Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Hvordan lykkes med overgangen fra papir til fullelektronisk arkiv og saksbehandling Hvorfor er dette så vanskelig og hvordan kan vi gjøre overgangen smidigere?

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Hvordan lykkes med overgangen fra papir til fullelektronisk arkiv og saksbehandling Hvorfor er dette så vanskelig og hvordan kan vi gjøre overgangen smidigere?"— Utskrift av presentasjonen:

1 Hvordan lykkes med overgangen fra papir til fullelektronisk arkiv og saksbehandling Hvorfor er dette så vanskelig og hvordan kan vi gjøre overgangen smidigere? Karin Habbestad Information Manager Statkraft Energi AS

2 side 2Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Hvem er jeg? Karin Habbestad Utdannet bibliotekar ved Statens Bibliotek- og informasjonshøgskole 1992 Kværner Engineering Nestleder Infosenteret / Support på store prosjekter Statkraft AS:1998–mai 2005 Avdelingsleder Informasjonsforvaltning Juni 2005 – mars 2008 Intranettredaktør 1. Mars 2008 – Information Manager i PG (Power Generation)

3 side 3Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Innhold Statkraftkonsernet – en kort orientering Flere forsøk på innføring av elektronisk arkiv i Statkraft Hva er viktig å konsentrere seg om Veien fra papir til elektronisk dokumenthåndtering Arkivarens nye roller Mange nye ord og hva betyr de egentlig? Nytt regelverk og ISO 15489

4 Statkraftkonsernet Størst i Europa innen fornybar energi Produserer og utvikler vannkraft, vindkraft, gasskraft, solkraft, biokraft og fjernvarme 277 kraft- og fjernvarmeverk med en samlet installert effekt på rundt MW Vannkraftverkene har en samlet produksjonsevne på litt i overkant av 50 TWh årlig Satser på innovasjon og utvikler marin energi, saltkraft og andre nye energiløsninger Betydelig aktør på de europeiske energibørsene og har spisskompetanse innen fysisk og finansiell krafthandel side 4Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

5 Statkraftkonsernet forts Leverer strøm og varme til om lag kunder i Norge og Sverige Eier 67 % av overføringskabelen Baltic Cable mellom Sverige og Tyskland Bygger ut vannkraft i vekstmarkeder utenfor Europa gjennom selskapet SN Power Over 100 års erfaring som leverandør av ren energi Heleid av den norske stat Konsernet hadde i 2009 en omsetning på 26 milliarder kroner 3400 medarbeidere og virksomhet i over 20 land side 5Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

6 side 6Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Statkraft som arkivskaper Statkraft er 100% eid av staten, men drives 100% etter forretningsmessige prinsipper Ingen krav i forhold til Arkivloven Må ikke følge NOARK eller Offentlighetsloven Det er ingen spesielle lover eller regler som gjelder spesielt for kraftsektoren når det gjelder fagområdet dokumenthåndtering. Det gis krav til dokumenthåndtering i bl.a. aksjeselskapsloven, arbeidsmiljøloven, bokførings- og regnskapslovgivningen, hvitvaskingsloven og personopplysningsloven ISO gir overordnede føringer

7 side 7Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Arkiv- og dokumenthåndtering i Statkraft 1 arkivar (Statkraft AS) med ansvar for Sakarkiv 1 Information Manager (Statkraft Energi AS) Arkiv-/dokumenthåndteringsansvarlige i hver region 4 regioner i Norge, 1 i Sverige og 1 i Tyskland/UK Information manager har fagansvar for regionsansvarlige

8 side 8Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Hva har skjedd i Statkraft?  1992 Statkraftverkene deles og det blir opprettet to statsforetak. Kraftproduksjonen legges til Statkraft SF, overføringsnettet til Statnett SF.  Stort papirarkiv som blir delt  Første forsøk på å innføre elektronisk arkiv  oktober blir Statkrafts virksomhet omorganisert fra statsforetak til aksjeselskap og konsernet Statkraft AS etableres. Staten eneeier  Andre, tredje og fjerde forsøk på å innføre elektronisk arkiv

9 side 9Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 En liten kuriositet Informasjonseksplosjonen er kraftig. Faglig og vitenskapelig informasjon vokser eksponentielt og fordobles hvert femte år. Denne utviklingen kan illustreres slik: De 10 bud bestod av 297 ord Den amerikanske uavhengighetserklæringen bestod av 300 ord Et EU-direktiv vedr. eksport av egg består av ord

10 Elektronisk dokumenthåndtering – hvorfor er dette et slit å få til? Ikke sterk nok fokus fra ledelsens side Ikke tydelig nok i bedriftens overordnete strategier Manglende visjoner og målsetting Personlig vegring Jeg vil ikke (les: orker ikke lære noe nytt, jeg vil jobbe som jeg alltid har gjort) Jeg vil ikke at alle skal se mine dokumenter (les: jeg er litt usikker) Det er ikke min jobb å arkivere (les: jeg har viktigere ting å gjøre) Og mange andre vikarierende argumenter side 10Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

11 . Ikke helt på skinner med forretningsprosessene Systemtekniske feil Begrensninger i systemet side 11Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

12 1. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Hvordan gikk det? Ganske dårlig Fordi: Ble bestilt av innkjøpsavdelingen. Hyllevare. ”Vi kjøper systemet først, så får brukerne lære seg å bruke det” Hver region sin database – ikke innsyn på tvers av organisasjonen side 12Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

13 2. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Hvordan gikk det?  Veldig dårlig – prosjektet ble terminert og delt opp i 4 mindre prosjekter Hvorfor? Prosjektet vokste utover alle grenser Altfor mange involverte med liten kompetanse på fagområdet (men som selvsagt mener å inneha denne kompetansen) For dårlig forankring i ledelse og organisasjon side 13Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

14 3. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Hvordan gikk det? Bedre enn de to andre gangene Hvorfor? Liten prosjektgruppe med riktig sammensatt kompetanse Tett samarbeid med leverandør Større vilje og forståelse i organisasjonen – spesielt i Produksjonsdivisjonen side 14Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

15 4. forsøk på innføring av elektronisk arkiv Pågår nå Vi er spent på hvordan dette går Hva har vi lært av tidligere prosjekter? Vi må ha: Forankring – forankring - forankring Klar visjon og målsetting Klare avgrensninger Tydelige hovedstrategier side 15Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

16 side 16Multiteam Brukerdagene Sandvika april forsøk på innføring av elektronisk arkiv Handler ikke om system men 90% organisasjonsutvikling 10 % system Opplæring i informasjonsforståelse Hvorfor Hvordan For hvem osv

17 Hvordan bør dette gjøres? Overordnet forankring Deltakelse i strategimøter med ledelsen (i det minste få komme med innspill) Strategien skal plassere arkivtjenesten som et av flere strategiske virkemidler for konsernet til å oppnå sine strategiske mål Strategien knyttes direkte opp mot konsernets overordnede mål Arkivstrategien må eies av konsernledelsen og forvaltes av Arkivtjenesten. Utarbeide klar visjon / målsetting side 17Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

18 forts Klare avgrensninger Eks. ikke regnskapsdokumentasjon og annen informasjon som konsernet finner mer hensiktsmessig lagres i fagsystemer Forbered organisasjonen Foreta prosess- og behovsanalyser Involvér folket – informér og lytt side 18Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

19 Arkivtekniske forberedelser Sakarkiv (all forretningskritisk dokumentasjon)  Vurdere  skarpt periodeskille på saksarkivet  registrere alle eksisterende saker med henvisning til det fysiske  hvorvidt man skal skanne inn alt eller kun skanning ved forespørsel side 19Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

20 forts. arkivtekniske forberedelser Dokumentarkivet – alt det andre…  Utarbeid enkle kjøreregler  Definér hva som skal forventes å gjenfinnes i dokumentarkivet, eks. møtereferat hvor beslutninger er tatt  Opptil den enkelte å vurdere hvorvidt en del dokumentasjon skal lagres sentralt side 20Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

21 Systemet  Brukervennlighet må stå i høysetet  Integrerte maler  Metadata eks.  Tittel, Emneord, Type, Prosjektnr., Arkivnøkkel? +++  Roller må defineres  Enkle tilgangskontrollmatriser  Mailintegrasjon  Integrasjon med andre fagsystemer side 21Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

22 side 22Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Eksempler på en arkivars mange roller i en elektronisk hverdag Kvalitetssikring (av lov- og regelverk, rutiner og saksbehandling) Nettredaktør/Informasjonsarkitekt Utvikle og strukturere nettsider Informasjonsspesialist Rådgiver/Konsulent Formidle egen kompetanse Opplæringsansvarlig

23 side 23Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

24 side 24Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Hva er viktig – hvor ta tak? Forstå forretningsprosessene Sett deg inn i hvordan folk jobber, knytt kontakter Bruk forretningsforståelsen til å sette opp systemene riktig Skap en enklere hverdag for folket Compliance - Følge lover, regler og standarder Sett deg inn hva som gjelder og bruk det for hva det er verdt!

25 side 25Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Compliance - Hva er nå det? ”Compliance” betyr egentlig etterlevelse eller overholdelse av regler Mye av grunnlaget for å være ”compliant” er at organisasjonen kan redegjøre for hvem som tok hvilke beslutninger på hvilket tidspunkt og samtidig kan dokumentere hvorfor man tok beslutningen.

26 side 26Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Hva er viktig forts. Lag en enklere hverdag for deg og andre som jobber med/drifter systemet/ene Du må forstå kompleksiteten i systemintegrasjonen, dvs. mest mulig oppdateringer av felles grunnlagsdata på et sted Få folk til å dra nytte av systemet Lær folk enkle nyttige triks for lagring og gjenfinning – bruk systemet! Fornøyde brukere Det får du ved å opptre profesjonelt og sikkert (driv gjerne en aktiv ”pp-tjeneste”) Få folk til å forstå at dokumenthåndtering er en prosess i prosessen

27 side 27Multiteam Brukerdagene Sandvika april Lær deg å utarbeide kravspesifikasjoner Bidra med faglig kunnskap inn der hvor beslutninger skal fattes Trykk på med compliance - det du kan om SOX, Eurosox, NOARK, Moreq, Offentlighetsloven +++ Skaff deg et nettverk utenfor egen bedrift som du kan utveksle erfaringer med – sug til deg kunnskap! Vær løsningsorientert, ikke problemorientert - Ikke syt og klag – bidra!

28 side 28Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Hva er viktig fokus? Hva ønsker vi å gjøre, å arbeide med ? KLARGJØRE forståelsen og betydningen av dokumenthåndtering/ informasjonshåndtering SIKRE bedriftens virksomhetshukommelse FORBEDRE informasjonskvaliteten ØKE topp- og bunnlinje med flere %

29 side 29Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Ny rolle Bidragsyter til etatens/virksomhetens suksess. Pådriver til enhetlig informasjonsbehandling. Medspiller til informasjonsgjennfinning Bistand til saksbehandlere / brukere Kommissærer for beste praksis Ikke lenger overvåker av saksbehandler / brukere (restanser mm), men veileder og kvalitetssikrer

30 side 30Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Ny rolle forts. Arkivarene eier de nye søkemotorene ! Arkivaren er ansvarlig for hovedintegratoren i virksomheten! Arkivaren er en av fler som ser etter muligheter for gevinst!

31 side 31Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 ”Vill ni se en stjärna, se på mej” ! (Zarah Leander) Vis hvem du er og hva du kan! Heng deg på i alle sammenhenger der det er snakk om elektronisk dokumenthåndtering! Opparbeid deg god IT-kunnskap og bli spesialist på EDM! Lær deg ”butikken” Lær deg enkle triks innenfor pedagogikk og psykologi Vær hyggelig og blid Få deg alliansepartnere

32 side 32Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Fra kvantitet til kvalitet

33 side 33Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 MÅL! Integra- sjoner mot andre systemer Mange skjær i sjøen mot målet ! Strategi, styrende dokumenter Nye versjoner, systemutvikling Opplæring og informasjon Drift og vedlikehold Samhandling internt og eksternt

34 side 34Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Records Management Document Management Content Management Enterprise Content Management Knowledge Management Information Management Business Intelligence Ligger svarene i noen av begrepene nedenfor?

35 side 35Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Overordnete forretningsstrategier og - mål Teknisk infrastruktur, hardware og drift av systemer Information Management = forvaltning av intern/ekstern informasjon IM Knowledge Management = både strukturert (eksplisitt) og human (taus) kapital i organisasjonen KM Enterprise Content Management = innholdshåndtering for hele virksomheten CM Content Management = innholdshåndtering Document Management DM = dokumenthåndtering Records Management RM = arkivdanning Business Intelligence BI = beslutningsstøtte

36 side 36Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 Kort og oppsummert om trendordene Document Management =Dokumenthåndtering, behandling av alle typer dokumenter, både arbeidsdokumenter og arkivdokumenter Content Management =Innholdshåndtering, behandling av all type innhold (dokumenter og data) i en organisasjon Knowledge Management = Kompetanseledelse, bevisst utvalg og forvaltning av eksplisitt informasjon og human kapital Information Management = Innformasjonsstyring, styring av virksomhetens interne informasjon og kontakt utad (Internett, tilgang til ekstern informasjon) Records Management =Arkivbehandling, håndtering av arkivverdig dokumentasjon Business Intelligence=Anvendelse av firma/markedsinformasjon, som underlag for viktige forretningsvurderinger og beslutninger

37 Aktuelt regelverk for privat sektor SOX (Sarbanes-Oxley Act) EuroSox - EUs 4., 7. og 8. direktiv ISO side 37Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

38 SOX SOX (underskrevet av Bush 30. juli 2002) oppstod i kjølvannet etter ENRON og Arthur Andersen skandalene i USA Gjelder for børsnoterte selskaper i USA Eksempelvis er Telenor børsnotert i USA (skal ha kostet dem millioner å rette seg etter SOX) side 38Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

39 SOX SOX består av 11 seksjoner og omfatter bl.a.  Krav til styresammensetning og kompetanse  Nye standarder for bokføring, finansiell auditering og revisjon  Krav til styremedlemmers og ledelsens troverdighet  Krav til revisorers uavhengighet  Krav til kommunikasjon  Etiske standarder  Etablering av Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) for å sikre at revisorbransjen overholder lovgivningen og standardene utvikles og tilpasses side 39Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

40 EUs 4, 7 og 8 direktiv (EuroSOX) Den europeiske varianten av SOX Omfattende regelverk for god risiko- og virksomhetsstyring Omhandler Regnskapsloven Revisjonsloven Aksje-/bokføringsloven Høringen er gjennomført, men ligger fortsatt i Finansdepartementet side 40Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

41 ISO – Information and documentation – Records management Den første internasjonale standarden som setter opp et sett med ”universelle” krav til en forsvarlig arkivdanning Den identifiserer de overordnede kravene til det organisatoriske rammeverket en forsvarlig arkivtjeneste skal virke under Helt overordnede krav til et elektronisk arkiv og til viktige elementer som må oppfylles for at man skal ha en forsvarlig arkivtjeneste side 41Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010

42 Viktig å vite Helt overordnede krav til arkivdanning Også systemkrav ISO Funksjonell kravspesifikasjon for et elektronisk arkiv Moreq (Model Requirements EU 2001 / 2002) Teknisk kravspesifikasjon for et elektronisk arkiv Noark-standarden side 42Multiteam Brukerdagene Sandvika april 2010 I et hierarki er forholdene mellom kravene følgende

43 side 43Multiteam Brukerdagene Sandvika april Takk for oppmerksomheten


Laste ned ppt "Hvordan lykkes med overgangen fra papir til fullelektronisk arkiv og saksbehandling Hvorfor er dette så vanskelig og hvordan kan vi gjøre overgangen smidigere?"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google