Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Informasjonsmøter for ledelsen ved NTNUs fakulteter, VM og Sentraladministrasjonen.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Informasjonsmøter for ledelsen ved NTNUs fakulteter, VM og Sentraladministrasjonen."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Informasjonsmøter for ledelsen ved NTNUs fakulteter, VM og Sentraladministrasjonen Vår/Høst 2009 Lars Gunnar Indreiten Prosessleder, Prosjektprosessen Økonomiavdelingen - NTNU

2 2 Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Formål med møtet: Lederforankring:  Viktig tiltak ifm implementering av prosjektprosessen ved NTNU  Hva er prosjektansvarligs rolle og ansvar? BOA ved NTNU:  Viktig del av NTNUs strategi innen forskning  Nytt reglement fra Kunnskapsdepartementet BOA-området ved NTNU evaluert gjennom eksternt revisjonsfirma og økt fokus på BOA fra Riksrevisjonen Prosjektprosessen ved NTNU  Hovedgrep i ny prosjektprosess  Tiltak for implementering av ny prosjektprosess

3 3 Prosjektprosessen (BOA) Prosjektprosessen

4 4 Forholdet mellom grunnbevilgning (BFV) og BOA ved NTNU (Tall i mill. NOK) Grunnbevilgning (BFV) BOA Sum inntekter Andel BOA25% 26%

5 5 Omfang, BOA-prosjekter ved NTNU (hovedprosjekter) Juni 2006: 2022 hovedprosjekter totalt ved NTNU (2526 inkl. delprosjekter) August 2009: 2443 hovedprosjekter totalt ved NTNU (4607 inkl. delprosjekter), herav ca 600 oppdragsfinansierte prosjekter Andre = Enheter i sentraladm + BIBSYS

6 6 BOA-inntekter ved NTNU 2008: - Forskningsrådet 514 mill. - Andre bidrag: 498 mill. - Oppdrag: 90 mill. Andre = Enheter i sentraladm + BIBSYS

7 7 BOA – retningslinjer/regelverk Rundskriv F fra Kunnskapsdepartementet Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU (kap. 5 om BOA vedtatt revidert av NTNUs styre ) Rektors økonomiinstruks (kap. 5 om BOA er under revidering) Grunnleggende regler, BOA: Kontrakter/avtaler skal foreligge ved alle BOA-prosjekter For alle BOA-prosjekter skal det utarbeides budsjett som omfatter alle direkte og indirekte kostnader  Oppdragsfinansierte prosjekter: Oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader  Bidragsfinansierte prosjekter: NTNU må vurdere hvorvidt prosjektet er av slik faglig interesse at NTNU kan delfinansiere prosjektet med egne midler Habilitet: Etiske retningslinjer for staten skal følges

8 8 Status – Prosjektprosessen ved NTNU i dag Intern revisjonsrapport fra Ernst & Young (Januar 2009):  NTNUs rutiner og prosesser innen BOA ivaretar gjeldende lov- og regelverk  Prosesser og rutiner er ikke implementert fullt ut i NTNUs organisasjon  Varierende grad av etterlevelse av prosesser og rutiner  Rutiner for kontroll og rapportering innen BOA ikke utarbeidet NTNUs styre : Tilslutning til å iverksette tiltak innen BOA-området Riksrevisjonen (revisjon av NTNUs årsregnskap 2008):  Kontrakter, klassifisering av prosjekter og budsjettering håndteres iht reglement  Mangelfull belastning av både direkte og indirekte kostnader på enkelte prosjekter  Ber om redegjørelse for NTNUs planer om implementering av nye rutiner innen BOA

9 9 Hovedgrep, ny prosjektprosess ved NTNU Enhetlig og standardisert prosjektprosess med beskrivelse av: - Rutiner i hver enkelt fase i prosessen - Utøvende roller med egne rollebeskrivelser:  Prosjektleder (PL)  Lokal prosjektstøtte (LP, inkl. EU-LP)  Sentral prosjektstøtte (SP)  Prosjektansvarlig - Ansvar og oppgaver for hver enkelt rolle beskrevet Mål: PL og LP skal utøve et samarbeidende team fra søknadsfase til avslutning av prosjektet hvor PL får nødvendig bistand til gjennomføring av prosjektet.

10 10 Økonomiportalen – Egen nettlenke, BOA-prosjekter Retningslinjer/reglement Skjemabank/verktøy Rutine- og rollebeskrivelser NFR- og EU-prosjekter

11 11 Tiltaksplan, Prosjektprosessen Obligatorisk informasjon til prosjektledere  Prosjektleders ansvar og rolle  Verktøy og rutiner/prosess i prosjektgjennomføringen  Samhandling mellom prosjektleder og prosjektstøtte Ferdigstille rutiner og verktøy  Budsjettmaler  Kontraktsmaler  Utarbeide eget system for prising av tjenester på prosjekter ved NTNU  Utarbeide egen prosjektportal på nett Kompetanseutvikling, LP-rollen  Nettverksmøter, samarbeid på tvers  Bedre samhandling mellom prosjektledere og LP  Utvikle spisskompetanse innen større og komplekse prosjekter (Eks: EU-prosjekter, SFF/SFI/FME)

12 12 Hva er leders (prosjektansvarligs) rolle? Ansvar:  Vurdere og godkjenne at prosjektene er tråd med enhetens mål og strategier (faglig interesse) i søknader og kontrakter  Godkjenning av enhetens ressursbruk på prosjekter (personell, bruk av lab-virksomhet, utstyr og annen infrastruktur: BOA er en del av enhetenstotaløkonomi)  Rapportering til overordnet ledelse for enhetens BOA-virksomhet Risikoforhold ved mangelfull vurdering/beslutning (BOA):  Feil prosjektklassifisering: bidrag eller oppdrag? (kontrakter/avtaler)  Økonomiske konsekvenser for enheten  Feil ressursbruk ved enheten

13 13 Hva er leders (prosjektansvarligs) rolle? Lederkrav for å lykkes med gjennomføring av prosjektprosessen:  Legge til rette for bruk av LP-funksjonen og at LP i størst mulig grad oppnårsamhandling med prosjektleder  Ansvar for at retningslinjer/reglement kommuniseres internt i egen enhet  Oppfølging av avvik fra rutiner og retningslinjer (rapportering)  Være positive endringsagenter!

14 14 Prosjektprosessen - Samhandling Finansieringskilde Prosjektleder Prosjektansvarlig Myndigheter Prosjektstøtte

15 15 Spørsmål ? Kontaktpersoner: Prosjektleder LØF 2010 : Olav Holden - Prosessledere: BtB: Kristin Overvik – Lønn: Inger Talberg – BOA: Lars Gunnar Indreiten – PBO: Trude Bersvendsen – PBO: Turid Vollan Riset – Innkjøp: Helge Mathiesen –


Laste ned ppt "1 Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Informasjonsmøter for ledelsen ved NTNUs fakulteter, VM og Sentraladministrasjonen."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google