Ledernes bruk av ePhorte

Presentasjon om: "Ledernes bruk av ePhorte"— Utskrift av presentasjonen:

1 Ledernes bruk av ePhorte
ARKIVFORUM Ledernes bruk av ePhorte

2 Ledernes rolle i ePhorte
Arkivansvar Styringsverktøy og predefinert venstremeny Tilgangsstyring og stedfortrederfunksjon Synliggjøring av ansvarsområder ihht klassene i arkivnøkkelen Struktur på sakene i ePhorte Restansestatistikk

3 1. Ledernes arkivansvar 1 Daglig logge seg på ePhorte for å sjekke om man har mottatt dokumenter til behandling eller oppgaver til godkjenning Daglig fordele inngående post og notater til aktuelle saksbehandlere på egen enhet – Høgskolen – for ansatte - ePhorte / ePhorte kurs Evt. FAS-portalen – FEIDE-pålogging – ePhorte under ”Mine applikasjoner” Husk at ePhorte er posthylla di – det er DER alle dokumenter finnes. Høgskulen er fullelektronisk – det betyr at all arkivverdig post som kjem til HiÅ blir skanna inn i ePhorte. Den som har en lederrolle i ePhorte kan også godkjenne dokumenter før de sendes ut. Dokumenter som sendes på enkel-godkjenning sendes til lederen personlig og kun denne vil få dem opp i søket. Når en godkjenner i ePhorte loggføres dette og denne loggføringen fungerer som signatur. Dokumentet trenger derfor ikke en fysisk signatur før det sendes ut. Brevmalene som brukes i ePhorte kan nederst på siden ha en forklarende tekst som forteller mottaker: " Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved HiÅ i tråd med HiÅs reglement for elektronisk godkjenning". Av sikkerhetsmessige hensyn er det også viktig å logge seg av når man ikke skal bruke ePhorte.

4 1. Ledernes arkivansvar 2 Holde arkivtjenesten orientert om relevante organisasjonsendringer eller omorganisering av ansvarsområder. Informere arkivtjenesten om nytilsettinger med tanke på hvilke roller og tilganger den nytilsatte skal ha i ePhorte, samt opplæringsbehov. Eksempelvis nye studieledere og administrative støttefunksjoner. Fagseksjonsledere etc. Bestillingsskjema for nye ePhortebrukere ligger på fellesområdet W: ARKIV – ePhorte – ”Bestilling_ny_ePhortebruker”

5 1. Ledernes arkivansvar 3 Sørge for at utformede og vedtatte rutiner og retningslinjer blir implementert ved egen enhet. Sørge for dialog med arkivtjenesten dersom rutiner skal endres

6 2. LEDERSØK I predefinert venstremeny ligger LEDERSØK
Her vil du finne post som er kommet til/fra din enhet. Her finner du også styringsverktøyet. Rollen man har i systemet genererer hvilke søk man får opp i predefinert venstremeny. Saksbehandlere får eksempelvis ikke opp LEDERSØK i sitt bilde. Arkivsøk er det kun arkivtjenesten som får opp. Styringsverktøyet gir deg kontroll med enhetens restanser, restanse pr. saksbehandler etc. Er det noen av dine saksbehandlere som henger etter og trenger tettere oppfølging? Arkivtjenesten kan evt. bistå i oppfølgingen. Har du tilstrekkelige ressurser i enheten? Styringsverktøyet kan gi deg et overblikk

7 2. RAPPORTER I predefinert venstremeny ligger også RAPPORTER
Journaler - Her kan du hente ut offentlig journal for hele organisasjonen Oppfølging – Her kan du hente ut restanseliste og forfallsliste Statistikk – Her kan du hente info om saksbehandlingstider, antall JP og saker på egen enhet etc.

8 2. FELLESSØK I predefinert venstremeny ligger også FELLESSØK. Dette er et søk i rollen som saksbehandler Her finner du oversikt over JP, saker og restanser hvor du selv står som saksbehandler Godkjenning av dokumenter Dette søket har alle som er brukere av ePhorte – uavhengig av rollen man er tildelt.

9 3. Tilgangsstyring I ePhorte har alle brukere minst én rolle, som sammen med tilgangs-koder og tilgangsgrupper styrer hva de får lov til å gjøre. Det er lederne sitt ansvar å bestemme hvilke roller og tilganger de ansatte på egen enhet skal ha. De ulike rollene: SY Systemansvarlig AR1 Arkivleiar AR2 Arkivpersonale SB Saksbehandlar LD Leiar/saksfordelar US Utvalgssekretær AN Andre Bildet: Her er det kaos og mykje rot! Ser ut til at ”alle” har fått tilgang til arkivskapet. Kven som helst kan ta ein titt og få tilgang til all informasjon? Dokumenta flyte fritt omkring? Fungerer det slik i ePhorte? NEI - av hensyn til personvern og offentlighetsloven er det lagt inn begrensningar i ePhorte, slik at ikkje alle brukarar og det offentlege har tilgang til all informasjon. I ePhorte har alle brukarar minst éi rolle, som saman med tilgangskodar og tilgangsgrupper styrer kva dei får lov til å gjere. Det er lederne på de ulike enhetene og seksjonene som bestemmer hvilken rolle de ansatte på egen enhet skal ha, samt hvilke tilgangskoder de skal autoriseres for. Det ligger et bestillingsskjema på fellesområdet W: Skjemaet fylles ut og sendes til systemansvarlig. Vi kan tenke det slik at dei ulike rollene gir deg ulike nøklar og tilgangar i ePhorte. F.eks: Nytilsatte ved HiÅ får tildelt og kvittert ut nøklar alt etter kva slags kontor og rom dei har behov for i arbeidet sitt. Nokre får eksempelvis K1- og K2-nøkler etc. Slik fungerer det også i ePhorte, men her er nøkkelen erstatta med kodar. Rolla du har i ePhorte gir deg også automatisk autorisasjon til dei ulike kodane. Eksempelsvis: Bjørn Vatne er lagt inn med standardrolle som saksbehandler. Som saksbehandler er han gitt begrensa tilgang til systemet. Som saksbehandler har han bl.a ikkje tilgang til personalmappene. Men, no har det seg slik at Bjørn også har rolle som stedfortreder for Stig Arne. Når Stig Arne er borte, skal Bjørn logge seg inn i stedfortrederrolla. I denne rolla får han utvida tilgang i systemet – blant anna til personalmappene i Studieseksjonen. Vi skal først sjå på dei ulike rollene i ePhorte; Systemansvarlig: Solveig Arkivarer: Arkivtjenesten; Kari Marie Saksbehandlar: Dei fleste ePhorte-brukarane har rollen som saksbehandlar Leiar/saksfordelar: Ledarane (med personalansvar) for dei ulike administrative einingane/seksjonane er saksfordelarar Utvalgssekretær: Saksbehandlarar og ledarar som har funksjon som sekretær for utvalga ved HiÅ Andre: Kan f.eks vere hovedtillitsvalgte med kun lesetilgang. Blir foreløpig ikkje praktisert ved HiÅ. Dette er altså rollene i systemet - Det er den hatten du tar på deg når du logga deg på om morgonen.

10 3. TILGANGSKODER Alle som har tilgang til ePhorte har innsyn i ALLE saker og dokument som ikke er skjermet for innsyn. Så snart en tilgangskode er påført saken eller dokumentet, blir det skjermet for innsyn. Saker og dokumenter som unntas offentlighet skal hjemles. KODE FORKLARING U Unntatt offentlighet (skjermer i hovedsak mot eksternt innsyn) – du må selv velge hjemmel for å unnta off. P Personalsaker (påføres personalmapper og dokument som inneholder personopplysninger om tilsette ved HiÅ) PX Sensitive personopplysninger - personal (f.eks disiplinærsaker) S Studentsaker (påføres studentmapper og dokument som inneholder personopplysninger om studenter ved HiÅ) SX Sensitive personopplysninger – student (f.eks disiplinærsaker) MU Møtedokumenter unntatt offentlighet Tabellen gir oversikt over kva slags tilgangskodar som blir brukt ved HiÅ. Dei ulike kodane i systemet: U Unntatt offentlighet (skjermer i hovedsak mot eksternt innsyn) P Personalsaker (påførast personalmapper og dokument som inneheld personopplysningar om tilsette ved HiÅ) PX Sensitive personopplysningar - personal (f.eks disiplinærsaker) S Studentsaker (påførast studentmapper og dokument som inneheld personopplysningar om studentar ved HiÅ) SX Sensitive personopplysningar – student (f.eks disiplinærsaker) MU Møtedokument som er unntatt offentlighet. Utvalgssekretærane er autorisert for denne koden. Som bruker av ePhorte har du fått "ett sett" med tilgangskodar. Du har nødvendigvis ikkje fått alle som vist i tabellen. Personalsjef og/eller adm. leder bestemmer kva slags rolle og tilgangskodar den enkelte brukar skal autoriserast for. Dette skal meldast inn til systemansvarlig – altså Solveig. Ved tilgangskode P – PX – S – SX kjem hjemmelen for å unnta offentlighet automatisk. Ved tilgangskode U må du sjølv vere bevisst hvilken hjemmel du skal bruke. For eksempel: ved tilsettingssaker skal utvidet søkerliste og innstillingen unntas offentlighet. Det skal da brukes kode U hjemlet i § 25. Som saksbehandler eller leder, er det ditt ansvar å offentlighetsvurdere sakene og dokumenta du jobbar med. Det er ditt ansvar å påføre en evt. tilgangskode. Arkivtjenesten skal berre kvalitetssikre. Alle som har tilgang til ePhorte har innsyn i ALLE saker og dokument som IKKJE er skjerma for innsyn. 1. Det betyr at alle brukarar har lesetilgang til offentlige saker, JP og dokument i ePhorte. Altså – dersom eit dokument ikkje er påført tilgangskode, så kan kven som helst lese dokumentet/JP eller dei opplysningane du har registrert i journalføringa. 2. Dersom du skal skjerme eit dokument eller ei sak i ePhorte, må det alltid påførast tilgangskode. Visst du har ei sak eller eit dokument som inneheld opplysningar og informasjon som ikkje alle skal vite nåke særleg om, må du aktivt sette inn tilgangskode. Du forteller då systemet at dette er ei sak eller eit dokument som skal skjermast for innsyn. Gløymer du å påføre koden vil dokumentet eller saka ligge åpent for alle! Du må alltid ha ein hjemmel for å kunne unnta frå offentlighet – denne hjemmelen kjem automatisk når du velger ein av kodane i systemet – bortsett frå ved kode U. Der må du sjølv ta stilling til hvilken hjemmel du skal skjerme dokumentet med. Ved bruk av tilgangskodar må du sjølv vere bevisst om ANDRE skal ha lesetilgang til saken og/eller dokumentet. Dersom dokumentet er påført mottakar, vil denne mottakaren få tilgang til dokumentet dersom han er autorisert for koden. Dersom dokumentet er eit X-notat utan mottakar vil ingen andre enn du sjølv ha tilgang til det. Du må difor vere veldig bevisst i saksbehandlinga på kven som evt skal ha tilgang eller ikkje. Tilgangen blir enten løyst ved å påføre dokumentet mottakar(ar) eller ved å koble til tilgangsgrupper.

11 Stedfortrederrollen i ePhorte
Alle ledere bør ha en stedfortreder i ePhorte. Arbeidsoppgavene blir dermed ivaretatt ved fravær og ferie. Loggført Meldes inn til systemansvarlig Leder - Har man en lederolle kan man, i tillegg til å utføre vanlig saksbehandling, også fordele saker og godkjenne brev og notater. En bruker som er stedfortreder for en leder i ePhorte, kan logge seg inn i ePhorte med samme rettigheter som lederen. På den måten kan brukeren overta lederens oppgaver, som fordeling og godkjenning, hvis dette skulle være nødvendig. Når en bruker benytter seg av stedfortrederollen vil brukeren få identiske rettigheter som lederen, dette innebærer blant annet at brukeren er autorisert med de samme tilgangskodene som lederen, og dermed kan lese og skrive i de samme sakene og dokumentene som lederen.

12 4. Synliggjøring av ansvarsområder ihht klassene i arkivnøkkelen
ANSVARLIG (side 35-50) Organisasjon og adm. Direktør 1 (side 52-57) Økonomi Økonomisjef 2 (side 59-70) Stillinger og personale Personalsjef Arkivnøkkelens klasser 0-2 bygger på ”Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen” som ifølge bestemmelser fastsatt av Riksarkivaren 5. juli 1988 skal benyttes som grunnlag og mønster for institusjoner og etater i satatsforvaltningen. Arkivforskriften § 2-3. Arkivnøkkel        Organet skal normalt ha eit klassifikasjonssystem – ein arkivnøkkel – som omfattar alle dei saksområda organet steller med. Innføring av nye og reviderte nøklar skal meldast til Riksarkivaren for registrering, jf. § 7 i arkivlova.        I arkivnøkkelen bør det skiljast mellom eigenforvaltning og fagsaker. Dersom ikkje Riksarkivaren har fastsett noko anna, skal statlege organ følgje Felles arkivnøkkel for statsforvaltninga. Sakarkivet skal vere oppstilt etter arkivnøkkelen.

13 - Fortsettelse: Synliggjøring av ansvarsområder ihht klassene i arkivnøkkelen
3 (side 72-75) Faglig samarbeid innen høgre utdanning og forskning Direktør Rektor ? Forskningssjef ? 4 (side 77-84) Studier, undervisning og eksamen Studiesjef 5 (side 86-93) Studenter og studentforhold 6 (side 95-99) Forskning og utvikling Rektor

14 5. Struktur på saker i ePhorte
Saksansvarlig har ansvar for hvordan strukturen på sakene skal være i ePhorte. Jf. Ansvarsområder ihht til klassene i arkivnøkkelen, bevaring- og kassasjonsplan. Oppfordrer alle saksansvarlige til dialog og samarbeid med arkivtjenesten. Se eksempel på de neste 2 foilene. Helelektronisk arkiv ble innført 3. april 2006 ved overgangen til sak- og arkivsystemet ePhorte. Dette innebærer at arkivet ved HiÅ journalfører og arkivlegger i samme database. All saksbehandling ved HiÅ skal forgå i ePhorte. Dette gir en integrering av arkivfunksjoner og saksbehandling, og vil blant annet føre til bedre søke - og gjenfinningsmuligheter, effektiv deling av informasjon og innsyn på tvers av enheter. Jo mer systematisk det arkiveres jo større verdi har arkivet. I et fysisk arkiv stilles dokumentene opp i en gitt rekkefølge. I et elektronisk arkiv ligger filene lagret med unike navn. Filene må søkes opp via arkivsystemet der nødvendige opplysninger (metadata) lagres.

15 Her er det opprettet en sak: Budsjett 2010 – Intern fordeling – arkivkode 116.
De første dokumentene i saken er interne budsjettforslag fra enhetene. Ihht arkivnøkkelen skal interne budsjettforslag fra enhetene plasseres på arkivkode 112 (side 52). Dokumentene i en slik sak er bevaringsverdig arkivmateriale. Arkivkode 116 gjelder budsjettfordeling foretatt av departementet / tildelingsbrev. Saker og dokumenter vedr. budsjettfordeling fra dept. skal kasseres 10 år etter siste budsjettår. Vi står her i fare for å kassere arkivverdig materiale på grunnlag av arkivkode.

16 Dette er samme sak: Budsjett 2010 – Intern fordeling
Dette er samme sak: Budsjett 2010 – Intern fordeling. Vi får her eit innblikk i utvikling og dokumentproduksjon. I forrige foil såg at sakens dokumenter var dei interne budjsettforslaga fra enhetene. No ser vi ei utvikling og utviding av saken; Regnskapsrapportane er havna i samme sak…. Ihht arkivnøkkelen skal regnskapsrapporter plasseres i en sak for seg, med arkivkode 131 (side 55)

17 6. Restansestatistikk AVDELING/SEKSJON 08.03.2011 22.03.2011
Diff. BIBLIOTEKET 2 DIREKTØR 48 49 1 IBF 8 7 3 -5 IHF 115 154 182 67 IIM 78 76 84 6 ITN 269 285 296 27 IT PLUSS 22 PERSONAL 210 203 134 -76 REKTOR 23 26 31 STUDIESEKSJONEN 65 70 -16 ØKONOMI/DRIFT 58 62 66 SUM: 898 955 919 Differanse frå 1. gang 57 21 Differanse frå forrige -36

18 e) Vedtaksoppfølging i utvalgsmodulen
Du kan gå inn i saken hvor saksfremlegget ligger. Under fanen <BEHANDLINGER> finner du informasjon om hvilket utvalg det har vært oppe i, møtedatoen det vart behandlet og status. Når utvalgssekretæren låser protokollen i utvalgsbehandlingen, vil statusen på saksfremlegget være BE (ferdig behandlet). Saksprotokollene blir da automatisk generert ut som en egen PDF-fil til selve saksfremleggene (se PDF-filen lengst til høgre på bildet). Det blir altså ikke laget en egen JP med særutskrift av protokollen i saken. Den saksbehandleren/lederen som fremmer saken, har ansvar for oppfølging av vedtaket.

19 Fanen - Alternativer En svakhet i ePorte er at de eldste sakene kommer først. Standarden i ePhorte er 100 maksimum antall poster. Dersom du har flere enn 100 poster i søket ditt vil du gå glipp av de nyeste JP. Det er derfor viktig å utvide dette søket, slik at du ikke går glipp av viktig informasjon Her kan du justere antall tilslag i søkeresultatet. Anbefales! Her finner du også ut hvilken versjon av ePhorte som er installert.

20 Maksimum antall poster:
Standarden i ePhorte er 100 poster. Arkivtjenesten anbefaler at du utvider dette søket til 1000 poster

21 Til: Aurdal Leon Jarle; Oltedal Geirmund Kopi: Gallefoss Lasse
JOURNALFØRING AV SMS: Fra: Tvedt Terje Sendt: 24. februar :58 Til: Aurdal Leon Jarle; Oltedal Geirmund Kopi: Gallefoss Lasse Emne: Dekanstilling Hei! Viser til sms fra Leon i går ettermiddag der jeg blir informert om at dekanstillingen blir lyst ut på nytt. En tekstmelding eller chatmelding kan være et saksdokument for organet, som både har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling, og da gjelder journalføringsplikten. I de tilfeller der dokumentet bare oppfyller den ene av betingelsene, altså enten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkiveres men trenger ikke å journalføres. Oppfyller det ingen av betingelsene skal meldingen arkivbegrenses, det vil si ikke legges i arkivet i det hele tatt. Vi har eksempler på at pressen har bedt forvaltningen om å se tekstmeldinger som man vet har blitt sendt eller mottatt. For at innsyn kan gis på vanlig måte må dokumentet la seg identifisere på en offentlig journal. Hvordan kan tekstmeldinger journalføres? Mobiltelefonen til den enkelte saksbehandler kan kobles opp til PC trådløst eller ved hjelp av USB-kabel. Meldingene kan så importeres til Noark-systemet. Meldinger kan også videresendes til arkivtjenesten og journalføres der, men da kan metadata gå tapt. I et fagsystem kan SMS-er journalføres og arkiveres i en automatisk prosess, f.eks når vi bekrefter selvangivelsen til skatteetaten.

22 Journalføring av meldinger på sosiale medier
Retningslinjer: Kommunikasjonen på sosiale medier som faller inn under offentlighetslovens begrep ”saksdokument for organet”, skal alltid arkiveres hvis den er ”gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon”. Det er altså tilstrekkelig at det ene av de to kriteriene er oppfylt. Hvis begge kriteriene er oppfylt, skal kommunikasjonen også journalføres, jf arkivforskriften § 2-6. Henvendelser og svar sendt via Facebook og Twitter skal vurderes på lik linje med e-poster, og journalføres hvis de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Hva er sosiale medier? Sosiale medier er fellesbetegnelsen på alle nettsteder der brukerne selv skaper innholdet eller er veldig delaktig i kommenteringen av innholdet. Blant de mest kjente sosiale medier er blogger, Facebook, Twitter og videodelingsnettstedet YouTube. Men også leksikonet Wikipedia, bildedelingstjenester som Flickr, diskusjonsfora som VG Debatt og Diskusjon.no i tillegg til samarbeidstjenester som Google Documents er sosiale medier. Mange kommuner og statlige virksomheter har opprettet profiler på sosiale medier (nettsteder), i tillegg til sine ordinære offisielle nettsteder. På Twitter legger man ut korte meldinger som hvem som helst kan følge med på. På Facebook er det plass til bilder, videoer, arrangementer, diskusjoner og statusmeldinger. De som melder seg inn i en Facebook-gruppe eller blir tilhengere av en slik, har mulighet til å kommentere og sende egne meldinger. Denne kommunikasjonen mellom innbyggere og offentlige virksomheter, skal alltid vurderes med hensyn til arkivering og journalføring. Hva skal journalføres? Arkivforskriften pålegger alle forvaltningsorgan å journalføre inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven må regnes som saksdokument for organet, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder også meldinger eller tilbakemeldinger gitt i et sosialt medium som for eksempel Facebook; også de anonyme meldingene. Journalføring og arkivering vil i stor grad måtte skje manuelt, og kan være tidkrevende. Tekstsider kan hentes ut i form av en skjermdump eller skrives til en fil og lagres lokalt på PC-en før de journalføres og arkiveres. All import må kvalitetssikres slik at det er sikret at rett informasjon har blitt lastet ned. Kjekt å vite Meldinger på sosiale medier skal behandles som all annen inn- og utgående post hos virksomheten. Det er innholdet som bestemmer om kommunikasjonen skal journalføres og arkiveres, ikke mediets utforming, format eller tekniske spesifikasjoner. Rene henvisninger til egne nettsider eller lovverk trenger ikke journalføres.