PAPIRLØST BYRÅD Pressekonferanse 23. september 2008 Christine B. Meyer Byråd for finans, konkurranse og omstilling.

Presentasjon om: "PAPIRLØST BYRÅD Pressekonferanse 23. september 2008 Christine B. Meyer Byråd for finans, konkurranse og omstilling."— Utskrift av presentasjonen:

1 PAPIRLØST BYRÅD Pressekonferanse 23. september 2008 Christine B. Meyer Byråd for finans, konkurranse og omstilling

2 Papirløst Byråd Bergen kommune startet januar 2008 prosjekt ”Papirløst byråd”, med mandat fra byrådet Målsettingen er å aktivt ta i bruk eksisterende IT- løsninger for å redusere Byrådets papirforbruk med 90 % innen utgangen av 2008 Byrådet vil være en pilot for det papirløse bystyre

3 Hvordan endre 20 år gamle arbeidsprosesser og introdusere ukjent teknologi til byrådet på under seks måneder?

4 IKT-Forretningsutvikling – prosjektansvarlig PricewaterhouseCoopers – prosjektledelse Software Innovation - utvikling Microsoft – produktstøtte Fokusområder Helt sentralt med tilgjengelige nøkkelressurser Saksgang/ prosess BrukerinvolveringInfrastrukturIntegrasjon

5 Referanseturer Kristiansand Papirløs behandling av saker i bystyret vedtatt desember 2006 Prosjektet er forankret i kostnadsbesparelser, men gir pr. i dag økte utgifter i hovedsak grunnet høye driftskostnader Prosjektet er preget av at det er IT-drevet, lite brukerorientering mtp å se papirløs behandling fra brukers (politikers) ståsted Porto, Portugal Innførte sommeren 2007 et system for møtehåndtering og e-dokumenter med formål om å spare miljø (trær) Politikerne er tilsynelatende svært fornøyd med løsningen som gjør arbeidet med møteadministrasjon mye enklere. Porto har ikke gjort endringer i saksbehandlingsprosessen eller på andre måter tilrettelagt dokumenter for lesing på skjerm.

6 Gevinstrealisering - byrådet Store miljø- og kostnadsbesparelser Årlig forbruk av 515.000 A4-ark. Årlig kostnad på 410.000 kr. Byrådsmøter25.000 ark Byrådskonferanser490.000 ark Sum515.000 ark Innkjøp A4-ark 20.000 kr Kopiering240.000 kr Arbeidskraft150.000 kr Sum410.000 kr For å produsere 515.000 A4 sider går det med 70 trær, 200.000 liter vann og 36 tonn CO2-ekvivalenter. Kostnadene forbundet med innkjøp av papir, kopiering og arbeidskraft er estimert som:

7 Mulig gevinstrealisering bystyret Store miljø- og kostnadsbesparelser Årlig forbruk av 3.000.000 A4-ark. Årlig kostnad på 2.400.000 kr. Innkjøp A4-ark 120.000 kr Kopiering1.400.000 kr Arbeidskraft870.000 kr Sum2.400.000 kr For å produsere 3.000.000 A4 sider går det med 400 trær, 1.200.000 liter vann og 210 tonn CO2-ekvivalenter. Kostnadene forbundet med innkjøp av papir, kopiering og arbeidskraft er estimert som:

8 Sentrale momenter Løsningen er utviklet: – med et sterkt brukerfokus, det skal være enkelt å bruke – med tett brukerinvolvering fra første stund – ved å sette sammen standardløsninger på en innovativ måte

9 Løsning

10 Tablet-PC Mobilt bredbånd Webkamera Penn Trykksensitiv skjerm Kryptering MS Vista MS Office 2007 Ny teknologi er innført, med tilhørende brukerstøtte

11 Løsning for papirløs behandling IntranettSak-arkivsystem Saksbehandler Synkronisering med intranett Brukerdomenet (Sharepoint) levert av Microsoft er en nettleserbasert plattform for samarbeid og dokumenthåndtering. Distribuerer saksdokumentene til den enkelte bruker. Et individuell brukerdomene pr. bruker og tilpasset Bergen kommune. Når saksdokumentene er tilgjengelige informeres brukeren om dette via e-post. Tablet pc’en synkroniseres mot brukerdomene Lesetavle

12

13 Demonstrasjon 13

14 Utfordringer for bystyret Logistikk – PC distribusjon Ekstern nedlasting av dokumenter – Sikkerhet Opplæring – Ulik IT-kompetanse Brukerstøtte utenom kontortid

15 Veien videre Byrådet presenterte for Forretningsutvalget i går Forslag om å etablere et prosjekt for Papirløst bystyre Målsetning om papirløs behandling i Bergen kommunes politiske organer

16 16 Takk for oppmerksomheten...  Before printing, think about the environment.