Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 Noark 5 og fagsystemer Arkivlederseminar, IKA Kongsberg 20. november 2014 Jon Atle Haugen Riksarkivet.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 Noark 5 og fagsystemer Arkivlederseminar, IKA Kongsberg 20. november 2014 Jon Atle Haugen Riksarkivet."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Noark 5 og fagsystemer Arkivlederseminar, IKA Kongsberg 20. november 2014 Jon Atle Haugen Riksarkivet

2 2  Begrepet har ingen entydig definisjon  Vanlig oppfatning: Alt som ikke er sakarkivsystemer (eller Noark-systemer) er fagsystemer  Sakarkiver er arkiver som inneholder saksdokumenter. Men kan ikke også fagsystemer inneholde saksdokumenter?  Definisjon i Arkivhåndboka: System for å håndtere en bestemt type saksbehandling (en enkelt arbeidsprosess)  Kommunene har et stort antall fagsystemer. Men kan alle IT- systemer som ikke er Noark-systemer, kalles fagsystemer?  SAMDOK-prosjekt: Kartlegging av fagsystemer (Ingrid Nøstberg) Hva er et fagsystem?

3 3  "Rene arkivsystemer" (Noark 5-kjerne, Sverige: E-arkiv ).  Tradisjonelle sakarkivsystemer med generell saksbehandlingsfunksjonalitet ("Noark-systemer")  Fagsystemer med spesialisert saksbehandlingsfunksjonalitet, og som inneholder journalføringspliktige dokumenter  Fagsystemer med ikke-journalføringspliktige dokumenter  Fagsystemer som dokumenter helsehjelp (pasientjournaler)  Andre spesialiserte fagsystemer, f.eks. regnskapssystemer  Fagsystemer med strukturert informasjon (databaser)som dokumenter saksbehandling (men som ikke oppfyller arkiv- faglige krav til dokumentfangst, frysing av metadata mm.)  Registre, informasjonssystemer, "rene databaser", dokumenter ikke saksbehandling Hovedtyper arkivsystemer

4 4  Begrepet saksbehandling har heller ikke en entydig definisjon  Et mer generelt og klarere definert begrep er prosess  Tradisjonelle Noark-systemer er en blanding av (generell) saksbehandlingsfunksjonalitet og arkivfunksjonalitet  Utviklingen på IT-området går mot et klarere skille mellom saksbehandlingssystemer og arkivsystemer  Saksbehandling: utførelse av (arbeids)prosesser  Arkiv: dokumentasjon av prosesser  Spesialisert saksbehandlingssystem - fagsystem (én prosess)  Generelt saksbehandlingssystem (mange prosesser)  Rene arkivsystemer: Noark 5-kjerne, mellomarkiv og depotarkiv (f.eks. E-arkiv i Sverige) Saksbehandling

5 5  Dersom arkivdokumentene er journalføringspliktige. Journal- føringsplikten (Arkivforskriften § 2-6, § 2-9) omfatter: Saksdokumenter (Offentleglova § 4) Inn- og utgående dokumenter, dvs. ekstern korrespondanse (+ enkelte organinterne dokumenter, jf. Offentleglova) Er gjenstand for saksbehandling Har verdi som dokumentasjon  Unntak (Riksarkivarens bestemmelser § 2-2): Dersom fagsystemet ble utviklet før bestemmelsene kom Der Noark-kravene er urimelige for fagsystemet Dersom dokumentene skal kasseres før det har gått 10 år Når er integrering med Noark 5-kjerne obligatorisk?

6 6  Fagsystemer med ikke-journalføringspliktige dokumenter kan også integreres med Noark 5-kjerne. Forutsetning:  Data består av arkivdokumenter (records) og metadata.  Arkivdokumenter: Avgrenset informasjonsmengde, oftest ustrukturert informasjon (dokumentformat). Oppstår når aktiviteter (i saksbehandling eller andre prosesser) utføres, og dokumenterer at aktiviteten har skjedd.  Metadata: Strukturert informasjon (databaseformat). Tilleggsinformasjon om arkivdokumentenes innhold, kontekst og struktur. Sikrer dokumentenes autentisitet og tilgjengelighet (bl.a. søkemuligheter) for framtiden. Forutsetning for integrasjon med Noark 5-kjerne

7 7  All informasjon er her strukturert (ingen dokumentformater).  Kan innholdet i databasen likevel deles opp i arkivdokumenter (records i form av definerte tabellfelter) og metadata?  Hvis ja, vurder muligheten for integrering med Noark 5-kjerne  Hvis nei - og det samtidig er klart at dette er et arkivsystem (dokumenterer aktiviteter), oppfyller systemet sannsynligvis ikke arkivfaglige krav og bør erstattet med et nytt  Dreier det seg om registre, informasjonssystemer eller andre hjelpemidler til bruk ved saksbehandling, er det ikke et arkivsystem - men det kan likevel være bevaringsverdig  Bevares i form av dokumenterte tabelluttrekk (ADDML, SIARD – Arne Kristian Groven) Hva med databaser?

8 8 Noark 5-kjerne i fagsystemet Anbefales normalt ikke, fordi arkivskaper da må da forholde seg til mange forskjellige arkiver

9 9 Grensesnitt: GUI eller API SAMDOK-prosjekt: Tjenestegrensesnitt for Noark 5 (Web Services) kommer i neste versjon. Bygger på Noark 4 Web Services og Geointegrasjonsstandarden.

10 10 Integrering fagsystem og Noark 5-kjerne Mange forskjellige saksbehandlingssystemer/fag- systemer kan integreres med samme arkivkjerne

11 11 In-place records management Dokumentene kan lagres i mange forskjellige fag- systemer, Sharepoint, e-postkasser, "skyen" osv.

12 12  En variant av synkron overføring  Arkivdokumenter og metadata overføres til E-arkiv først når saksbehandlingen (prosessen) er ferdig, dvs. saken er avsluttet  FGS: Förvaltningsgemensamma specifikationer (dvs. grensesnittet mellom fagsystem/mellomarkiv/depotarkiv ) Sverige: E-arkiv


Laste ned ppt "1 Noark 5 og fagsystemer Arkivlederseminar, IKA Kongsberg 20. november 2014 Jon Atle Haugen Riksarkivet."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google