Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 Studieadministrative prosesser ved NTNU Styringsgruppemøte 22. juni 2007.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 Studieadministrative prosesser ved NTNU Styringsgruppemøte 22. juni 2007."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Studieadministrative prosesser ved NTNU Styringsgruppemøte 22. juni 2007

2 2 1. Rekruttering

3 3 Overordnet mål med rekrutteringsarbeidet – å få ”kunder” (studenter) til å velge NTNU * Samtlige ikoner er hentet fra: Ekstern web Hovedbrosjyre Studieprogram- brosjyre Kampanjer Utdanningsmesser og interne arrangementer Studie- program/ Emne Studie- program/ Emne Potensiell student (”Kunde”) Planlegge Gj.føre Evaluere MIDLER FOR Å NÅ MÅLSETNINGEN OM GOD TJENESTEKVALITET MOT ”KUNDEN” MÅLSETNING/RESULTAT AV PROSESSEN: GOD TJENESTEKVALITET MOT ”KUNDEN” ? 1b. Intern kommunikasjon 2c. Rutinebeskrivelser og kvalitetssikring 1e. EVU 1c. Produksjon av informasjon 1a. Koordinering av årshjul 2b. Helhetlig ”kundefront” 1d. Synliggjøre informasjon 3b. Økonomiske ressurser 3c. Koordinering av aktiviteter 3a. Rolle/ansvars- fordeling 3d. Kompetansedeling 2a. Individuavhengig organisasjon PRODUKTER Rekruttering

4 4 Oppsummering av gjennomførte aktiviteter WS1 14/3 WS2 18/4 WS3 8/5 Diskusjon om interessenter Overordnet kartlegging av prosesser/områder som ligger under rekruttering Gjennomgang av ”produktverdikjeder” for å konkretisere de overordnede forbedringsområden e fra WS 1 Verifisering av prosesskart fra WS2 Prioritering av forbedringsområder Påbegynt beskrivelse av de viktigste områdene i gevinstskjema Ferdigstilt gevinstskjemaer Utarbeidet utkast til en intern webportal for rekruttering WS4 31/5 Rekruttering

5 5 Fokusområder for arbeidsgruppene Rekrutteringsprosessen kjennetegnes av en rekke prosesser som skjer parallelt og uten innbyrdes tidsavhengighet Prosessen for tildeling av budsjettmidler og etablering av handlingsplan er diskutert på et overordnet nivå som et svært viktig forbedringsområde som må løftes for videre oppfølging Internasjonal rekruttering har vært et hovedforbedringsområde og må følges opp separat Gruppa har gått igjennom og kartlagt fem ”produktverdikjeder” for å konkretisere de overordnede forbedringsområdene –Produksjon av Hovedkatalog, Internasjonal Masterkatalog og katalog for 2-årige Masterprogrammer –Produksjon av Studieprogrambrosjyre –Web-publisering –Deltakelse på eksterne arrangement (utdanningsmesser) –Arrangement av Campusbesøk Rekruttering

6 6 Prioriterte forbedringsområder beskrevet i gevinstskjemaer 1.Intern kommunikasjon 2.Oppdaterte nettsider som satsingsområde 3.Utvikle ansattes potensial som ”NTNU-ambassadører” 4.Prioritere studieinfoprosjektet Rekruttering

7 7 Tiltak 1: Intern kommunikasjon Utfordring: –I dag har NTNU ingen gode arenaer for å få oversikt over de forskjellige aktivitetene som foregår innenfor rekruttering og aktiviteter som settes i gang av forskjellige enheter blir derfor ikke koordinert. Forslag til løsning: –Etablere intern portal/nettside for koordinering av rekrutteringstiltak og aktiviteter som innholder all informasjon om rekruttering (dokumenter, aktivitetskalender etc.). Siden det dreier seg om ”forretningshemmeligheter” er det viktig å finne en teknisk løsning som begrenser ekstern tilgang til materialet. Gevinst: –Unngår mye ekstraarbeid (spesielt for nyansatte) og fremstår mer enhetlig hvis alle som jobber med rekruttering har tilgang til samme og oppdatert informasjon. Ressursbehov: –Relativt lavt innsatsbehov i forhold til gevinsten (utvikling av teknisk løsning, etablering av systemeier/koordinatorrolle vid RO, prioritering av tid hos ansatte for å håndtere vedlikehold). Endringsansvarlig: –Rekruttering og opptak Rekruttering

8 8 Tiltak 2: NTNUs nettsider Utfordring: –Gjentatte undersøkelser viser at nettsidene er NTNUs hovedverktøy for rekruttering - 90% av primærmålgruppen besøker NTNUs nettsider. I dag er det ymse kvalitet på informasjonen som ligger på studieprogramdelen av nettsidene og det er et utfordring å holde dem levende og spennende. Forslag til løsning: –Skape insentiver for å holde nettsidene oppdaterte og levende på alle nivå: forskning, studier osv. Dette ville gjøre NTNUs nettsider pålitelig som informasjonskanal/kilde. Eierskap til nettsidene kan oppnås ved nok ressurser, tydelig fokus, prioritet/føringer fra ledelse og formidling av ressursmålinger som argumentasjon. Gevinst: –Redusert antall og økt kvalitet på henvendelser til studieadministrasjonen. Bedre tjenestekvalitet mot søkere og studenter. Mulighet for økt medieomtale/markedsføring. Ressursbehov: –Relativt omfattende siden det krever kontinuerlig oppfølging på flere nivå i organisasjonen. Endringsansvarlig: –Systemeier Info, webmastere og ledelse på fakultetene Rekruttering

9 9 Tiltak 3: Utvikle ansattes potensial som ”NTNU-ambassadører” Utfordring: –En viktig del av ekstern merkevarebygging er å bygge opp merkevaren internt, slik at egne ansatte har en felles kommunikasjonsplattform og kan være gode og enhetlige ambassadører utad. NTNU benytter seg i liten grad av potensialet som ligger i å samle den eksterne kundefronten. Forslag til løsning: –Systematisk tverrfaglig informasjon om NTNUs virksomhet til alle ansatte ved å etablere en velkomstmappe for nyansatte, ett opplæringsprogram som del av den eksisterende kurspakken, distribusjon av Hovedkatalogen til alle ansatte og ferdige presentasjonspakker som ansatte kan bruke i eksterne sammenhenger. Gevinst: –Alle deler av NTNU vil være tjent med tydeligere identitet, øket fellesfølelse blant ansatte og støttet merkevarebygging. Øke kunnskapen blant ansatte kan også bidra til bedre intern kommunikasjon. Eksterne kunder mottar et mer enhetlig og tydelig budskap fra NTNU og bedre kvalitet i opplysningene fra NTNUs representanter. Bruke egne ansatte som gode ambassadører for NTNU eksternt. Ressursbehov: –Organisasjonsmessig omfattende (menneskelige og finansielle ressurser for utarbeidelse av materiale, ressurser for gjennomføring av kurs, sette av tid for kontinuerlig vedlikehold) Endringsansvarlig: –Rektorat Rekruttering

10 10 Tiltak 4: Studieinfoprosjektet Utfordring: –NTNU har behov for en enhetlig datakilde for informasjon om studieprogrammer/emner. Forslag til løsning: –Fortsatt fokus på sluttføring av Studieinfoprosjektet Gevinst: –Mindre ressursbruk hos alle ansatte som jobber med å oppdatere rekrutteringsmateriale og mindre risiko for feil. Ressursbehov: –Usikkert Endringsansvarlig: –SASS Rekruttering

11 11 Oppsummering av rekrutteringsprosessen Forbedringstiltakene som er beskrevet har som formål å koordinere eksisterende prosesser slik at utnyttelsen av ressurser blir optimal. Rekruttering er en prosess som i liten grad understøttes av støttesystemer per i dag, men det er behov for tekniske løsninger for å finne frem til riktig og enhetlig informasjon. Etablering av en rekrutteringsportal og implementering av studieinfoprosjektet er eksempler på etablering av slik systemstøtte. De foreslåtte tiltakene innebærer ingen endringer i organisasjonen, men etablering av verktøy og systemer for å koordinere kompetansen slik at organisasjonen utnyttes mer optimalt. Mål på tiltakenes effekt vil være antall unike brukere på websidene (pr. program), antall primærsøkere pr. plass og program, andel reelle søkere som % av målgruppen, antall studenter som sier at informasjon fra en ansatt ved NTNU hadde betydelig innvirkning på deres valg og medarbeiders tilfredshet med verktøy for å understøtte rekrutteringsarbeidet. Rekruttering

12 12 2. Opptak

13 13 Oppsummering av gjennomførte aktiviteter WS1 19/3 Kartlegging av opptakstyper som går under Lokale Opptak Identifisering av hovedprosessene innenfor Lokale Opptak Startet identifisering av forbedringsområder WS2 24/4 Gjennomgang og korrigering av prosesskart fra KVASS Kartlegging av de forskjellige opptakstypene og hvilke prosesser som knyttes opp mot dem Utarbeide prosesskart for Opptak til erfaringsbaserte mastergrader ”Etter opptak” Identifisering av ytterligere forbedringsområder WS3 5/6 Prioritering av forbedringsområder Ferdigstilling av gevinstskjemaer for 9 prioriterte forbedringstiltak Opptak

14 14 Kartlagte prosesser 11 opptaksprosesser var tidligere dokumentert i KVASS og har blitt oppdatert av gruppen Arbeidsgruppen har utarbeidet nye prosesskart for følgende prosesser –Overordnet prosesskart for lokale opptak –Opptak til erfaringsbaserte mastergrader –”Etter opptak” Opptak

15 15 Prioriterte forbedringsområder beskrevet i gevinstskjemaer 1.Endring av tidspunkt og innhold i styresak 2.Verktøy for oversikt over programportefølje, regelverk og opptaksrammer 3.Koordinering av opptak til Internasjonale Mastergrader 4.Forbedring av opptak til Erfaringsbasert Master 5.Mest mulig felles søknadsfrist for alle opptak 6.Forum for Erfaringsbaserte Masterprogrammer 7.Synliggjøre opptakskrav for Erfaringsbasert Master 8.Sikre at alle studenter blir registrert som ”møtt” i FS 9.Vurdering av mulighet for overgang mellom programmer første semester 10.Legge til setning i opptaksbrevet til studentene om fritak for fag 11.Sende kopi av opptaksbrevet til fakultetet Opptak

16 16 Tiltak 1: Endring av tidspunkt og innhold i styresak Utfordring: –Styrevedtaket om studieprogramportefølje og opptaksrammene kommer for sent for planlegging av opptaksprosessen, spesielt med tanke på endringer fra forrige år (nye opptaksrammer, studieprogram og opptaksregler) Forslag til løsning: –Tidspunkt for styrevedtaket om studieprogramportefølje og opptaksrammer bør flyttes fra mars/april til november. Gevinst: –Mindre ressursbruk hos alle ansatte som jobber med å oppdatere rekrutteringsmateriale og mindre risiko for feil. Ressursbehov: –Omfattende (krever trolig endring i underliggende prosesser) Endringsansvarlig: –SA Opptak

17 17 Tiltak 2: Verktøy for oversikt over program- portefølje, regelverk og opptaksrammer Utfordring: –Det er en utfordring for ansatte som jobber med opptak å få oversikt over opptaksrelatert informasjon. Forslag til løsning: –Egen nettbasert tjeneste for å melde inn hvilke studieprogram som skal tilbys med antall plasser, hvilke opptaks-/rangeringsregler som gjelder og hvem som er ansvarlig for opptaket. Tenkt som en ekvivalent til Emner på nett. Verktøyet kan også utvides til bruk ved studieplanrevisjon, på samme måte som Emner på Nett. Gevinst: –Forenklet arbeid med saksfremlegg og bedre kvalitetssikring Ressursbehov: –Omfattende (utvikling av teknisk løsning, ressurser til opplæring og avsette ressurser til kontinuerlig vedlikehold) Endringsansvarlig: –Studieavdelingen Opptak

18 18 Tiltak 3: Koordinering av opptak til Internasjonale Mastergrader Utfordring: –Ansvar/roller i forhold til opptak til Internasjonale Mastergrader er uklare og det er liten grad av koordinering mellom de som utfører opptakene Forslag til løsning: –Ansvaret for opptak av alle kategorier studenter til internasjonale masterprogrammer må plasseres på ett sted. Gevinst: –Bedre oppfylling av programmene og bedre koordinering internt og eksternt i forhold til søkerne Ressursbehov: –Begrenset (dreier seg i hovedsak om intern kommunikasjon og koordinering) Endringsansvarlig: –Studiedirektør Opptak

19 19 Tiltak 4: Forbedring av opptak til Erfaringsbasert Master Utfordring: –I forhold til erfaringsbaserte mastergrader kan det være uklart hvem som har ansvar for opptak; NTNU VIDERE, opptakskontoret eller opptakskomite. Opptaksforskriften fastslår at det kan være en opptakskomite, men ikke hvem som skal sitte der utenom en fagperson fra fagområdet. Forslag til løsning: –Endre opptaksforskriftens paragraf fire med at opptakskomiteen bør ha med en person fra opptak som kan reglement og kan kvalitetssikre opptaket. Ved oppretting av nye erfaringsbaserte mastergrader må det i styresaken stå hvordan opptaket skal foregå, om det skal være adgangsregulert og i så fall hvem som fastsetter rangeringsregler. Gevinst: –Ansatte vil vite hvem som har ansvar for hva. Studenter vet at opptak foregår riktig og rettferdig og at alle er kvalifiserte. Ressursbehov: –Omfattende (krever gjennomgang av eksisterende opptaksrutiner) Endringsansvarlig: –Studiedirektør Opptak

20 20 Tiltak 5: Mest mulig felles søknadsfrist for alle opptak Utfordring: –NTNU opererer med flere forskjellig søknadsfrister avhengig av program, ansvarlig for opptaket og studentens finansiering. Forslag til løsning: –Gruppa ønsker å legge søknadsfristen til 15. april for flest mulig søkergrupper til flest mulig studier, slik man fra og med neste år gjør for masterstudier. Søknadsfrist til masterstudier vil fra og med neste år bli skjøvet fram til 15. april. Gevinst: –Vil lette formidlingsarbeidet både innad og utad. Søkerne vil tjene på dette. Forutsigbar og kjent frist. Fakultet og institutt får handlingsrom for faglige vurderinger ved at fristen er 15. april i stedet for for eksempel 15. mai. Ressursbehov: –Begrenset (ressurser for kartlegging av eksisterende frister og oppdatering av intern og ekstern informasjon) Endringsansvarlig: –Studiedirektør Opptak

21 21 Tiltak 6: Forum for Erfaringsbaserte Masterprogrammer Utfordring: –I dag er det lite samordning, kommunikasjon og samarbeid når det gjelder Erfaringsbaserte Masterprogrammer og ulike måter å gjøre ting på fakulteter/institutt. Ofte er det uklart hvem som skal gjøre hva i forhold til NTNU VIDERE, SA generelt og fakulteter/ institutter og det mangler enhetlige retningslinjer for ulike evu-aktiviteter. Forslag til løsning: –Sette ned et formalisert forum for utveksling av erfaringer og for samordning. Et slikt forum vil være svært nyttig for samarbeid, kvalitetssikring, et sted å både få og dele informasjon. Gevinst: –Administrativt ansatte får god oversikt over ansvarsfordeling og oppgaver og kan bruke tiden sin mer effektivt. Studenter vil få et bedre tilbud totalt sett. Ressursbehov: –Begrenset (krever at det settes av tid til møtevirksomhet for ansatte som jobber med opptak til erfaringsbaserte masterprogrammer) Endringsansvarlig: –Rektor/studiedirektør Opptak

22 22 Tiltak 7: Synliggjøre opptakskrav for Erfaringsbasert Master Utfordring: –Opptakskravene til emner og program er forskjellige, noe som er problematisk i forhold til realkompetansevurdering og også mastergrad i organisasjon og ledelse (MOL) og kan føre til at studenter ikke kommer in på selve mastergraden, men har kanskje tatt 60 studiepoeng før det blir oppdaget. Forslag til løsning: –Tydeliggjøre og informere om ulike opptakskrav, fakultetene må være nøye på at dette er spesifisert i godkjenningsskjema de får fra instituttene. Må stå på kursbeskrivelsen på hvert emne, på nettsidene og i kursbrosjyrer. For ekstra utsatte, td master i org. og ledelse, må det stå i bekreftelse (brev/e-post) hva opptakskravet til mastergraden er, og hvor de må henvende seg for å få vurdert om de kvalifiserer til opptak til mastergraden. Gevinst: –Deltagere vil få korrekt informasjon før de starter på et løp mot en mastergrad og vet at de imøtekommer de krav som stilles senere når de skal tas opp til mastergraden. Ressursbehov: –Begrenset (kun justering av rutiner) Endringsansvarlig: –NTNU VIDERE og fakulteter Opptak

23 23 Tiltak 8: Sikre at alle studenter blir registrert som ”møtt” i FS Utfordring: –Det kan se ut som at tallene over oppmøtte studenter som rapporteres i DBH ikke er korrekte i dag. Grunnen till underrapporteringen er manglende kunnskap blant saksbehandlere om hva som inngår i rapporteringsgrunnlaget till DBH og at nødvendige felter derfor ikke blir oppdatert i FS. Forslag til løsning: –Alle som jobber med opptak av studenter i FS må få implementert i rutinebeskrivelsene sine at alle aktive studenter må registreres som "møtt" i systemet (ellers vil de ikke bli med i datagrunnlaget til DBH). Gevinst: –Bedre grunnlag for ressursplanlegging og korrekt rapportering til DBH. Fakulteter og institutter har oversikt over hvor mange studenter som har møtt til studiestart. Ressursbehov: –Begrenset (krever etablering og dokumentasjon av samt opplæring i rutiner for ansatte som jobber med disse oppgavene) Endringsansvarlig: –SASS Opptak Dette tiltaket bør ses i sammenheng med utfordringen knyttet til hvordan NTNU registrerer og rapporterer antall studenter (studierett).

24 24 Tiltak 9: Vurdering av mulighet for overgang mellom programmer første semester Utfordring: –Praksisen med overganger mellom studieprogrammene i forbindelse med studiestart gjør det umulig å holde oversikt over hvor mange studenter et program har fått. Det fører også til at studenter med lavere opptakspoeng kan få overgang til studier de ikke kom inn på gjennom Samordna Opptak. Forslag til løsning: –Vurdere praksisen med overgang mellom studieprogram i første semester. Gevinst: –Programeierne får raskere oversikt over antall studenter. Sparer arbeid ved studieavdelingen. Ryddigere saksbehandling ved at studenter blir likt behandlet. Ressursbehov: –Begrenset Endringsansvarlig: –Utdanningsutvalget Opptak

25 25 Tiltak 10 og 11: Quick Wins Det bør være en setning i opptaksbrevet om at fritak for fag basert på tidligere utdanning må gjøres av fakultetene. Implementeres ved endring av rutiner hos Opptakskontoret. Fakultetet får ikke kopi av opptaksbrevet som blir sendt ut til studentene. Løses ved endring av rutinene hos Opptakskontoret slik at fakultetet får kopi av opptaksbrevet. Opptak

26 26 Oppsummering opptaksprosessen Opptak til Internasjonale Mastergrader er en hovedutfordring innenfor opptak og må følges opp separat Innenfor opptak er det foreslått en rekke tiltak for å forenkle og strømlinjeforme eksisterende prosesser, eksempelvis ved å harmonisere søknadsfrister for forskjellig typer opptak. Teknologien som understøtter den ordinære opptaksprosessen er i hovedsak FS, men det er behov for en harmonisering av måten de forskjellige individene som jobber med opptak bruker systemet på. For spesielle opptak, som internasjonale studenter og EVU dekker ikke hovedsystemene behovet og det er derfor utviklet spesialløsninger. Særlig i forbindelse med opptak til internasjonale og erfaringsbaserte mastergrader er det behov for en avklaring av roller og plassering av ansvar i organisasjonen. Relevante måltall for tiltakenes effekt vil være antall klager som får medhold, medarbeiders tilfredshet med verktøy som støtter opptaksarbeidet, kursevalueringer for EVU Opptak

27 27 3. Veiledning

28 28 Oppsummering av gjennomførte aktiviteter Workshop 1: 22/3 Workshop 2: 25/4 Workshop 3: 15/5 Diskusjon om definisjon av arbeidet med ”veiledningsprosessen” Gjennomgang av viktigste veiledningsaktiviteter sett i forhold til studentens løp gjennom NTNU Innledende diskusjon om forbedringsområder Mål, føringer og interessenter Verifisering av oppgaver ved de ulike adm. enhetene knyttet opp mot roller, organisasjon og studentens løp gjennom NTNU Diskusjon om prioritering av forbedringsområder og mulige tiltak Gjennomgang og prioritering av tiltak (vurdering av gevinstpotensial) Kvalitetssikring av tiltaks-skjema Diskusjon rundt oppgave om roller, ansvarsområde og kompetanse Workshop 4: 7/6 Veiledning

29 29 Oppsummering forbedringsområder veiledning (1) Gruppa har ikke beskrevet veiledningsarbeidet i form av prosesskart. Veiledningsarbeidet kjennetegnes av en rekke aktiviteter som skjer parallelt og til dels uten innbyrdes tidsavhengighet. Veiledning kan sees på som en viktig støtteprosess for alle de studieadministrative prosessene fordi den er viktig virkemiddel for å informere studentene og lover, regler og frister Teknologien er ikke så sentral i veiledningsarbeidet at det vært spesielt fokus på dette i gruppen. Støttesystemene fungerer i hovedsak tilfredsstillende (ePhorte og FS), men også denne gruppen har kommentert at det generelt er for liten kunnskap om bruk av FS. Videre etterlyser veilederne kunnskap om bruk av utdanningsplaner, da dette er et vanlig spørsmål fra studentene De foreslåtte tiltakene innebærer noen endringer i organisasjonen i form av at enkelte enheter får et utvidet/nytt ansvar. SA får for eksempel en større rolle i den nye prosessen ved at de skal koordinere prosessen og ha et pådriveransvar for videre utvikling (videreføring av KNUS-koordinator). På sikt vil en avklaring av rolle- og ansvarsforhold i veiledningsarbeidet kunne føre til endringer som vil kunne påvirke flere nivåer i organisasjonen. Veiledning

30 30 Oppsummering forbedringsområder veiledning (2) Hovedforbedringsområdet har på bakgrunn av kartlegging, brukerundersøkelse og innspill fra studieveilederprosjektet vært avklaring av roller og ansvar i veiledningsarbeidet (tiltak 2). Et eget tiltak (2b) fokuserer spesielt på tydelige roller innen internasjonalisering og dett må følges opp separat. Videre har gruppen hatt et spesielt fokus på at tiltak 1 er en forutsetning for at mange av de andre tiltakene skal kunne gjennomføres. Enkelte av de øvrige tiltakene er sammenfallende med tiltak beskrevet i handlingsplanen for studieveiledning som nylig ble vedtatt. Dette må samordnes ytterligere Grensesnitt mot faglig veiledning ved vitenskapelige ansatte må videreutvikles Relevante måltall for tiltakenes effekt vil være responstiden for å betjene studentene og å måle tilfredsheten til studentene og ansatte gjennom fast spørreundersøkelse (Studenttilfredshetundersøkelsen) Veiledning

31 31 Prioriterte forbedringsområder beskrevet i tiltaksskjemaer 1. Sentral koordineringsansvarlig for veiledningstilbudet ved NTNU (videreføring av KNUS-koordinator) 2a. Beskrive roller og ansvarsområder i veiledningsarbeidet 2b. Beskrive roller og ansvarsområder i veiledningsarbeidet - spesielt fokus på veiledning ifm utveksling 3. Skape holdingsendring blant veilederne (holdning til veiledningsrollen og serviceinnstilling mot studentene) 4. Utvikle et samordnet kompetanseutviklingstilbud (ihht til roller jmf tiltak 2 ) 5. Etablere veiledersenter på hver campus 6. Utvikle mer aktivt veiledningstilbud ("forebyggende veiledning") 7. Vurdere felles og åpent kalendersystem for alle veilederne 8. Forbedre informasjon om veiledning på web Veiledning

32 32 Tiltak 1: Sentral koordineringsansvarlig for veiledningstilbudet ved NTNU Utfordring: –Det er ingen overordnet avklaring av hvem som svarer på hva og hvor disse sitter. Veilederne føler at de må kunne noe om alt (kompetanse). Studentene føler seg som kasteballer i systemet og opplever dårlig service og feilinformasjon. Forslag til løsning: –Etablere stilling sentralt for koordinering av veiledningstilbudet ved NTNU (videreføring av KNUS- koordinator). Gevinst: –Alle interessenter vil tjene på at området får fokus og en sentral koordinering. At tilbudet blir evaluert og resultatmålt og satt i en større sammenheng. Viktig med en som kan koordinere og være "pådriver” for en så sentral prosess for studenten. Ressursbehov: –Det vil kreve en hel stilling i en oppstartsperiode - fra prosjekt til drift. Bør vurdere om det er behov for hel stilling på sikt også. Endringsansvarlig: –Studiedirektør Veiledning

33 33 Tiltak 2a: Beskrive roller og ansvarsområder i veiledningsarbeidet Utfordring: –Det er ingen overordnet avklaring av hvem som svarer på hva og hvor disse sitter. Veilederne føler at de må kunne noe om alt (kompetanse). Studentene føler seg som kasteballer i systemet Forslag til løsning: –Beskrive roller og ansvarsområder i veiledningsarbeidet Gevinst: –Studentene vil få raskere respons og enklere kunne vite hvor de skal gå for å få den hjelp de trenger. Studieveiledere og vitenskapelig ansatte vil hurtigere kunne henvise til riktig instans om det er behov for det og det vil på sikt være ressurssbesparende ift mer skjermet tid til andre oppgaver (saksbehandling, utredning og rapportering med mer) Ressursbehov: –Ressurser til videreføring av arbeid påbegynt i arbeidsgruppen (kartlegging), samt til å utvikle oversikt og definere kompetansekrav. På sikt vil kunne kreve ressurser til økt kompetanse Endringsansvarlig: –Studiedirektør Veiledning

34 34 Tiltak 2b: Beskrive roller og ansvarsområder i veiledningsarbeidet (utveksling) Utfordring: –Det er ingen overordnet avklaring av hvem som svarer på hva og hvor disse sitter - oppleves som spesielt stort når det gjelder veiledning i forbindelse med utveksling. Mye av dette kommer av at det ikke er tydelig hvem som har ansvar for å opprette og vedlikeholde avtaler med samarbeidsuniversitet og gi studentene faglig veiledning i forhold til utvekslingsopphold. Studentene ender opp med å føle seg som kasteballer i systemet fordi de blir henvist til ”feil” person som følge av at det er uklart hvem som har ansvar og kompetanse. Forslag til løsning: –Styrke veiledning i forbindelse med utveksling. Tydeliggjøre og beskrive roller og ansvarsområder. Spesielt viktig er rolleavklaringen mot vitenskaplige ansatte - hvem svarer studenten på hva. Gevinst: –Både studenter, studieveiledere, faglærere vil tjene på en tydelig rolleavklaring og plassering av ansvar i veiledningsarbeidet. Bedre veiledning i forbindelse med utveksling vil på sikt kunne bidra til økt internasjonalisering. Ressursbehov: –Ressurser til videreføring av arbeid påbegynt i arbeidsgruppen (kartlegging), samt til å utvikle oversikt og definere kompetansekrav. Ressurser til å definere eventuell rolle som ”internasjonal koordinator” ved fakultetene/instituttene. Ressurser til 1-linje ved IS. Endringsansvarlig: –Studiedirektør/rektorat Veiledning

35 35 Tiltak 3: Skape holdingsendring blant veilederne Utfordring: –Studentene føler seg som kasteballer i systemet og opplever: Tilgjengelighet på veilederne er ikke tilfredsstillende Dårlig service - gjelder spesielt studenter som søker veiledning i forbindelse med utveksling Feilinformasjon Forslag til løsning: –Skape holdingsendring blant veilederne (holdning til veiledningsrollen og serviceinnstilling mot studentene), også viktig med forventningsavklaringer mot studentene. Gevinst: –Alle, men først og fremst studenter (i systemet og potensielle), veiledere, faglærerne og andre ansatte, eksterne Ressursbehov: –Studieveilederne må få satt av tid til å gjennomføre tiltak som blir igangsatt og det og det vil være behov for økonomiske ressurser til å utvikle, gjennomføre og følge opp tiltak. Endringsansvarlig: –Studiedirektør Veiledning

36 36 Tiltak 4: Utvikle et samordnet kompetanse- utviklingstilbud Utfordring: –Veilederne føler at de må kunne noe om alt og at de har manglende kompetanse til å håndtere enkelte saker. Forslag til løsning: –Utvikle et samordnet kompetanseutviklingstilbud. Videreføre og videreutvikle aktiviteter startet i KNUS-prosjektet. På sikt bør dette tilbudet tilpasser de roller som blir beskrevet (jmf tiltak 2 ). Gevinst: –En bedre og mer målrettet veiledningstjenenste på NTNU. Bedre oppfølging av våre studenter. Økt tilfredshet hos studieveilederne. Ressursbehov: –Studieveilederne må få satt av tid til å delta på kompetanseutviklingstilbud som blir igangsatt og det vil være behov for økonomiske ressurser til å utvikle, gjennomføre og følge opp tiltak. Endringsansvarlig: –Studiedirektør Veiledning

37 37 Tiltak 5: Etablere veiledersenter på hver campus Utfordring: –Studentene opplever at tilgjengelighet på veilederne er ikke tilfredsstillende, at de blir sendt fram og tilbake. Dårlig service og feilinformasjon Forslag til løsning: –Etablere veiledersenter på hver campus. Veiledere fra fakultetene, studentservice (karriere, tilrettelegging, studentveiledning) og internasjonalt seksjon veileder i senteret på faste tidspunkt. En skranke for time-booking og mulighet for drop-in. Gevinst: –Studentene finner alt på en plass. Informasjonsflyt mellom ansatte i felles lokaler → raskere, riktigere og bedre tjenester med en høyere grad av service. Nytt fellesskap og tverrfaglighet kan gi faglig, personlig og økt motivasjon i jobben, samt endret syn på viktigheten av veilederrollen. Tiltaket må sees i sammenheng med de andre tiltakene som er foreslått og man må vurdere om noen av disse tiltakene vil løse forbedringsområdene i første omgang. Ressursbehov: –Lønnsmidler, lokaler (ombygging og utvidelse?), utstyr (bærbare pc’r og evt. mobiltelefoner, printere/kopimaskin, skranke, møbler etc). Økonomi til markedsføring og opplæring. Fellestiltak og ”bli kjent” arrangement. Endringsansvarlig: –Studiedirektør Veiledning

38 38 Tiltak 6: Utvikle mer aktivt veiledningstilbud Utfordring: –Studentene opplever at veilederne er for lite tilgjengelig. Det er behov for å begrense frafall av studenter ved NTNU. Mange kunne kanskje vært fanget opp tidligere gjennom en veiledningssamtale. Forslag til løsning: –Vurdere å utvikle et mer aktivt veiledningstilbud på NTNU: "Forebyggende veiledning". Alle studenter får tilbud om time hos veileder. For eksempel tidlig, midtveis og sent i studiet. For siv.ing. for eksempel i 2. og 4. semester. Sentrale tema som utveksling bør tas opp. Gevinst: –Både studenter, ansatte og NTNU som helhet vil på sikt tjene på tiltaket. Bedre oppfølging av studenter, ”fange opp” studentene tidligere. Kanskje vil færre studenter falle fra, kanskje vil flere studenter fullføre på normert tid. Muligheter for å forbedre studietilbud og miljøet på de enkelte programmene Ressursbehov: –Kan bli en meget dyr og ressurskrevende ordning med studenter. Hypotese: 2 samtaler per student ila studieperioden gir ca samtaler pa som skal fordeles på personer. Dette betyr ca 100 samtaler per veileder. Endringsansvarlig: –Prorektor. Studiedirektør. Veiledning

39 39 Tiltak 7: Vurdere felles og åpent kalender- system for alle veilederne Utfordring: –Understøtter forbedringsområdet bedre koordinering og raskere respons (riktig veileder første gang/kasteball problematikken) Forslag til løsning: –Vurdere felles og åpent kalendersystem for alle veilederne hvor veilederne har satt av tid til veiledning. Kalenderen bør være knyttet opp mot oversikten over veilederne som inneholder oversikt over kompetanse slik at de som skal henvise kan gå direkte fra denne oversikten og inn i kalenderen for å booke time. Videre bør det da også den som booker time beskrive problemstillingen som studenten ønsker å diskutere, slik at veilederen kan forberede seg evnt avlyse/henvise videre dersom henvisningen er feilsendt. På samme måte sendes også fra serviceerklæringen en påminnelse til studenten om hvilke forberedelser det forventes av han/henne. Gevinst: –Studentene vil tjene på dette i form av at de vil få bedre hjelp tidligere i prosessen - unngår kasteballproblematikken. Løsningen vil være tidsbesparende for veiledningsressurssene ved NTNU fordi studentene raskere får den hjelpen de etterspør. Dette avhenger også av hvor god oversikten over veileder og deres kompetanse er, samt kompetanse i 1-lina. Ressursbehov: –Ressurser til å utrede/anskaffe felles kalendersystem –Ressurser til å vurdere behov for og innføre ”kjøreregler” for hvor mye tid veilederne bør sette av til åpen booking Endringsansvarlig: –Studiedirektør Veiledning

40 40 Tiltak 8: Forbedre informasjon om veiledning på web Utfordring: –Det er ingen overordnet avklaring av hvem som svarer på hva og hvor disse sitter - studentene må ofte gå mange runder før de havner hos rett person Forslag til løsning: –Forbedre informasjon om veiledningstilbud og veileding (førstelinjeinformasjon) på web. Gevinst: –Mindre ressursbruk hos alle ansatte som får spørsmål ifm veiledning. Studentene vil enklere og raskere kunne få svar på spørsmål og til å finne fram til hvem som kan hjelpe til med hva. Ressursbehov: –Tid og ressurser til å utvikle og ikke minst vedlikeholde side. Kompetente webansvarlige. Endringsansvarlig: –Studiedirektør Veiledning

41 41 4. Studieplaner

42 42 Oppsummering av gjennomførte aktiviteter WS1 15/3 WS2 17/4 WS3 7/5 Gjennomgang og opptegning av prosessen for studieplanarbeid Definering av roller i prosessen Starte prioriteringen av forbedringsområder Verifisering av prosessen og rollene som ble definert i WS1. Utarbeide forslag til fremtidig prosess som reduserer intensive arbeidsperioder og som på et tidligere tidspunkt kommuniserer endringer/nedleggelse av emner og program. Diskusjon om hvilke forbedringsområder prioritert i WS1 som blir hensyntatt av nytt forslag til prosess Bekrefte forslaget til ny prosess, herunder aktiviteter, roller og frister Utarbeide forslag til tiltaksplan for hvordan ny prosess skal implementeres Bekrefte forslaget til ny prosess, herunder aktiviteter, roller og frister Utarbeide forslag til tiltaksplan for hvordan ny prosess skal implementeres WS4 30/5 Studieplaner

43 Overordnet beskrivelse av forslag til ny prosess BAKGRUNN Økt tverrfaglighet er en utfordring i studieplanarbeidet med tanke på koordinering av emner som blir nedlagt, endret (faglig innhold, emnekode, undervisningssemester) eller opprettet på tvers av fakultet som benytter emnene i sine studieprogram BESKRIVELSE Forslaget fra studieplangruppa er etableringen av en ny prosess for studieplanarbeidet for å avklare endringer i emner som blir undervist på tvers av fakultet på et tidligere tidspunkt. Den nye prosessen er hovedtiltaket, men for å kunne implementere prosessen er det definert flere deltiltak. De overordnede forbedringsområdet den nye prosessen vil løse er: –Felles forpliktende frist for å melde opprettelse og nedleggelse av emner som undervises på tvers av fakultet (eller på tvers av skillelinjen mellom FUS/FUL og de øvrige studiene) –Sikre dialog og forpliktende samarbeid mellom studieprogram og emneansvarlig GEVINSTER Sikrer en god prosess for endringer og gir forutsigbarhet i studieplanleggingen Sikrer faglig/strategisk styringsevne på NTNU nivå. Flere etablerte logiske trinn fra evaluering til nye planer, sikrer bedre strategisk planlegging Styrket behov for gjennomgang av etablerte studieprogram og studieretninger (tidligere gjennomgang, bestillinger av emner etc). Tydelige roller og rutiner, og bedre oppgaveforståelse Myndiggjøring av overordnet faglig ansvarlige (programansvarlige, studieretningsansvarlige) Gir styrket grunnlag for fellesskap og tverrfaglighet. Forbedring av tværrfaglighet på basis av enkeltemne Koordinering og tidsplanlegging gir bedre effektivitet og rasjonaliseringsgevinst. Tydeliggjøre hvilke arbeidsoppgaver som gjøres når - vår vs høst. Bedre prosess styrker kvalitet på sluttproduktet/studieplanene HVA ER KRITISK FOR Å OPPNÅ SUKSESS (OVERORDNET) At dette oppleves som en kvalitetsforbedring av foregående og påfølgende prosesser –At dette kobler seg på andre prosesser som en delprosess tilknyttet disse - ikke et selvstendig uavhengig tiltak –At prosessen tar i bruk output fra tidligere trinn i prosessen og legger grunnlag for neste trinn Tidlig fremgå hvem som legger tidsplan, setter i gang, forvalter resultat - utdanningsutvalg/ SA / Fakultet etc At det er klare rettighetshavere til prosessen (studenter f.eks) og at det er konsekvenser for ansvarlige Studieplaner

44 Kartlagte prosesser Studieplaner Kommentarer fra Referansegruppen: Vurder utdanningsutvalget sin rolle i prosessen Tydeliggjør hva slags evaluering som er input i prosessen (studieprogramporteføljesak)

45 45 Tiltak 1: Starte prosessen (SA) Studieplaner Utfordring: –Starte studieplanarbeidet om våren (feb). Derved gis det bedre tid og anledning til å kommunisere de foreslåtte endringer på et tidligere tidspunkt. Rammene for høstens arbeid legges om våren og alle koordineringsbehov - mellom programmene o.l.- skal være avklart. Dette vil gjøre høstens arbeid enklere og legger til rette for et bedre produkt. Ved å starte tidligere blir også problemene mer bearbeidet, og kvaliteten på det endelige produktet antas å bli bedre Forslag til løsning: –Etablere en tidligere omforent oppstartsdato for studieplanarbeidet for hele NTNU. Resultatet av den nye prosessen er at endringer i emner som inngår i studieprogram på andre fakultet skal kommuniseres på et tidligere tidspunkt, slik at den ordinære studieplanprosessen blir mer forutsigbar med færre sene endringer som følge av at endringene er kommunisert før det ordinære studieplanarbeidet starter Gevinst: –Gir mer forutsigbarhet i studieplanleggingen og det gir styrket grunnlag for fellesskap og tverrfaglighet Ressursbehov: –Aktiviteten er å sende ut et brev. Kreves mer ressurser ved oppstart når prosessen skal etableres og brev skal formuleres. Det blir også noe mer uttak av saksbehandler timeverk om våren, men totalt blir det bedre arbeidsfordeling mellom vår-høst Endringsansvarlig: –Prorektor for utdanning/Gjennomføringsansvarlig for endringen er direktøren

46 46 Tiltak 2: Koordinere egne program/legge føringer, Evaluere program/studieretning, Varsle endring, Vurdere konsekvens av endring for emner Studieplaner Utfordring: –Alle endringer blir varslet på et tidligere stadium. Dette gjør at når høstens arbeid starter vet en hva som er grunnlaget og hvilken koordinering som trengs. Koordineringen skjer også samtidig for hele NTNU. Dette medfører at høstens prosess blir enklere og noe mindre ressurskrevende siden en del av arbeidet blir gjort om våren Forslag til løsning: –Oppfølging av brevet fra SA (Tiltak 1) og føringer lagt av fakultetet (evt med intern frist for tilbakemeldinger på fakultetet). Etter at studieprogramrådene har evaluert program og studieretning, må emneansvarlige bli informert om de endringene som ønskes. Gjennom denne varslingen blir emneevalueringen initiert. Videre må emneansvarlig informere fakultetet når det er foreslått endringer ved emne Gevinst: –Gir mer forutsigbarhet i studieplanleggingen og det gir styrket grunnlag for fellesskap og tverrfaglighet Ressursbehov: –Programråd og emneansvarlige/institutt får høyere ressursbruk på våren pga evalueringen (Trolig begrenset pga allerede etablert evaluering av studieprogramporteføljen) Endringsansvarlig: –Fakultet, institutt og studieprogramråd

47 47 Tiltak 3: Varsle om nedleggelse og Kunngjøring i Utdanningsutvalget (O-sak) Studieplaner Utfordring: –Muliggjør for alle å orientere seg om hvilke forslag som har innvirkning på studieplanarbeidet i forhold til nedleggelser og nyskapninger. Diskusjonen om disse forslagene kan tas i forkant av det øvrige studieplanarbeidet. Informere/myndiggjøre de som er ansvarlige for studieprogram og emner Forslag til løsning: –Fakultetet kommuniserer tydelig forslaget til endringer til de som blir berørt av de foreslåtte endringene (til prodekanene som sitter i utdanningsutvalget). Utdanningsutvalget må få egen webside hvor alle planlagte endringer på tvers av fakultetene blir varslet Gevinst: –Gir mer forutsigbarhet i studieplanleggingen og det gir styrket grunnlag for fellesskap og tverrfaglighet Ressursbehov: –Utvikling av nettside for Utdanningsutvalget Endringsansvarlig: –SA (saksfremlegger for utd.utvalget), fakultet

48 48 Tiltak 4: Dialog institutt / programråd og Høringsuttalelse til kjøper fakultet (dekan) Studieplaner Utfordring: –Sikre at det er en god dialog rundt endringer som har tverrfaglig inngripen –Sikre at beslutningsunderlaget for endringene er godt nok og at alternative løsninger er gjennomtenkt/utprøvd –At programrådene kjenner premissene for studieprogrammet før det ordinære studieplanarbeidet på høsten –At instituttene kan planlegge bedre undervisningen –Sikrer én informasjonskanal (gjennom utdanningsutvalget) Forslag til løsning: –Studieprogramansvarlig innkaller involverte parter til møte (emneansvarlig/instituttstyrer/ undervisende fagmiljø). Utarbeide beslutningsunderlag (skriftlig) for å fatte vedtak Gevinst: –Gir mer forutsigbarhet i studieplanleggingen og det gir styrket grunnlag for fellesskap og tverrfaglighet Ressursbehov: –Møtene ville bli holdt uansett, men på et annet tidspunkt senere i studieplanarbeidet (mindre effektfullt) Endringsansvarlig: –Programansvarlig, fakultetet sikrer koordinering

49 49 Tiltak 5: Vedta emner som er tverrfakultære Studieplaner Utfordring: –Den ordinære studieplanprosessen (på høsten) blir basert på kunnskap om hva som faktisk gjennomføres (hvilke emner som faktisk gjennomføres). At ansvaret for beslutning er lagt til en person med ansvar for NTNU strategi Forslag til løsning: –Det er etablert et beslutningspunkt for nedleggelse av emner som har tverrfaglig inngripen. Og det er satt en frist for et slikt vedtak som lagt til en beslutningstaker med ansvar for en felles NTNU profil/strategi Gevinst: –Gir mer forutsigbarhet i studieplanleggingen og det gir styrket grunnlag for fellesskap og tverrfaglighet Ressursbehov: –2 mnd arbeid med å utvikle prosedyre for saksframstilling, evaluering av tiltak osv Endringsansvarlig: –Dekanus

50 50 Tiltak 6: SA sin nye rolle i prosessen Studieplaner Utfordring: –Sterkere kobling mellom utdanningsutvalget og fakultetene (gjennom at SA er sekretær for utd.utvalget). NTNU fremstår mer som en helhetlig organisasjon siden det er SA som koordinerer hele prosessen og at det er felles frister for hele NTNU Forslag til løsning: –Staben bør ha det koordinerende ansvaret siden de er saksfremlegger for styret og sekretær i utdanningsutvalget. Skal skrive brev/sende meldinger til fakultetene for å initiere prosessen og følge opp arbeidet underveis. Fremlegge o-sak til utdanningsutvalget Gevinst: –Gir mer forutsigbarhet i studieplanleggingen og det gir styrket grunnlag for fellesskap og tverrfaglighet Ressursbehov: –Ansvarlig person i SA som koordinerer prosessen og som utarbeider orienteringssak for utdanningsutvalget Endringsansvarlig: –SA (ved studiedirektør)

51 51 Oppsummering studieplanprosessen Studieplaner Forbedringsområdene som ble prioritert i studieplangruppa er knyttet til å etablere en ny prosess som starter på våren for å avklare endringer i emner som blir undervist på tvers av fakultet på et tidligere tidspunkt. Hensikten er at dersom man ønsker å nedlegge/endre et emne som blir gitt på tvers av fakultet, skal dette være diskutert med de berørte fakultet/studieprogram og vedtaket skal fattes før den ordinære studieplanprosessen. Denne prosessen er i dag inkludert i den ordinære studieplanprosessen på høsten, men for å gi et bedre grunnlag for studieplanarbeidet ønsker arbeidsgruppen at beslutning om nedleggelse/endring skal fattes på et tidligere tidspunkt Teknologien er ikke så sentral i studieplanprosessen før man skal legge studieplanene/emnene inn i EpN på slutten av prosessen. Evalueringen og revideringen av emner og studieprogram er ikke teknologiavhengig De foreslåtte tiltakene innebærer noen endringer i organisasjonen i form av at enkelte enheter får et utvidet/nytt ansvar. SA får for eksempel en større rolle i den nye prosessen ved at de skal koordinere prosessen og legge frem foreslåtte endringer for utdanningsutvalget Relevante måltall for den nye prosessens effekt er tilfredsheten til ansatte i prosessen målt vha spørreundersøkelse og antall for sene leveranser fra fakultet og institutt

52 52 5. Eksamen, sensur og vitnemål

53 53 Oppsummering av gjennomførte aktiviteter WS1 20/3 WS2 19/4 WS3 9/5 Gjennomgang og opptegning av prosessene Konkretisere forbedringsområdene og starte prioriteringen av de viktigste Gjennomgang og verifisering av prosessene opptegnet i WS1. Kartlegge frister i prosessene Fortsettelse på arbeidet konkretisering og prioritering av forbedringsområdene Startet arbeidet med å utarbeide forslag til tiltak for å løse de prioriterte forbedringsområdene Bekrefte prosess, herunder aktiviteter, roller og frister Fortsette videre arbeid med tiltaksplaner for prioriterte forbedringsområder Utarbeide og verifisere oversikt over QuickWins Gjennomgang og prioritering av forbedringsområdene og QuickWins vha prioriteringsmatrise WS4 1/6 Eksamen, sensur og vitnemål

54 54 Fokusområder for arbeidsgruppe Arbeidsgruppa har fokusert på følgende prosesser: –Planlegging av eksamen –Gjennomføring av avsluttende eksamen –Gjennomføring ved studentoppgaver som er karaktergivende –Sensur –Behandle sensurklager og begrunnelse på sensur –Behandle fuskesaker –Behandle klager på formelle feil ved eksamen –Produksjon av vitnemål Viktige forbedringsområder som arbeidsgruppa ikke har fokusert på –Midtsemesterprøver: Gjennom kartlegging, brukerundersøkelsen og arbeidsgruppene har dette området blitt løftet mange ganger. Styringsgruppen har besluttet at dette skal håndteres via evalueringen av Kvalitetsreformen og ikke i prosjektet –Kont.eksamen: Dette er også et forbedringsområde som har blitt løftet flere ganger. Siden ordningen skulle bli evaluert av en annen gruppe, besluttet Styringsgruppen at prosjektet ikke skulle prioritere dette Eksamen, sensur og vitnemål

55 55 Eksempel på prosesskart fra sensurprosessen Eksamen, sensur og vitnemål

56 56 Omfattende endringer ”Lavthengende Frukter” Vær varsom Quick Wins Vanskelighet i implementering StorLiten Nytte/bidrag til mandat Stor Liten Registrering av sensur - elektronisk (SAP3 A) Legge eksamensplan for hele NTNU (SAP2) Produsere, kontrl. & kvalitetssikre vitnemål (SAP9) Eksamens- og undervisnings- melding 1.2 & 1.9 (SAP 5) Godkjenning av øvinger elektronisk (SAP4 A) Systematisk reg av klage og begr.skaker (SAP8) Sikre kval. og begrense omfang av klagesaker (SAP7) Ansvar for kontrl og kval.sikring av eks.plan (QF1) Registrering av sensur - scanning (SAP3 B) Tilgang til info om emner (vedtatt å åpne) (QF4) Godkjenning av øvinger - scanning (SAP4 B) Uklar sensurfrist (QF6) Gjennomslagsar k (Gjennomført) (QF7) Begrense sensurklager via info til stud (QF9) Begrense sensurklager via begrunnelser (SAP7) Uttak av sensurlister (forutsetter klare rutiner) (SAP6/QF5) Utlevere fuskeregl. v hjemmeoppg (Nytt tiltak) Eks.oppgaver inn i tide (utført) (SAP1/QF3) Ansvar for eks.oppmld etter 1.2 & 1.9 (QF2) Fastsette frist for klage- og begr.søknad (QF8)  Tatt ut Prioriterte tiltak Ikke- prioriterte tiltak Tiltak gjennomført Prioritering av tiltak Eksamen, sensur og vitnemål

57 57 Prioriterte forbedringsområder beskrevet i gevinstskjemaer Systematisk registrering av klage- og begrunnelsessaker Sikre kvalitet og begrense omfanget på klagesaker –Innføre nytt system for klagebehandling jmf UiO –Oppfordre studenter til å be om begrunnelse før de oppretter klagesak Registrering av sensur ved scanning av sensurskjema Registrering av obligatorisk aktivitet ved scanning av godkjenningslister Begrense sensurklager ved å informere studentene bedre Utlevere fuskereglement ved hjemmeeksamen, prosjekt med mer Eksamen, sensur og vitnemål

58 58 Tiltak 1: Mer systematisk registrering av klage- og begrunnelsessaker Eksamen, sensur og vitnemål Utfordring: –Mer systematisk registrering av klage- og begrunnelsessaker for å få en bedre oversikt over omfang og resultat, samt for å kunne se hvordan eventuelle tiltak virker inn på antall klager og begrunnelser. Lite rasjonelt å dobbeltregistrere og det øker sjansene for feil. Vurdere om sakene skal registreres kun ett sted - FS eller Ephorte Forslag til løsning: –Alle klager og begrunnelser registreres både når det søkes og når det er gjennomført. Administrasjonen på instituttene bør ha ansvar for at dette legges inn i FS. Det bør utredes en løsning ala den de har på IME (bl.a. pga at faglærer i dag ikke har tilgang til FS). Faglærer registrere f.eks direkte i systemet når begrunnelse er gitt til student. Hvis ikke begrunnelsen er gitt når fristen nærmer seg får faglærer purringer per e-post. Mer effektivt og man får bedre oversikt Gevinst: –Får en bedre oversikt over omfang og resultat, samt for å kunne se hvordan eventuelle tiltak virker inn på antall klager og begrunnelser. Hvis en ny løsning utvikles ala det IME har i dag kan man også automatisk sende påminnelse til faglærere som ikke har utført oppgavene sine Ressursbehov: –Hvis bare FS brukes trengs det ikke mer ressurser, men man må gjøre registreringen obligatorisk og utarbeide en klarere rutine for hvem som skal registrere klage- og begrunnelsessaker. Hvis man ønsker en løsning ala det IME har kreves det ressurser i form av utvikling av ny løsning og opplæring Endringsansvarlig: –SA

59 59 Tiltak 2: Begrense omfanget og sikre kvaliteten på sensurklager Eksamen, sensur og vitnemål Utfordring: –For mange studenter klager på sensuren uten grunn til det. Dagens ordning ved NTNU sier at nye sensorer ikke skal kjenne til opprinnelig sensur. Likevel har enkelte institutt/fakultet opplevd at nye sensorer sjekker opprinnelig sensur på studenten som har klaget på sensur på oppslagstavler på instituttene. Studenten får i praksis en omsensur med dagens ordning siden den nye sensurkommisjonen ikke får tilgang til opprinnelig sensur, og ikke en vurdering om den opprinnelige sensuren var rimelig. Forslag til løsning: –Innføre lignende system som de bruker på UiO (Endring i NTNUs studieforskrift, § 42.2.): –Opprinnelig sensur og evt sensor begrunnelse for sensur blir oversent nye sensorer –Studenten får mulighet til å begrunne klagen sin på klageskjemaet. Klageskjemaet blir sendt til nye sensorer –Dette vil være med på å senke ressursbruken og sikre kvaliteten ved sensurklager –Oppfordre studentene til å be om begrunnelse før de sender inn en klage på sensur (for de emnene der dette er hensiktsmessig) –Utarbeide et skjema for begrunnelse og et for klage. Dagens felles skjema fører til at mange krysser både av for begrunnelse og klage på samme skjema Gevinst: –Høyere kvalitet på sensurklagebehandling og mindre ressursbruk på klager pga færre klager Ressursbehov: –Saksfremlegging og behandling av sak for å ende NTNUs studieforskrift, § 42.2 (i Styret) Endringsansvarlig: –SA

60 60 Tiltak 3: Registrering av sensur Eksamen, sensur og vitnemål Utfordring: –Stort potensial for innsparing pga mye ressurskrevende manuelt arbeid Forslag til løsning: –Utvikle en løsning basert på scanning av sensurskjema for eksport til FS. Dette er i hovedsak tenkt å lette arbeidet for de store emnene. Dagens løsning vil opprettholdes som et alternativ for de emnene hvor det ikke er så stort behov for scanning (mindre emner) av sensurskjema. I første omgang blir tiltaket å utrede om dette er en løsning som lar seg implementere uten for mye ressurser. Man må vurdere kost/nytte ved å implementere en midlertidig løsning i påvente av utviklingen av fagpersonweb Gevinst: –Sparer ressurser i SA pga mindre manuelt arbeid Ressursbehov: –Krever ressurser til utvikling av løsning (ukjent beløp) Endringsansvarlig: –SA

61 61 Tiltak 4: Registrering av obligatorisk aktivitet (øvinger mm) Eksamen, sensur og vitnemål Utfordring: –I dag er prosessen preget av mye manuelt og ressurskrevende arbeid Forslag til løsning: –Benytte tilsvarende løsning foreslått utviklet for registrering av sensur. Ved evt ny løsning må rutinene gjennomgås og det må sikres at nødvendig info som i dag står på skjemaet tas vare på. Dagens løsning vil opprettholdes som et alternativ for de emnene hvor det ikke er så stort behov for scanning (mindre emner). I første omgang blir tiltaket å utrede om dette er en løsning som lar seg implementere uten for mye ressurser. Man må vurdere kost/nytte ved å implementere en midlertidig løsning i påvente av utviklingen av fagpersonweb Gevinst: –Sparer ressurser pga mindre manuelt arbeid Ressursbehov: –Krever ressurser til utvikling av løsning (ukjent beløp) Endringsansvarlig: –SA

62 62 Tiltak 5: Begrense omfanget av sensurklager Eksamen, sensur og vitnemål Utfordring: –Mange studenter tror det bare er den avsluttende skriftelige eksamenen som blir vurdert på nytt ved sensurklage og ikke eventuelle karaktertellende oppgaver i emnet. Informasjon om dette kan trolig redusere mengden på klagesaker i de emnene hvor sluttkarakteren består både av karaktertellende oppgaver og avsluttende eksamen Forslag til løsning: –Kommunisere tydeligere til studentene at i tillegg til avsluttende skriftlig eksamen blir alle karaktertellende oppgaver i emnet vurdert på nytt hvis man klager på sensuren. Informasjonen kan for eksempel sendes ut via mail Gevinst: –Mindre ressursbruk på klager pga færre klager Ressursbehov: –Ressurser til å informere studentene Endringsansvarlig: –SA

63 63 Tiltak 6: Utlevere fuskereglement ved hjemmeeksamen og prosjekt med mer Eksamen, sensur og vitnemål Utfordring: –Studentene har ikke god nok kjennskap til og bevissthyet rundt fuskereglementet i forhold til hjemmeeksamen Forslag til løsning: –Utlevere en orientering om fuskereglementet og en erklæring som studentene skal signere hvor de bekrefter at de har etterlevd fuskereglementet. Dette utleveres ved alle hjemmeeksamensoppgaver. Dette blir i dag benyttet i enkelte emner, men er ikke innført som en standard. UiO og UiT bruker denne ordningen i dag Gevinst: –Bevisst- og ansvarliggjøre studentene i forhold til fusk på hjemmeoppgaver Ressursbehov: –Ressurser til å utarbeide vedlegg til hjemmeeksamener Endringsansvarlig: –SA

64 64 Oppsummering av eksamen-, sensur- og vitnemålsprosessen Eksamen, sensur og vitnemål Mye av gevinsten fra arbeidsgruppene var å få tegnet opp prosesskartene for prosessene som omhandler eksamen, sensur og vitnemål. Et annet fokusområde har vært å redusere antall sensurklager og bedre kvaliteten på behandlingen. Gruppens forslag innebærer å innføre nytt system for klagebehandling, informere studenter om klageprosessen og å oppfordre studentene til å be om begrunnelse Det er behov for å benytte teknologien i større grad. Det gjelder både mtp å redusere ressursbruken ved implementere løsninger for manuelle og ressurskrevende prosesser som f.eks registrering av sensur og i forhold til å gjøre det obligatorisk å registrere data i FS for å sikre et bedre statistikk- og rapporteringsgrunnlag som for eksempel registrering av begrunnelses- og sensurklager De foreslåtte tiltakene innebærer få endringer i organisasjonen. Enkelte enheter får nye ansvarsområder. Formelt kan denne enheten ha dette ansvaret, men i praksis er det andre enheter som har tatt dette ansvaret. Der hvor det er hensiktsmessig er det foreslått at enkelte nivå (f.eks fakultet og institutt) har ansvaret for gitte oppgaver slik at det blir likt for hele NTNU. For eksempel er det fattet et styrvedtak på at SA skal behandle alle søknader om eksamensoppmelding etter at fristene har utløpt, men i praksis har dette blitt utført av bl.a. fakultet og institutt i tillegg til SA Relevante måltall for den nye prosessens effekt er tilfredsheten til studenter og ansatte målt vha spørreundersøkelse, antall klager på formelle feil, antall brudd på sensurfristen og antall eksamensoppgaver levert for sent fra institutt til SA


Laste ned ppt "1 Studieadministrative prosesser ved NTNU Styringsgruppemøte 22. juni 2007."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google