– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Miljø- og samfunnsansvar.

Presentasjon om: "– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Miljø- og samfunnsansvar."— Utskrift av presentasjonen:

1 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser MYNDIGHETENE DIFI OFFENTLIG SEKTOR INNKJØPS- NETTVERK LEVERANDØRER Presentasjon Region-og lederfora

2 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Myndighetene tar ansvar – fra ord til handling ….. 2006-2007 - Lov og forskrift om offentlige anskaffelser stiller krav om å ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljø 2007-2010 – Regjeringen utarbeider en handlingsplan for Miljø- og Samfunnsansvar i offentlige anskaffelser – utgitt av departementene MD – FAD og BLD. Direktoratet for forvaltning og IKT – Difi, oppretter et nasjonalt overgripende prosjekt for å implementere handlingsplanen i offentlig sektor Det opprettes en faglig støttetjeneste, et KNUTEPUNKT i hvert fylke/region, for å ivareta regjeringens intensjon – redusere miljøbelastninger fra anskaffelser, effektiv ressursbruk og bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv 2

3 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Formålet med regjeringens handlingsplan: At miljøbelastningen fra innkjøp av varer og tjenester skal bli så liten som mulig Å bidra til etisk forsvarlig produksjon, handel og forbruk En effektiv bruk av ressurser Å bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv 3 Handlingsplanens aktivitetsområde: Bidra til miljøbasert innkjøpspolitikk for hele fylket/regionen (stat og kommune) Bidra til innarbeidelse av miljøkrav, etiske og sosiale hensyn i leverandøravtaler Dialogkonferanser og kurs/seminarer sammen med innkjøps- og leverandørmiljøene Kurstilbud for politikere, ledere og innkjøpere Bistå med maler for gode innkjøpsprosesser der miljø, etiske og sosiale hensyn inngår Praktisk bistand ved enkeltinnkjøp Leverandørutvikling

4 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser STRATEGI- OG HANDLINGSPLAN FOR KNUTEPUNKT OPPLAND 2010 - 2012  Lokal iverksetting av Regjeringens handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser  Del 1 Sammendrag - Innledning - Bakgrunn - Knutepunkt Oppland - Organisering  Del 2 Kommunikasjons- og handlingsstrategi  Del 3 Handlingsplan - Aktivitetsplan - Budsjett 4

5 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser  Knutepunktet skal kommunisere ”budskapet” på en måte som motiverer til positiv endring.  Knutepunktet skal bistå slik at offentlige oppdragsgivere skal kunne se at deres handlinger har innvirkning på resultatet  Knutepunktet skal arbeide for at offentlige oppdragsgiver skal føle det som et ansvar å bidra på sin måte  Knutepunktet skal bidra til at offentlige oppdragsgiver i Oppland blir en samfunnsnyttig forbruker som etterspør miljøvennlige varer som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder  Knutepunktet skal legge tilrette for at offentlige anskaffelser i Oppland bidrar til et forbruk og en produksjon som er bærekraftig  Lederforankring og veiledning ved utvikling av anskaffelsesstrategi  Policyformuleringer for miljø og samfunnsansvar  Kompetanseoverføring, verktøy, maler og metoder  Informasjonsstrategi og portal- løsning  Yte praktisk bistand ved enkeltkjøp  Leverandørsamarbeid, innovasjon og utvikling Kommunikasjons- og handlingsstrategi Tiltaksplan 5

6 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Hva er miljø- og samfunnsansvar Miljø/miljøeffektivitet  Miljøeffektiviteten angis som forholdet mellom verdiskapningen og miljøbelastningen over tid  Bedret miljøeffektivitet oppnås bare ved høyere verdiskapning med mindre miljøbelastning.  Verdiskapning er for eksempel å skape bolig, varme trygghet, underholdning, kunnskap, transport etc.  Verdiskapning belaster vanligvis miljøet og økosystemenes belastningsevne er truet  Klarer vi å få MER ut av MINDRE er vi miljøbevisste og miljøeffektive Trygghet, rettferdighet, rettigheter, likebehandling/ikke-diskriminering etc.  At arbeidsforholdene er trygge og hygieniske  Barnearbeid skal ikke forekomme  Svart arbeid skal ikke forekomme  Tvangsarbeid skal ikke forekomme  Respektere retten til fagorganisering og kollektive forhandlinger  Sosial dumping skal ikke forekomme (lovregulerte arbeids- tids- og lønns- forhold)  Diskriminering skal ikke forekomme  Brutal behandling skal ikke forekomme  Ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper må bevares Samfunnsansvar - etiske og sosiale hensyn 6

7 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Prosessområder for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser  Definisjon av kontraktsgjenstanden  Krav til ytelse eller funksjon  Kvalifikasjonskrav – leverandørens kompetanse  Tildelingskriterier  Kontraktskrav/kontraktsvilkår  Kontraktsadministrasjon/oppfølging 7

8 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Fokus på miljø og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser Start Verifisere behov Evaluering av verifisert behov Fokus på miljø og samfunns- ansvar ivaretatt ? FOKUS på miljø og samfunnsansvar kommer inn allerede under definering og verifisering av behov Konkurranse- dokumentasjon Krav til virksomhetens miljø og samfunnsansvar er helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosial ansvar Ordre- og faktura- håndtering Kontraktsvilkår- og oppfølging Stopp Terminering/ utfasing Kontrakts- og leverandøroppfølging er en viktig del av det etiske og sosial ansvar Tildelings- kriterier Kvalifikasjons- krav Krav og kriterier for miljø, sosiale og etiske hensyn Ved fravær av nødvendig FOKUS, må man tilbake til ny behovsverifisering NEI til konkurranse JA til konkurranse Konkurranse- gjennomføring KNUTEPUNKTET skal bidra til at oppdragsgivere blir en samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlig varer og tjenester, tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder

9 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Anskaffelser er prosess Behovsanalyse Behovsdekning ved valg av Universalitet økonomisk mest fordelaktig Miljø- og tilbud Opprettholde samfunnsansvar behovsdekning LCC i hele kontrakts- Markedsanalyse perioden. Spesifikasjon Evalueringer og Kontrakt/strategi gevinstmålinger, også miljøgevinster 9 Planlegging Gjennom- føring Oppfølging Konkurranse- grunnlag Kunngjøring Tilbuds- behandling/ evaluering Kontrakts- inngåelse/ oppfølging KvalifikasjonTildeling

10 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Behovsverifisering  Hvem har behovet og når, identifiser brukere !  Er dette vårt reelle behov ?  Konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles ?  Kan behovet dekkes på alternative måter ?  Kan behovet minimeres ?  Gjennomføre analyser og undersøkelser !  Vil behovet endres over tid ?  Er det særlige miljømessige hensyn som må ivaretas ?  Hva med de etiske og sosiale hensyn ?  Økologisk mat  Miljøvennlig rengjøringskontrakter  Energieffektive bygg  El-bil / biodrivstoff / hybrid  Miljøvennlige varmesystemer  Energi fra fornybare kilder Definisjon av kontraktsgjenstanden  Teknisk spesifikasjon  Behovsspesifikasjon eller funksjonsspesifikasjon  En kombinasjon av disse, for eksempel: - maks utslipp av Co2 gr./km /euroklasse 4 el. 5 - forbud mot visse kjemikalier - krav om maksimalt energiforbruk - miljøvennlig drivstoff / varmesystemer Krav til ytelse 10

11 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Kvalifikasjonskrav – leverandørenes kompetanse  At leverandøren har spesifikk miljøkompetanse ved drifting av en tjeneste, tekniske kompestanse, bemanning/kapasitet, soliditet  Krav til kompetanse/rutiner for håndtering av kjemikalier, renholdsmidler, ledelsessystemer, etc.  Kan ikke kreve at ytelsen er miljømerket  Krav til å oppfylle de underliggende kravene i en miljømerkeordning, for eksempel et system for å sikre sporbarhet av kjemikalier etc.  Miljøkravet må være knyttet til kontrakts- gjenstanden  Miljømerket er en dokumentasjon på oppfylte kvalifikasjonskrav 11

12 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Tildelingskriterier  Krav til ytelse kan også benyttes som tildelingskriterier  Miljø bør bare brukes som tildelings- kriterium der det ikke er nok konkurranse til å stille miljø som et krav til ytelsen  Miljøkrav skal være knyttet til kontraktsgjenstanden, hvis ikke bør miljø ikke være et tildelingskriterium, men et ytelseskrav eller et kvalifikasjonskrav til leverandør  Miljøkriterier bør benyttes som et absolutte krav  Eller et krav som ikke behøver å være oppfylt men som leverandøren vil få tilleggspoeng for å oppfylle, for eksempel lavere CO2 utslipp en minstekravet  Kan fastsette særlige vilkår for gjennomføring av kontrakten  Spesifisere leverandør- og kontraktsoppfølging  Slike vilkår kan/bør omhandle - miljømessige forhold - sosiale og etiske hensyn - krav til kildesortering/gjenvinning - gjennomføre opplæringstiltak – for eksempel økonomisk kjøring (økokjøring), kjemikaliehåndtering, kvalitets- og miljø- ledelse, etc., etc.  Slike vilkår bør også ivareta et eventuelt forbedringspotensial Kontraktskrav/kontraktsvilkår 12

13 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Kontraktskrav/kontraktsvilkår – oppfølging  Egenerklæring fra leverandør og/eller produsent  Egenrapporteringsskjema – IEH  Strukturerte oppfølgingssamtaler  Kontroll/befaring på produksjonsstedet  Bruk av sertifiserte produsenter - SA 8000 (arbeidsforhold, ikke miljøforhold) - ISO 9001 Kvalitet/ 14001 Miljø / 26000 Samfunnsansvar / 31000 Risiko - EMAS - Miljøfyrtårn  ELLER TILSVARENDE !  Spesifisere vilkår og aktiviteter for leverandør- og kontraktsoppfølging Slike vilkår kan/bør omhandle:  regelmessige status/oppfølgingsmøter  referatførsel med aktiviteter og oppfølgingsansvar  faste kontaktpunkter hos begge parter  gjennomføring av opplæringstiltak  oppfølgingsaktiviteter for forhold knyttet til avtale/kontraktsavvik  tiltak for å iverksette eventuelle forbedringer  oppfølging av etablert sanksjonsregime Kontraktsadministrasjon/oppfølging 13

14 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 14 St.meld. nr. 36 (2008–2009) Det gode innkjøp Interne forhold: - Behovsdekning - Best pris til beskrevet kvalitet - Minimal miljøbelastning - Verdiskapning ved effektiv ressursbruk Eksterne forhold: - Utvikling av markedet/ leverandørkjedene - Styrket tillet til bruk av felles- skapets midler - Verdiskapning ved konkurranse i markedet

15 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser ”Det gode innkjøp” 15 - Verdiskapning som overordnet perspektiv, jf LOA § 1 - Anskaffelsesregelverket, omdømmehensyn, forpliktelser mht. bl.a. miljø- og samfunns- ansvar - ”Det gode innkjøp” handler om LEDELSE OG STYRING Rammevilkår Ledelses- og styringsprosesser Kjerne- og støtteprosesser Formål

16 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Offentlige innkjøp 200620072009 Samlet innkjøp 314,2342,4386,5 - + 6,1 % Offentlig forvaltning232,10263,60 284,10 - + 7,8 % Statsforvaltningen 136,60155,50165,10 - + 6,2 % Statsforvaltningen inkl. forsvaret 115,70132,00140,40 Forsvaret 20,8023,5024,80 Kommuneforvaltningen95,50108,10 119,90 - + 10,0 % Kommuner82,8093,70 103,20 - + 10,1 % Fylkeskommuner12,6014,40 15,70 - + 9,0 % Offentlig forretningsdrift 82,1078,8096,10 Statlig ekskl. oljesektoren 5,507,506,60 Oljesektoren 66,2057,9072,90 Kommunal og fylkeskommunal 10,3013,3016,60 Offentlig innkjøp i % av BNP 14,515,114,9 16

17 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser TIL SAMMENLIGNING Offentlige anskaffelser i 2008-386 milliarder Offentlige ansatte i 2008-745 000 Offentlige årsverk i 2008-612 000 Offentlige lønnskostnader i 2008-306 milliarder 17

18 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Angår dette oss ?? Oppsiden ved å gjøre riktige anskaffelser er om lag 20 milliarder kroner til publikums- og brukerrettet tjenesteproduksjon – hver år 18

19 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 19 Riksrevisjonens funn Riksrevisjonens funn kan med stor sannsynlighet knyttes opp til: tilfeldig, mangelfull eller uhensiktmessig organisering mangel på anskaffelsesfaglig kompetanse og ferdigheter mangel på dedikerte ressurser mangel på anskaffelsesstrategi eller mangel på implementering av strategi for egen virksomhet mangel på ledelsesforankring

20 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 20 Riksrevisjonens Dokument 1 sier også: ”Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som virksomheten innehar.” 4 år på rad har riksrevisjonen påvist store mangler i planleggingen, gjennom føringen og oppfølgingen av offentlige anskaffelser

21 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Ønsket adferd Uønsket adferd Konkurranselovgivningen 21 Definert behov Behovs- dekning

22 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 3 – 5 % økonomisk effekt 15 – 20 % Sikre avtalt pris og kvalitet økonomisk effekt avtalebrudd og eventuelle rettstvister Mangelfull planlegging Ulovlige direkte- Upresise og lite styrings- og behovsdefinering anskaffelser dyktige kontrakter 22 Ønsket adferd Planlegging av anskaffelsen Gjennom- føring av anskaffelsen Oppfølging av anskaffelsen Uønsket adferd

23 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Konkurranselovgivningen 23 Definert behov Behovsdekning Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt HANDLINGSROM Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt HANDLINGSROM Gjennom- siktighet Forretnings- messighet Forholds- messighet Konkurranse Like- behandling Forut- beregnlighet Etter- prøvbarhet

24 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lederansvar Offentlige anskaffelser er KUNNSKAP Offentlige anskaffelser er REGLER Offentlige anskaffelser er GODE PROSESSER Offentlige anskaffelser er ORGANISERING Offentlige anskaffelser er SYSTEMER & STYRING Offentlige anskaffelser er ETIKK & INTEGRITET Offentlige anskaffelser er SAMFUNNSANSVAR Offentlige anskaffelser er ADFERD Offentlige anskaffelser er VERDISKAPING 24

25 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lederansvar - SYSTEMER & STYRING MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN 25 Visjon Visjon: Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert Eksempler på visjoner: Ideer som forenkler – Telenor Oss mennesker imellom – Posten Vi viser vei – Mesta Utvikling gjennom samarbeid - Difi Mål: Uttrykker virksomhetens målsetting, feks.: Resultatgrad – Omsetning – Markedsandel SMARTEe MÅL: Spesifikke - Målbare og Motiverende - Aktuelle Realistiske – Tidsbestemte - Enkle Strategi: Uttrykker de virkemidler virksomheten vil benytte for å nå sine mål Eksempler på strategier: Organisk vekst/oppkjøp – Kostnads- effektivisering – Bemanning/outsoursing - Anskaffelser -Miljø- og samfunnsansvar Handlingsplan: Handlingsplan er strategi nedbrutt i enkelt- aktiviteter og tid - HVA som skal gjøres og NÅR det skal skje Tiltaksplan: Konkrete tiltak og aktiviteter Operativ gjennomføring av tiltak handlingsplan, forankret i strategier og målsetting for å bidra til å realisere overordnet visjon Eksempler på tiltaksplaner: - Utarbeide policyformuleringer - Foredragsaktivitet - Gjennomføre seminarer/kurs - Yte praktisk bistand

26 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lederansvar - VERDISKAPING 26 Behov oppstår VERDI Behovsdekning TID 1) Få tilbyderne til å levere sitt beste tilbud gjennom gode forberedelser i en konkurranseprosess INNKJØPER OG VERDISKAPER 2) Velge det økonomisk mest fordelaktig tilbud når valget av leverandør skal gjøres 3) Sikre at valget forblir det økonomisk mest fordelaktige tilbud i HELE kontraktsperioden INNKJØPER OG VERDISKAPER

27 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lederansvar - VERDISKAPING 27 Åpenhet og krav til dokumentasjon reduserer faren for uetisk adferd Virksomhetenes internkontrollsystem sikrer etterlevelse og kvalitet Felles fremgangsmåte sikrer hensiktsmessige prosesser Rett organisering sikrer riktig ressursinnsats Anskaffelsesstrategi gir ønsket retning og måloppnåelse Lov og Forskrift er et minimum, men ingen garanti for en kosteffektiv anskaffelser

28 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 28 Etablere effekt- og resultatmål Resultatmåling Definere ressursmål Ansvarsdeling/ fullmakter Avvikshåndtering Kvalitetssystem Verdiskapning God forvaltnings- skikk Stor integritet Verdiskapning God forvaltnings- skikk Stor integritet Handlingsplan for anskaffelsesområdet Økonomistyring med fokus på effektivisering, brukerbehov og service Innkjøpssamarbeid Etablere e-handels- løsninger og anskaffe elektroniske verktøyer Etablere fullstendig fullmaktsstruktur Risiko- og sårbarhetsanalyse Internkontroll- system Etablere behovsdekning Evaluering av resultat av de konkrete anskaffelsene Evaluering av ressurser i anskaffelsesprosessen Fortløpende forbedringer mht. uttak av gevinster Kontraktsoppfølging God anskaffelses- funksjon LEDELSEN

29 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Styringsansvar Driftsansvar Resultatansvar Personalansvar Kommunikasjonsansvar Samfunnsansvar 29 Foreta prioriteringer, legge strategiske planer, sikre hensiktsmessig organisering, styre ressurser, fordele arbeid og regulere maktforhold Sørge for at virksomheten har systemer og rutiner som er tjenlige for oppgaveløsning og fungerer etter høye etiske prinsipper Ivareta mål- og resultatstyring slik at oppgavene blir løst effektivt og med høy kvalitet Sørge for å rekruttere og følge opp medarbeidere slik at de får muligheter til å bruke og utvikle sin kompetanse Legge tirette for god kommunikasjon internt og eksternt og sørge for flyt av relevant informasjon ”En god måte å sikre dette ansvaret på er å kunngjøre/ lyse ut offentlige anskaffelser” Fremme demokratiske og rettsstatlig verdier, vise åpenhet og bidra til godt omdømme i befolkningen

30 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Offentlige anskaffelser må flytte fokuset; Fra informasjonsstadiet til endringsstadiet Må vise modenhet, forpliktelse og evne til endring, men dette kommer ikke av seg selv Individers modenhet, forpliktelse og evne til endring øker over tid Åpenhet, samarbeid og delaktighet er nødvendig for å endre holdninger Hvis ikke vil det gå ut over omdømme. Hvilket fokus har vi på vår egen omdømmekapital ?? Tiden er så absolutt inne for å ta tak i holdninger og endringer og tenke strategier, handlingsplaner og omdømme 30

31 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Noen gode grunner til å ta tak i endringsarbeidet: KOFA har, fra 2009 til 2010, hatt en formidabel tilstrømning av nye saker – hele 43 saker – opp fra 277 til 396 saker. KOFA håndterte hele 53 gebyrsaker i 2010 – hvorav 14 ble ilagt gebyr for til sammen 56 millioner - her er det 8 kommuner - så langt er det nå ilagt 25 gebyr for ulovlige direkteanskaffelser - riktig nok har også antall avviste saker økt KOFA saker hvor miljø- og samfunnsansvar var ”involvert” var i 2010 hele 30 stk. Etter mitt skjønn 30 for mange !! Snart kommer også nytt håndhevelsesdirektiv ?? 31

32 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Graden av modenhet, forpliktelse og evne til endring 32 TID Hørt om endringen Kjenner til hoved- innholdet i endringen Forståelse for hvordan endringen vil påvirke egen arbeidsdag Vurdering av hvordan endringen vil påvirke egen arbeidsdag Er motivert/har en positiv holdning og er villig til å legge ned en innsats for å arbeide med og implementere endringen Mestrer/behersker innholdet i endringen, og oppfatter dette nå som normalen Tar initiativ og eierskap til å få innført en optimalisert endring Visjon, Strategi og Handlingsplaner Er ikke motivert/har en negatig holdning til endringen og vil ikke legge ned en innsats for å arbeide men og implementere endringen Motsetter seg endringen Hvor er offentlig sektor i dette bilde ?

33 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 33 Politisk ledelse Ordfører, fylkesordfører, statsråd Politisk ledelse Ordfører, fylkesordfører, statsråd Innkjøpspolitikk Administrativ ledelse Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhets/enhetsleder Administrativ ledelse Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhets/enhetsleder Anskaffelsesstrategi Visjon og mandat Fastsetter de politiske rammene for anskaffelser i virksomheten Strategielementer Handlingsplan Fastsetter roller, ansvar, mål, prosesser og styringsmodell samt den operasjonelle gjennomføringen av innkjøpspolitikken Øvrig organisasjon Anskaffelser Drift og investeringer

34 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Anskaffelsesstrategiens mål En anskaffelsesstrategi har som formål å sikre en felles overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris, kvalitet og bærekraft når offentlig sektor anskaffer varer og tjenester. Anskaffelsesstrategien skal sikre virksomhetens mål og tjenesteproduksjon 34

35 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser En vellykket implementering av anskaffelsesstrategien krever: At man klart kommuniserer hva man vil oppnå med implementeringen, og at mandatet er klart At man motiverer og støtter endringsprosessen At man etterspør resultater At man avsetter ressurser og budsjettmidler 35

36 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Resultater som strategien kan gi: Sikrere innkjøp betyr færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet og økt etterlevelse av lov og forskrift Bedre innkjøp betyr til dels store prisgevinster gjennom aktiv bruk av markedet, økt lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler Enklere innkjøp betyr mindre administrasjon og redusert tidsforbruk gjennom effektive og enklere rutiner slik at ansatte i størst mulig grad kan fokusere på faglig utførelse og utvikling 36

37 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Mandatet Strategier og rutiner skal være basert på etterlevelse av lov og forskrift, samt viktige innkjøpsfaglige mål og prioriteringer. Fordeling av ansvar i virksomheten må være tydelig gjennom utarbeidelse av fullstendig fullmaktsmatrise Synlig organisering av virksomhetens innkjøpsfunksjon 37

38 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Anskaffelsesstrategidokumentet En anskaffelsesstrategi bør inneholde: - Kartlegging med analyse av nåsituasjonen til virksomheten - Overordnede strategier/hovedmål, eventuelt delmål for virksomhetens anskaffelser - Handlingsplan som sikrer gjennomføring og måloppnåelse av strategien - Plan for oppfølging Et slikt dokument kan struktureres i et eller flere dokumenter Anskaffelsesstrategien må balansere mellom å være premiss- givende uten å bli for detaljorientert 38

39 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Overordnet strategi for innkjøp – kommuner i innkjøpssamarbeid INNLEDNING Kommunenes innkjøp skal gjennomføres på en slik måte at kommunenes totale økonomiske interesse blir ivaretatt på beste måte. Kommunene skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen og sikre at det ikke finner sted forskillsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse. Kommunene skal sikre at hensynet til forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av relevante, objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Krav til helse, sikkerhet og arbeidsmiljø skal alltid stå i fokus ved kommunenes kjøp av varer og tjenester. 39

40 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Følgende 5 områder er sentrale i kommunenes innkjøps- samarbeid: 1.Organisering av innkjøpssamarbeidet 2. Kompetanse 3. Leverandørstrategi 4. Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen 5. Samfunnsansvar, miljø og omdømme 40

41 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Organisering av innkjøpsarbeidet Alle innkjøp skal utføres i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser Alle avtaler skal evalueres og ha regelmessig oppfølging med tanke på kvalitet, levering og pris Innkjøperne i kommunene skal ha tilgang til fullstendig og samla oversikt over alle rammeavtaler og kontrakter Selv om det er fritt for den enkelte kommune å være med på en rammeavtale, skal en arbeide for at alle kommunene er med på flest mulig rammeavtaler Alle som er med på en avtale, skal vise lojalitet til og bruke avtalen Alle innkjøp skal utføres i samsvar med de reelle behov som de enkelte kommunene har Kommunene skal ha kompetente innkjøpere som kjenner lov og forskrift om offentlig anskaffelser, inngåtte avtaler og bruk av etablert innkjøpsverktøy 41

42 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Kompetanse Kommunenes innkjøpere skal så langt som mulig, ha felles holdninger og forståelse av vedtatt regelverk og godkjente rutiner Alle som arbeider med innkjøp i kommunene skal generelt ha god kompetanse på innkjøp Innkjøpsrådgivere/koordinatorer skal ha nødvendig spisskompetanse til å utføre løpende innkjøpsarbeid og utøve rådgiverrolle overfor samarbeidskommunene. Leverandørstrategi Kommunene skal ha rammeavtaler for alle områder der dette er mulig eller hensiktsmessig Kommunene skal utnytte markedet gjennom hyppige konkurranser for å oppnå best mulig kvalitet, levering og pris Kommunene skal utvise stor integritet ovenfor alle leverandører 42

43 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen Kommunene ønsker en kortere innkjøpssyklus gjennom raskere utlysinger og evaluering av tilbud Kommunene ønsker større kvalitet i innkjøpsprosessen samtidig som en ønsker at denne prosessen kan utføres så effektivt som mulig Kommunene ønsker å redusere transaksjonskostnader ved innkjøp Sosialt ansvar, miljø og omdømme Kommunene skal opptre slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte Kommunene skal arbeide for et godt omdømme hos befolkningen og hos næringslivet Et godt omdømme er avhengig av resultater og adferd Godt omdømme skapes gjennom alt som gjøres og sies, så lenge det gjøres rett og kommuniseres riktig Kommunene skal ellers følge strategien i vedlagte policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser Vedlegg: (se nedenfor) Policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser 43

44 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Policydokument Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser INNLEDNING Miljø- og samfunnsansvar i offentlige virksomheter defineres som helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosialt ansvar. Virksomhetene skal opptre som en krevende og samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlige varer og tjenester tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder. Offentlige virksomheter vil, når de bidrar på sin måte, se at deres handlinger har innvirkning på et forbruk og en produksjon som er bærekraftig. Dette policydokumentet henvender seg alle statlige, kommunale og fylkeskommunale virksomheter i Oppland fylke. Likeledes skal dokumentet være retningsgivende for utvikling av et konkurransedyktig næringsliv. Policydokumentet bør også være forankret i virksomhetenes anskaffelsesstrategi og/eller overordnede retningslinjer for virksomhetenes anskaffelsesvirksomhet. 44

45 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Målet med offentlige anskaffelser i Oppland fylke – Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for, på en måte som bidrar til effektiv drift og best mulig økonomisk resultat over tid – Opptre som ansvarlig samfunnsaktør, herunder: Gjennomføre innkjøpsaktivitetene med høy etisk integritet Sikre at leverandører overholder grunnleggende faglige- og menneskelige rettigheter Ha fokus på at ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper bevares Redusere problemet knyttet til sosial dumping Spesifisere og velge produkter og løsninger som er universelt utformet Spesifisere og velge produkter og løsninger som reduserer den totale miljøbelastningen – Anskaffe varer og tjenester i henhold til gjeldende lover og regler – Tilrettelegge slik at innkjøp blir så enkelt som mulig for brukerne i virksomhetenes organisasjoner – Bidra til leverandørutvikling og konkurransedyktige leverandører – Frigjøre ressurser til den kommunale og offentlige kjernevirksomheter 45

46 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Etisk integritet – I forholdet til tilbydere og leverandører skal all samhandling skje forutberegnlig, gjennomsiktig og etterprøvbar – samtidig som nødvendig diskresjon utvises – All opptreden skal skje på en slik måte at de offentlige virksomhetenes integritet og troverdighet ikke kan trekkes i tvil Prinsipper for anskaffelsesprosessen – Alltid vurdere alternative løsninger og unngå nyanskaffelser hvis dette er mulig – Vurdere konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles – Identifisere og verifisere det faktiske behovet i et samarbeid mellom innkjøper og brukere og legge til grunn et helhetssyn på tvers av organisasjonen – Enhver anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse – Benytte objektive og funksjons- og/eller ytelsesbaserte spesifikasjoner og kriterier slik at konkurransen i markedet utnyttes – Ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet – Orientere ikke antatte tilbydere om hvorfor de ikke ble valgt – Kontrollere og aktivt følge opp leverandøren i avtaleperioden 46

47 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Se hele nettsiden på: http://www.oppland.no/knutepunkt Alt presentasjonsmateriell er selvfølgelig trykket på papir fra klimanøytral produsent og har opprinnelsesgaranti og FSC sertifikat. Papiret bærer EU Ecolabel (EU blomsten). Papirprodusent er også ISO 9706 sertifisert Nedenfor finner dere ”et nettbilde” fra nettsiden til Knutepunkt Oppland 47

48 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 48

49 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 49 VISJON: Perfection consists not in doing extraordinary things, but doing ordinary things extraordinarily well

50 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 50 Sagt om å lære: Det vi må lære før vi kan gjøre det, det lærer vi ved å gjøre det ! Aristoteles, gresk filosof For det vi vet med sikkerhet er at ……..

51 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 75 51

52 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN ! Knutepunkt Oppland Arve Sandvoll, prosjektleder arve.sandvoll@oppland.org www.oppland.no/knutepunkt 61 28 90 06 / 90 85 20 77 52