Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

DaVinci Consulting Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Erfaringer bl.a. fra Bærum kommune Catherine Janson daVinci.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "DaVinci Consulting Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Erfaringer bl.a. fra Bærum kommune Catherine Janson daVinci."— Utskrift av presentasjonen:

1 daVinci Consulting Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Erfaringer bl.a. fra Bærum kommune Catherine Janson daVinci Consulting AS

2 daVinci Consulting Elektronisk arkiv og saksbehandling IKKE et IT-prosjekt, IKKE et arkiv-prosjekt, IKKE et byggesak-prosjekt Men et organisasjonsutviklingsprosjekt med 5 målgrupper;  Ledelse  Saksbehandlere  Arkivtjenesten  Politikere  Publikum

3 daVinci Consulting MÅL Et vanlig mål  Elektronisk informasjonsflyt skal gi effektivisering og bedre kvalitet i administrative prosesser Bærum kommune  Bedre service til innbyggerne ved innsyn og saksbehandling over Internett  Etablere en felles informasjonsdatabank for kommunen  Effektivisering av dagens post-, arkiv- og saksbehandlerrutiner  Bedre kvalitetsikring av saksbehandling og arkiv  Redusere behovet for papir/lagring Det menneske som ikke har satt seg et mål, er som et fartøy uten ror

4 daVinci Consulting Første utfordring – kvantifiserte mål

5 daVinci Consulting Litt om gevinster  Service - publikumsopplevelser Tilgjengelig kommune  Tidsgevinster Elektronisk kommunikasjon Gjenfinning av informasjon Effektivisering – produsere raskere Oppgaver som forsvinnner  Kronebesparelser Applikasjonskostnader forsvinner Fagsystemer som kan erstattes – eks. Platon  Kvalitetsgevinster Alle jobber på samme måte Gjenbruk

6 daVinci Consulting Gevinstene kommer sent Prosjekt slutt  Lang overgangsperiode med aktive papirarkiv Pågående saker trenger gamle dokumenter fra papirarkivet  Nye rutiner og arbeidsmåter Alle skal lære “et nytt språk” Optimalisering av rutiner og saksprosesser “by doing”

7 daVinci Consulting Elektronisk dialog Elektronisk arkiv og saksbehandling i et større perspektiv WebSak IT-kompetanse,Noark4 Offentlighetsloven Forvaltningsloven,Kommuneloven Arkiv- system IT-kompetanse Arkivloven/Noark4 Offentlighet, meroffentlighet, forvaltning, personopplysninger BKkursdok. Acos kursdok. Skriveregler Spesiell saksbehandling Generell saksbehandling Rutiner. Skriveregler Spesiell saksbehandling (for eksempel personal) Generell saksbehandling Rutiner Arkivplan Arkivrutiner

8 daVinci Consulting Endrede roller i et elektronisk arkiv Arkiv ELEKTRONISKPAPIR

9 daVinci Consulting Litt om gjennomføringen i Bærum kommune

10 daVinci Consulting Prosjektet i Bærum kommune  Fra 240 til 1 postmottak  En felles postadresse for Bærum kommune  Nytt dokumentsenter - alle arkivmedarbeidere samlet  2000 saksbehandlere som får saksposten elektronisk suksessivt over 1,5 år  Utvikling av nye saksprosesser  Elektronisk post til politisk behandling  Innsyn  Nye arbeidsmåter på godt og vondt

11 daVinci Consulting Innsyn Intra-/Internett STYRINGSGRUPPE ”e-arkiv” Opplæring & Støtteapparat IKT-teknisk UtvalgssakerBygg/plan/ dele Dokument- maler Arkiv PROSJEKTLEDER LEVERANSE Acos Referanse- gruppe Økonomi Organisasjon Effektivisering Dokumentsenter inkl. postmottak Generell sak Saksbehandling System- administrasjon Prosjektorganisering 3 interne lærere

12 daVinci Consulting Gjennomføringsplan Utarbeide kravspesifikasjon og gjennomføre anskaffelse Utvikling av rutiner Tilpasning av løsning Opplæring og implementering Fase 1 Oppstart Fase 3 Forberedelse Fase 4 Implementering Fase 5 Drift Videreutvikling av rutiner og saksprosesser Foranalyse – hvem, hva, hvordan Evaluering Fase 2 Anskaffelse

13 daVinci Consulting Rekkefølge i implementeringen Pilot 1  Rådmannen og kommunalsjefer med staber  Formannskapet  Enkle byggesaker  Skjenkesaker Pilot 2  Bygge- og reguleringssaker  Kommunalteknisk

14 daVinci Consulting Implementeringsfasen Informasjonsmøte Kartleggingsmøte med avdelingsleder/nøkkelpersonell Analyse av kartlagt informasjon, særlige utfordringer Møter med avdelingsleder/nøkkelpersonell – anbefalinger i forhold til analyse Nytt informasjonsmøte Opplæring og gjennomføring Fase 1 Oppstart Fase 2 Forberedelse Fase 3 Opplæring og gjennomføring Fase 4 Drift og videreutvikling Videreutvikling av rutiner og saksprosesser

15 daVinci Consulting Prosesskartlegging – et eksempel

16 daVinci Consulting Skjenkesak elektronisk

17 daVinci Consulting Opplæring – hvordan ville vi ha gjort det nå?  Opplæring med både teori og system  En dag + oppgaveløsning med støtte  En dag repetisjon + noe nytt  Differensiert opplæring i forhold til brukerbehov  Opplæring etterfølges av intensiv brukerstøtte Rekkefølge;  Superbrukere  Ledere med spesiell fokus på lederfunksjoner og den elektroniske kjeden  Brukere

18 daVinci Consulting Spørsmål og svar


Laste ned ppt "DaVinci Consulting Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Erfaringer bl.a. fra Bærum kommune Catherine Janson daVinci."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google