Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

ARKIVFORUM 13.04.2011 Ledernes bruk av ePhorte. Ledernes rolle i ePhorte 1.Arkivansvar 2.Styringsverktøy og predefinert venstremeny 3.Tilgangsstyring.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "ARKIVFORUM 13.04.2011 Ledernes bruk av ePhorte. Ledernes rolle i ePhorte 1.Arkivansvar 2.Styringsverktøy og predefinert venstremeny 3.Tilgangsstyring."— Utskrift av presentasjonen:

1 ARKIVFORUM Ledernes bruk av ePhorte

2 Ledernes rolle i ePhorte 1.Arkivansvar 2.Styringsverktøy og predefinert venstremeny 3.Tilgangsstyring og stedfortrederfunksjon 4.Synliggjøring av ansvarsområder ihht klassene i arkivnøkkelen 5.Struktur på sakene i ePhorte 6.Restansestatistikk

3 1.Ledernes arkivansvar 1 Daglig logge seg på ePhorte for å sjekke om man har mottatt dokumenter til behandling eller oppgaver til godkjenning Daglig fordele inngående post og notater til aktuelle saksbehandlere på egen enhet

4 1.Ledernes arkivansvar 2 Holde arkivtjenesten orientert om relevante organisasjonsendringer eller omorganisering av ansvarsområder. Informere arkivtjenesten om nytilsettinger med tanke på hvilke roller og tilganger den nytilsatte skal ha i ePhorte, samt opplæringsbehov.

5 1.Ledernes arkivansvar 3 Sørge for at utformede og vedtatte rutiner og retningslinjer blir implementert ved egen enhet. Sørge for dialog med arkivtjenesten dersom rutiner skal endres

6 2.LEDERSØK I predefinert venstremeny ligger LEDERSØK Her vil du finne post som er kommet til/fra din enhet. Her finner du også styringsverktøyet.

7 2. RAPPORTER I predefinert venstremeny ligger også RAPPORTER Journaler - Her kan du hente ut offentlig journal for hele organisasjonen Oppfølging – Her kan du hente ut restanseliste og forfallsliste Statistikk – Her kan du hente info om saksbehandlingstider, antall JP og saker på egen enhet etc.

8 2.FELLESSØK I predefinert venstremeny ligger også FELLESSØK. Dette er et søk i rollen som saksbehandler Her finner du oversikt over JP, saker og restanser hvor du selv står som saksbehandler Godkjenning av dokumenter

9 3. Tilgangsstyring I ePhorte har alle brukere minst én rolle, som sammen med tilgangs- koder og tilgangsgrupper styrer hva de får lov til å gjøre. Det er lederne sitt ansvar å bestemme hvilke roller og tilganger de ansatte på egen enhet skal ha. De ulike rollene:  SYSystemansvarlig  AR1Arkivleiar  AR2Arkivpersonale  SBSaksbehandlar  LDLeiar/saksfordelar  USUtvalgssekretær  ANAndre

10 3.TILGANGSKODER  Alle som har tilgang til ePhorte har innsyn i ALLE saker og dokument som ikke er skjermet for innsyn.  Så snart en tilgangskode er påført saken eller dokumentet, blir det skjermet for innsyn.  Saker og dokumenter som unntas offentlighet skal hjemles. KODEFORKLARING U Unntatt offentlighet (skjermer i hovedsak mot eksternt innsyn) – du må selv velge hjemmel for å unnta off. P Personalsaker (påføres personalmapper og dokument som inneholder personopplysninger om tilsette ved HiÅ) PX Sensitive personopplysninger - personal (f.eks disiplinærsaker) S Studentsaker (påføres studentmapper og dokument som inneholder personopplysninger om studenter ved HiÅ) SX Sensitive personopplysninger – student (f.eks disiplinærsaker) MU Møtedokumenter unntatt offentlighet

11 Stedfortrederrollen i ePhorte Alle ledere bør ha en stedfortreder i ePhorte. Arbeidsoppgavene blir dermed ivaretatt ved fravær og ferie. Loggført Meldes inn til systemansvarlig

12 4.Synliggjøring av ansvarsområder ihht klassene i arkivnøkkelen KLASSEOMRÅDEANSVARLIG 0 (side 35-50) Organisasjon og adm. Direktør 1 (side 52-57) ØkonomiØkonomisjef 2 (side 59-70) Stillinger og personale Personalsjef

13 - Fortsettelse: Synliggjøring av ansvarsområder ihht klassene i arkivnøkkelen 3 (side 72-75) Faglig samarbeid innen høgre utdanning og forskning Direktør Rektor ? Forskningssjef ? 4 (side 77-84) Studier, undervisning og eksamen Studiesjef 5 (side 86-93) Studenter og studentforhold Studiesjef 6 (side 95-99) Forskning og utvikling Rektor Forskningssjef ?

14 5.Struktur på saker i ePhorte Saksansvarlig har ansvar for hvordan strukturen på sakene skal være i ePhorte. Jf. Ansvarsområder ihht til klassene i arkivnøkkelen, bevaring- og kassasjonsplan. Oppfordrer alle saksansvarlige til dialog og samarbeid med arkivtjenesten. Se eksempel på de neste 2 foilene.

15

16

17 6.Restansestatistikk AVDELING/SEKSJON Diff. BIBLIOTEKET2220 DIREKTØR IBF873-5 IHF IIM ITN IT0011 PLUSS22 0 PERSONAL REKTOR STUDIESEKSJONEN ØKONOMI/DRIFT SUM: Differanse frå 1. gang 5721 Differanse frå forrige -36

18 e)Vedtaksoppfølging i utvalgsmodulen

19 Fanen - Alternativer Her kan du justere antall tilslag i søkeresultatet. Anbefales! Her finner du også ut hvilken versjon av ePhorte som er installert.

20 Maksimum antall poster: -Standarden i ePhorte er 100 poster. -Arkivtjenesten anbefaler at du utvider dette søket til 1000 poster

21 JOURNALFØRING AV SMS: Fra: Tvedt Terje Sendt: 24. februar :58 Til: Aurdal Leon Jarle; Oltedal Geirmund Kopi: Gallefoss Lasse Emne: Dekanstilling Hei! Viser til sms fra Leon i går ettermiddag der jeg blir informert om at dekanstillingen blir lyst ut på nytt.

22 Journalføring av meldinger på sosiale medier Retningslinjer: -Kommunikasjonen på sosiale medier som faller inn under offentlighetslovens begrep ”saksdokument for organet”, skal alltid arkiveres hvis den er ”gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon”. Det er altså tilstrekkelig at det ene av de to kriteriene er oppfylt. Hvis begge kriteriene er oppfylt, skal kommunikasjonen også journalføres, jf arkivforskriften § Henvendelser og svar sendt via Facebook og Twitter skal vurderes på lik linje med e-poster, og journalføres hvis de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.


Laste ned ppt "ARKIVFORUM 13.04.2011 Ledernes bruk av ePhorte. Ledernes rolle i ePhorte 1.Arkivansvar 2.Styringsverktøy og predefinert venstremeny 3.Tilgangsstyring."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google