Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Dagens tema: roller og tilganger i ePhorte. I ePhorte har alle brukarar minst èi rolle, som saman med tilgangskoder og tilgangsgrupper styrer kva dei.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Dagens tema: roller og tilganger i ePhorte. I ePhorte har alle brukarar minst èi rolle, som saman med tilgangskoder og tilgangsgrupper styrer kva dei."— Utskrift av presentasjonen:

1 Dagens tema: roller og tilganger i ePhorte

2 I ePhorte har alle brukarar minst èi rolle, som saman med tilgangskoder og tilgangsgrupper styrer kva dei får lov til å gjere. Dei ulike rollene:  SYSystemansvarlig  AR1Arkivleiar  AR2Arkivpersonale  SBSaksbehandlar  LDLeiar/saksfordelar  USUtvalgssekretær  ANAndre DEI ULIKE ROLLENE I EPHORTE

3  Alle som har tilgang til ePhorte har innsyn i ALLE saker og dokument som ikkje er skjerma for innsyn.  Så snart ein tilgangskode er påført saken eller dokumentet, blir det skjerma for innsyn.  Hjemmelen for å unnta off. kjem automatisk. TILGANGSKODAR KODEFORKLARING U Unntatt offentlighet (skjermer i hovedsak mot eksternt innsyn) – du må sjølv velge hjemmel for å unnta off. P Personalsaker (påførast personalmapper og dokument som inneheld personopplysningar om tilsette ved HiÅ) PX Sensitive personopplysningar - personal (f.eks disiplinærsaker) S Studentsaker (påførast studentmapper og dokument som inneheld personopplysningar om studentar ved HiÅ) SX Sensitive personopplysningar – student (f.eks disiplinærsaker) MU Møtedokumenter unntatt offentlighet

4 Tilgangskodar settast både på saksnivå, journalpostnivå og dokumentnivå (vedlegg). Du kan kun bruke dei kodane du er autorisert for. Kvar JP i ei sak må offentlegvurderast uavhengig av sakens tilgangskode. Dokumenta i ein JP blir først skjerma når tilgangskode settast på JP. Feltet tilgangskodar er ikkje obligatorisk, og må difor settast manuelt. Tekst som ikkje skal kome fram i offentleg journal eller kunne lesast av "alle" brukarar ved HiÅ, må i tillegg til tilgangskode skjermast aktivt (teksten sladdast). TILGANGSKODAR OG SKJERMING AV TEKST

5 Alle tilgangskodane dine har forhåndsdefinerte nivå dei er autorisert for. Det er 3 nivå du kan få tilgang til: 1. Tilgangskode personleg 2. Tilgangskode enhet 3. Tilgangskode heile institusjonen Brukeren kan få tilgang til ett eller flere av nivåene. Leder autoriserer dette når skjema for innmelding av ny ePhortebruker utfyllast. TILGANGSKODAR OG NIVÅ

6 Døme på autorisasjon: Kari Marie; rolle som arkivleiar

7 Døme på autorisasjon: Gunnhild; rolle som saksbehandler IHF

8 Døme på autorisasjon: Åse; rolle som leiar/saksfordelar IIM

9 Tilgangsgrupper kan opprettast innan en adm. enhet, eller på tvers av ulike enheter. Tilgangsgrupper kan opprettes både på saks- og JP- nivå. Dei benyttast for å:  gi andre lesetilgang til skjerma informasjon.  gi andre saksbehandlarar høve til å opprette nye JP i saken.  gi andre saksbehandlarar skriverettigheter til tekstdokumenter som er tilknytta JP.  Det finst to typer tilgangsgrupper: TILGANGSGRUPPER

10 Korleis legge til tilgangskode og tilgangsgruppe?

11 Faste tilgangsgrupper er oppretta på forhånd - av arkivet – det ligg i systemet. HiÅ har faste tilgangsgrupper på personal- og studentmapper. Døme: P – personalmappe ITN S – studentmappe IHF Tilgangsgruppa er permanent og kan difor gjenbrukast på seinare saker og journal- og dokumentposter. Når faste tilgangsgrupper blir lagt til åpner du opp for at fleire får tilgang til dokumentet. Faste tilgangsgrupper

12 Faste tilgangsgrupper ved HiÅ

13 Ad Hoc tilgangsgruppe er en funksjon som brukes for at saksbehandlere skal kunne samarbeide i ePhorte på tvers av administrative skiller. Det er eier av saken/journalposten som oppretter Ad Hoc tilgangsgruppe. Ad-hoc tilgangsgruppe er midlertidige medlemer. Ad-hoc tilgangsgrupper

14

15

16


Laste ned ppt "Dagens tema: roller og tilganger i ePhorte. I ePhorte har alle brukarar minst èi rolle, som saman med tilgangskoder og tilgangsgrupper styrer kva dei."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google