Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Rutine vedr. saksfremlegg og protokoll til Høgskolestyret For saksbehandlere, ledere og utvalgssekretær.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Rutine vedr. saksfremlegg og protokoll til Høgskolestyret For saksbehandlere, ledere og utvalgssekretær."— Utskrift av presentasjonen:

1 Rutine vedr. saksfremlegg og protokoll til Høgskolestyret For saksbehandlere, ledere og utvalgssekretær

2 HØGSKOLESTYREMØTER Rutiner Saksfremlegg og orienteringssaker Innkalling Møtebok Protokoll Særutskrift av protokoll Vedtaksoppfølging

3 Hvordan saksbehandlere og ledere skal opprette saksfremlegg Stå i den saken som skal utvalgsbehandles – VIKTIG! Opprett ny utgående JP Innhold:HS 11/43 (år/nr) Saksfremlegg – Tittel på saksfremlegg Legg inn tilgangskode og hjemmel dersom saksfremlegget skal unntas offentlighet Mottakere:Skriv inn HS på kortnavn og trykk (Se ePhorte printscreen på neste foil.) Trykk og hent mal

4

5 Hvordan saksbehandlere og ledere skal opprette O-sak Stå i den saken som skal utvalgsbehandles – VIKTIG! Opprett ny utgående JP Innhold:HS - OS 11/09 (år/nr) Orienteringssak – Tittel på orienteringssak Legg inn tilgangskode og hjemmel dersom orienteringssaken skal unntas offentlighet Mottakere:Skriv inn HS på kortnavn og trykk Trykk og hent mal

6 UTVALGSSEKRETÆR -1 Opprette ny sak i ePhorte: Tittel på sak:Høgskolestyremøte år/nr – dato - Innkalling og protokoll Klassering:011.2 (arkivkode/ordningsverdi) (Se ePhorte printscreen på neste foil) (Møtebok)Saken vil inneholde innkalling med saksliste, og protokoll fra alle sakene som var oppe til behandling. Referanse til sakene vil også foreligge i form av saksnummer i ePhorte.

7

8 UTVALGSSEKRETÆR - 2 Opprette INNKALLING som ny utgående JP i saken (møteboken): Tittel på JP:Innkalling til Høgskolestyremøte - dato Mottakere:Skriv inn HS på kortnavn og trykk Saksliste legges til møteinnkallingen. Hver enkelt sak skal ha arkivreferanse, jf. saksnummer i ePhorte – der hvor saksfremlegget finnes. VIKTIG! Dersom der er saksfremlegg som er UOFF, skal det lages 2 varianter av innkallingen:  - en innkalling unntatt offentlighet med tilgangskode og hjemmel. Dette er innkallingen i sin helhet. Tittel på JP: UOFF innkalling til Høgskolestyremøte – dato  - en offentlig innkalling uten tilgangskode og hjemmel. Her må innholdet (personopplysninger/navn etc.) i dokumentet skjermes/sladdes – altså anonymiseres. I stedet for navn kan man eksempelvis skrive NN Tittel på JP: Innkalling til Høgskolestyremøte - dato

9 UTVALGSSEKRETÆR - 3 Opprette PROTOKOLL som ny utgående JP i saken (møteboken): Tittel på JP:Protokoll fra Høgskolestyremøte - dato Mottakere:Skriv inn HS på kortnavn og trykk Protokollen skal inneholde Høgskolestyrets vedtak til hvert enkelt saksfremlegg. Hver enkelt sak skal ha arkivreferanse, jf. saksnummer i ePhorte – der hvor saksfremlegget finnes. VIKTIG! Dersom der er saksfremlegg som er UOFF, skal det lages 2 varianter av protokollen:  - en protokoll unntatt offentlighet med tilgangskode og hjemmel. Dette er protokollen i sin helhet – med alle opplysninger. Tittel på JP: UOFF protokoll fra Høgskolestyremøte – dato  - en offentlig protokoll uten tilgangskode og hjemmel. Her må innholdet (personopplysninger/navn etc.) i dokumentet skjermes/sladdes – altså anonymiseres. I stedet for navn kan man eksempelvis skrive NN. Tittel på JP: Protokoll fra Høgskolestyremøte - dato

10

11 UTVALGSSEKRETÆR – 4 SÆRUTSKRIFT AV PROTOKOLL Til hvert enkelt saksfremlegg skal det ligge en særutskrift av protokollen - som en egen JP i saken. Påse at saksansvarlig har gitt deg skrivetilgang til saken! VIKTIG! Søk opp arkivreferansen/saksnummer i ePhorte, der hvor saksfremlegget ligger. Opprett nytt N-notat (med oppfølging) Tittel på JP:HS år/utv.nr. Særutskrift av protokoll – Tittel på saksfremlegg Mottaker:Til saksbehandler som har fremmet saksfremlegget

12

13 VEDTAKSOPPFØLGING Den som fremmet saksfremlegget har ansvar for vedtaksoppfølgingen. Vedkommende saksbehandler vil finne særutskrift av protokoll under egne restanser. Dette innebærer at vedkommende saksbehandler lett kan informere og effektuere Høgskolestyrets vedtak. (Informasjon/brev til aktuelle enheter, personer – internt eller eksternt). For å dokumentere effektuering av vedtak, skal det opprettes ny JP i saken. JP sendes til mottakere som har betydning for vedtaket. Særutskrift av protokollen skal knyttes til - som vedlegg til denne JP.

14 e)Vedtaksoppfølging i utvalgsmodulen


Laste ned ppt "Rutine vedr. saksfremlegg og protokoll til Høgskolestyret For saksbehandlere, ledere og utvalgssekretær."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google