varslingsinformasjon Inneholder ikke fysisk adresse for bruk ved utskrift! Til forskjell fra andre kanaler krever også utskrift fødselsnummer Sikker Digital Post til Innbyggerne er statens nye initiativ til hvordan det offentlige skal kommunisere med innbyggerne. Dette støtter altså kun privatpersoner og krever bruk av fødselsnummer. Som andre nyere slike kanaler støtter de varsling og utskrift. Men til forskjell fra andre som f.eks. KS SvarUt og DigiPost krever også utskrift bruk av fødselsnummer. Dette betyr at man ikke kan benytte kanalen for å få satt bort utskriftsjobb hvis man ikke kan skaffe fødselsnummer, og heller ikke bruke den for utskrift til bedrifter.

14 Sikker Digital Post til Innbyggerne – spørsmål...
Hvor lagres brevet/dokumentet? Hva skjer hvis mottaker ikke leser dokumentet de har fått melding om? Blir dokumentene slått sammen til en fil? Hvor lenge blir dokumentet lagret? Hvor sensitive brev kan sendes? Kan jeg som avsender vite på forhånd om brevet kan sendes? Er KS SvarUt koblet til sikker digital postkasse? Hvordan finner vi fødselsnummer til en mottaker?

15


Laste ned ppt "Bjørn Tore Eriksen, Product Manager"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google